撤并單位檔案的接收

秦立麗

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革全面而深入的推進(jìn)，機(jī)構(gòu)改革、國有企業(yè)重組、破產(chǎn)，形成大量未到接收期限的檔案。以北京市平谷區(qū)檔案館為例，在館藏126個(gè)區(qū)全宗檔案中，就有35個(gè)撤并單位檔案，占館藏全宗的27.8%。這些檔案，蘊(yùn)藏了豐富和珍貴的價(jià)值，具有不可估量和無法替代的作用，如果接收工作做得不好，造成檔案的散失、損毀，就會帶來不良的后果。為此，檔案部門必須搞好這部分檔案的接收。結(jié)合平谷區(qū)檔案館幾年來的接收實(shí)踐，筆者認(rèn)為應(yīng)抓好以下幾方面工作。

一、提前介入，變被動為主動

檔案館對機(jī)關(guān)撤并、企業(yè)破產(chǎn)的信息，一般只能從官方文件的渠道獲得。特別是破產(chǎn)企業(yè)，雖然《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》第六條第四款規(guī)定：“資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的國有企業(yè)，按隸屬關(guān)系及時(shí)報(bào)告企業(yè)主管部門和當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門，申請檔案處置事宜。”可在實(shí)際工作中，有些資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的國有企業(yè)并沒有及時(shí)向檔案局提出申請，只是在一切事情都處理完畢后，才向檔案局詢問檔案應(yīng)如何處置。這就導(dǎo)致檔案部門不能在第一時(shí)間介入、指導(dǎo)、監(jiān)督其檔案處置工作。對此，結(jié)合平谷區(qū)檔案館實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為可以從以下幾方面入手。

（一）建立制約機(jī)制，依法行使檔案管理部門監(jiān)督職能

檔案部門積極與負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)改革的主管部門或企業(yè)主管部門協(xié)調(diào)，向他們反映情況，提出檔案的重要性，確保檔案移交工作納入改革方案，必須把檔案人員列入清算小組，對撤并機(jī)構(gòu)或破產(chǎn)企業(yè)的檔案進(jìn)行清理并建立移交的程序和標(biāo)準(zhǔn)，確保進(jìn)館檔案的完整、規(guī)范，保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量。如果沒有行之有效的制約機(jī)制，在機(jī)構(gòu)撤并或企業(yè)破產(chǎn)、重組過程中，由于工作頭緒很多，檔案管理很難進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)視野，檔案往往處于失控狀態(tài)，極易發(fā)生損毀、丟失。例如，平谷區(qū)化肥廠在企業(yè)破產(chǎn)倒閉后，檔案無人管理，若干年后，因有人查閱檔案，才與檔案館聯(lián)系，想把檔案交到檔案館。檔案館接收人員發(fā)現(xiàn)這部分檔案有的已經(jīng)發(fā)霉、有的被蟲咬鼠嗑，損毀現(xiàn)象嚴(yán)重。如果依法建立了制約機(jī)制，充分發(fā)揮檔案局執(zhí)法監(jiān)督作用，把撤并單位檔案接收納人依法治檔的軌道，就能保證這部分檔案的齊全完整。

（二）主動與撤并單位聯(lián)系，變被動為主動

在有關(guān)提前介入制度沒有建立的情況下，不坐等撤并單位找上門來，一旦得到消息后，就要引起足夠重視，馬上與該單位進(jìn)行聯(lián)系，把工作做在前頭，將指導(dǎo)的全部力量投入到此，避免因監(jiān)督、指導(dǎo)不到位致使檔案丟失、毀壞事情的發(fā)生。例如：平谷區(qū)檔案局指導(dǎo)科的工作人員從區(qū)衛(wèi)生局檔案員口中得知平谷區(qū)第二醫(yī)院要撤并的消息后，馬上到平谷區(qū)第二醫(yī)院監(jiān)督指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)工作，及時(shí)收集整理零散文件，按標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行立卷歸檔，并會同管理科對案卷的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行了檢查，為順利接收進(jìn)館打下了良好的基礎(chǔ)。又例如，為保證平谷區(qū)國有企業(yè)檔案齊全完整，平谷區(qū)檔案局對全區(qū)國有企業(yè)進(jìn)行一次摸底調(diào)查，對區(qū)國有企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中檔案的處置情況做到了如指掌，視不同情況，進(jìn)行分類指導(dǎo)。這樣一旦企業(yè)破產(chǎn)或重組，就避免了檔案的散失。

