陳寶亞

（浙江工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院，浙江寧波315012）

談高校辦公自動化對秘書工作的影響

陳寶亞

（浙江工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院，浙江寧波315012）

高校推行辦公自動化，是提高行政工作效率和管理水平的重要手段。辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)，對傳統(tǒng)的文秘工作無疑是具有顛覆性的。在享受辦公自動化為秘書工作帶來高效與便捷的同時，它的消極影響同樣值得我們反思，并找出相應(yīng)的對策。

辦公自動化；秘書工作；消極影響

近年來，隨著科技迅猛發(fā)展，計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)改變了人們的工作和生活。高等院校自然也是如此，也要求和社會上其他行業(yè)一樣具有快捷的反應(yīng)能力，使學(xué)校的人、財、物流及信息流能進(jìn)行高效、規(guī)范的傳遞。在探索這種新型的工作方式中，越來越多的高校開始著手開發(fā)和使用辦公自動化系統(tǒng)。

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA，）是以計算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、管理科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐、以提高綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策為目的的綜合性人機(jī)信息系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)對秘書的重要性是顯而易見的。它能提高文秘的工作效率，促進(jìn)校務(wù)公開；而無紙化辦公也能降低辦公費用，節(jié)約行政支出；同時它便于查詢與統(tǒng)計，能為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)備的資訊。應(yīng)該說，辦公自動化是未來高等院校規(guī)范管理的發(fā)展趨勢。但在享受辦公自動化帶來的高效與便捷的同時，它的消極影響也值得我們關(guān)注。

1 辦公自動化對傳統(tǒng)秘書工作的影響

1.1 對文字工作的影響

1.1.1 實現(xiàn)公文程序的規(guī)范化。有人認(rèn)為辦公自動化系統(tǒng)傳遞的環(huán)節(jié)可以在速度和數(shù)量上滿足多位領(lǐng)導(dǎo)、多個部門同時閱文的需要，因而可以取代傳統(tǒng)的公文傳閱程序。但是，辦公自動化系統(tǒng)在一定程度上弱化了公文簽收、會簽等程序。而公文的傳閱性是不可替代的，公文傳閱是領(lǐng)導(dǎo)之間交流認(rèn)識、統(tǒng)一思想的過程，通過公文傳閱，便于領(lǐng)導(dǎo)彼此交換看法，以避免對一些問題產(chǎn)生分歧，閱文的先后順序更利于取得共識。同時公文傳閱將領(lǐng)導(dǎo)簽署意見表現(xiàn)于紙上，公文處理過程得以完整展現(xiàn)，并最終形成文書檔案。在辦公自動化中如何更好地體現(xiàn)公文程序規(guī)范的“自動化”，這無疑是一個難點。

1.1.2 實現(xiàn)公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化辦公自動化要求在信息處理上要文檔格式、文檔管理編碼等都具備統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以利于信息交換，擴(kuò)大資源共享，減少差錯，有效保證信息的安全性與完整性。但是辦公自動化系統(tǒng)是基于計算機(jī)硬件的系統(tǒng)，硬件的不同和計算機(jī)所加載的操作系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)的版本不同，會導(dǎo)致電子稿件的公文在發(fā)文流轉(zhuǎn)的過程中，出現(xiàn)排版、字體、格式、標(biāo)點符號等混亂的情況。如何統(tǒng)一規(guī)范公文格式，確保公文的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，也是一個難點。

1.1.3 實現(xiàn)公章使用的有效性。對每個單位而言，公章是權(quán)力的象征物。在實現(xiàn)高校辦公室工作自動化后，印章的權(quán)威性、電子印章和紙質(zhì)印章的協(xié)調(diào)性問題成為亟需解決的首要問題。電子印章是通過技術(shù)手段實現(xiàn)，所以也就容易通過技術(shù)手段被竊取，如何保證電子印章的安全性，是辦公自動化帶來的新問題。而且每個單位對印章的使用都有嚴(yán)格的管理制度，電子印章的的出現(xiàn)，無疑改變了傳統(tǒng)的使用方式，使公章權(quán)威性受到影響。

