董四全

摘 要:企業(yè)大型慶典活動是企業(yè)根據(jù)自身經(jīng)營發(fā)展的要求,所組織開展的向社會各界展示企業(yè)形象的一種組織行為。在大型慶典活動的組織工作中,要注意體現(xiàn)慶典的特色,安排好慶典的具體內(nèi)容,注意力應(yīng)重點(diǎn)放在出席者的確定、來賓的接待、環(huán)境的布置、慶典的程序以及慶典活動細(xì)節(jié)銜接等方面。

關(guān)鍵詞:慶典活動 策劃組織 資源投入 經(jīng)驗(yàn)建議

中圖分類號:F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)11-260-02

黃河龍口水利樞紐首臺機(jī)組并網(wǎng)發(fā)電慶典儀式已于2009年9月18日在龍口現(xiàn)場成功舉行。來參加龍口樞紐首臺機(jī)組并網(wǎng)發(fā)電慶典儀式的來賓,對此次慶典活動的策劃組織和整體效果給予了較高的評價(jià)。筆者通過親身參與此次活動的組織實(shí)施,對企業(yè)大型慶典活動的組織有一些收獲和思考。

企業(yè)大型慶典活動是企業(yè)根據(jù)自身經(jīng)營發(fā)展的要求,所組織開展的向社會各界展示企業(yè)形象的一種組織行為。慶典活動的規(guī)模與氣氛代表著企業(yè)自身的風(fēng)范與實(shí)力。要成功籌備組織慶典活動,取決于以下幾個(gè)方面:

一、慶典活動的成功組織,必須得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

慶典一經(jīng)決定舉行,即成立對此全權(quán)負(fù)責(zé)的慶典籌備組織機(jī)構(gòu)。成員通常應(yīng)由企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)、具體承辦部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員組成。慶典籌備組織機(jī)構(gòu)人員組成的高層化,可以確保為慶典活動提供強(qiáng)有力的組織和資源保障。在慶典籌備組織機(jī)構(gòu)內(nèi),應(yīng)根據(jù)慶典活動具體工作需要,下設(shè)若干專項(xiàng)工作小組,在會務(wù)組織、現(xiàn)場接待、文秘宣傳、現(xiàn)場布置、車輛交通、安全保衛(wèi)、財(cái)務(wù)等各方面分工負(fù)責(zé),銜接到位。各工作組應(yīng)明確負(fù)責(zé)人、組成人員和工作職責(zé)分工,各組之間加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào),積極主動開展各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,將慶典活動可能涉及的各種情況考慮周全,責(zé)任落實(shí)到人,分工合作,密切配合,保證慶典活動圓滿成功。

二、慶典活動的成功組織,必須要有一個(gè)全面、具體、操作性強(qiáng)的慶典活動總體策劃

慶典策劃時(shí)要注意以下幾個(gè)方面:

1.要體現(xiàn)出慶典的特色:慶典是慶?；顒拥囊环N形式,要求每一項(xiàng)具體活動都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重,不論是舉行慶典的具體場合、慶典進(jìn)行過程中的某個(gè)具體場面,還是全體出席者的情緒、表現(xiàn),都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡快、喜悅的氣氛。這樣慶典的宗旨——塑造企業(yè)良好形象,展示企業(yè)雄厚實(shí)力和美好的發(fā)展前景,展示企業(yè)員工的良好精神面貌和干部隊(duì)伍的凝聚力、戰(zhàn)斗力,擴(kuò)大企業(yè)在社會各界的影響力,才能夠真正地得以貫徹落實(shí)。

2.要安排好慶典的具體內(nèi)容。慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色,應(yīng)當(dāng)在其具體內(nèi)容的安排上,得到全面的體現(xiàn)。從慶典活動組織者的角度來考慮,慶典的內(nèi)容安排,至少要注意出席者的確定、來賓的接待、環(huán)境的布置以及慶典的程序等四大問題。