（三）對撤并單位加強(qiáng)檔案宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視

檔案是一個(gè)單位歷史的延續(xù)，其歷史價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會價(jià)值都是無法估量的。在編寫史料過程中，最怕遇到無檔可查的情況，以致給編史修志留下遺憾。因此，我們要加強(qiáng)對撤并單位檔案的清理工作，在宣傳中可以通過檔案法制宣傳和檔案利用實(shí)例宣傳，使撤并單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案的重要性，以加強(qiáng)檔案工作。例如，平谷區(qū)藥材公司撤并后，單位人員進(jìn)行了分流，檔案工作無人管理，平谷區(qū)檔案局的工作人員多次找到原藥材公司經(jīng)理，向他宣傳檔案是一種無形資產(chǎn)，記載著企業(yè)的歷史，價(jià)值不可估量，使原藥材公司的經(jīng)理深刻認(rèn)識到檔案的重要性，親自把檔案交到平谷區(qū)檔案館，確保了藥材公司檔案的齊全完整。

二、嚴(yán)把進(jìn)館檔案質(zhì)量關(guān)，不符合標(biāo)準(zhǔn)不進(jìn)館

在機(jī)構(gòu)改革和破產(chǎn)清算中，工作非常繁雜，加之人心浮動，工作消極渙散，特別是破產(chǎn)企業(yè)的檔案，更存在收集不全、整理不規(guī)范情況。如將此類檔案接收進(jìn)館，由檔案館重新整理，僅憑檔案館的人力、財(cái)力、物力是很難做到的，同時(shí)也影響到日后的利用效果。因此，從檔案和檔案館的長遠(yuǎn)利益考慮，必須嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，不符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)的檔案不允許進(jìn)館。筆者認(rèn)為可以從兩方面入手：

（一） 加強(qiáng)日常監(jiān)督指導(dǎo)工作，搞好館室銜接，為檔案進(jìn)館打好基礎(chǔ)?；鶎訖n案室業(yè)務(wù)工作的好壞，不僅關(guān)系著檔案進(jìn)館工作的順利進(jìn)行，而且還關(guān)系著檔案館整體工作的質(zhì)量和水平，這就需要檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在對基層進(jìn)行指導(dǎo)時(shí)，嚴(yán)格按照檔案行政管理部門制訂的規(guī)范要求辦，注重館室業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的連續(xù)性和一致性。日?；A(chǔ)工作抓得好，發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，就不會眉毛胡子一把抓，檔案質(zhì)量就會有保證。

