深化檔案利用服務(wù)主動服務(wù)醫(yī)院發(fā)展

□董毓貴

一、強(qiáng)化檔案利用，推進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)

改革開放以來，我國醫(yī)院以工業(yè)現(xiàn)代化和科學(xué)技術(shù)現(xiàn)代化為基礎(chǔ)，以社會發(fā)展和生活方式的變革為契機(jī)，從單一醫(yī)療型醫(yī)院向綜合性醫(yī)療中心轉(zhuǎn)變，整體上形成了現(xiàn)代化醫(yī)院的生存和發(fā)展模式。隨著醫(yī)院現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，醫(yī)院信息交流量大量增加，醫(yī)院檔案工作亦呈現(xiàn)出許多新特點(diǎn)，醫(yī)院對檔案信息資源的利用價值更加重視，投入也不斷增加。為更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化與共享，最大限度地滿足社會的檔案信息需求，檔案部門要不斷探索新的管理模式和管理方法，充分利用自身優(yōu)勢，大力發(fā)掘館藏，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價值和檔案工作的社會價值。

二、檔案編研是深化檔案利用的重要途徑

檔案編研是檔案管理深化，檔案資料活化，檔案管理方式由載體的物質(zhì)管理進(jìn)入到信息管理層面的標(biāo)志，是檔案管理的高級形式。

1.檔案編研有利于醫(yī)院信息流的良性循環(huán)。檔案是醫(yī)院信息源的主體之一，具有依據(jù)和憑證、借鑒和參考作用。醫(yī)院檔案儲備的豐富程度常常是其技術(shù)潛力大小和有無發(fā)展后勁的一種標(biāo)志。加強(qiáng)檔案編研，有利于醫(yī)院信息流的良性循環(huán)，有利于提高醫(yī)院的競爭力。

2.檔案編研是提高檔案利用效率和效益的重要舉措。一是可以系統(tǒng)、科學(xué)、集中地利用檔案資料，有計(jì)劃、有步驟地把庫藏檔案進(jìn)行專題編研，奉獻(xiàn)給利用者，增強(qiáng)了檔案服務(wù)的主動性、針對性和實(shí)際效果；二是節(jié)省了利用者查找檔案的時間和精力。通過編研，可以增強(qiáng)檔案人員對庫藏的熟悉程度，強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，提高檔案人員綜合素質(zhì)，從而促進(jìn)檔案室整體工作水平的提高。如我院以檔案編研為龍頭，不僅提高了檔案人員的綜合素質(zhì)，也帶動了檔案室整體達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作——被評定為省一級綜合檔案室。

3.檔案編研有助于醫(yī)院的科技進(jìn)步和文化建設(shè)。醫(yī)院是科技密集型行業(yè)，科研是其中心工作任務(wù)。伴隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院檔案資料的數(shù)量將會越來越多。檔案材料的收集、整理和保管的過程，就是醫(yī)院文化不斷積累和發(fā)展的過程，檔案提供利用的過程也是醫(yī)院文化傳遞的過程。開展檔案編研工作，總結(jié)醫(yī)院文化發(fā)展歷史，弘揚(yáng)優(yōu)良傳統(tǒng)，必將有力地推動醫(yī)院的科技進(jìn)步和文化發(fā)展。

4.檔案編研工作有著突出的宣傳效果。20世紀(jì)90年代以來，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)展和醫(yī)療技術(shù)的不斷進(jìn)步，我院檔案室在資源、人員、設(shè)備和技術(shù)等方面不斷推陳出新，先后編研出版了《院志》、《大事記》、《系列資料匯編》等編研成果，還舉辦了永久性的院史陳列展覽。多視角、全方位地展現(xiàn)了醫(yī)院的歷史面貌，很好地宣傳了醫(yī)院在醫(yī)德醫(yī)風(fēng)和醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)方面的成就，拉近了醫(yī)患之間的距離，提高了檔案工作的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)了醫(yī)院全面發(fā)展。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案編研工作的幾點(diǎn)建議

1.加強(qiáng)主動宣傳，爭取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案編研工作的關(guān)鍵。平常宣傳不到位，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不了解或不完全了解，是導(dǎo)致重視不夠的重要原因。檔案部門投入的精力不足，檔案編研材料質(zhì)量不高，也是領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不起來的原因之一。為此，檔案部門既要主動向領(lǐng)導(dǎo)做好宣傳，同時也要努力做好檔案編研工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策及時提供相關(guān)的材料和數(shù)據(jù)，才能提高檔案工作在領(lǐng)導(dǎo)心目中的地位。在管理體制上，要向領(lǐng)導(dǎo)爭取讓檔案信息化和醫(yī)院信息化同步發(fā)展，建立管理科學(xué)、運(yùn)行敏捷的管理體系；在管理內(nèi)容上，要堅(jiān)決改變“重保管，輕利用”的錯誤觀念，重視并加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用；在考核內(nèi)容上，既要考核編研材料的數(shù)量，更要加大對編研材料的內(nèi)容、質(zhì)量和利用情況的考核力度。