(1)精心確定好慶典的出席人員名單。確定慶典的出席者名單時(shí),始終應(yīng)當(dāng)以慶典的宗旨為指導(dǎo)思想。慶典的出席者通常應(yīng)包括如下人士:一是上級領(lǐng)導(dǎo)。上級主管部門和地方黨政領(lǐng)導(dǎo),大都對企業(yè)的發(fā)展給予過關(guān)心、指導(dǎo)和幫助。邀請他們參加,主要是為了表示感激之心。二是企業(yè)主要合作單位的領(lǐng)導(dǎo),請他們來一方面是表示感謝,一起分享成功的喜悅;另一方面也是為了加深彼此聯(lián)系,溝通情況,聯(lián)絡(luò)感情,奠定今后進(jìn)一步合作的良好基礎(chǔ)。三是新聞媒體。主動與他們合作,將有助于媒體公正地介紹企業(yè)發(fā)展成就,進(jìn)而有助于社會各界加深對本企業(yè)的了解和認(rèn)同,擴(kuò)大企業(yè)的影響力。四是所在地相關(guān)單位。請他們參加本單位的慶典,會使對方進(jìn)一步了解、尊重、支持本企業(yè)工作,或是給予更多的方便。五是本企業(yè)員工。員工是企業(yè)的主人,企業(yè)每一項(xiàng)成就的取得,都離不開他們的兢兢業(yè)業(yè)和努力奮斗。以上名單一經(jīng)確定,就應(yīng)盡早發(fā)出邀請。鑒于慶典的出席人員甚多,牽涉面極廣,故不到萬不得已,均不許將慶典取消、改期或延期。

(2)精心安排好來賓的接待工作。通過主辦方熱心細(xì)致的接待工作,使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意,從而使每位來賓都能心情舒暢。

慶典的接待小組,原則上應(yīng)由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達(dá)能力和應(yīng)變能力較強(qiáng)的對口接待部門負(fù)責(zé)人和青年員工組成。接待小組成員的具體工作有以下幾項(xiàng):來賓的迎送,來賓的引導(dǎo),來賓的陪同,來賓的招待。凡應(yīng)邀出席慶典的來賓,絕大多數(shù)人對本單位都是關(guān)心和友好的。因此,當(dāng)他們光臨時(shí),主人沒有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待。

(3)精心布置好慶典儀式的現(xiàn)場。舉行慶典儀式的現(xiàn)場,是慶典活動的中心地點(diǎn)。對它的安排布置是否恰如其分,往往會直接關(guān)系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。慶典會場選擇時(shí),需要通盤考慮的主要問題有:一是地點(diǎn)的選擇。在選擇具體地點(diǎn)時(shí),應(yīng)結(jié)合慶典的規(guī)模、影響力以及本單位的實(shí)際情況來決定。慶典活動舉行場地確定后,應(yīng)提前組織進(jìn)行考察,結(jié)合慶典設(shè)備用品的數(shù)量、大小及參加活動的人員數(shù)量,必須考慮到治安、交通、環(huán)保、消防等方面的不利因素,做好應(yīng)急防范準(zhǔn)備。同時(shí)慶典會場臨時(shí)水源、電源的設(shè)置要合理,保障安全。二是環(huán)境的美化。在反對鋪張浪費(fèi)的同時(shí),應(yīng)當(dāng)量力而行,美化慶典舉行現(xiàn)場的環(huán)境,烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛。三是場地的大小。在選擇舉行慶祝儀式的現(xiàn)場時(shí),現(xiàn)場的大小應(yīng)與出席者人數(shù)的多少成正比。四是音響的準(zhǔn)備。在舉行慶典之前,務(wù)必要把音響準(zhǔn)備好。尤其是供來賓們講話時(shí)使用的麥克風(fēng)和傳聲設(shè)備,在關(guān)鍵時(shí)刻,絕不允許出現(xiàn)問題,讓主持人手忙腳亂。在慶典舉行前后,播放一些喜慶、歡快的樂曲。對于播放的樂曲,應(yīng)先期進(jìn)行審查。五是要充分考慮季節(jié)和天氣因素,做好相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案準(zhǔn)備。

(4)精心擬訂好慶典的具體程序。擬訂慶典的程序時(shí),有兩條原則必須堅(jiān)持:第一,時(shí)間宜短不宜長。慶典儀式應(yīng)以一個(gè)小時(shí)為限,一方面確保其效果良好,同時(shí)也是對全體出席來賓的尊重。第二,程序宜少不宜多。

