論企業(yè)采購價格控制的必要性

閆喜英

摘 要:面對活躍的市場,紛雜的產(chǎn)品信息,如何把握市場動態(tài),分析判斷市場信息的可靠性和準確性,如何定位采購物資價格和質(zhì)量等一系列問題也是企業(yè)采購價格控制所必須解決的。

關鍵詞:采購管理;價格控制;價格跟蹤

中圖分類號:G352.2文獻標識碼:A文章編號:1672-3198(2009)16-0194-02

隨著企業(yè)改革的不斷深化,市場競爭的日趨激烈,企業(yè)在提高產(chǎn)品產(chǎn)量、保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下,首當其沖是價格戰(zhàn)。因此,企業(yè)除加強管理、優(yōu)化組織結構、降低生產(chǎn)成本外,更應注重構成產(chǎn)品的生產(chǎn)資料的采購成本的降低。而企業(yè)中各相關部門購進的原、輔材料、設備、建筑材料、各類商品及其他物資,都在不同層面影響產(chǎn)品生產(chǎn)成本和產(chǎn)品質(zhì)量。

眾所周知,在一個企業(yè)中財務部門的地位和作用是非常重要的,它既是一個核算部門,為各個相關部門承辦財務方面的經(jīng)濟業(yè)務,又是一個預算部門,為企業(yè)的整體規(guī)劃來預算及籌集資金,它還是一個成本控制部門,這不僅僅包括日常票據(jù)審核報銷的控制,還包含了生產(chǎn)成本費用的控制。一個企業(yè)是由許多個相互聯(lián)系、相互制約部門組成的經(jīng)營實體,在企業(yè)管理過程中,最容易發(fā)生的失控點則主要集中在直接管理人、財、物、和供產(chǎn)銷權力的重要崗位和環(huán)節(jié)上,而這其中,企業(yè)物資采購就是一個既敏感、復雜、又易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié),所以,現(xiàn)在很多的企業(yè)給財務部門增加了一項特殊的工作:采購價格控制。

根據(jù)企業(yè)具體情況采購部門制定出有目標有戰(zhàn)略的招標采購管理辦法,并從根本上制止了采購方面的跑、冒、滴、漏,具體做法是:

1 建章立制,理順物資采購程序,規(guī)范采購行為

根據(jù)《國有企業(yè)物資采購管理暫行規(guī)定》、《中華人民共和國招、投標法》、《機電設備招、投標管理辦法》等相關規(guī)定,結合本單位的實際情況,應制定出既適合本單位現(xiàn)有條件,又不違反國家法規(guī)政策的制度、規(guī)定。我單位制定了《采購招標及合同評審管理辦法》,《物資采購與管理的考核規(guī)定》,明確了各部門的職責,做到責、權分明,使價格審計工作有章可循、有法可依,促使采購工作規(guī)范有序,改進和加強了企業(yè)的內(nèi)部管理。我公司規(guī)定了“四個不準”,要求所有采購合同不經(jīng)審計不準簽訂合同,不簽合同不準預付貨款,各項采購無資金來源及價格不經(jīng)審計不準投產(chǎn),價格未經(jīng)審計不準報銷。

2 利用現(xiàn)代化管理手段,搞好采購管理工作

隨著計算機的發(fā)展,網(wǎng)絡充斥著每個人的生活,利用計算機及網(wǎng)絡管理采購工作,對采購工作和價格審計工作的影響也無疑有了質(zhì)的飛躍。根據(jù)實際情況編制采購合同管理程序,將設計部門的電子版明細表直接導入采購合同管理程序,由財務部門按照事先做好的目標成本將成本細化到每一個零部件上,做為采購價格的限定價格,所有采購合同都輸入程序當中。如果最終輸入的采購價格高于限定的價格,將做出提示,如果不修改初始目標成本價格,不予通過。并且由專人進行程序內(nèi)容錄入,在全公司內(nèi)聯(lián)網(wǎng),相關人員均可以在網(wǎng)上查詢到所需的數(shù)據(jù)。通過這樣的管理,可以有效地避免重復訂貨及多訂貨,并且通過查詢可以及時發(fā)現(xiàn)漏訂貨的現(xiàn)象。由于事先做出了目標成本,通過程序隨時控制成本發(fā)生的情況,對于成本即將高于目標限定價的,及時給予預警,高于目標的不予訂貨。用電腦代替人腦的控制,沒有了人際關系的干擾,對于成本控制工作的發(fā)展也會有較大的促進。

