條形碼是按照一定的編碼規(guī)則編制的,用以表達一組數(shù)字或字母符號信息的圖形標識符,條形碼與有條形碼識別功能的管理軟件、條形碼閱讀器配套使用具有自動閱讀識別作用,只要用掃描閱讀器掃過條形碼,計算機就可以快速、準確地自動識別并顯示物體的相關信息,具有準確度高、可靠性強、經(jīng)濟、實用等優(yōu)點。隨著計算機應用的不斷發(fā)展,目前條形碼技術已廣泛應用于商業(yè)、郵政、圖書、倉儲、設備管理、工業(yè)生產(chǎn)過程控制、交通等領域,檔案管理中引入條形碼技術,可方便檔案借閱存取登記,有利于進一步提高檔案管理的科學化、規(guī)范化和現(xiàn)代化水平,同時提高檔案工作效能。

目前條形碼制作一般使用專門的軟件、專用的標簽紙和碳帶、專用的打印機,筆者在工作實踐中發(fā)現(xiàn)采用Word與Excel結合,利用code39西文條形碼字體、普通A4激光打印機及A4標簽紙也可以批量生成條形碼,該方法具有簡便易行、方便快捷、成本低廉的特點。

一、高校檔案檔號編制方法

高校檔案檔號的編制采用漢語拼音和阿拉伯數(shù)字等相結合的混合號碼制。檔號由年度號、分類號和案卷號(件號)三部分組成,年度號、分類號和案卷號之間用連接符號“-”連接,其主體分類號,一般由一、二級類目組成,少數(shù)擴展到三級類目。檔號分為案卷級檔號和文件級檔號,案卷級檔號如2009-DQ13-1代表本單位2009年黨委組織部形成的第1卷檔案,文件級檔號如2009-DQ13-1.001則代表本單位2009年黨委組織部形成的第1卷檔案中的第1份文件。

二、檔號條形碼字體的選定及安裝

條形碼作為一種信息記錄方式,目前編號方案多達四十余種,其中應用最為廣泛的有:code39碼、code bar碼、ITF25 碼、EAN、UPC碼和128碼等一維條形碼,此外,某些領域目前已開始使用二維條形碼。一維條形碼中的code 39碼及code bar碼是可表示數(shù)字、字母等信息的條形碼,主要用于醫(yī)療衛(wèi)生、圖書情報、票證等領域的自動識別。其中code 39碼具有編碼規(guī)則簡單、誤碼率低的特點,它包含數(shù)字(0到9),大寫字母 (A到Z),空格和符號(-,.,$,/,+,%),所能表示字符個數(shù)可多達20位,且檢查碼可忽略不計,十分適合檔號條形碼要求。

code39條形碼可從網(wǎng)絡免費下載,下載后先解壓縮成3of9.TTF,復制,再點[開始]-[設置] - [控制面板],雙擊[字體]圖標,將3of9.TTF粘貼到[字體]文件夾中,條形碼字體添加即完成。如果是WINXP系統(tǒng),則進入[控制面板]后,點擊[切換到經(jīng)典視圖],再進入[字體]文件夾進行上述字體粘貼。

三、Excel中檔號及檔號條形碼生成

安裝條形碼字體后,Office組件中的條形碼制作非常簡單。為使條形碼閱讀器能有效閱讀,按照code39條形碼規(guī)則,我們需在檔號首尾各附加一個*號標識開始和結束位,再將其設為條形碼字體即可。以我校實物檔案檔號條形碼的制作為例,我們在登記其相關信息的Excel表中增加一個檔號條形碼項目,其內(nèi)容為原檔號前后各加*號,然后將字體設為T3 of 9 barcode即可實現(xiàn)(如圖1、圖2)。

四、Word中檔號條形碼標簽批量制作

檔號條形碼的批量制作,可以采用在Word中制作檔號條形碼標簽模板,使用郵件合并功能在模板中聯(lián)接相關Excel數(shù)據(jù)表并插入檔號域和檔號條形碼域,以便從對應Excel表中提取檔號的方式實現(xiàn)。用此方法制作的條形碼兼有條形碼及其對應檔號,方便與傳統(tǒng)檔案檔號對應粘貼標簽。

1.不帶單位標識的檔號條型碼標簽及其制作

(1)定義標簽尺寸:打開Word文件→點視圖→工具欄→勾選郵件合并,出現(xiàn)郵件合并工具欄,點設置文檔類型工具按鈕→選自定義標簽→新建標簽,在出現(xiàn)標簽選項窗體中自定義標簽尺寸(如圖3)。本例采用卓聯(lián)文儀ZL1968標簽,用尺子量好標簽尺寸并設定標簽尺寸如圖4。

(2)模板制作:點打開數(shù)據(jù)源工具按鈕→連接到要打印檔號的Excel表,點插入域工具按鈕,在第一張標簽中插入二次檔號域,首個檔號域首未各加上*號并設為條形碼字體(如圖5),保存模板文件,點查看合并數(shù)據(jù)工具按鈕后第一張標簽顯現(xiàn)條形碼和檔號,全選第一張標簽內(nèi)容,點擴散標簽按鈕,再保存模板,無單位標識的檔號條形碼標簽模板制作完成。

(3)標簽制作:點收件人工具按鈕,在出現(xiàn)的窗體中篩選或勾選要打印檔號的條目,再點合并到新文檔工具按鈕,條形碼標簽批量制作完成,保存好條形碼標簽文件并套打在選定的檔號標簽紙上,將打印的檔號條形碼標簽粘貼到對應案卷或文件原檔號位置上。

2.帶單位標識的檔號條形碼標簽及其制作方法

如果在標簽模板中插入單位標識,則可打印出更為專業(yè)的檔號條形碼。其實施步驟與不帶單位標識的檔號不干膠條形碼標簽制作方法類似。制作帶單位標識檔號條形碼標簽,單位標識必須先做好并以jpg圖片格式文件保存,模板制作時先在第一張標簽中插入單位標識圖片,再連接上含檔號的Excel數(shù)據(jù)表,插入二次檔號域,第一次檔號域首未各加上*號并設為條形碼字體格式,保存模板,查看第一張標簽合并數(shù)據(jù)無誤再全選第一張標簽內(nèi)容并擴散標簽,再次保存模板。點合并到新文檔按鈕,保存制作完成的標簽,套打并將條形碼標簽貼到對應卷盒或文件原檔號位置。

供稿人單位:華南農(nóng)業(yè)大學