基于事項(xiàng)法ＡＩＳ的事項(xiàng)憑證類別設(shè)計(jì)探討

王偉國(guó)　陳　飛

［摘 要］ 以事項(xiàng)會(huì)計(jì)理論為指導(dǎo)，改進(jìn)原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的記錄方法，把事項(xiàng)憑證作為載體，對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)流程重構(gòu)。以事項(xiàng)法AIS的會(huì)計(jì)流程思路為背景，本文在闡述事項(xiàng)憑證類別內(nèi)涵基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)過程進(jìn)行分析，以銷售/收款業(yè)務(wù)為例進(jìn)行事項(xiàng)憑證類別的設(shè)計(jì)。

［關(guān)鍵詞］ 事項(xiàng)法；AIS；事項(xiàng)憑證類別

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.10.002

［中圖分類號(hào)］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2009）10-0010-03

如果在事項(xiàng)法AIS中把事項(xiàng)憑證作為各部門采集數(shù)據(jù)、定義業(yè)務(wù)規(guī)則的載體，那么，用一種事項(xiàng)憑證記錄、表達(dá)各種業(yè)務(wù)是不可能的，不同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)不同的事項(xiàng)憑證。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，選擇合適的事項(xiàng)憑證類別進(jìn)行業(yè)務(wù)處理成為事項(xiàng)憑證應(yīng)用的重要問題。本文在闡述事項(xiàng)憑證類別內(nèi)涵基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)過程進(jìn)行分析，以銷售收款業(yè)務(wù)為例進(jìn)行事項(xiàng)憑證類別的設(shè)計(jì)。

一、 事項(xiàng)憑證類別的內(nèi)涵

我們?cè)诨谑马?xiàng)會(huì)計(jì)理論的會(huì)計(jì)流程探討中，勾畫了事項(xiàng)法會(huì)計(jì)流程，如圖1所示，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，通過事項(xiàng)憑證定義了對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理規(guī)則、采集經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)。企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)多種多樣，不同經(jīng)濟(jì)活動(dòng)設(shè)計(jì)的部門不同，業(yè)務(wù)處理規(guī)則不同，采集的數(shù)據(jù)項(xiàng)目不同，不可能用一種事項(xiàng)憑證格式來反映各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，需要對(duì)多樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行分類，不同類型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)不同的事項(xiàng)憑證格式，多種事項(xiàng)憑證的集合就是事項(xiàng)憑證類別庫。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的起始部門選擇事項(xiàng)憑證類別庫中的憑證格式，如果新的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生事項(xiàng)憑證類別庫中沒有對(duì)應(yīng)的事項(xiàng)憑證格式，可以通過新增事項(xiàng)類別到庫中，從而對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行表示。

二、 企業(yè)一般經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過程分析

無論企業(yè)提供的商品和服務(wù)的種類如何，每個(gè)企業(yè)至少有3種類型的業(yè)務(wù)活動(dòng)，獲取/支付業(yè)務(wù)、轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)和銷售/收款業(yè)務(wù)。其流程如圖2所示。

獲取/支付業(yè)務(wù)是獲取、支付和維持企業(yè)所需要的資源。這些業(yè)務(wù)活動(dòng)的目標(biāo)：獲取企業(yè)所需的且能夠支付得起的資源（商品和服務(wù)）；支付獲得資源的款項(xiàng)；適當(dāng)維護(hù)獲得的資源。可以獲得的資源包括：人力資源、資金、存貨（原材料、物料、商品等）、固定資產(chǎn)（廠房、設(shè)備等）、無形資產(chǎn)（新思想、技術(shù)、商譽(yù)等）、其他服務(wù)（法律、咨詢、財(cái)務(wù)等）。

轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)是將獲得的資源通過轉(zhuǎn)換變成客戶需要的商品和服務(wù)。轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)形式多樣，依賴于所提供商品和服務(wù)的類型、使用的技術(shù)和資源以及客戶和管理者的偏好。對(duì)工業(yè)企業(yè)來說，轉(zhuǎn)換流程包括把采購的貨物轉(zhuǎn)換成企業(yè)存貨的倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)；把材料轉(zhuǎn)換成產(chǎn)品的生產(chǎn)制造業(yè)務(wù)；把資金轉(zhuǎn)換成固定資產(chǎn)的投資業(yè)務(wù)。在具體分析轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)時(shí)需結(jié)合不同企業(yè)的特點(diǎn)。

銷售/收款業(yè)務(wù)包括一系列交付商品、提供服務(wù)和收取款項(xiàng)的活動(dòng)，其目的是將商品和服務(wù)提供給客戶，并盡可能及早收回款項(xiàng)。

我們考慮把企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)像樹形分枝一樣進(jìn)行分類，如圖3所示。

在分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)分支的末梢來設(shè)計(jì)事項(xiàng)憑證類別。這樣事項(xiàng)憑證類別也是一個(gè)樹形結(jié)構(gòu)的分類。

