關(guān)于實施地情資料年度化的探討——從資料工作規(guī)范化常態(tài)化和及時提供社會公共共享信息角度

宋洪軍

（哈爾濱市人民政府地方志辦公室 黑龍江 哈爾濱 150028）

編纂地方志書是中華文化的正向傳統(tǒng),在中華文明的歷史傳承中,地方志具有獨特的作用，成為中華文化的重要組成部分，并在現(xiàn)實的國家經(jīng)濟社會進步中發(fā)揮著任何文體不可替代的資政作用。資料作為編纂志書的基礎(chǔ)，不僅是衡量志書質(zhì)量的主要依據(jù)，而且是實現(xiàn)志書功能作用的首要條件。全國首輪修志過程中關(guān)于搜集資料的經(jīng)驗教訓(xùn)，以及二輪修志普遍面臨的實際困難和問題，促使我們思考并深刻感受到加強地方志資料工作的重要性、必要性和緊迫性。特別是國家《地方志工作條例》頒布后，著手修志工作長效機制的建設(shè)成為當(dāng)前修志工作的重中之重，地情資料年度化工作是建立長效工作機制首先應(yīng)當(dāng)解決的問題。

一、實施地情資料年度化的必要性

國務(wù)院頒布的《地方志工作條例》（以下簡稱《條例》），明確界定地方志書的性質(zhì)“是全面系統(tǒng)地記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟、文化、社會的歷史與現(xiàn)狀的資料性文獻”。“編纂地方志應(yīng)當(dāng)做到存真求實，確保質(zhì)量，全面、客觀地記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟、文化和社會的歷史與現(xiàn)狀”?！稐l例》關(guān)于地方志書性質(zhì)的表述，說明地方志具有系統(tǒng)、全面、真實、準(zhǔn)確和區(qū)域性等基本特征。不僅這些特征要通過資料得以體現(xiàn)，而且志書質(zhì)量的優(yōu)劣和是否權(quán)威也要由資料來決定。因此，要編修一部高水平、質(zhì)量上乘的志書，打好扎實的資料基礎(chǔ)至關(guān)重要。

哈爾濱市首輪修志工作啟動于1982年初，結(jié)束于1999年底，記述的時段平均在百年以上，工作周期歷時17年。哈市第二輪修志工作啟動于2000年，記述時段為1991～2005年。至2010年，工作周期已歷10年。根據(jù)現(xiàn)實工作基礎(chǔ)和推進進度預(yù)測，最終完成二輪志書出版還需要幾年時間。從對兩輪志書工作周期的分析中可以看出，其中近三分之二的時間用于資料搜集；編纂過程中大量的工作反復(fù)和主要精力的投入，也多是耗時在資料的核對和補充上。特別是二輪修志的記述時段僅15年，而工作周期已過10年，加之后期所需時間，大約整個工作周期要在14年左右，記述時段和工作周期相差無幾。這種情況不僅嚴(yán)重影響了志書功能作用的及時發(fā)揮，加大了編纂工作成本，也使人們對志書的編纂工作周期過長時有微詞。更主要的是很大程度上導(dǎo)致志書因資料工作的局限出現(xiàn)一些先天不足，志書質(zhì)量受到較大的影響，也必然弱化志書的資政功效。如何改變這種現(xiàn)狀成為地方志系統(tǒng)的重要課題。特別是《地方志工作條例》的頒布，從法律層面明確了各級政府地方志工作的法律責(zé)任，規(guī)定了志書編寫周期、工作程序和質(zhì)量要求。如果我們不解決資料工作的長效機制即資料工作年度化、常態(tài)化，就難以實現(xiàn)《條例》的規(guī)定和政府的工作要求。

二、地情資料年度化工作應(yīng)該解決的問題和發(fā)揮的作用

基于前述主、客觀原因的分析，我們認為應(yīng)該以地方行政規(guī)章的形式對地方志資料年度化工作做出具體規(guī)定。這樣不僅體現(xiàn)地方黨委和政府對修志工作的高度重視，也將有效解決開展社會主義新方志編纂以來，一直困擾著地方志編纂工作正常推進的主要矛盾——資料工作的滯后性，和影響志書質(zhì)量的最重要原因——資料的不完整和不系統(tǒng)，更好的發(fā)揮地方志書的傳統(tǒng)作用和衍生具有時代特征的現(xiàn)實作用。

從實際情況的分析中推演，地情資料年度化工作實施后，會有效的解決修志工作中的主要矛盾和發(fā)揮的作用是：

1.可以實現(xiàn)地方志資料搜集工作常態(tài)化，徹底消除自上世紀(jì)80年代以來近20年里地方志資料工作一直在“編著歷史的、丟著現(xiàn)實的”惡性循環(huán)中掙扎的狀況。哈市上輪志書工作周期中，1991～2000年是第二輪志書記述時段的前十年。由于當(dāng)時集中精力編纂1991年前的情況，未能及時收集這10年的資料，導(dǎo)致二輪修志工作中搜集這10年的資料耗費了幾年的時間，有的現(xiàn)在還在搜集。而且這種事后搜集，由于受主、客觀條件局限,有些資料是不可能搜集到了，這必將留下志書記述上的遺憾。哈市二輪修志下限先是定為2000年，后來延伸到2005年，否則我們又失去了搜集現(xiàn)實5年資料的機會，又將重蹈首輪志書在資料工作上的失誤。只有實施地情資料年度化，才可以徹底解決資料搜集工作滯后的問題。

