沈亮

(淮海工學(xué)院東港學(xué)院，江蘇 連云港 222069)

1 引言

隨著網(wǎng)絡(luò)的日益普及和全球信息化進(jìn)程的發(fā)展，Internet技術(shù)及其應(yīng)用以及電子商務(wù)的發(fā)展，給工作和日常生活等各個方面帶來了深刻的影響。網(wǎng)絡(luò)的普及已為辦公自動化提供了方便條件，創(chuàng)造了一個集成化的辦公環(huán)境。辦公自動化(Office Automation)，簡稱OA，是指應(yīng)用各種信息技術(shù)和集成技術(shù)，充分有效地利用信息去完成各種辦公業(yè)務(wù)?；谛@網(wǎng)的學(xué)校辦公自動化，就是充分利用校園網(wǎng)資源，建立一個適應(yīng)學(xué)校管理，提高教學(xué)質(zhì)量，方便教師、學(xué)生進(jìn)行教學(xué)研究、自主學(xué)習(xí)和資料查詢的信息平臺?；谛@網(wǎng)的辦公自動化系統(tǒng)的使用，使學(xué)校擺脫了傳統(tǒng)的辦公模式，實現(xiàn)了無紙化辦公，提高了工作效率，豐富了校園網(wǎng)的應(yīng)用。

2 辦公自動化的發(fā)展階段及其實現(xiàn)目標(biāo)

辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了三個階段，即以桌面字處理工具為典型的個人辦公工具軟件階段，基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫技術(shù)階段和基于符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)Internet的平臺應(yīng)用階段。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，國際上辦公自動化的發(fā)展趨勢是：辦公自動化設(shè)備向高性能、多功能、復(fù)合化和系統(tǒng)化發(fā)展；整個辦公自動化系統(tǒng)將向網(wǎng)絡(luò)寬帶化、數(shù)字化、智能化、無紙化、綜合化等方面發(fā)展；采用計算機(jī)的辦公工作站將向能同時處理文字、數(shù)據(jù)、圖形、圖像和聲音等多功能發(fā)展。通信在辦公自動化系統(tǒng)中的地位將進(jìn)一步增強(qiáng)，可以利用多種通信媒質(zhì)的接續(xù)，建立全球性的通信網(wǎng)絡(luò)體系發(fā)展電子商務(wù)與實施政府上網(wǎng)工程。

從信息處理的內(nèi)容來看，辦公自動化可分為行文處理自動化、事務(wù)處理自動化和輔助決策自動化三個層面。

對于學(xué)校來說，學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)可實現(xiàn)的基本目標(biāo)主要有：建立學(xué)校內(nèi)部經(jīng)濟(jì)、方便、快捷的通訊平臺；實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部動態(tài)信息的及時反饋、收集，指導(dǎo)學(xué)校工作的良性循環(huán)；實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部科技圖書、資料、文書以及科技檔案、人事檔案的有效管理；實現(xiàn)學(xué)校行政管理及督辦、查辦的自動化管理等方面。

3 辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)造形式

利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建立辦公自動化系統(tǒng)可有多種選擇，以下簡要介紹幾種目前市面流行的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)的軟件和模式。

3.1 Client/Server結(jié)構(gòu)型系統(tǒng)：一般以數(shù)據(jù)庫和客戶端的兩層結(jié)構(gòu)實現(xiàn)，也有加入中間件的三層或多層結(jié)構(gòu)，在OA早期是標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)模式。其最具有代表性的幾種開發(fā)和使用環(huán)境為：Client端采用Powerbuilder或VB、VC等工具開發(fā)，而Server端則采用大型關(guān)系數(shù)據(jù)庫如SQL、SERVER、ORACLE等進(jìn)行集中數(shù)據(jù)處理。其突出的缺點是無法滿足現(xiàn)在的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)辦公和移動辦公。

3.2 Browser/Server結(jié)構(gòu)型系統(tǒng)：具有較高的靈活性及易用性，主要的開發(fā)與維護(hù)集中在web服務(wù)端，客戶端只需安裝瀏覽器，操作簡單，可發(fā)布靜態(tài)與動態(tài)信息，通過公共網(wǎng)關(guān)接口(CGI)能夠很好與數(shù)據(jù)庫結(jié)合，提供大量的動態(tài)數(shù)據(jù)，并通過代理服務(wù)器技術(shù)發(fā)布企業(yè)內(nèi)外信息。

3.3 工作流 (事務(wù)流)型系統(tǒng)：采用Lotus Notes開發(fā)的工作流型辦公系統(tǒng)，其數(shù)據(jù)方式也采用Client/Server結(jié)構(gòu)，只不過其后臺(Server)運(yùn)行的不是傳統(tǒng)的大型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，而是Notes特有的文檔型數(shù)據(jù)庫。

