對信息時代檔案人員素質(zhì)建設的思考

王本棟 崔 彥

（黑龍江二九O農(nóng)場 黑龍江 綏濱 156202）

在眾多的信息源中，檔案已成為一個巨大的軟科學信息資源寶庫。它以其原始憑證性、不可再生性及可重復利用性日益受到人們的關注。但目前，豐富的檔案資源和偏低的檔案利用率的反差還相當大，造成了巨大的資源浪費，檔案的信息價值未能得到充分發(fā)揮，因而使這個博大的信息資源庫沒有受到應有的重視。這一方面說明全社會對檔案信息這種“看不見的資源”的價值缺乏了解，檔案意識尚有待提高；另一方面，檔案人員的素質(zhì)也是其中的一個重要原因。因為檔案人員的素質(zhì)直接決定著檔案管理質(zhì)量的高低，而管理質(zhì)量的高低又決定著檔案的利用率，所以，檔案人員的素質(zhì)至關重要。

一、信息時代檔案人員必備的素質(zhì)

所謂素質(zhì)是指人們通過學習、訓練和內(nèi)化過程而形成的相對穩(wěn)定的、內(nèi)在的、人的整體質(zhì)量水平。從某種意義上說，素質(zhì)就是具有復雜結(jié)構(gòu)的身心各方面的能力及品質(zhì)特征的總和。檔案人員從事的雖然是一項業(yè)務性強而又極其平凡的服務性工作，但就其深遠意義來說它又是一項功在當代、利在千秋的偉大事業(yè)。隨著信息化、網(wǎng)絡化的發(fā)展，檔案人員只有不斷提高自身的素質(zhì)，特別是信息素質(zhì)，才能適應信息社會的需求。那么，信息時代的檔案人員應當具備怎樣的素質(zhì)呢?筆者認為有以下幾個方面。

（一）檔案人員的信息素質(zhì)

在信息時代，檔案人員首先應具有信息素質(zhì)。信息素質(zhì)作為人的整體素質(zhì)的重要組成部分，它是人們在信息社會生存的基本條件之一，也是人們在信息時代必須具備的能力。這一概念最早出自于美國信息產(chǎn)業(yè)協(xié)會主席波爾(Paul Zurk ouski)在1974年向全美圖書館學與信息學委員會提交的一份報告中，并被概括為“利用大量的信息工具及主要信息源使問題得到解決的技術和技能?！贝撕?，這一概念不斷得到發(fā)展。1997年，紐約州立大學圖書館館長將信息素質(zhì)定義為：“能清楚地認識到何時需要信息，并能確定、評價、有效利用信息以及有利用各種形式交流信息的能力?！惫P者認為，信息素質(zhì)是人們對信息與信息活動的認知能力和對信息綜合利用能力的一種體現(xiàn)。它是信息社會的人，特別是信息人員(圖書館員、檔案館員等)的基本能力。固然傳統(tǒng)檔案館員也需要具有很好的信息素質(zhì)，但是在信息時代，數(shù)字檔案館人員與傳統(tǒng)相比，其所具有的信息素質(zhì)在內(nèi)容上和程度上都有很大的不同。從內(nèi)涵上講，現(xiàn)代檔案人員的信息素質(zhì)應包括三個方面：信息意識、信息道德和信息能力。

1.信息意識

良好的信息意識是具有較高的信息素質(zhì)的前提，同時也是信息資源開發(fā)和利用的強大動力。檔案館是各類文獻信息的集中保管基地，檔案人員擔負著準確、快速地收集檔案信息，有效地提供檔案信息的重要職責，因此要求檔案人員必須具有強烈的信息意識。

2.信息道德

信息道德習慣上也稱為信息品德，從廣義上講，信息道德是指在整個信息化活動中調(diào)節(jié)信息創(chuàng)造者、信息傳播者、信息使用者之間相互關系的行為規(guī)范的總和。作為檔案信息管理者，其信息道德又有其特定具體的內(nèi)涵，它與職業(yè)道德密切相連，可以說是職業(yè)道德在信息社會的拓展與延伸。檔案人員的信息道德，就是指檔案工作者在檔案信息的管理、開發(fā)、傳遞和利用服務等活動中，其思想與行為所應遵循的信息規(guī)范和倫理準則。

3.信息能力

這主要是指檔案人員獲取、鑒別、組織和開發(fā)檔案信息的能力。

（1）對檔案信息的獲取能力。在信息社會，由于數(shù)字信息產(chǎn)生和傳播的特點，信息的密集程度，信息分布的復雜程度以及更新程度都是工業(yè)社會不可比擬的。所以檔案人員必須熟悉各個數(shù)字館藏的內(nèi)容及查找方式、各種商業(yè)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容以及獲取方式，各種搜索引擎的有效利用等等，及時收集各類檔案信息，以豐富館藏。