（二）加強(qiáng)接收與指導(dǎo)的配合，統(tǒng)一質(zhì)量要求，既分工又合作。對撤并機(jī)構(gòu)或破產(chǎn)企業(yè)檔案的接收工作中，普遍存在兩種矛盾：一是指導(dǎo)科為保證檔案齊全，存在“一窩蜂”全部進(jìn)館的要求；而管理科為保證進(jìn)館檔案質(zhì)量， 檔案館接收人員嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，不符合要求，堅(jiān)決不允許進(jìn)館。二是撤并單位人心惶惶，找到人已經(jīng)很困難，更不要說要求他們對檔案進(jìn)行整理；而檔案館人員也沒有精力在這部分檔案全部進(jìn)館后再進(jìn)行整理。為解決這兩種矛盾，就需要注意兩個(gè)結(jié)合，即接收與指導(dǎo)相結(jié)合，把關(guān)與幫辦相結(jié)合，加強(qiáng)指導(dǎo)與接收的合作，既保證機(jī)關(guān)檔案的質(zhì)量，又保證接收工作順利進(jìn)行。我們?nèi)砸云焦葏^(qū)第二醫(yī)院為例，檔案部門在第一時(shí)間介入后，首先指導(dǎo)科會同管理科對案卷質(zhì)量進(jìn)行檢查，由管理科接收人員提出整改方案，由指導(dǎo)科負(fù)責(zé)案卷整改工作的監(jiān)督。一段時(shí)間以后，指導(dǎo)科工作人員與管理科接收人員進(jìn)行了二次驗(yàn)收，對一些小問題，當(dāng)檔案館接收人員會同撤并單位檔案員一起，能當(dāng)時(shí)改正的當(dāng)時(shí)就改正，減少撤并單位檔案員的工作量，同時(shí)確保進(jìn)館檔案質(zhì)量。

三、 根據(jù)撤并單位實(shí)際情況，選擇接收各門類檔案

檔案館容納能力有限，撤并機(jī)關(guān)和破產(chǎn)企業(yè)都要向檔案館移交檔案，那是無法容納的。因此，檔案館對上述單位檔案采取“一窩蜂”統(tǒng)統(tǒng)接收的辦法，是不妥的。應(yīng)該區(qū)別對待，避免盲目進(jìn)館。應(yīng)根據(jù)撤并單位實(shí)際情況，確定不同的接收范圍。

（一）對于只改變企業(yè)性質(zhì)，而不改變經(jīng)營內(nèi)容和場所的撤并單位，考慮不接收進(jìn)館的情況

1、根據(jù)《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》第十二條第四款規(guī)定：“生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案由雙方商定，可移交接受方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業(yè)主管部門或寄存所在地國家檔案館?！睂τ谥桓淖兤髽I(yè)性質(zhì)，而經(jīng)營內(nèi)容、經(jīng)營場所不變的企業(yè),我們認(rèn)為，改制后的企業(yè)應(yīng)使用原全宗號，改革前后的檔案應(yīng)一起放在該企業(yè)繼續(xù)保管。如我區(qū)的化工廠，在2000年由國有改為股份制，由于在改制后，原國有企業(yè)部分有關(guān)征地、占地、借貸款合同以及涉及接工齡等相關(guān)內(nèi)容的檔案，利用率比較高，所以，為方便檔案的利用和統(tǒng)一管理，我們決定，該企業(yè)改制前后的檔案統(tǒng)一放在該單位保管，并繼續(xù)使用原全宗號。

另外，對一些規(guī)模小、沒有特色的企業(yè)，檔案館可以不接收，其檔案交上級主管部門保管。如平谷區(qū)印刷廠、機(jī)械廠、長城鞋廠、五金廠等破產(chǎn)企業(yè)的檔案移交到經(jīng)委進(jìn)行保管，檔案館不必接收進(jìn)館。