2.實施地情資料年度化工作，可以提高資料搜集的質(zhì)量，大大縮短地方志書編寫周期，及時發(fā)揮地方志書服務(wù)現(xiàn)實的作用。歷史資料在時間上越貼近現(xiàn)實，對社會的借鑒和參考作用越直接，效果會越顯著?？疾靸奢喼緯木幾胫芷冢鸭Y料所占用的時間均在一半以上，甚至三分之二以上，工作周期過長嚴(yán)重制約了地方志工作服務(wù)現(xiàn)實的作用的發(fā)揮。實施地情資料年度化，把未來資料搜集工作前移；而且當(dāng)年搜集，資料的遺失率低，可以大幅度提高未來資料的利用率，從而提高資料工作和志書編纂工作的質(zhì)量。

3.實施地情資料年度化工作，可以有效降低未來修志工作成本。估算哈市現(xiàn)實每年修志工作的直接成本，大約有數(shù)百萬（因未做過相對準(zhǔn)確的統(tǒng)計，此數(shù)字和實際情況會有一定誤差，但不會太大），工作周期每縮短一年，就可以節(jié)約相應(yīng)數(shù)額的投入。如果按節(jié)省一半時間預(yù)期，節(jié)省的額度將是非常可觀的。盡管對修志工作的投入是非常必要的，但節(jié)約辦事，應(yīng)該是我們不變的工作追求和原則。

4.實施地情資料年度化工作，可以超前鍛煉修志隊伍，為未來修志工作奠定人才保證。雖然年度資料的物化形態(tài)同志書有所不同，但從資料搜集和編寫角度則有很多的一致性。每年在做，數(shù)年下來，剔除一定數(shù)量的人員流失和更換，可以形成數(shù)量比較可觀的、相對熟悉志書編纂要求的骨干隊伍。這些人參與未來修志工作，必將縮短進入角色的時間，節(jié)省許多培訓(xùn)適應(yīng)工作所需要的成本，提高工作效率。

5.實施地情資料年度化工作，可以每年產(chǎn)生數(shù)百萬字地情信息，通過數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)檢索，及時提供給社會不同層次和界別共享利用，這對于一個區(qū)域地情信息資源開發(fā)利用和地方文化軟實力建設(shè)是非常有益的，也使擴大地方志為現(xiàn)實服務(wù)的領(lǐng)域和增強時效性有了扎實的物質(zhì)基礎(chǔ)，它所產(chǎn)生的經(jīng)濟和社會效益是不可低估的。

三、地情資料年度化工作應(yīng)該采用的工作方式

我們確定現(xiàn)實承擔(dān)地方志書編纂的單位和部門,作為地方志資料年度化工作責(zé)任單位,每年3月底前向市志辦報送上年度資料年度化提綱；市志辦對各部門的提綱負審查責(zé)任。年度化資料原則以專題形式整理分類，年底前以電子版形式報市志辦驗收。由于資料年度化工作涉及中、省直在哈單位，市直部門及所轄區(qū)、縣近180個部門和單位，工作范圍廣、工作量大、專業(yè)性要求較高，由啟動到完全規(guī)范需要一定的過程。期間,市志辦應(yīng)加強工作指導(dǎo)和專業(yè)培訓(xùn),及時總結(jié)、推廣、交流典型做法、制定相應(yīng)的工作規(guī)范，完善要求，明確程序,以保證此項工作在起步之始就具有較強的科學(xué)性。

四、地情年度資料形成后的現(xiàn)實開發(fā)利用

地情信息年度化后，不僅僅是為下輪修志及時的積累了資料，解決了長期困擾修志工作健康推進的主要問題，更重要的是為地方志工作更好地為現(xiàn)實服務(wù)，切實拓寬資治領(lǐng)域奠定了必要的基礎(chǔ)。在當(dāng)今信息社會，誰占有了信息，誰就據(jù)有了發(fā)展的先機。英國一個研究小組的研究證明，一個社會如果能夠做到社會公共信息及時的共享，會拉動國民生產(chǎn)總值增長一成。一個城市的地情信息資料年度化，無疑是這個城市的綜合情況的全面匯總，是一地相對全面、權(quán)威的社會公共信息的聚集，如果能科學(xué)的利用網(wǎng)絡(luò)這個最現(xiàn)代的信息傳播平臺，在對資料科學(xué)分類和專題化基礎(chǔ)上，提供給社會各界廣泛利用，那將是古老的方志傳統(tǒng)真正的融入了現(xiàn)代社會。

年度資料生成后，可以先在三個方面開展開發(fā)利用工作：

一是依托哈爾濱市地情網(wǎng)，建立地情年度資料數(shù)據(jù)庫，運用數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過授權(quán)方式，即凡是年度資料的提供單位，可以共享使用數(shù)據(jù)庫內(nèi)的全部資料，社會各界可以通過申請查詢的方式利用這些資料。

二是修志機構(gòu)內(nèi)部工作人員可以充分及時的利用這些資料進行專題性的地情研究，真正的使各級修志機構(gòu)由組織指導(dǎo)型向研究指導(dǎo)型轉(zhuǎn)變，專業(yè)修志工作者逐漸成為某一領(lǐng)域的地情研究專業(yè)人員。

三是把地情資料年度化工作同方志館建設(shè)、同把修志機構(gòu)建成三個中心結(jié)合起來。使地情資料存儲中心具有真正的現(xiàn)實地情資料客觀基礎(chǔ)，否則，沒有現(xiàn)實地情資料，一地的地情資料存儲中心也無從談起。

總之，實施地情資料年度化工作，在為下輪修志備好原料的前提下，還可以聚集地情信息資源，提高地情信息資源轉(zhuǎn)化、利用的時效性，更使方志工作由傳統(tǒng)的“先修后用”向“邊修邊用”創(chuàng)新性轉(zhuǎn)變，真正實現(xiàn)地方志工作社會效益與經(jīng)濟效益的最大化。