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提高時(shí)間利用率的20條法則

你為何如此忙碌?是忙那些能讓你、團(tuán)隊(duì)和組織奔向愿景的重要事務(wù)嗎?還是僅僅為忙碌而忙碌?在《要事第一》中，斯蒂芬·柯維、羅杰·梅里爾和麗貝卡·梅里爾寫道：“人們期望我們忙碌，超負(fù)荷工作。在當(dāng)今社會(huì)，‘忙已逐漸成為身份的象征——如果忙，我們就是重要人物；如果不忙——我們簡直羞于承認(rèn)……通過忙碌，我們會(huì)得到安全感。忙，是種流行病，也讓人上癮。忙，更為我們沒時(shí)間處理要事找了個(gè)好借口。”

想不瞎忙嗎?我把令自己受益無窮的時(shí)間管理法奉獻(xiàn)給你：

清楚時(shí)間花到了哪兒。用一份時(shí)間記錄來了解你忙碌的效率。這需要堅(jiān)持去做，得到的進(jìn)步和個(gè)人效能提升也是無法估量的。請連續(xù)幾周(最好一個(gè)月)以15分鐘為單位記錄你從起床到睡覺是怎樣度過全天的。在開始之前，先給活動(dòng)分類，如閱讀、學(xué)習(xí)、開會(huì)、和家人共處、放松、行路、打電話、拜訪、準(zhǔn)備、做計(jì)劃等。記錄之前，算算每項(xiàng)活動(dòng)需要花費(fèi)多長時(shí)間。記錄完成后，把預(yù)計(jì)時(shí)間跟實(shí)際所用時(shí)間對比。然后，再看時(shí)間耗費(fèi)跟實(shí)現(xiàn)愿景、增加價(jià)值、改善處境有無關(guān)系。找出需要改進(jìn)的關(guān)鍵領(lǐng)域。

計(jì)劃時(shí)間。使用時(shí)間組織系統(tǒng)或筆記本電腦，列出與你的焦點(diǎn)和處境有關(guān)的每周或每月活動(dòng)清單(這樣，你就會(huì)總做最重要的事情)。周末或周一早晨第一件事就是規(guī)劃出新的一周。每天早上重新安排當(dāng)天活動(dòng)和計(jì)劃的優(yōu)先權(quán)。

實(shí)踐“服務(wù)式領(lǐng)導(dǎo)”。把回電話和回復(fù)信息作為每日重中之重。

如果有些事務(wù)同等重要，那么先做你最討厭的。這樣就移除了全天工作的障礙：免除擔(dān)心，免除擱置。這也可以保證你不一拖再拖，直至出了婁子。最棘手的工作一旦完成，其他事就好辦了。

不做“時(shí)間浪費(fèi)者”。請有效利用路途和等待的時(shí)間。我總是很吃驚于許多經(jīng)理人居然把安靜、不受干擾的飛行時(shí)間用來看電影、睡覺、翻閱休閑雜志或者閑聊。在飛機(jī)上，我已經(jīng)讀完幾十本書和文章，收發(fā)了許多郵件，寫下無數(shù)專欄、評論文章和圖書章節(jié)，并準(zhǔn)備了多場演講。如果你認(rèn)為這是休閑時(shí)間，請檢查一下時(shí)間記錄。我敢說，你在這么高效的時(shí)間內(nèi)沒有完成的工作將占去你周末或晚上和家人共處的時(shí)光，或者犧牲你認(rèn)為寶貴的其他東西。

在車?yán)锓乓徊渴謾C(jī)，用它來收發(fā)語音郵件或打電話。如果長途行駛，那么可在來回路上聯(lián)絡(luò)很多人。在乘出租車來回機(jī)場的路上你也可以充分利用時(shí)間。

去開會(huì)或赴約時(shí)，請帶上一本書、雜志、郵件或其他閱讀材料。把交通阻塞或無法順利找到目的地而耽擱的時(shí)間利用起來。如果你早到或者需要等待，那就開讀吧(或打幾個(gè)電話)。

設(shè)立一個(gè)音像庫，在汽車?yán)锫犓鼈?。過去數(shù)十年，我“參加”了幾十個(gè)會(huì)議(是聽錄制并出售的演講錄音帶)，堵車時(shí)“讀”了無數(shù)本書，聽了很多專家的講授。帶一個(gè)袖珍隨身聽來隨時(shí)記錄想法，以方便之后溫習(xí)和存檔。

