檔案管理電子化建設(shè)的必要性

田欣

（哈爾濱市軍隊(duì)離退休干部第四休養(yǎng)所，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 前言

眾所周知，人事檔案中蘊(yùn)藏著豐富的信息資源。人力資源開(kāi)發(fā)、管理，不僅需要人事檔案提供諸如員工基本情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)職稱等信息，還需要它提供反映員工創(chuàng)新能力、管理能力、性格特點(diǎn)、敬業(yè)精神、職業(yè)道德等信息，后者恰恰是目前企事業(yè)單位人事檔案中所沒(méi)能或記載不全面的。即便人事檔案中有考核材料，但在形式和內(nèi)容等方面也不能滿足企業(yè)人力資源管理的需要。因此，必須探索和研究人力資源管理體系中企事業(yè)單位人事檔案管理的新模式。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案重視意識(shí)淡薄。

隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和人事制度改革的進(jìn)一步深化，以“雙向選擇”為特征的人才流動(dòng)日趨活躍，人才流動(dòng)的結(jié)果打破了多年來(lái)不同所有制身份對(duì)人才合理流動(dòng)的禁錮。部分人在重新?lián)駱I(yè)過(guò)程中追求自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，認(rèn)為人事檔案是組織政治化的產(chǎn)物，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)適者生存，保存過(guò)去形成的人事檔案已失去現(xiàn)實(shí)意義，放棄舊的一切，才利于開(kāi)創(chuàng)新的局面，于是就存在新招聘人員的檔案還長(zhǎng)期滯留在原單位或人才交流機(jī)構(gòu)，已解除勞動(dòng)關(guān)系的員工檔案卻未能“檔隨人走”的現(xiàn)象。另一方面，部分傳統(tǒng)觀念對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，片面認(rèn)為，人事檔案管理只是一項(xiàng)靜止、簡(jiǎn)單的工作，沒(méi)有必要耗費(fèi)太多時(shí)間與精力。因而，人事檔案管理往往一人多職，硬件設(shè)施不到位，管理不到位，致使檔案管理難以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2.2 檔案管理規(guī)范缺乏

由于對(duì)人事檔案重視意識(shí)的淡薄，就存在人事檔案管理規(guī)章制度不健全或有章不循等問(wèn)題。特別是在人事檔案的轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，缺乏對(duì)起始工齡和工齡的延續(xù)性、特殊情況工齡折算、勞動(dòng)合同簽訂的延續(xù)性等重要資料的檢查，該重要資料如有缺損，則檔案轉(zhuǎn)移次數(shù)越多越難以補(bǔ)充，對(duì)個(gè)人未來(lái)的切身利益影響越大。

在目前的人事檔案中，大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間、文化程度、工作經(jīng)歷等簡(jiǎn)單材料，而對(duì)反映本人德、能、勤、績(jī)、執(zhí)業(yè)資格評(píng)聘等動(dòng)態(tài)材料收集歸檔不全、不及時(shí)，致使檔案不能客觀地反映一個(gè)人的全貌，造成了人為的“斷檔”現(xiàn)象的發(fā)生。

2.3 檔案管理隊(duì)伍削弱

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大。

2.4 檔案利用價(jià)值不高

正是由于反映個(gè)人工齡認(rèn)定、勞動(dòng)合同簽訂的延續(xù)性、德能勤績(jī)的綜合考核、執(zhí)業(yè)資格評(píng)聘、職務(wù)升降等重要資料的不完善，輕視這些資料在人事檔案中的記錄，使得人事檔案不能客觀地反映本人的全貌，其利用價(jià)值被相對(duì)降低，從而導(dǎo)致企業(yè)對(duì)人事檔案管理意識(shí)的進(jìn)一步淡薄，并步入惡性循環(huán)的軌道。

3 實(shí)行電子化建設(shè)的必要性分析

檔案信息電子化就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和進(jìn)行不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段，但檔案管理要注意這方面的發(fā)展動(dòng)向，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求。即建設(shè)人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的實(shí)時(shí)管理與利用，為將來(lái)“信息高速公路”中有流轉(zhuǎn)的檔案信息打下基礎(chǔ)。

