王彥彪

梳理了會(huì)議只是萬里長征的第一步，管理層的決策需要建立在簡明直觀的企業(yè)經(jīng)營信息基礎(chǔ)之上。

王彥彪

某知名房地產(chǎn)公司 高級(jí)營銷運(yùn)營經(jīng)理

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在提倡團(tuán)隊(duì)協(xié)作的現(xiàn)代職場(chǎng)，作為職業(yè)人的我們，對(duì)于開會(huì)并不陌生。在此意義上，我更愿把會(huì)議看作是現(xiàn)代職場(chǎng)團(tuán)隊(duì)協(xié)同方式的外在表現(xiàn)，而會(huì)議于我們而言，不僅僅意味著一種工作方式，更是一種生活方式。

正如文中楊總和馮助所碰到的問題，我們何常不是司空見慣？諸如會(huì)議發(fā)生沖突、會(huì)議拖延時(shí)間、會(huì)議沒有決議、重復(fù)開無效的會(huì)議、會(huì)議執(zhí)行力度不足等等問題，在日常的工作中一遍遍重復(fù)。那么，既然有如此多的問題，有沒有另外的一種工作方式可以沒有如此多的煩惱，并可替代會(huì)議而幫助我們團(tuán)隊(duì)協(xié)作達(dá)成目標(biāo)呢？答案是否定的。因?yàn)闀?huì)議的主題人推動(dòng)工作的開展、業(yè)績的達(dá)成，而人的社會(huì)性決定了會(huì)議這種定式的溝通協(xié)作方式。再延展開去，既然會(huì)議是一種必要且必須的工作方式，我們又總是會(huì)碰到與會(huì)議相關(guān)的很多問題，那么索性來個(gè)系統(tǒng)的思考，就顯得極為必要。

本文基于上述的思考給出了一種關(guān)于會(huì)議常態(tài)的白描，從會(huì)議本身（即會(huì)議內(nèi)在的性質(zhì)）作了既模擬又真切的表述。這里筆者給出三點(diǎn)思考，以供讀者斟酌。

＊ 會(huì)議是一種資源的配置形式，而開會(huì)則是資源配置的過程。職場(chǎng)中的多數(shù)會(huì)議，無論大小一般會(huì)涉及到召集者、參與者、發(fā)言者、決策者、跟蹤者，這些我們可以統(tǒng)一稱其為“開會(huì)的人”，從會(huì)議的目的性而言，這些“開會(huì)的人”我們可以把他看作資源，既然是資源，那么就應(yīng)該有一個(gè)關(guān)于“重要性”和“價(jià)值”的二維判斷，如高層的時(shí)間是企業(yè)最為緊缺的資源，有了這樣的判斷，開會(huì)的資源配置過程才會(huì)實(shí)現(xiàn)節(jié)約、有效、準(zhǔn)確、適度。例如，從這一觀點(diǎn)出發(fā)，會(huì)議的召集人可以清楚地定性會(huì)議，決定由誰（資源）主導(dǎo)會(huì)議，哪些資源應(yīng)該被調(diào)動(dòng)，哪些資源應(yīng)該配置優(yōu)化或集中，應(yīng)該投入多大力度集中優(yōu)勢(shì)的資源解決會(huì)議的核心問題，會(huì)議的決議在會(huì)后應(yīng)該在多大力度、多長時(shí)間內(nèi)以什么方式、多少頻次被跟蹤，會(huì)議決議實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)由誰（資源）來承擔(dān)等等。若通過會(huì)議前、中、后的有效管理、一定能夠更好地實(shí)現(xiàn)會(huì)議的“資源配置”，如此一來，通過對(duì)會(huì)議資源的優(yōu)化配置，對(duì)會(huì)議的效率的提升不一定能夠立竿見影，但卻能夠起到一定的作用。

＊ 會(huì)議應(yīng)該具備清晰的時(shí)間屬性。無論廣義還是狹義的“職業(yè)人或非職業(yè)人”，在職場(chǎng)中各種事項(xiàng)的計(jì)劃、達(dá)成、檢查和反饋（PDCA）中無一例外的都有對(duì)時(shí)間的共同需求，即會(huì)議一定在時(shí)間上有明確的約定和控制。所以，不論會(huì)議以何種形式體現(xiàn)（或碰頭會(huì)、或溝通會(huì)、或洽談會(huì)、或匯報(bào)會(huì)等等），我們都應(yīng)在會(huì)議的時(shí)間標(biāo)簽上深耕細(xì)作，如果給會(huì)議算筆帳的話，不難發(fā)現(xiàn)開會(huì)的時(shí)間成本非常高，會(huì)議時(shí)間是所有參會(huì)者共同的時(shí)間，劃定會(huì)議的時(shí)間界限是保障群體利益最大化的有效手段，一個(gè)有效的時(shí)間管理對(duì)企業(yè)非常重要。換言之，楊總和馮助的會(huì)議改革也并非無處著手，開會(huì)的生活狀態(tài)也并不漫長，有了清晰的時(shí)間標(biāo)簽的會(huì)議，將會(huì)大大提升會(huì)議的效能和效率，即楊總知道什么時(shí)候開哪些會(huì)，而馮助也會(huì)清晰哪些會(huì)不必要開、哪些會(huì)時(shí)間可以更短，哪些會(huì)可以合并起來開。若此，會(huì)議生活將一派清新。

＊ 會(huì)議應(yīng)該和指標(biāo)有效結(jié)合。梳理了會(huì)議只是萬里長征第一步，管理層的決策需要建立在簡明直觀的企業(yè)經(jīng)營信息基礎(chǔ)之上。在企業(yè)中經(jīng)常會(huì)發(fā)生這些情況：上會(huì)的報(bào)表內(nèi)容缺乏針對(duì)性和時(shí)效性，指標(biāo)對(duì)決策目標(biāo)的支持不明確；數(shù)據(jù)口徑不一致，財(cái)務(wù)一套，生產(chǎn)一套，營銷一套；有時(shí)候報(bào)表來了，最好的決策時(shí)機(jī)已經(jīng)過去了。所以，制訂一套切實(shí)可行的報(bào)表指標(biāo)體系勢(shì)在必行，報(bào)表不必多，一兩頁就行；數(shù)據(jù)不必多，切中要害就行。一套合適的指標(biāo)體系包括但不限于三個(gè)方面：體現(xiàn)商業(yè)邏輯和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分析結(jié)構(gòu)比較穩(wěn)定，傳遞的管理要求清晰。一旦這個(gè)體系固化下來，就必須通過傳達(dá)來不斷強(qiáng)化，并在實(shí)踐中進(jìn)行檢討和優(yōu)化，如果能夠通過一些商業(yè)智能工具將指標(biāo)和數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行結(jié)構(gòu)化，可以從很大程度上提高數(shù)據(jù)的可靠性。有了這個(gè)“堅(jiān)實(shí)的后盾”，可以在很大程度上解決“議而不決”的難題，甚至某些問題可以從“群體決策”變?yōu)椤皢误w決策”。

最后，褒揚(yáng)本案例的題目——“我的時(shí)間我做主”，這正是現(xiàn)代職業(yè)人的聲音也是社會(huì)發(fā)展的聲音，我們應(yīng)該在會(huì)議中找到時(shí)間、找到話語權(quán)、找到價(jià)值。