[摘要]隨著地質資料檔案信息化程度的不斷提高，傳統(tǒng)的手工管理和利用方式已不適應發(fā)展趨勢。檔案部門深化計算機管理的要求更為迫切?？睖y實體檔案管理系統(tǒng)的建設將有助于檔案資料的規(guī)范化管理，有助于充分開發(fā)檔案資源，并使檔案服務水平獲得大幅提升。

[關鍵詞]ASP技術；B/S模式；地質資料管理；系統(tǒng)；應用

[作者簡介]鐘南萍，廣東省地質局七、六地質大隊，廣東韶關，512028

[中圖分類號]TP2

[文獻標識碼]A

[文章編號]1007-7723(2009)09-0036-0003

一、開發(fā)背景和宗旨

(一)開發(fā)背景

建立完善的檔案數據庫是數字化圖檔管理科學化的基礎。適應企業(yè)信息化建設需求，必須摒棄以往單一、簡單化的管理模式，注重資料的信息化管理，將大量分散、孤立的資料信息歸檔成有序、易查的數據庫信息，并進行網絡化管理，提高工作效率。

(二)宗旨

1、通過資料借閱等固定流程的電子化，實現(xiàn)勘測實體檔案管理模式的變革。

2、為勘測實體資料建立適當的元數據信息。

3、使檔案服務工作公開，提高檔案工作效率。

二、系統(tǒng)介紹

實體檔案資料管理系統(tǒng)是為了提高公司檔案的信息化，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工檔案的管理模式而開發(fā)設計的管理系統(tǒng)。在開發(fā)和設計過程中充分考慮了實體檔案管理自身的特點。通過局域網建立輕便型B/s結構的網絡應用，并通過Intranet模式下數據庫應用，成本低廉。用戶工作界面通過3W瀏覽器來實現(xiàn)，輕松實現(xiàn)了不同人員，從不同的地點訪問和操作共同的數據庫。它能有效地保護數據平臺和管理訪問權限，服務器數據庫安全，具有方便、快捷和高效的優(yōu)點。

(一)系統(tǒng)特點

1、采用B/s(B rowser／Server)結構的Intranet應用技術。

2、支持多用戶。

3、系統(tǒng)性能穩(wěn)定。

4、客戶端只需標準的瀏覽器，界面統(tǒng)一、操作方便。

5、系統(tǒng)擴展維護簡單、可維護性強、開發(fā)成本低。

(二)系統(tǒng)運行平臺

1、系統(tǒng)運行平臺配置方案勘測實體資料管理系統(tǒng)采用B/s體系的3層結構(如圖1所示)。實現(xiàn)實體資料的登記錄入、修改、刪除、歸檔、統(tǒng)計查詢、借閱查詢、自動催還及報表輸出等功能。它以訪問Web數據庫為中心，Http為傳輸協(xié)議，客戶端通過瀏覽器(IE)訪問Web服務器及相連的后臺數據庫。

2、利用ASP技術是開發(fā)B rower／Web Server模式軟件最為簡便的方法。

服務器端采用Access數據庫管理和Asp組件來構成管理系統(tǒng)的應用服務系統(tǒng)；客戶端采用瀏覽器來完成資料登記、歸檔、查詢等操作，同時也可進行遠程系統(tǒng)維護和數據管理。

(三)系統(tǒng)功能介紹

系統(tǒng)建設涵蓋實體檔案業(yè)務的所有流程，包括資料登記、打印提交、歸檔管理、統(tǒng)計利用、借閱、自動催還。

1、任務登記。

2、檔案歸檔及借閱狀況瀏覽和查詢。

3、員工檔案借閱與歸還情況查詢、檔案當前狀態(tài)查詢及歷史借閱狀況查詢。

4根據登記簿號碼生成登記簿打印。

5、資料歸檔管理。

6、系統(tǒng)管理和維護。

7、檔案自動催還。

8、歸檔數據實時統(tǒng)計查詢和統(tǒng)計圖動態(tài)生成。

(四)系統(tǒng)組成和主要模塊

根據本系統(tǒng)目前的3類用戶及這些用戶所涉及的業(yè)務范圍，設計了4個用戶界面，分別是任務登記、數據查詢與打印、檔案管理和系統(tǒng)管理界面，力求使用戶的查詢檢索更簡單明了。

用戶權限設置、角色管理和系統(tǒng)安全。

用戶和用戶權限管理是系統(tǒng)安全運行的保障。由于系統(tǒng)運行于網絡環(huán)境，系統(tǒng)管理員針對用戶的不同權限，賦予其對有關數據表錄入、編輯和刪除的權力。

(五)實體資料歸檔工作流

實體資料歸檔工作流是針對實體檔案工作中具有固定程序的常規(guī)活動而提出的一個概念，即將實體檔案業(yè)務流程計算機化或自動化。通過將有關實體檔案的工作活動分解定義為良好的任務、角色、規(guī)則和過程來進行執(zhí)行和監(jiān)控，達到提高管理組織水平和工作效率的目的。

1、檔案實體資料采集、檔案資源管理、檔案資源利用，形成一個完整的實體檔案資料信息化網絡?！熬W上登記—網上提交—登記打印—網上歸檔入庫—檔案檢索—檔案借閱—自動催還”的全過程，實現(xiàn)實體檔案資料跨部門網上提交和歸檔入庫。

2、實體檔案的狀態(tài)查詢。在連接內網的任何一臺計算機上即可查詢得到相關的實體檔案的狀態(tài)：(1)無此資料；(2)有但未歸檔；(3)已歸檔但資料已借出(目前在誰手中)；(4)資料可借閱。

