李芳旺

一、引言

近年來,隨著我國國民經(jīng)濟的持續(xù)快速發(fā)展,電力需求增長勢頭迅猛,電網(wǎng)新建、改建和擴建的工程項目不斷增加,供電公司在工程項目財務(wù)管理方面已積累了豐富的經(jīng)驗,但工程項目財務(wù)管理不同于一般的企業(yè)財務(wù)核算,具有一定的特殊性,因此存在不少問題和難題,比如工程物資管理混亂、資金浪費現(xiàn)象嚴(yán)重等等。如何加強工程項目的財務(wù)管理、節(jié)約項目資金、提高資金的使用效益,成了擺在供電公司各級管理者面前的一道考題。關(guān)鍵在于建立一套規(guī)范、嚴(yán)格的工程財務(wù)管理流程,并且在實際執(zhí)行過程中嚴(yán)格予以落實,方能有所改進(jìn)。

二、電力工程財務(wù)管理存在的主要問題

就縣級供電公司的電力工程管理流程來說,一般是公司編制年度工程項目計劃建議,按照項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計等規(guī)定程序于每年年末上報相應(yīng)管理部門,由相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)審批。被納入財務(wù)預(yù)算的工程項目由財務(wù)部門根據(jù)批準(zhǔn)的工程計劃和項目進(jìn)展情況,及時籌措和撥付資金,并對資金使用情況實施財務(wù)監(jiān)督;施工過程中由項目管理部門對項目的安全生產(chǎn)、工程質(zhì)量、生產(chǎn)工藝、施工進(jìn)度進(jìn)行全過程管理;待工程完工后,根據(jù)項目立項書、預(yù)算書、施工合同、驗收報告、決算書等資料,財務(wù)部門辦理結(jié)算及資產(chǎn)入賬手續(xù)。

上述管理流程表面上不存在什么缺陷,但我們發(fā)現(xiàn)在實際的工程管理過程中,往往存在一些問題制約了財務(wù)部門職能的發(fā)揮,究其原因,主要是在物資管理、承包商的選擇、管理部門的協(xié)調(diào)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)與領(lǐng)域存在一些缺陷。

1.供電公司內(nèi)部各管理部門之間的協(xié)調(diào)存在諸多問題

就目前的工程管理流程而言,大部分工程資料在工程竣工前與財務(wù)管理部門關(guān)系不大,一般都在工程竣工后才集中到財務(wù)部門,其對整個工程進(jìn)展情況不能進(jìn)行動態(tài)的掌握,由于資料信息在部門之間傳遞的滯后,財務(wù)工作只限于核算與結(jié)算階段,財務(wù)部門僅僅是傳統(tǒng)意義上的記賬、算賬部門而已,不能真正有效地發(fā)揮其財務(wù)管理職能。

由于不了解工程的實際情況,財務(wù)部門在編制決算時,對于預(yù)算執(zhí)行情況的分析并不全面或者說不夠準(zhǔn)確,不能真實的反映預(yù)算執(zhí)行偏差的原因,影響今后工程的資金計劃預(yù)算。這對于財務(wù)參與整個企業(yè)預(yù)算工作十分不利。

就資產(chǎn)的交付而言,電力工程完工后缺少財務(wù)部門的參與,一般都是由工程管理部門與外部承包商進(jìn)行交割,這不利于今后固定資產(chǎn)的管理,也容易造成工程資金監(jiān)管的漏洞。在工程決算過程中,財務(wù)部門的職能也常常得不到有效發(fā)揮,往往是工程管理部門主導(dǎo)整個決算,甚至有些公司的工程管理部門單憑外部承包商提出的工程概算決算書倉促予以認(rèn)定。

2.資產(chǎn)管理混亂,賬實管理職能不分

目前,縣級供電企業(yè)在資產(chǎn)管理方面存在著許多問題,甚至有些企業(yè)的財務(wù)部門人員身兼工程材料保管職能,造成實物管理混亂、賬實不符等情況。一是許多企業(yè)對于各種工程物資的儲存、分類、領(lǐng)取等管理混亂,不具備專門的儲存條件,亂堆亂放,各種用途物資混雜不清,比如冰災(zāi)修復(fù)工程等專項資金物資與其它材料區(qū)分不清,甚至導(dǎo)致難以盤點清楚的情況,容易發(fā)生工程材料的被盜、被非法侵占等意外損失;二是沒有專門的物資保管人員,不相容職務(wù)沒有分離,這極易造成舞弊的可能;三是領(lǐng)料渠道混亂,例如在會計上應(yīng)做資本化處理的線路技術(shù)改造等項目出現(xiàn)導(dǎo)線等主材從備品備件中領(lǐng)用的情況,而實際上備品備件已從材料費、修理費等科目結(jié)轉(zhuǎn)到了企業(yè)生產(chǎn)成本,造成項目結(jié)算書中材料與實際項目領(lǐng)料出入較大,財務(wù)決算不能反映真實工程成本;四是缺乏現(xiàn)代物資管理技術(shù),比如物料管理信息系統(tǒng)等,不利于提高物資管理的效率,也不利于強化內(nèi)部控制。