2.多管齊下提高檔案人員的綜合素質(zhì)。

檔案編研工作要求編研人員不但要有較高的政治、文化素質(zhì)，而且要有較高的技術(shù)業(yè)務(wù)素質(zhì)；既要掌握檔案編研社會化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化的相關(guān)專業(yè)知識和技能，包括檔案文獻(xiàn)的編研能力、一定的外語基礎(chǔ)、基本的計(jì)算機(jī)能力，也要熟悉并掌握醫(yī)院經(jīng)營管理的流程。為了提高檔案人員的綜合素質(zhì)，既要結(jié)合實(shí)際調(diào)整檔案人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)，適時充實(shí)一些必要的非檔案專業(yè)的人才，同時對現(xiàn)職人員也要有一個完善的短、中、長期學(xué)習(xí)計(jì)劃。多從解決問題入手，采用脫產(chǎn)與半脫產(chǎn)相結(jié)合、集中學(xué)習(xí)與自學(xué)相結(jié)合、分類指導(dǎo)與現(xiàn)場觀摩相結(jié)合、實(shí)效經(jīng)驗(yàn)和與范例相結(jié)合的辦法，堅(jiān)持進(jìn)行綜合素質(zhì)培訓(xùn)。要建立健全學(xué)習(xí)培訓(xùn)的激勵機(jī)制，并作為管理升級達(dá)標(biāo)、業(yè)績考核和職稱評審的重要依據(jù)。

3.注重科學(xué)方法，找準(zhǔn)服務(wù)的“切入點(diǎn)”。

醫(yī)院檔案編研如果不立足醫(yī)院的實(shí)際情況，編研成果與需求脫節(jié)，對醫(yī)院的經(jīng)營管理沒有作用或作用不大，就失去了編研工作的意義。因此，醫(yī)院檔案編研工作一定要注重科學(xué)方法，重視選題選材，找準(zhǔn)服務(wù)“切入點(diǎn)”。一要牢固樹立主動服務(wù)的意識，認(rèn)真研究醫(yī)院在改革和建設(shè)發(fā)展過程中對檔案信息的利用需求，增強(qiáng)主動服務(wù)意識。二要根據(jù)需要確定編研計(jì)劃，對檔案材料進(jìn)行比較、篩選和精化。充分利用數(shù)字化檔案管理平臺，快速檢索、編輯和分析檔案信息，形成檔案編研成果的動態(tài)更新知識庫，為持續(xù)開展檔案編研工作提供知識積累，提高編研水平和質(zhì)量。三要走編研“小而?！薄ⅰ靶《钡穆纷?達(dá)到整體專而精的目的。要利用多種方式方法，開展多種載體的檔案編研和廣泛的合作編研，改變“關(guān)門主義”為特征的編研方式。四要抓好編研選題，把握好選材標(biāo)準(zhǔn)。突出實(shí)際工作中利用比較頻繁的檔案，保證編研成果有較高的利用率。要發(fā)揮館藏的優(yōu)勢，對檔案信息進(jìn)行綜合分析研究，提出明確結(jié)論，為醫(yī)院經(jīng)營管理決策提供參考。

4.拓寬思路，積蓄優(yōu)勢推動檔案編研工作

館藏是編研工作賴以存在的物質(zhì)基礎(chǔ)。要努力豐富館藏，建立合理的檔案信息資源儲備，實(shí)現(xiàn)庫藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，改變庫藏單一的狀況。要加強(qiáng)院外史料的征集，彌補(bǔ)館藏的不足與缺憾。

檔案編研是一項(xiàng)長期的任務(wù)，不可能一揮而就。檔案部門應(yīng)該具備戰(zhàn)略眼光，破除急功近利的思想，既不能作數(shù)量上的硬性規(guī)定，也不能作時間上的限制要求。在保證編研質(zhì)量的前提下，應(yīng)當(dāng)給予編研人員更多的靈活性和更大的自由度，使其能有一個寬松的環(huán)境，靜下心來認(rèn)真研究，挖掘館藏中最具價值、最富特色的材料。