3.1 人事檔案電子化管理的作用

首先，可提高數(shù)據(jù)收集的時(shí)效性、遠(yuǎn)程化。如：手工信息加工工作模式從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，容易造成信息失效，影響檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)功能，在企業(yè)內(nèi)部各部門之間及時(shí)完成數(shù)字化檔案的信息加工工作。對(duì)原紙質(zhì)檔案中缺省的資料也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與相關(guān)單位取得聯(lián)系后進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸補(bǔ)充或更正。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集比較就有很大差異。

其次是可實(shí)現(xiàn)個(gè)人主要信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)化，使相關(guān)部門相關(guān)人員通過(guò)特定的途徑大幅度提高對(duì)電子化檔案的查閱速度，提高利用率。如：各職能管理部門可根據(jù)各自的需要，通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)在個(gè)人主要信息庫(kù)中建立工資、職稱、學(xué)歷、黨團(tuán)資料等數(shù)據(jù)查詢。人事檔案只有通過(guò)電子化管理使其功能得到充分的發(fā)掘，其利用價(jià)值才會(huì)真正體現(xiàn)出來(lái)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重視意識(shí)才會(huì)進(jìn)一步提高。

可彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案無(wú)法保存聲音、動(dòng)態(tài)圖像等多媒體資料的缺陷還可提高檔案管理人員的工作效率，減少管理人員數(shù)量。

因此，人事檔案的電子化管理在改變傳統(tǒng)工作模式的情況下，大大提高了工作效率、增添了檔案內(nèi)容提高了利用價(jià)值和降低了管理成本等。

3.2 轉(zhuǎn)變觀念積極推行人事檔案管理的電子化

計(jì)算機(jī)的普及和應(yīng)用，使辦公自動(dòng)化成為現(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的辦公形式產(chǎn)生了重大變革，這既是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，更是社會(huì)進(jìn)步的必然，也是基層企業(yè)提高工作效率的必然要求。檔案管理的電子化產(chǎn)生了諸多的包括聲音、圖像在內(nèi)的多媒體形式的檔案，這種檔案的存在意義和作用要比傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式檔案大的多，通過(guò)對(duì)電子檔案的科學(xué)分類、整理和歸檔可為今后的查考利用帶來(lái)許多重要的文字和數(shù)據(jù)、聲像資料，能夠做到快速、方便地為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確、全面的憑證與依據(jù)。可以說(shuō)，新世紀(jì)的檔案管理工作必然會(huì)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展而發(fā)展，二者將會(huì)結(jié)合的越來(lái)越密切。所以，盡快轉(zhuǎn)變觀念，積極推行檔案管理的電子化，對(duì)提高基層企業(yè)管理水平有著重要的作用。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)

檔案管理的電子化首先對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需精通有關(guān)檔案管理的規(guī)范要求、理論知識(shí)以及日常管理工作，也要掌握必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)，除了必須掌握的文字處理、排版以及文件、郵件的收發(fā)以外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作，并做好一些平常的管理維護(hù)工作，例如：經(jīng)常用殺毒軟件對(duì)計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行清除，對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定、歸檔、打印及磁盤備份。特別是對(duì)一些重要的需長(zhǎng)期保存的重要文檔的軟盤、硬盤和打印的三備份。為此，基層企業(yè)檔案管理人員要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，熟練掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用知識(shí)，最大限度地發(fā)揮作用。

3.4 對(duì)人事檔案電子化管理安全性的擔(dān)憂

電子文檔的管理工作在很多方面還存在著問(wèn)題，尤其是在文件的形成過(guò)程，其真實(shí)性、原始性、法律效應(yīng)及網(wǎng)上利用的安全問(wèn)題等問(wèn)題，還有待計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及通信技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展來(lái)加以解決。

4 結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理工作曾經(jīng)是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，幾十年的發(fā)展歷程也決定了它的歷史價(jià)值。新時(shí)代、新世紀(jì)的社會(huì)變革使它不得不面對(duì)挑戰(zhàn)，迎接變革。這一改變過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，而社會(huì)從來(lái)都是在問(wèn)題中前進(jìn)的，所以，要改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，從企業(yè)的局限中走到大社會(huì)中來(lái)，全面開(kāi)發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步。

[1]楊潤(rùn)珍、傅電仁：淺談檔案信息工作者信息素養(yǎng)的培養(yǎng)，《云夢(mèng)學(xué)刊》2003年第24卷第1期第124頁(yè).