3.合同管理混亂

工程施工合同是工程實施過程中的重要法律文件,它是承包人與發(fā)包人之間對于工程項目確定雙方權(quán)利和義務(wù)的協(xié)議,也是確定工程建設(shè)質(zhì)量、施工進(jìn)度和工程款結(jié)算的主要依據(jù)。目前合同管理方面存在的主要問題有:事前并不簽訂合同,往往在項目實際完工后才予以補簽;小合同大結(jié)算或概算總承包等現(xiàn)象時有發(fā)生;合同簽訂包工包料條款,卻往往出現(xiàn)承包方向發(fā)包方領(lǐng)料情況,或者合同對雙方供應(yīng)設(shè)備材料范圍和具體結(jié)算方式未予明確;有的合同沒有約定付款的具體方式以及付款條件,造成不能合理、科學(xué)地控制付款進(jìn)度,對于付款的審核也難以依據(jù)合同行事,以致資金管理的失控;有的企業(yè)由于對合同審核把關(guān)不嚴(yán),往往造成合同條款前后矛盾,勢必給工程管理增添了不必要的法律風(fēng)險。

合同管理的混亂,往往造成工程后期管理的困難,比如雙方互相扯皮,甚至導(dǎo)致工期延誤、工程質(zhì)量下降等情況,也給財務(wù)結(jié)算帶來不必要的麻煩。

4.承包商的選擇問題

隨著國家對電力投資力度的加大,工程外包隊伍越來越龐大,但外包施工隊伍往往良莠不齊,若對工程外包不加強管理的話,則勢必出現(xiàn)眾多工程質(zhì)量隱患和違規(guī)違法行為。目前,許多電力企業(yè)在發(fā)包電力工程時,往往并不遵循招投標(biāo)方面的法律法規(guī),而是運用不恰當(dāng)招標(biāo)方式使關(guān)聯(lián)單位中標(biāo),或者將整體工程合同分解使單個合同金額低于招標(biāo)限額進(jìn)而以便關(guān)聯(lián)單位參與工程施工。

目前,我國各地通常的招標(biāo)限額大致為合同估價在50萬元人民幣以上的貨物和服務(wù)、投資額100萬元以上的工程。特別一提的是,這些限額針對的都是單項合同,對于整體工程應(yīng)避免肢解,但實際中許多企業(yè)卻往往背道而馳,在選擇承包商時盡其所能規(guī)避招標(biāo)限額,對關(guān)聯(lián)企業(yè)予以特別照顧。

5.工程項目變更隨意

工程合同變更本屬尋常,由于客觀情況的變化,合同不可能一成不變,但問題的關(guān)鍵在于是否履行必要的手續(xù)。發(fā)生變更時,合同雙方以及監(jiān)理方(需要監(jiān)理的合同)應(yīng)及時協(xié)調(diào),簽訂合同變更簽證,涉及到設(shè)計變更的部分還需要同設(shè)計方協(xié)調(diào)。然而,工程項目在實際中存在任意變更的情況,經(jīng)常不按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范辦事,比如小電流接地選線裝置更換、變電站充電機和蓄電池等直流系統(tǒng)改造等技改項目的實際施工不按初步概算和計劃執(zhí)行,隨意增加或變更;或者邊設(shè)計、邊施工、邊調(diào)整投資金額,以致決算金額大大超過概算;有些雖然表面上辦理了設(shè)計變更手續(xù),但實際上是通過設(shè)計變更擴大建設(shè)規(guī)模、提高建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)對于這些變更常常把關(guān)不嚴(yán),以致工程成本失控。

6.財務(wù)核算未嚴(yán)格遵循會計標(biāo)準(zhǔn)

在財務(wù)核算中,企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格依據(jù)國家會計法規(guī)、制度等進(jìn)行會計處理,但由于會計人員素質(zhì)等因素的影響,在實際中對于工程項目的財務(wù)核算常常不按規(guī)定嚴(yán)格辦理。比如,工程已達(dá)到預(yù)定可使用狀態(tài),項目管理部門仍未結(jié)算的,財務(wù)上應(yīng)按規(guī)定將工程暫估入賬并計提折舊,然而實際中許多企業(yè)并不這樣做,致使年末資產(chǎn)虛高,利潤虛增;又比如,對于借款費用未按照會計準(zhǔn)則的規(guī)定予以資本化、計入在建工程,致使當(dāng)期資產(chǎn)虛低,利潤虛減;還比如,資產(chǎn)達(dá)到預(yù)定可使用狀態(tài)后未停止資本化,致使期末資產(chǎn)虛高,利潤虛增。

三、若干建議

1.建立良好的信息溝通機制,恰當(dāng)劃分部門職權(quán)

