田　輝

［摘要］不同類型數(shù)據(jù)之間的自動(dòng)交換與處理是數(shù)據(jù)管理人員日常工作的重要內(nèi)容。對(duì)于來自不同表格的數(shù)據(jù)，需要專業(yè)人員借助Access或Visual FoxPro等數(shù)據(jù)庫軟件開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)軟件來完成，耗費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)、成本高。為了降低成本，提高工作效率，本文通過實(shí)例分析，提出利用Excel的數(shù)據(jù)鏈接功能，開發(fā)小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的方法，可輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)交換與處理。

［關(guān)鍵詞］小型數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)交換與處理；數(shù)據(jù)鏈接

[中圖分類號(hào)]TP[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

1 引言：

電子表格Excel以其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能和使用方便的特點(diǎn)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用。但是，目前使用Excel多是進(jìn)行單張表格的數(shù)據(jù)處理，多張表格之間的數(shù)據(jù)交換與處理一般通過多次“復(fù)制”、“粘貼”完成。這種做法不但重復(fù)工作量大，而且在修改數(shù)據(jù)時(shí)極易出錯(cuò)，造成嚴(yán)重的報(bào)表錯(cuò)誤。通常認(rèn)為，多張表格之間的數(shù)據(jù)交換與處理需要專業(yè)人員借助Access或Visual FoxPro等數(shù)據(jù)庫軟件開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)軟件來完成。其實(shí)，利用Excel數(shù)據(jù)鏈接功能，只要熟悉Excel操作，即可開發(fā)小型的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，輕松實(shí)現(xiàn)專業(yè)軟件才具有的數(shù)據(jù)自動(dòng)交換與處理功能。下面以建立2009年公用水電費(fèi)管理系統(tǒng)為例，具體介紹這種方法：

2 設(shè)計(jì)思路

將匯總表、電費(fèi)、水費(fèi)、1-12月學(xué)院水費(fèi)、電費(fèi)報(bào)表以及飲食中心、浴池、超市水電費(fèi)通知單集中在一個(gè)工作薄中，建立電費(fèi)、水費(fèi)表格與其它表格的數(shù)據(jù)鏈接，在電費(fèi)、水費(fèi)表格輸入數(shù)據(jù)，其它表格自動(dòng)生成報(bào)表和通知單。

3 基本步驟

3.1 建立系統(tǒng)工作薄和工作表

新建“2009年公用水電費(fèi)管理系統(tǒng)”工作薄，在工作薄中建立匯總表、電費(fèi)、水費(fèi)和1-12月學(xué)院水電費(fèi)報(bào)表、后勤集團(tuán)水電費(fèi)報(bào)表、及飲食中心、浴池、超市水電費(fèi)通知單（如圖1）。

圖1 2009年公用水電費(fèi)管理系統(tǒng)表格

3.2 建立工作表之間的數(shù)據(jù)鏈接

在“電費(fèi)”表格中執(zhí)行【數(shù)據(jù)】→【篩選】→【自動(dòng)篩選】命令，單擊“用電單位”篩選“學(xué)院”部分?jǐn)?shù)據(jù)，【復(fù)制】“序號(hào)”“電表部位”“用電單位”“CT比例”“倍率”以及“電表底數(shù)”“一月表數(shù)和實(shí)用電量”數(shù)據(jù)，【復(fù)制】→【選擇性粘貼】→【粘貼鏈接】至“學(xué)院一月電費(fèi)”表格對(duì)應(yīng)的單元格（如圖2）。同樣方法完成其它表格的數(shù)據(jù)鏈接。

圖2選擇性粘貼

在完成數(shù)據(jù)鏈接后，空白的鏈接數(shù)據(jù)單元格顯示“0”，點(diǎn)擊【工具】→【選項(xiàng)】，取掉【零值】對(duì)話框【對(duì)號(hào)】可以消除公式單元格中顯示的“0”。

執(zhí)行【編輯】→【鏈接】，選擇【啟動(dòng)提示】打開對(duì)話框，選擇“不顯示警告，但更新鏈接”選項(xiàng)，單擊【確定】。這樣可以取消每次啟動(dòng)Excel軟件時(shí)自動(dòng)彈出的數(shù)據(jù)鏈接是否更新選項(xiàng)對(duì)話框。

3.3 軟件調(diào)試

在“電費(fèi)”表格輸入數(shù)據(jù)，“學(xué)院一月電費(fèi)”表格數(shù)據(jù)同步更新，保證了報(bào)表數(shù)據(jù)的“同一性”。在【選擇性粘貼】→【粘貼鏈接】數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)特別注意單元格數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)，以免發(fā)生單元格錯(cuò)位導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

3.4 保護(hù)工作表

為防止在使用過程中誤操作修改系統(tǒng)內(nèi)容和格式，需要對(duì)表格中水電表表數(shù)和備注以外的數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)。選擇需要保護(hù)的單元格，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，執(zhí)行【設(shè)置單元格格式】→【保護(hù)】→【鎖定】命令，對(duì)不需要保護(hù)的單元格則在【保護(hù)】對(duì)話框中取消【鎖定】和【隱藏】選項(xiàng)。然后執(zhí)行【工具】→【保護(hù)】→【保護(hù)工作表】，選中要保護(hù)的選項(xiàng)，最后輸入密碼確認(rèn)。這樣，如果發(fā)生誤操作，系統(tǒng)拒絕執(zhí)行，從而保證了系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)安全。

4結(jié)論

應(yīng)用上述方法，不需要專門學(xué)習(xí)復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫知識(shí)，即可在普遍應(yīng)用的Excel界面開發(fā)自己的小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，根據(jù)需要隨時(shí)擴(kuò)展系統(tǒng)功能，創(chuàng)造性的完成辦公數(shù)據(jù)處理工作。

主要參考文獻(xiàn)

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