3 完善基礎工作,加強市場價格跟蹤

(1)編制原材料采購價格數(shù)據(jù)庫。

以前可利用的信息非常少,往往都是通過平時訂單的積累,手工的記錄,對方出具的價格本等來審計價格,每查一個價格都需要翻閱大量的資料,現(xiàn)在我們通過前期大量的工作,整理編制了原材料采購價格數(shù)據(jù)庫,將曾經(jīng)簽訂過合同的價格統(tǒng)統(tǒng)整理出來,按照不同類別、不同規(guī)格進行分類,可以在計算機上隨時查詢相關或同類部件的供貨廠家和已簽訂的供貨價格,這樣就節(jié)省了后期很大的工作量,不必重復的翻閱厚厚的資料。

(2)編制原材料價格變動報表。

廣開渠道、多方收集信息,通過在網(wǎng)上查詢價格,電話詢價、報刊等手段,了解市場行情,隨時跟蹤市場價格的變動,形成原材料價格變動報表,并以此為依據(jù)指導零部件價格的變動,加強采購價格的精細化管理。

原材料價格變動報表(見圖1)

4 推動陽光工程,實施比質(zhì)比價采購

為杜絕“暗箱操作”,應積極倡導“陽光工程”,對大宗采購實施招標或議標,成立招標評審小組,吸納生產(chǎn)、技術、采購、質(zhì)量等相關人員參加,并對采購物資的質(zhì)量實行跟蹤調(diào)查。建立《物資使用情況反饋制度》,不定時對各使用部門回訪,讓使用部門參與對采購物資的價格、質(zhì)量監(jiān)督;對物資采購中出現(xiàn)的問題,及時分析原因,根據(jù)情況提出處理意見,促使采購部門增強責任心。充分發(fā)揮管理職能,堅持全方位審核。對采購物資在審價過程中不是簡單的以價審價,而是結合生產(chǎn)情況、根據(jù)生產(chǎn)計劃、倉庫庫存等各方面信息,監(jiān)督物資采購質(zhì)量、控制物資的采購數(shù)量,盡量減少資金占用;在價格審核過程中及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題,提出建議并監(jiān)督實施。

5 建立外協(xié)、采購戰(zhàn)略合作伙伴

根據(jù)企業(yè)目標市場的發(fā)展和需要,以及同行業(yè)之間激烈的競爭,價格總是制約企業(yè)發(fā)展的一個難關,如何既降低成本又保證質(zhì)量,現(xiàn)在很多企業(yè)都與自己的優(yōu)秀供貨商建立了一種戰(zhàn)略合作伙伴關系,這樣企業(yè)就與供貨商之間形成了一個優(yōu)勢互補、長期合作的關系,在這種框架下,供貨商給企業(yè)最優(yōu)惠的價格和最高的品質(zhì)保證,企業(yè)在同等條件下優(yōu)先選擇戰(zhàn)略合作伙伴企業(yè)的產(chǎn)品。在選擇戰(zhàn)略伙伴企業(yè)的過程中,一定要認真評價和挑選,由采購部提出擬建立戰(zhàn)略合作伙伴企業(yè)名單,并提供其資質(zhì)證明,由生產(chǎn)部、質(zhì)量部、用戶服務部、財務部、技術部聯(lián)合進行審核認定,生產(chǎn)部主要負責對該企業(yè)以前交貨情況給予評價,質(zhì)量部主要負責對該企業(yè)前期供貨質(zhì)量給予評價,用戶服務部主要負責對該企業(yè)在用戶現(xiàn)場的表現(xiàn)給予評價,財務部主要負責對該企業(yè)產(chǎn)品價格給予認定,技術部主要負責對該企業(yè)技術能力給予評價,經(jīng)各方確定合格后,方能與該企業(yè)簽訂戰(zhàn)略合作伙伴協(xié)議。

物資采購供應工作是企業(yè)管理中的重要一環(huán),而采購價格控制是物資采購管理中的重要一環(huán)。物資采購不僅僅是物的問題,因此價格控制的本質(zhì)也不是以價論價的過程,它的本質(zhì)是建立一套適應市場發(fā)展的管理機制,是規(guī)范物資采購的手段,是企業(yè)精細化管理、降低產(chǎn)品成本的一個極為重要方面。