每當管理用戶啟動應用來編輯任務內容或提交新的任務時，能自動記錄每次修改的管理用戶名、編輯時間等。約束條件是任務號唯一，從而實現(xiàn)對檔案工作狀態(tài)的跟蹤。

3、實體檔案的自動催還，根據檔案借閱數據庫的實時記錄和《科技檔案資料管理規(guī)定》中有關資料借閱時間(30 d)的有關規(guī)定，動態(tài)生成資料催還名單，并在公司內網主頁自動彈出催還名單，內容包括員工姓名及逾期應歸還的檔案數目。

(六)B/s模式的勘測資料管理系統(tǒng)的優(yōu)勢

1、基于網絡的管理系統(tǒng)安裝在Web服務器 上，位于公司局域網上的計算機，在任何時間、任何地點都能對此系統(tǒng)進行操作。

2、客戶端免安裝、零維護，升級方式簡單，B／S架構軟件的客戶端即瀏覽器，無需做任何的維護，客戶端所有操作只針對服務器進行，可實現(xiàn)遠程維護、升級和共享。

3、一般的計算機都具有office環(huán)境，不需另外安裝數據庫引擎即可方便地進行數據庫的管理及對打印報表的管理。

4、有利于實現(xiàn)資源共享，協(xié)同辦公。

三、系統(tǒng)應用效果與檔案信息化建設的意義

在公司正常運作，通過實體檔案管理的信息化、網絡化，實體檔案資料庫的資源共享，給檔案管理人員、公司員工及有關部門帶來顯而易見的效果和收益，間接創(chuàng)造了企業(yè)的效益。

1、通過檔案信息的數字化、網絡化和實體檔案數據庫的建立，成功實現(xiàn)了對公司實體檔案資料提交、歸檔管理、借閱和自動催還的一站式管理，實現(xiàn)了實體檔案信息接受、傳遞、存儲和提供利用的一體化。

2、檔案資料數據的網絡通訊和共享使檔案室同公司其他部門間的協(xié)作更富有成效。

3、檔案數據信息在LAN的傳輸，縮短了信息傳輸時間，提高了效率。另外，檔案管理信息化支持員工內網自助查檔，查詢工作方便簡潔，減少了不必要的事務工作，提高了員工的工作效率。

4、推進了檔案室的服務理念，提高了服務效率，有效地為生產提供服務。

5、實體檔案資料的借閱和催還工作更加可控。

6、檔案信息資源的開發(fā)利用和電子檔案信息的遠程查詢和利用，為數字化檔案館的構建提供有效的幫助。

7、勘測資料檔案信息的統(tǒng)計分析從一定程度

上折射出企業(yè)的經營管理狀況。

四、需改進處和功能拓展分析

(一)存在問題和解決辦法

1、問題：如何優(yōu)化數據庫訪問速度。隨著數據量增加，Access數據訪問速度必將成為本系統(tǒng)的制約瓶頸。

解決辦法：對系統(tǒng)數據的存儲和訪問方式進行優(yōu)化，調整數據庫結構，將檔案數據不僅按照類別劃分，同時按照年份劃分進行存放，然后根據用戶的需求，訪問相應的數據表信息，這樣有效地解決了數據訪問的速度問題，從而可大大提高系統(tǒng)效率。

2、系統(tǒng)運行完全依賴網絡和服務器，一旦發(fā)生網絡故障或服務器故障等問題，系統(tǒng)無法運行。

解決辦法：在檔案室計算機上設置本地虛擬環(huán)境，在上述情況發(fā)生時單機運行系統(tǒng)，在網絡或服務器恢復正常后將數據庫更新即可。

(二)功能拓展分析

1、錄入數據的校驗：輸入的數據要進行必要的校驗，以保證數據的準確性與一致性。

2、自動生成檔號：可根據檔案管理的規(guī)則要求，如年度、保管期限等信息，自動生成不同分類。文件分類自動生成件號，如技術清單、研發(fā)項目和地質調查項目等的歸檔。

3、檔案利用拓展支持檔案日常業(yè)務的管理，檔案用戶可以直接在網上提出借閱申請，管理員及時對借閱申請進行回復。

五、結語及建議

隨著公司辦公自動化系統(tǒng)的建設，資料信息化工程不能僅僅看作一個單獨的檔案管理系統(tǒng)，而是一項與辦公自動化緊密相連、密切合作的綜合化信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的應用前景是實現(xiàn)公司檔案資料的全面信息化管理。

1、建立資料服務網站，建立健全內部檔案信息服務網，借助公司網絡平臺，擴大潛在的檔案信息群體，使網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口，并進行長期業(yè)務化運行、維護與更新服務，真正實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案的利用效率。

具體建設內容應包括：在線發(fā)布資料元數據庫、資料數據庫和數據產品。

(1)提供用戶瀏覽、FTP下載、可視化顯示、數據產品與圖形產品生成等功能。

(2)發(fā)布資料信息，為公司員工提供方便、快捷的相關資料的查詢檢索服務。

(3)在網站上發(fā)布其他資料及其產品，如科技期刊信息等，擴大檔案室資料服務內容。

2、在公司已建立的網絡通信基礎上，逐步提高檔案信息化管理水平。根據檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數字化處理和轉換，加強對公司電子文件積累、鑒定和歸檔等工作，保證電子文件的真實、完整和有效。

(1)研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并修訂電子檔案管理辦法。

(2)制定相應的安全策略，確保檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

(3)對檔案用戶進行多項數據分析，并與公司業(yè)務活動相結合，尋求改進檔案工作的有效措施。