（2）鑒別檔案信息的能力。這是檔案人員的一項基本信息素質(zhì)。對檔案信息的鑒別包括對其原始性、真實性的判別和檔案價值的評估。確定檔案信息的真?zhèn)危且豁検种匾墓ぷ鳎貏e是在信息社會.產(chǎn)生了大量的電子文件和數(shù)字檔案，其真實性的判定就更為重要，難度也更大。這就需要有比較專業(yè)的信息鑒別能力。對檔案信息價值的評估和鑒定，區(qū)分其價值的大小，是在確定了真實性后的又一個重要工作，是檔案信息開發(fā)利用的基礎。

（3）檔案信息的組織開發(fā)能力。檔案信息組織開發(fā)己成為信息時代檔案工作的核心內(nèi)容，各類檔案信息必須按照一定的方式進行組織整理，形成各種專題數(shù)據(jù)庫，并能根據(jù)用戶需求對信息進行深層次的開發(fā)，形成二次文獻、三次文獻等。而檔案信息開發(fā)的深度和廣度，以及檔案信息開發(fā)的時效性，則依賴于檔案人員的信息開發(fā)能力。

（二）其他各項基本素質(zhì)

這些基本素質(zhì)是對傳統(tǒng)檔案人員素質(zhì)的繼承，也是形成和提高檔案人員自身信息素質(zhì)的基礎，涉及的范圍較廣，包括政治素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)、心理素質(zhì)、身體素質(zhì)等等，這與傳統(tǒng)檔案人員的素質(zhì)要求大致相同，在此不作贅述。下面主要強調(diào)一下在信息社會必需的幾項基本素質(zhì)。

1.掌握檔案專業(yè)基礎理論與方法

作為一名檔案工作者，首先必須掌握檔案專業(yè)知識，了解檔案信息的收集、整理到利用的全套理論與方法，并能將這些檔案學理論與現(xiàn)代信息技術相結(jié)合。

2.掌握現(xiàn)代信息技術

二十一世紀是信息高速發(fā)展的時代，現(xiàn)代檔案信息管理與傳統(tǒng)上有很大的不同，需要既懂檔案學又掌握了先進的信息技術的“復合型”人才方可勝任。

3.較好的外語能力

隨著國際交往的加強，熟練地掌握一種外語已成為迫切需要的工作能力。一是因為檔案館是對外交往的窗口；二是檔案館的職能也要求館員外語能力必須加強，這不僅是因為外文信息在館藏中占有重要比例，而且隨著網(wǎng)絡化程度的加強、聯(lián)機檢索的需要、資源共享的擴大，檔案人員只有熟練掌握一門以上的外語知識才能更好地為用戶服務。

4.具有豐富的科學知識和科學管理能力

檔案專業(yè)人員，除具備檔案專業(yè)知識外，還應具有比較全面、系統(tǒng)的文化、理論、科學技術知識，才能更好地勝任自己的工作。

檔案信息管理是一項實踐性很強的工作，檔案管理、流通借閱、藏用關系等都是檔案工作中值得研究學習和實踐的問題。一個好的檔案館員不僅要掌握檔案館的管理知識、運行規(guī)律，還要了解各業(yè)務部門之間的內(nèi)在聯(lián)系。

二、目前檔案人員培養(yǎng)途徑

以學校專業(yè)教育為主體，大力發(fā)展在職繼續(xù)教育，以全面提高檔案人員的素質(zhì)，具體地說應從以下幾個方面進行。

(1)完善檔案專業(yè)的教育體制，發(fā)展本科教育，積極探索研究生教育，在教育方針上堅持“大檔案學”的觀念，既把檔案學放到信息學和管理學的大系統(tǒng)中，而不要只局限于檔案學。

(2)對在職人員開展“多元化、全方位”的在職繼續(xù)教育模式?？梢詮囊韵聨讉€方面著手：首先，檔案館可以在經(jīng)費允許的情況下有計劃地組織培訓，使檔案館員能夠盡可能多地掌握新知識、新技能，提高其業(yè)務素質(zhì)。另一方面，可聘請信息專業(yè)教授、專家有針對性地舉辦一些專題講座。

(3)培養(yǎng)自學能力。隨著科學技術的發(fā)展，知識增長和更新速度大大加快。對于檔案人員而言，不及時更新知識、提高技能，就會跟不上時代的步伐，落后于社會的發(fā)展。

檔案人員應該也必須認清這一形勢，要有憂患的意識，認識到提高自身素質(zhì)的必要性。因此，除了接受培訓外，具有自我學習、終身學習的素養(yǎng)是大有裨益的。通過自學，再配合以與其他人的溝通交流，擴大知識面，并注重學習過程中的積累與探索，借此把理論與實際工作有機地結(jié)合起來，從而提高自身的綜合素質(zhì)。