□任琍

醫(yī)院檔案管理必須適應(yīng)醫(yī)院工作創(chuàng)新發(fā)展的新形勢(shì)，不斷優(yōu)化檔案管理環(huán)境，創(chuàng)新檔案管理的手段，建立檔案管理科學(xué)體系，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，更好地服務(wù)于醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作。管理環(huán)境就像土壤，管理體系就好比樹的枝干，而服務(wù)工作就是枝葉、花朵和果實(shí)。沒(méi)有好的土壤，長(zhǎng)不出茁壯的樹木，也就結(jié)不出好的果實(shí)。我們應(yīng)努力為醫(yī)院檔案管理營(yíng)造良好的管理環(huán)境，構(gòu)建規(guī)范的管理體系，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)工作。

1、更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化。正確的現(xiàn)代化檔案管理理念對(duì)于檔案資源利用和醫(yī)院信息化具有重要的指導(dǎo)意義。檔案事業(yè)面臨著電子檔案的出現(xiàn)、信息技術(shù)的應(yīng)用、新型檔案載體的保管等諸多的挑戰(zhàn)，都亟待檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新，以新的觀念去迎接新的挑戰(zhàn)，努力從過(guò)去長(zhǎng)期封閉、半封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，從過(guò)去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變。

2、營(yíng)造良好的檔案工作環(huán)境。一方面，檔案管理人員必須著眼于現(xiàn)實(shí)，不斷創(chuàng)新檔案管理理念，提高自身素質(zhì)和工作水平，自覺(jué)加強(qiáng)檔案資源的存儲(chǔ)、加工、傳遞和共享工作，并且在資源優(yōu)勢(shì)理念的作用下充分發(fā)揮檔案資源在管理、創(chuàng)新中的巨大潛能。另一方面，廣大醫(yī)務(wù)工作者應(yīng)提高對(duì)醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識(shí)，尤其是信息科、醫(yī)教科、人事科等職能科室的兼職檔案管理人員，要具備一定的檔案管理意識(shí)和技能。

3、加強(qiáng)硬件建設(shè)，促進(jìn)管理手段現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的檔案管理手段很難適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要，應(yīng)投入必需的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)電子化、自動(dòng)化管理，發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢(shì)，提高工作質(zhì)量和效率。根據(jù)檔案館室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室、庫(kù)房，購(gòu)置工作必備的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案密集架；解決保護(hù)檔案必需的空調(diào)、除塵器、消防器材、安全監(jiān)控器等設(shè)備裝置，為目標(biāo)管理工作創(chuàng)造物質(zhì)條件。同時(shí)，選擇適合醫(yī)院檔案管理的軟件，并在檔案工作人員中開(kāi)展計(jì)算機(jī)操作和軟件使用培訓(xùn)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。在為醫(yī)院檔案管理努力營(yíng)造良好的管理環(huán)境的基礎(chǔ)上，還應(yīng)積極構(gòu)建規(guī)范的管理體系，充分利用現(xiàn)代科技的優(yōu)勢(shì)，用科學(xué)發(fā)展的眼光來(lái)對(duì)原有的體系進(jìn)行完善和改革。

(1)引入ISO9000質(zhì)量管理體系。我國(guó)的一些檔案館根據(jù)檔案管理國(guó)家法律法規(guī)及本單位實(shí)際，結(jié)合ISO9000質(zhì)量管理體系運(yùn)行模式，按照ISO“八項(xiàng)原則”特別是圍繞以“顧客為關(guān)注的焦點(diǎn)”與“持續(xù)改進(jìn)”兩個(gè)基本原則，明確檔案管理目標(biāo)，落實(shí)科室和個(gè)人責(zé)任，操作性評(píng)比性更強(qiáng)。醫(yī)院檔案管理引入全面質(zhì)量管理體系是完全可行的。檔案室作為醫(yī)院的一個(gè)部門，要參與到ISO9000國(guó)際質(zhì)量管理體系的建設(shè)中，結(jié)合科技事業(yè)單位檔案管理的有關(guān)文件、制度，編寫質(zhì)量體系文件，融合標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)管理程序文件化，定期接受全院內(nèi)審和外部評(píng)審，使檔案管理逐步走上規(guī)范、科學(xué)化、現(xiàn)代化軌道。

(2)完善制度，規(guī)范管理。隨著信息時(shí)代的到來(lái)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，一些檔案管理制度需要進(jìn)行修改和完善，可將檔案工作的“三納入”、“四同步”管理(即納入計(jì)劃規(guī)范、管理制度、部門負(fù)責(zé)人及專兼職人員職責(zé)范圍；與布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收鑒定各項(xiàng)工作同步)列入規(guī)章制度，付諸實(shí)施。制訂和完善醫(yī)院檔案管理實(shí)施辦法等制度；制定電子文檔、零散文件收集歸檔制度；明確檔案工作職責(zé)范圍及專兼職檔案人員崗位責(zé)任制；完善醫(yī)院檔案的收集、整理、保密、保管、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理、檔案的補(bǔ)充修改等項(xiàng)制度，將檔案管理工作正式納入醫(yī)院工作議事日程，全面系統(tǒng)地納入規(guī)范化、制度化管理的軌道。

(3)創(chuàng)新手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。醫(yī)院檔案科學(xué)化管理，是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，是檔案工作人員面臨的新課題。檔案管理的現(xiàn)代化形勢(shì)，迫使檔案工作人員要采用系統(tǒng)工程、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)目標(biāo)管理等科學(xué)的管理方法創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。

4、創(chuàng)新服務(wù)方式，發(fā)揮檔案價(jià)值作用，使之轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。醫(yī)院檔案部門必須由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域、擴(kuò)大服務(wù)范圍、創(chuàng)新服務(wù)方式，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的資源作用。

(1)擴(kuò)大服務(wù)范圍，充分利用檔案資源。醫(yī)院檔案部門要充分應(yīng)用現(xiàn)代科技，多渠道、多途徑地開(kāi)發(fā)檔案信息資源建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)。醫(yī)院檔案部門要適應(yīng)新形勢(shì)的要求，適應(yīng)日益增長(zhǎng)的社會(huì)需要，擺脫單純的業(yè)務(wù)觀點(diǎn)，充分利用檔案資源，努力拓展服務(wù)領(lǐng)域，多角度、多層次地為醫(yī)務(wù)人員、患者及社會(huì)公眾服務(wù)。

(2)創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，提高檔案利用價(jià)值。在檔案工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)型時(shí)期，傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式與現(xiàn)代檔案服務(wù)方式之間并非是“脫胎換骨”，而是“相輔相依”，兩者之間呈現(xiàn)出強(qiáng)烈的互補(bǔ)性。因此，醫(yī)院檔案部門應(yīng)根據(jù)社會(huì)檔案需求發(fā)展演變的客觀趨勢(shì)，在不斷優(yōu)化傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)地促進(jìn)檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。