（二）根據(jù)檔案保管期限的長短及利用情況，考慮將檔案部分接收進(jìn)館的情況

撤并單位，都有大量的短期檔案和會計(jì)檔案，這些檔案保管期限短，利用率低，一旦接收進(jìn)館，占據(jù)大量空間，進(jìn)館不久，就要面臨鑒定、銷毀。對一些一般性職能的機(jī)關(guān)以及臨時(shí)機(jī)構(gòu)，只接收永久和長期檔案，對一些短期檔案由并入的單位代為保存，全宗號、目錄號、案卷號不變。例如，我區(qū)靠山集鄉(xiāng)和韓莊鎮(zhèn)合并為金海湖鎮(zhèn)后，接收靠山集鄉(xiāng)會計(jì)檔案965卷，其中會計(jì)憑證685卷，占會計(jì)檔案的71%，接收韓莊鎮(zhèn)會計(jì)檔案1354卷，其中憑證1031卷，占會計(jì)檔案的76%，這些會計(jì)憑證，占據(jù)平谷區(qū)檔案館庫房大量空間。而且，2006年中央決定給企業(yè)退休人員增加養(yǎng)老津貼及2007年事業(yè)單位工人身份人員辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)過程中，需查閱大量的會計(jì)憑證，致使許多單位都集中到檔案館查閱有關(guān)工資檔案，不但需要等候，而且金海湖鎮(zhèn)到平谷區(qū)檔案館路途較遠(yuǎn)，途中還要花費(fèi)較長時(shí)間，影響了工作進(jìn)度。如果當(dāng)時(shí)只接收會計(jì)報(bào)表、賬簿這部分永久保存的檔案，而將保管期限短的會計(jì)憑證由金海湖鎮(zhèn)代為保管，這樣不僅減少了占用庫房空間，而且可以防止出現(xiàn)上述弊端。從以上實(shí)際情況出發(fā)，對于保管期限短卻又經(jīng)常需要查閱的檔案，我們可以考慮只接收永久和長期這部分檔案。

（三）根據(jù)撤并單位的性質(zhì)、職能，考慮全部接收進(jìn)館的情況

根據(jù)《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》第十二條第四款規(guī)定：“生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案由雙方商定，可移交接受方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業(yè)主管部門或寄存所在地國家檔案館?！睂σ恍﹪衅髽I(yè)，如果規(guī)模大、層次高，其產(chǎn)品曾是反映地方特色的名優(yōu)產(chǎn)品，有一定的代表性和典型意義，檔案有較大利用價(jià)值和憑證作用，其檔案就必須接收進(jìn)館。如平谷區(qū)區(qū)黃金公司，平谷區(qū)當(dāng)年曾是萬兩黃金產(chǎn)出縣，黃金曾經(jīng)是平谷區(qū)具有代表性的拳頭產(chǎn)品，對黃金公司的檔案，就全部接收進(jìn)館。

另外，對一些具有特殊職能的機(jī)關(guān)，對其所形成的檔案也要全部接收進(jìn)館。例如，我區(qū)一商局被撤并后，它所具有的商業(yè)管理職能就不存在了，但它又代表了我區(qū)一定歷史時(shí)期的商業(yè)發(fā)展過程，對一商局的檔案就采取全部接收進(jìn)館的方法。

（四）對破產(chǎn)關(guān)閉的中小企業(yè)，為保護(hù)干部職工檔案，可以考慮擴(kuò)大接收范圍的情況

對破產(chǎn)關(guān)閉的中小企業(yè)檔案及干部職工檔案的處置要特別引起重視。企業(yè)在破產(chǎn)關(guān)閉過程中往往人心渙散，管理松懈，極易引起檔案管理的失控。特別是干部職工檔案關(guān)系到人民群眾切身利益。我館在檔案利用過程中，遇到過多次來檔案館查閱個(gè)人檔案現(xiàn)象，經(jīng)詢問得知，由于企業(yè)破產(chǎn)，個(gè)人檔案沒人管理，有的被當(dāng)破爛賣了，有的被偷走了，這部分檔案應(yīng)引起我們足夠的重視。因此，在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中對于干部職工檔案的處置，要積極與組織人事、勞動社保部門協(xié)調(diào)，采取措施，嚴(yán)明組織紀(jì)律，嚴(yán)格按照《干部檔案管理?xiàng)l例》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》和《企業(yè)職工檔案管理工作暫行規(guī)定》轉(zhuǎn)遞檔案材料，嚴(yán)格按規(guī)定辦理相關(guān)轉(zhuǎn)移登記手續(xù)。對于實(shí)在沒有地方接收的個(gè)人檔案，檔案館可以擴(kuò)大接收范圍，以寄存的方式，把這部分檔案接收進(jìn)館。

作者單位：北京市平谷區(qū)檔案館