加強醫(yī)院檔案管理的探討

張淑娟 張玉穎

（1.大慶市中醫(yī)醫(yī)院 黑龍江 大慶 163111；2.哈報集團 黑龍江 哈爾濱 150001）

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的信息材料。醫(yī)院檔案的種類有:文書檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、科研檔案、聲像檔案、病歷檔案等。雖然隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，但是作為醫(yī)院管理的一個重要組成部分，醫(yī)院檔案工作仍無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)。因此，研究醫(yī)院檔案管理具有重要的理論意義和現(xiàn)實意義。

1醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識淡薄

醫(yī)院的中心工作是醫(yī)療，在醫(yī)院管理中重視醫(yī)療工作、輕視檔案管理工作的現(xiàn)狀較為普遍。醫(yī)院中大都存在檔案意識淡薄、認為檔案管理工作可有可無的觀念，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案資料零星不全，不能真實準確地反映歷史。

1.2 檔案管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一的管理

在醫(yī)院管理中，各家醫(yī)院一般都按照衛(wèi)生管理部門要求制定適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，未有相關(guān)的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也將檔案管理納入目標考核。因此醫(yī)院檔案還未有統(tǒng)一的管理制度和方法，管理格局混亂，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

目前我國檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，而且專業(yè)知識老化，知識面較窄，結(jié)構(gòu)不合理，這些情況已不適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。檔案管理是專業(yè)性較強的學(xué)科，管好用好檔案需要有一定專業(yè)知識的人才，特別是在長期管理過程中所積累的知識與經(jīng)驗，這對檔案管理很重要。而在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和教育，對檔案管理人員素質(zhì)的提高和教育未納入計劃和要求，導(dǎo)致許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

1.4 檔案門類分散，載體單一

目前，醫(yī)院檔案基本上分為文書、科研、基建、財會、設(shè)備、醫(yī)療(病志)六部分。這六部分的門類又多分散在幾個業(yè)務(wù)部門管理，加之檔案載體復(fù)雜，業(yè)務(wù)部門無法長久保管。而且在檔案室保管的大多是文書檔案，其他載體的檔案較少。由于對《檔案法》認識和執(zhí)行不夠，未能認清檔案管理在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展建設(shè)中舉足輕重的作用，一些部門單純強調(diào)工作特殊性，不考慮完整歸檔的長遠意義，因而妨礙了檔案盡快地統(tǒng)一到院檔案室管理。還有一些部門或個別人員未真正認識到:一些重大會議的照片、錄音、錄像等史料，形象、客觀、真實地反映出全院當時的歷史面貌和歷史活動，具有極重要的認證和參考作用。這種現(xiàn)狀如不解決，其對考察歷史造成的損失將無法估量。

1.5 檔案的利用不充分

主要是由于檔案室工作人員不能積極主動為部門、科室提供服務(wù)。加之一些部門未意識到在科研實踐中利用檔案進行研究、分析、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，有助于加快各項工作進程，取得事半功倍的效果。使得檔案資源得不到充分利用，不能很好地為臨床醫(yī)療、科研和教學(xué)服務(wù)。

2對加強醫(yī)院檔案管理的幾點設(shè)想

2.1 加強對《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳，增強檔案法規(guī)觀念

當前，全國各級檔案部門都在根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，積極推行檔案的綜合管理，并將其作為企業(yè)升級的一項重要指標。醫(yī)院也應(yīng)加強對《檔案法》的學(xué)習(xí)與宣傳，除檔案工作者加強宣傳教育外，還需要領(lǐng)導(dǎo)重視，尤其要求各業(yè)務(wù)部門負責(zé)人增強法律觀念，使人們認識到文件材料歸檔，也是各科室的職責(zé)范圍是執(zhí)行國家法規(guī)的需要從而增強依法治檔的積極性使各部門在抓檔案工作中，顧全大局，為檔案室的綜合管理提供資料，為豐富檔案室藏創(chuàng)造條件。

2.2 制訂合理的檔案管理制度，綜合管理醫(yī)院檔案

檔案集中統(tǒng)一綜合管理是國家檔案管理工作的制度和基本原則，也是《檔案法》以法律形式所確定的內(nèi)容。但是醫(yī)院檔案工作內(nèi)容繁多復(fù)雜，部門眾多而又分散，專業(yè)性、技術(shù)性強，檔案管理要求及機密程度要求差異懸殊。因此應(yīng)建立符合醫(yī)院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷完善。首先，建立與科技的發(fā)展、檔案管理手段的更新、管理水平的提高相適應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系及健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。明確職責(zé)，并將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價、同步發(fā)展。其次，要建立有效的激勵機制，將檔案建設(shè)作為各科專、兼職檔案員的年度考核內(nèi)容之一，以激勵他們的工作熱情，促進檔案事業(yè)的完善發(fā)展。

2.3 轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案管理人員素質(zhì)

首先，檔案管理人員要解放思想，改變過去“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，打破過去“重管輕用”的陳舊管理方式。由封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，由被動管理向主動管理轉(zhuǎn)變，將檔案工作同醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益聯(lián)系起來，在主動服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開發(fā)利用上狠下工夫，適應(yīng)外部環(huán)境和內(nèi)部變革的需要。其次，檔案管理人員要刻苦學(xué)習(xí)專業(yè)知識，掌握信息處理、計算機操作等現(xiàn)代化管理技術(shù)，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。另一方面，醫(yī)院應(yīng)將檔案管理人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進修學(xué)習(xí)等繼續(xù)教育途徑，提高業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊，以適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，推動檔案管理水平的提高。

2.4 開發(fā)檔案資源，為醫(yī)院工作服務(wù)

檔案資源的的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發(fā)，可以提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、科研、教學(xué)、醫(yī)院管理及患者提供更好的服務(wù)。同時，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益。醫(yī)院檔案管理人員要增強創(chuàng)新意識，強化服務(wù)觀念，不斷完善檔案檢索工具，以滿足醫(yī)院各部門及醫(yī)護人員對檔案利用的需求，通過提供熱情、細致、快捷、簡便的檔案服務(wù)，樹立醫(yī)院檔案部門良好的服務(wù)形象，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進檔案建設(shè)。

2.5 加快檔案信息化建設(shè)，提高醫(yī)院檔案管理工作效率

醫(yī)院檔案科學(xué)化管理，不是各門類檔案簡單集中保管，而是一項實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標準系統(tǒng)工程。醫(yī)院要舍得投入財力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。目前，計算機是現(xiàn)代化管理手段不可缺少的工具，具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點。針對醫(yī)院檔案門類較多，須保留大量的業(yè)務(wù)歸檔材料，醫(yī)院應(yīng)從實際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，使檔案信息在現(xiàn)代化機器設(shè)備中準確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理傳輸獲得前所未有的積極效果，實現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。

總之，在現(xiàn)代社會信息化快節(jié)奏的今天，對檔案管理的要求越來越高，為適應(yīng)發(fā)展迅速的形勢，應(yīng)切實提高檔案管理水平。同時，醫(yī)院要加強開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價值，推動檔案工作發(fā)展，利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，必須并重視醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)，力爭實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、標準化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

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