3.4 基于Internet/Intranet的系統(tǒng)：通過操作簡單、功能豐富、通用性強(qiáng)的瀏覽器運(yùn)行，適合單位內(nèi)外集群辦公。在Internet/Intranet上用瀏覽器方式開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)，可以直接利用因特網(wǎng)上成熟的電子郵件技術(shù)、信息收集能力以及可以無限延伸的信息節(jié)點等技術(shù)優(yōu)勢，而且瀏覽器這種界面格式已被人們廣泛接受，大多數(shù)用戶能夠快速無障礙操作。

4 基于Internet/Intranet的辦公自動化系統(tǒng)

4.1 該應(yīng)用系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)：設(shè)計和開發(fā)基于Internet/Intranet的自動化辦公系統(tǒng)，可以采用客戶機(jī)-應(yīng)用服務(wù)器-數(shù)據(jù)庫服務(wù)器三層體系結(jié)構(gòu)。將瀏覽器作為客戶機(jī)的主要工具，來訪問服務(wù)器端的資源，包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。瀏覽器具有個性化自適應(yīng)力和Internet/Intranet資源定位與管理能力的通用前端，且可實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的無縫連接和訪問，同時與服務(wù)器相配合，來提供完整的訪問控制和保密。應(yīng)用服務(wù)器兼有Internet/Intranet相關(guān)功能和防火墻與代理功能，集成對數(shù)據(jù)庫的接口，既支持客戶端的信息創(chuàng)建與發(fā)布，又支持辦公文檔的填寫、簽發(fā)和傳遞，并與瀏覽器相呼應(yīng)以實現(xiàn)完整的安全管理和防護(hù)體系。

4.2 建立與開發(fā)該應(yīng)用系統(tǒng)的基本方法：通過學(xué)校的校園網(wǎng)來開發(fā)和建立基于Internet/Intranet辦公自動化系統(tǒng)的基本方法是：將校園網(wǎng)的WEB服務(wù)器，通過防火墻與外部Internet聯(lián)接，同時在服務(wù)器上建立大型數(shù)據(jù)庫以存儲和管理單位內(nèi)部的各種信息，并安裝到WEB Server端。對于用戶工作站則只需安裝瀏覽器即可，通過瀏覽器登錄內(nèi)部網(wǎng)即可進(jìn)行辦公事務(wù)處理，需要時在辦公自動化軟件里就可以直接（經(jīng)授權(quán)）訪問外部Internet，以便獲取所需信息。同時本集團(tuán)內(nèi)部的異地用戶或本單位人員外出時，也可以在異地直接通過Internet訪問單位內(nèi)部的WEB服務(wù)器（經(jīng)授權(quán)），進(jìn)行辦公事務(wù)處理。

4.3 系統(tǒng)的設(shè)計：系統(tǒng)的設(shè)計主要包括網(wǎng)絡(luò)及硬件設(shè)計、系統(tǒng)的環(huán)境設(shè)計、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、交互式網(wǎng)頁設(shè)計、安全性設(shè)計等幾個方面。在設(shè)計過程中要充分考慮已有的校園網(wǎng)資源，使得校園網(wǎng)用戶能夠以最小的代價加入到辦公自動化系統(tǒng)中。結(jié)合ASP技術(shù)，用JavaScript分別編寫服務(wù)器端和客戶端程序，利用ODBC技術(shù)連接數(shù)據(jù)庫，就可以建立起相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)，而在安全方面的設(shè)計主要可以通過以下方法來實現(xiàn)：首先在校園網(wǎng)和外網(wǎng)之間安放防火墻,防止黑客攻擊；其次在服務(wù)器端對允許訪問的地址進(jìn)行限制,只允許學(xué)校管理人員的計算機(jī)登陸；第三使用對象進(jìn)行注冊認(rèn)證（用戶管理）；第四對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密等。

4.4 系統(tǒng)的基本功能主要包括用戶賬號和權(quán)限管理、公文信息管理（發(fā)布與接收等）、通告信息管理、會議管理、員工信息管理等方面。

5 結(jié)束語

隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展,Internet的應(yīng)用已經(jīng)深入到工作生活的各個層次。目前,Internet已成為單位、社會團(tuán)體及個人之間信息交換、交流的主要途徑。借助于Internet方式的辦公自動化系統(tǒng),可以方便地與網(wǎng)上各種應(yīng)用系統(tǒng)相連接。隨著信息化建設(shè)步伐的加快，隨著因特網(wǎng)資源的不斷豐富，其功能、信息管理范圍也必將得到擴(kuò)展，未來的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)必將是一個高速、寬帶化、數(shù)字化、智能化的信息高速公路,屆時將給人們的辦公觀念和行為方式帶來新的變革。

[1]吳紫標(biāo),夏榕.淺議在Internet環(huán)境下的辦公自動化.科技管理研究,2004,3:111-113

[2]楊振寧,田欣.基于校園網(wǎng)的辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn).教育信息化,2003,8

[3]張?zhí)鞓?董曉繪.Internet環(huán)境的辦公自動化系統(tǒng)及其優(yōu)勢.辦公自動化,2005,3:27-29