當(dāng)今的科技發(fā)展(有筆記本電腦、手機(jī)、電子郵件等)讓你處處部能工作。如果你常出門，請投資未來，投資這些科技產(chǎn)品。

花時(shí)間學(xué)學(xué)怎樣使用高科技產(chǎn)品的省時(shí)功能。

開始每個(gè)項(xiàng)目或活動(dòng)前，請問：“我的目標(biāo)是什么?”或“我想要什么樣的結(jié)果?”我發(fā)現(xiàn)明確章節(jié)撰寫目的、演講目標(biāo)和準(zhǔn)備詳細(xì)大綱的時(shí)間很值得花。我來回琢磨“在這兒我想說什么?”“我的主旨是什么?”有時(shí)花在這上面的時(shí)間跟花在寫作上的一樣多。有了這種“投資”，我覺得工作最終完成得既清楚又高質(zhì)。

學(xué)會(huì)如何主持高效會(huì)議。低效會(huì)議浪費(fèi)你和別人的大量寶貴時(shí)間。高效能領(lǐng)導(dǎo)者準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束會(huì)議，有明確的會(huì)議目標(biāo)和議程，按部就班地討論，把干擾降到最低并有效地處理分歧。這是技巧問題。請學(xué)會(huì)改進(jìn)，以為大家節(jié)省時(shí)間。

每天早晨上班前，不受干擾地在家里工作或?qū)W習(xí)一兩個(gè)小時(shí)。有段時(shí)間，辦公室離我家只有30分鐘車程，我會(huì)在家中工作到9：30再去。這樣，我能用手機(jī)聯(lián)絡(luò)正常上班的人，也可避開交通擁堵。

在個(gè)人高峰狀態(tài)做最需要?jiǎng)?chuàng)造性的腦力工作。如果你習(xí)慣早起，那就早上做；如果你是夜貓子型，那就留待晚上做。

學(xué)會(huì)拒絕。

不要讓團(tuán)隊(duì)成員“委派”任務(wù)給你。挖掘、引導(dǎo)、授權(quán)并激發(fā)他們，但不要替他們工作。

把大任務(wù)分成小部分，然后確立小的連續(xù)性目標(biāo)。特里?？怂故俏粖^進(jìn)的年輕加拿大人，他因癌癥失去雙腿。為了集資用于癌癥研究，他用一只假腿跑了3000多英里，相當(dāng)于每天跑一個(gè)馬拉松(大約26英里)。他行進(jìn)時(shí)，短期目標(biāo)只有一個(gè)一“到下個(gè)電話亭”。

發(fā)展、應(yīng)用并不斷改進(jìn)你的“PODS”方法。“P”是確立優(yōu)先順序(Priority)，“O”是學(xué)會(huì)組織(Organisation)，“D”是約束自己(Discipline)，“S”是建立體系(System)——如給文件編碼、把物品放在固定位置以方便拿取等。

不要過度計(jì)劃和優(yōu)先安排時(shí)間。利用日常工作中的戰(zhàn)略性機(jī)遇、敲門的機(jī)會(huì)、不期而遇的人或意外電話往往帶來微小卻重要的機(jī)會(huì)，幫你離愿景更近。這些事情無法提前規(guī)劃。如果它們與要事相關(guān)，那就努力追尋；如果不相關(guān)，那就繼續(xù)向前。不要被僵硬的計(jì)劃或日程安排束縛死了。因此，我們更需要確定每日優(yōu)先事務(wù)。如果你只完成其中兩項(xiàng)，那要保證它們是最重要的。

不要設(shè)定不切實(shí)際(不符當(dāng)前情況、個(gè)人能力和習(xí)慣)的個(gè)_人突破目標(biāo)，否則注定失敗。這也是許多速成節(jié)食法和新年愿望落空的原因。不斷積累小小的成功和新習(xí)慣，慢慢聚起向前進(jìn)步的動(dòng)力和信心。

在《更美好的活法》中，個(gè)人效能專家奧格·曼狄諾說得很對：“無論你擁有多少財(cái)富或多么成功，如果目標(biāo)迫使你工作，日復(fù)一目，年復(fù)一年，如此漫長艱辛而致沒有任何時(shí)間留給自己和所愛的人，那么這種目標(biāo)無疑是種宣判——種讓人終身痛苦的宣判?！?/p>