三、慶典活動的成功組織,關(guān)鍵在于將策劃付諸于實(shí)施

1.選擇好專業(yè)禮儀公司。組織大型慶典活動,一般來講,主辦方往往存在慶典活動經(jīng)驗(yàn)不足的情況?？紤]慶典活動的前期籌備心理壓力比較大,加之開業(yè)慶典過程中還要照應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)和來賓,對開業(yè)慶典活動的全程管理不具備相應(yīng)條件。為使慶典活動達(dá)到預(yù)期的效果,起到其應(yīng)有的作用,避免活動的脫節(jié),應(yīng)該將慶典活動的全過程交給有豐富經(jīng)驗(yàn)、實(shí)力雄厚、信譽(yù)良好的專業(yè)禮儀服務(wù)公司來完成,可使主辦方節(jié)約不少精力,專注于會務(wù)組織和來賓接待方面。禮儀公司確定后,應(yīng)及時(shí)和禮儀公司溝通交流慶典活動的組織安排和進(jìn)展情況,最大化地發(fā)揮禮儀公司的專業(yè)作用,充分尊重和傾聽禮儀公司專業(yè)人員的咨詢經(jīng)驗(yàn),確保慶典活動組織專業(yè),細(xì)節(jié)銜接到位。

2.加強(qiáng)與地方政府和公安部門的協(xié)調(diào)。應(yīng)提前一周左右將慶典計(jì)劃報(bào)地方政府和公安部門審批,最好當(dāng)面接洽,表示企業(yè)對慶典活動的重視和對對方的尊重,爭取對方的支持。在活動結(jié)束后,對地方政府、公安和交通主管部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)予以回訪,表示感謝,增進(jìn)友誼,以便形成長期的合作關(guān)系。

3.慶典活動組織中,應(yīng)調(diào)動本企業(yè)范圍內(nèi)的人、財(cái)、物資源,選擇能辦事、會辦事、辦實(shí)事,組織協(xié)調(diào)和執(zhí)行力強(qiáng)的人員參與到慶典活動組織工作中,尤其是要盡早確定慶典活動的總協(xié)調(diào)人和各工作組負(fù)責(zé)人。人員明確后,應(yīng)強(qiáng)調(diào)組織紀(jì)律,做到組織下達(dá)的指令清晰而明確,信息溝通順暢而統(tǒng)一,工作人員令行禁止。

4.慶典活動前期籌備中涉及方方面面的事情比較多,慶典籌備組織機(jī)構(gòu)應(yīng)每日召開會議,及時(shí)溝通情況,研究布置相關(guān)工作,明確細(xì)節(jié)銜接方面的原則和要求,落實(shí)慶典議程、會場布置、現(xiàn)場音響、電源(含備用電源)、天氣狀況、防雨預(yù)案、安全保衛(wèi)、交通和車輛安排等方面的細(xì)節(jié)安排和銜接,做好各項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案,明確會場秩序維護(hù)和發(fā)生緊急情況時(shí)的疏散順序。在慶典活動前2～3天提前組織檢查落實(shí)和預(yù)案演練,便于具體工作人員執(zhí)行。

5.慶典活動的新聞宣傳工作應(yīng)提前安排到位。在確定了邀請的新聞單位后,安排新聞記者提前進(jìn)場熟悉本單位情況,選擇好現(xiàn)場拍攝機(jī)位,組織好新聞通稿,做好現(xiàn)場采訪安排,確保達(dá)到預(yù)期的宣傳效果。

6.選擇合適禮品和宣傳用品。慶典活動確定后,應(yīng)立即研究布置慶典活動預(yù)算和禮品采購,安排專人考察落實(shí)禮品采購工作,確保在慶典活動舉行前一周全部采購到位。

7.教育本單位的全體員工以主人翁的身份熱情待客,有求必應(yīng),主動相助。接待貴賓時(shí),需由本單位主要負(fù)責(zé)人親自出面。

(作者單位:黃河萬家寨水利樞紐有限公司 山西太原 030002)(責(zé)編:若佳)