高校系級教學(xué)檔案資料管理須強(qiáng)化現(xiàn)代意識

閔克勤　肖新華　張家強(qiáng)

加強(qiáng)高校系級檔案資料管理是高校教學(xué)檔案資源建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是促進(jìn)教學(xué)工作穩(wěn)步發(fā)展的有力舉措。近幾年來，高校各級領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生對系級教學(xué)檔案資料管理重要性的認(rèn)識有了新的提高，也采取了不少有針對性的建設(shè)措施，提高了系級教學(xué)檔案資料管理的水平，但由于受各種因素的制約，系級教學(xué)檔案資料管理存在的問題仍然不容忽視。我們認(rèn)為，要更好地挖掘和發(fā)揮系級教學(xué)檔案資料為教學(xué)服務(wù)的潛在功能，亟待強(qiáng)化用便捷的電子檔案服務(wù)師生的現(xiàn)代意識。

近十幾年來，為了適應(yīng)上級教學(xué)評估的需要，一些系級單位的教學(xué)檔案資料從內(nèi)容的廣泛性、專業(yè)的針對性、管理的規(guī)范性上講，都有了迅速的提高，但是，在用便捷的電子教學(xué)檔案和查詢功能為師生服務(wù)方面還有不少工作有待進(jìn)一步改進(jìn)。有的系級教學(xué)檔案資料主要是給上面看的，而不是用來供師生查詢和方便教學(xué)的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，高校檔案案卷平均利用率僅為20％。要解決這類問題，必須充分認(rèn)清以下兩個問題。

第一，充分認(rèn)清現(xiàn)代電子教學(xué)檔案資料在促進(jìn)整個教學(xué)工作中有著比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料更多的優(yōu)越性。電子檔案資料是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生的新事物，由于它具有成本低、信息容量大、檢索快捷、傳輸方便、管理省事等傳統(tǒng)檔案資料所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，它一產(chǎn)生便受到社會各界的歡迎。教學(xué)檔案資料的開發(fā)利用逐步向電子化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)將成為一種必然的發(fā)展趨勢。目前，電腦硬盤的存儲量早已突破1024G。一臺硬盤為320G的普通電腦就可以存儲200多億文字，相當(dāng)于十幾萬冊圖書的存儲量，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是信息壓縮技術(shù)水平的不斷提高，電子介質(zhì)的存儲密度還在以難以想象的速度繼續(xù)增加，這使得任何一個系用一臺普通電腦就可以把下屬各教研室、實(shí)驗(yàn)室等單位的教學(xué)檔案資料全部存入。電子檔案資料的建檔成本和管理成本都比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料低廉，再裝上檔案資料檢索和搜索軟件。查詢教學(xué)檔案資料就成為一件十分簡便的事情，其查詢效率會比傳統(tǒng)方法大幅提高，這就為系級教學(xué)檔案資料建設(shè)和管理開辟了廣闊的前景。因此，系級教學(xué)檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料。

第二，充分認(rèn)清實(shí)現(xiàn)系級教學(xué)檔案資料供全系師生網(wǎng)絡(luò)查詢對促進(jìn)教學(xué)上臺階具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。高校系級教學(xué)檔案資料不同于人事、行政等檔案，其保密性要求不是很高，大部分檔案資料可以和向全系人員公開(少數(shù)不宜公開的在研項(xiàng)目和專利技術(shù)除外)，其建設(shè)和管理的主要目的有二：一是作為上級各部門檢查教學(xué)的憑證式佐證材料：二是為師生更好地“教”和“學(xué)”提供服務(wù)。第二種目的是最主要的。也是系級教學(xué)檔案資料理應(yīng)經(jīng)常發(fā)揮的功能。這就決定了系級教學(xué)檔案資料建設(shè)和管理必須設(shè)置和強(qiáng)化網(wǎng)上查詢功能，為全系師生服務(wù)，為全系教學(xué)上臺階服務(wù)。紙質(zhì)教學(xué)檔案資料的查詢、分析需要大量的人力和物力，這使得有些工作不便進(jìn)行。廣大師生在日常教學(xué)生活中希望隨時隨地獲得本系的教學(xué)檔案資料，師生如果查詢紙質(zhì)檔案資料必須事先專門預(yù)約檔案資料管理員屆時打開檔案資料室，才能進(jìn)行查找，而且查找、借用過程非常繁瑣，既費(fèi)時又費(fèi)力，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案資料。師生可以在電腦前把許多檔案資料“拉到”自己的顯示器上來，實(shí)現(xiàn)跨校區(qū)，乃至跨地域、跨國度的檔案信息資源共享，只要有一臺上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，就可以進(jìn)人系里全日服務(wù)的“檔案資料室”。另外，借閱者“借用”的電子檔案永遠(yuǎn)都只是一個“副本”。不會引起檔案資料的損壞，而紙質(zhì)檔案資料在借閱或復(fù)制過程中可能會被損壞甚至丟失。借助本系的電子教學(xué)檔案資料和查詢系統(tǒng)，所在系的全體人員，尤其是新參加工作的教師和剛?cè)雽W(xué)的新生可以隨時獲取針對性最強(qiáng)而在別的地方很難得到的教學(xué)檔案資料。這種便利而有針對性的教學(xué)檔案對搞好本系的“教”和“學(xué)”無疑是一個強(qiáng)勁的信息支持。近幾年。一些高校的院系結(jié)合教學(xué)評估建立起的電子教學(xué)檔案資料，受到了所在單位新教師的歡迎，他們僅用不到十幾分鐘的時間，而且不花一分錢，就可以下載本院系近十幾年來的教學(xué)指導(dǎo)文件、優(yōu)秀教學(xué)范例(含經(jīng)典教案、講稿、課件……)、浩繁的教學(xué)文字、圖片、視頻資料等。這種豐富、多媒、便捷、經(jīng)濟(jì)的電子教學(xué)檔案資料對于提高新教師的備課效率、縮短新教師的成熟周期起到了前所未有的促進(jìn)作用。目前。高校各系都建立了電子教學(xué)檔案資料庫，但這些檔案資料大多都存放在系檔案資料室的專用電腦中，只能供少數(shù)人查詢，遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)全系師生網(wǎng)上共享，“重藏輕用”的低效狀況亟待改變。而這種狀況一旦得以改變。就會有力地推動教學(xué)上的借鑒和交流，極大地提高教學(xué)實(shí)效。