目前,財務(wù)部門在電力工程管理方面的職能還未得到充分發(fā)揮,應(yīng)該對各部門的職權(quán)進(jìn)行恰當(dāng)劃分,并且建立順暢的信息溝通機制,以便提高財務(wù)部門對于工程管理方面的參與力度。另一方面,一個良好的信息溝通機制對于內(nèi)部控制制度的有效運行起著關(guān)鍵作用,有利于提高企業(yè)運行的效率。在部門之間分權(quán)是必要的,但部門之間的協(xié)調(diào)也很重要,如無良好的溝通機制,則在工程管理這一比較復(fù)雜的領(lǐng)域?qū)⒈厝怀霈F(xiàn)部門之間相互扯皮的現(xiàn)象,比如某些項目管理制度針對特定部門制訂下發(fā),而其他部門卻不加關(guān)心、不去了解,從而造成了項目管理上的混亂,又如在領(lǐng)料問題上,如果缺乏溝通,則必然出現(xiàn)領(lǐng)料混亂的結(jié)果。

因此,無論是從加強財務(wù)部門的監(jiān)督力度,還是提升企業(yè)整體運營效率來看,建立健全一個權(quán)責(zé)劃分清晰、部門溝通無礙的信息渠道是很有意義的。

2.加強制度建設(shè),夯實管理基礎(chǔ)

供電企業(yè)在工程管理中,要嚴(yán)格按照規(guī)定實施項目法人責(zé)任制、招標(biāo)投標(biāo)制、資本金制、工程監(jiān)理制和合同管理制在內(nèi)“五制”管理,這是做好工程項目管理的基礎(chǔ)。要將各項管理制度具體化,以項目法人為主導(dǎo),加強工程項目進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、費用控制、合同管理和組織協(xié)調(diào),嚴(yán)格執(zhí)行工程簽證程序,抑制工程隨意變更問題,以控制工程成本;對于外部隊伍的選擇要按照承包商管理制度進(jìn)行,并且嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)投標(biāo)制度,不能變相規(guī)避招標(biāo)程序;要建立健全工程合同管理制度,工程合同要按歸口管理和專業(yè)管理相結(jié)合的原則,實行分部門會簽審查制度,應(yīng)通過精細(xì)化的合同會簽審查制度,加強對工程風(fēng)險的專業(yè)化控制,從合同談判、訂立、履行等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)控制,確保將工程風(fēng)險降低到最低限度。

3.加強工程物資管理力度

工程材料、設(shè)備等物資的管理常常是供電企業(yè)在工程管理當(dāng)中的薄弱環(huán)節(jié),尤其是對于包工不包料的工程合同,物資管理關(guān)系到整個工程成本的控制。供電企業(yè)應(yīng)該建立健全工程物資管理制度,引進(jìn)先進(jìn)的庫存管理技術(shù),要創(chuàng)造條件滿足工程物資分類儲存、分類管理的要求,盡量減少領(lǐng)料混亂、材料被盜丟失、非法侵占等現(xiàn)象;要嚴(yán)格執(zhí)行定期盤存制度,做到工程物資賬實相符。

4.提高財務(wù)人員素質(zhì),加強會計監(jiān)督

2008年新會計準(zhǔn)則的頒布與實施,對財務(wù)人員的職業(yè)判斷能力提出了更高的要求。尤其是,工程項目財務(wù)管理不同于一般財務(wù)管理,其技術(shù)要求更高,不僅需要具備成本核算的專業(yè)知識和較高的職業(yè)判斷能力,還需掌握施工流程、工程預(yù)算等知識。為此,財務(wù)人員要刻苦學(xué)習(xí),勇于實踐,努力轉(zhuǎn)變觀念,恪守職業(yè)道德,不斷增強自身的職業(yè)判斷意識,方能有效確保財務(wù)信息的真實可靠性。

工程財務(wù)管理工作應(yīng)進(jìn)行經(jīng)常性的監(jiān)督檢查,財務(wù)人員要嚴(yán)格執(zhí)行財經(jīng)紀(jì)律,按合同有關(guān)條款辦理付款,并監(jiān)督檢查資金使用情況,以確保國家和企業(yè)工程資金運行的安全、合理和有效;要加強工程財務(wù)決算真實性,以降低建設(shè)項目實際成本,提高資金使用效率,從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

5.加強內(nèi)部審計監(jiān)督

工程竣工決算一般需要外部審計機構(gòu)的驗證,但供電企業(yè)內(nèi)部審計對于工程管理具有不可替代的作用,內(nèi)部審計機構(gòu)和人員更加熟悉企業(yè)內(nèi)部情況,能夠?qū)こ探ㄔO(shè)進(jìn)行動態(tài)跟進(jìn),隨時掌握各種信息,對于工程項目可以進(jìn)行事前、事中、事后的監(jiān)督,而外部審計往往僅局限于事后的驗證;另外,內(nèi)部審計還能為外部審計提供內(nèi)部資源支持,有助于竣工決算審計的順利進(jìn)行。當(dāng)前,在內(nèi)部審計方面,供電企業(yè)應(yīng)該進(jìn)一步完善內(nèi)審制度,提高內(nèi)部審計的獨立性,拓寬內(nèi)部審計工作范圍,提升內(nèi)審人員的素質(zhì),規(guī)范內(nèi)部審計作業(yè),強化內(nèi)部審計對工程管理的監(jiān)督作用。

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(作者單位:貴州電網(wǎng)凱里供電局)