三、 事項(xiàng)憑證類別設(shè)計(jì)——以銷售/收款業(yè)務(wù)為例

1. 銷售收款業(yè)務(wù)描述

銷售業(yè)務(wù)包含正常銷售和銷售退貨。

正常銷售業(yè)務(wù)可從銷售報(bào)價(jià)單開始，也可從銷售訂單開始，本文從銷售訂單開始，客戶根據(jù)報(bào)價(jià)單提出購買商品，經(jīng)購銷雙方確認(rèn)形成銷售訂單，經(jīng)銷售主管確認(rèn)提交開票人員開出銷售發(fā)票。有的企業(yè)是現(xiàn)發(fā)貨再開票，有的是開票與發(fā)貨同時(shí)進(jìn)行，有的是現(xiàn)開票后發(fā)貨。這里采用先開票后發(fā)貨。銷售發(fā)票經(jīng)確認(rèn)后，一聯(lián)交給客戶，作為提貨憑據(jù)，另一聯(lián)交倉庫管理員出庫處理，第三聯(lián)交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理；管理員收到由銷售部門開出的銷售發(fā)票后，填寫出庫單，經(jīng)倉庫主管確認(rèn)后可進(jìn)行出庫處理。出庫單一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算，另一聯(lián)用來登記庫存臺(tái)賬，第三聯(lián)可作為填寫發(fā)運(yùn)單的依據(jù)。財(cái)務(wù)人員進(jìn)行銷售收款處理，確認(rèn)銷售收入和成本，涉及往來賬的進(jìn)行核銷。

銷售退貨業(yè)務(wù)，現(xiàn)有客戶填寫退貨通知單，交銷售部門確認(rèn)，填寫退貨發(fā)票，確認(rèn)后交倉庫管理員填寫紅字銷售出庫單進(jìn)行入庫處理。財(cái)務(wù)部門退款，填寫紅字收款單進(jìn)行付款，已進(jìn)行核算處理的，做紅字沖銷。

2. 銷售收款業(yè)務(wù)事項(xiàng)憑證類別設(shè)計(jì)

銷售業(yè)務(wù)處理過程涉及銷售訂單、發(fā)票、出庫單、收款單等單據(jù)，涉及銷售部、倉儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部等部門，經(jīng)過分析我們認(rèn)為可將銷售業(yè)務(wù)用以下事項(xiàng)憑證類別表示整個(gè)業(yè)務(wù)：

（1）確認(rèn)銷售訂單事項(xiàng)憑證：這個(gè)憑證涉及銷售部門的人員和客戶之間的關(guān)系，憑證內(nèi)容主要來自銷售訂單數(shù)據(jù)（見圖4）。

（2）開票—出庫—收款事項(xiàng)憑證：這個(gè)憑證設(shè)計(jì)銷售部、倉儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部3個(gè)部門，發(fā)票數(shù)據(jù)項(xiàng)目主要數(shù)據(jù)來自訂單事項(xiàng)憑證，出庫數(shù)據(jù)項(xiàng)目主要來自發(fā)票，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)以上的事項(xiàng)，準(zhǔn)備生成記賬憑證的相關(guān)數(shù)據(jù)（見圖5）。

（3）確認(rèn)退貨單事項(xiàng)憑證：這個(gè)憑證涉及銷售部門的人員和客戶之間的關(guān)系，憑證內(nèi)容主要來自客戶退貨通知單數(shù)據(jù)（見圖6）。

（4）退貨票—紅字出庫—紅字收款事項(xiàng)憑證：這個(gè)憑證設(shè)計(jì)銷售部、倉儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部3個(gè)部門，退貨發(fā)票數(shù)據(jù)項(xiàng)目主要數(shù)據(jù)來自“退貨單確認(rèn)”事項(xiàng)憑證，紅字出庫數(shù)據(jù)項(xiàng)目主要來自紅字發(fā)票，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)以上的事項(xiàng)進(jìn)行退款處理，準(zhǔn)備生成記賬憑證相關(guān)數(shù)據(jù)（見圖7）。

（5）收款單確認(rèn)事項(xiàng)憑證：這個(gè)憑證在出納收到貨款時(shí)填制，應(yīng)找到對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)事項(xiàng)憑證，如果是預(yù)收款則對(duì)應(yīng)訂單確認(rèn)事項(xiàng)憑證，如果是現(xiàn)收款或應(yīng)收款則對(duì)應(yīng)開票—出庫—結(jié)算事項(xiàng)憑證（見圖8）。

3. 其他說明問題

上面我們給出了銷售業(yè)務(wù)的5個(gè)類別的事項(xiàng)憑證的框架格式，但5個(gè)類別事項(xiàng)憑證能否完整地記錄、表示銷售業(yè)務(wù)的各種情況；事項(xiàng)憑證中事項(xiàng)項(xiàng)目包括哪些；同一事項(xiàng)憑證中以及不同種類事項(xiàng)憑證之間的業(yè)務(wù)處理規(guī)則包含哪些；哪些事項(xiàng)憑證類別要進(jìn)行價(jià)值核算、生成記賬憑證，如何生成記賬憑證；各事項(xiàng)憑證對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)處理模板如何設(shè)計(jì)；自動(dòng)生成記賬憑證后會(huì)計(jì)處理流程發(fā)生哪些變化等一系列的問題都需要通過試驗(yàn)、測(cè)試等方法，進(jìn)行深入的研究。

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