□ 湯宇輝

檔案管理數(shù)字化，是以檔案資料為主要對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。

一、檔案管理數(shù)字化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等程序在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式，要系統(tǒng)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有效性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此，檔案管理數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

檔案管理數(shù)字化可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。單純利用計(jì)算機(jī)輔助檔案著錄、存儲(chǔ)的時(shí)代是機(jī)讀時(shí)代不是數(shù)字化時(shí)代；檔案管理數(shù)字化可縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。利用者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，通過(guò)電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)；檔案管理數(shù)字化可使信息成果實(shí)現(xiàn)多份拷貝，同時(shí)送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，拓寬了服務(wù)范圍，提升了檔案作用；檔案管理數(shù)字化可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段，但檔案部門要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，以便使檔案管理工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求；檔案管理數(shù)字化可一次投入，多次產(chǎn)出，改變信息加工受經(jīng)費(fèi)、人力限制的狀況。

二、目前檔案管理數(shù)字化需要完善之處

檔案軟件缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，使用的計(jì)算機(jī)軟件類別多且不能互用，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，在規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性和共享性方面不盡人意，難以滿足檔案資源共享之要求。

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理數(shù)字化的前提是檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室檔案整理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這些也制約了檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。

現(xiàn)有檔案管理模式的轉(zhuǎn)型問(wèn)題。目前檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的檔案保存介質(zhì)是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

電子檔案在其形成、存貯和共享利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中的安全問(wèn)題。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案信息化應(yīng)用過(guò)程中存在的安全隱患問(wèn)題表現(xiàn)在數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用、基礎(chǔ)環(huán)境的技術(shù)方案、應(yīng)用系統(tǒng)和設(shè)備故障四方面。無(wú)論哪一方面存在問(wèn)題，都會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或者系統(tǒng)無(wú)法保持原有的有序的存貯狀態(tài)，這樣所造成的危害和損失是比較大的。

檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，決定因素是人，管理人員要有勝任崗位要求的知識(shí)層次和技術(shù)水平，不能僅僅停留于日常的計(jì)算機(jī)一般性操作。從目前看，許多檔案機(jī)構(gòu)缺乏現(xiàn)代技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案管理的數(shù)字化了。

三、推行檔案管理數(shù)字化應(yīng)采取的對(duì)策

建立檔案數(shù)字化管理制度。建議由上至下建立起統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管。避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過(guò)程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案材料的齊全完整。

完善系統(tǒng)建設(shè)。從高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求出發(fā)，系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初應(yīng)充分考慮到系統(tǒng)的安全應(yīng)急措施、數(shù)據(jù)的異地備份等硬件備份管理策略。同時(shí)要在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)建設(shè)、系統(tǒng)升級(jí)、人文策略、系統(tǒng)權(quán)限等方面加強(qiáng)安全管理，保證檔案電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性、穩(wěn)定性。

建立電子檔案應(yīng)用共享平臺(tái)。

在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上開(kāi)辟專區(qū)，以科室為單位分業(yè)務(wù)類別建立檔案目錄，目錄下按發(fā)生時(shí)間存放相關(guān)電子檔案資料。共享平臺(tái)按級(jí)次設(shè)置查訪權(quán)限，以供機(jī)關(guān)各科室自行查詢所需資料，避免各崗位人員的相互打擾，消除影響資源共享的其他因素，促進(jìn)整體工作效率的全面提高。

積極培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)人員。檔案信息數(shù)字系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響信息化水平的提高。檔案人員要做好電子文件的管理，既要懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)，又要懂得進(jìn)一步深化發(fā)展了的檔案學(xué)理論、原則和經(jīng)過(guò)改革的檔案管理方法與技術(shù)，才能為加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供充足的技術(shù)支持。

加強(qiáng)對(duì)軟硬件設(shè)備的更新維護(hù)，解決好電子檔案文件的保存問(wèn)題。隨著計(jì)算機(jī)不斷地升級(jí)更新?lián)Q代，對(duì)所有的電子檔案來(lái)講，它形成時(shí)所依賴的技術(shù)，往往是已經(jīng)過(guò)時(shí)的技術(shù)，這是科技進(jìn)步所帶來(lái)的必然結(jié)果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復(fù)制”，以適應(yīng)新的“生存環(huán)境”而不被“淘汰”。對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子檔案，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息丟失。同時(shí)，還應(yīng)該對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換，防止新技術(shù)不能處理舊問(wèn)題情況的發(fā)生。

做好電子檔案文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。

新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，檔案管理者必須對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，注重保護(hù)電子文件的原始信息，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改性文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

盡管檔案管理數(shù)字化的建設(shè)存在著許多難題，但是檔案管理的數(shù)字化還是未來(lái)檔案管理的發(fā)展方向，因?yàn)檫@是數(shù)字時(shí)代的大勢(shì)所趨，我們不可能獨(dú)立其外。不過(guò)我們應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的建設(shè)和發(fā)展是分階段的，其過(guò)程也是漫長(zhǎng)的。因此，檔案管理數(shù)字化的建設(shè)應(yīng)根據(jù)需要和可能的原則，區(qū)別輕重，分清步驟，依據(jù)條件，量力而行。