1.2 對事務(wù)性工作的影響

1.2.1 辦公自動化容易使秘書養(yǎng)成不踏實的工作作風(fēng)。辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)，不僅影響了秘書思維的創(chuàng)造性，更容易導(dǎo)致秘書喪失踏實的工作作風(fēng)。辦公室事務(wù)性工作錯綜復(fù)雜，秘書工作概而言之是“參與政務(wù)，管理事務(wù)”?！皡⑴c政務(wù)”是作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策之前，秘書要調(diào)查研究，綜合各方面情況，提出工作方案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)；起草文件，將領(lǐng)導(dǎo)的重大決策形成文字，化為切實可行的條例，貫徹落實；在決策實施過程中收集反饋信息，作為修正決策的參考。這些都不是單純點擊幾下鼠標(biāo)就可以輕松完成的。而辦公自動化的出現(xiàn)，讓部分秘書在撰寫各類報告時，往往是通過互聯(lián)網(wǎng)下載一些相關(guān)內(nèi)容的資料來敷衍了事。如果秘書過分依賴互聯(lián)網(wǎng)或相關(guān)自動化設(shè)備，其工作的主動性和積極性就會逐漸消減，從而形成不踏實的工作作風(fēng)。

1.2.2 辦公自動化給秘書工作的保密性帶來隱患。辦公自動化系統(tǒng)作為一個用現(xiàn)代化設(shè)備裝備起來的復(fù)雜系統(tǒng)，數(shù)據(jù)共享程度很高，這給保密工作帶來了隱患。若軟件技術(shù)方面缺乏保密措施或措施不嚴(yán)，電子文件中的信息修改和增減就變得極為容易。此外，現(xiàn)代辦公設(shè)備的產(chǎn)生為紙質(zhì)文件的泄密提供了便利條件，如秘書人員素質(zhì)不高或管理觀念和方法滯后均有可能造成泄密，例如廢棄的打印紙和用過的磁盤上，可能留有秘密信息；公用機(jī)器不加密碼等等，都可能造成泄密，這些都同秘書的責(zé)任心和管理有著密切關(guān)系。因此，加強(qiáng)計算機(jī)保密工作，是辦公自動化建設(shè)中一項不可忽視的工作。

2 如何正確對待辦公自動化帶來的消極影響

2.1 認(rèn)識高校推進(jìn)辦公自動化的必要性

要認(rèn)識到實現(xiàn)辦公自動化的長期功效。辦公自動化系統(tǒng)的使用，能更加快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，節(jié)約人力、物力、時間、空間，提高了辦事效率和管理水平。如發(fā)文是辦公室秘書最基礎(chǔ)的一項工作。在傳統(tǒng)的方法中，秘書人員要通過審核文件內(nèi)容、填寫簽發(fā)單，辦公室負(fù)責(zé)人復(fù)核簽字后，再傳到領(lǐng)導(dǎo)手中簽發(fā)，這樣文件在“路上”逗留的時間就顯得較長一些，還有一些文件因為領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室而拖延了時間。而采用辦公自動化，秘書人員可以利用特定的辦公軟件發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)。這樣，即使領(lǐng)導(dǎo)離開辦公室，也可以在異地對文件進(jìn)行瀏覽、批示，不會造成時間的延誤，極大地提高了工作效率，并且它最大的優(yōu)點是不會因為文件過多而造成丟失情況。同時秘書人員可以對文件進(jìn)行規(guī)范化的管理，以方便查閱和歸檔，因此，高校秘書必須轉(zhuǎn)變觀念，拋棄對辦公自動化系統(tǒng)的畏難和抵觸情緒，認(rèn)識到辦公自動化系統(tǒng)工程推進(jìn)的必要性。同時轉(zhuǎn)變工作方法積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公自動化思想，使辦公自動化意識成為一種“自覺”，才能保證秘書工作高效、有序地運作。

2.2 強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識，不斷完善辦公自動化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

要實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理和操作，使辦公自動化系統(tǒng)更趨于合理。辦公自動化是一個人機(jī)交互系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)中，具有現(xiàn)代思想和技能的人是主體。辦公自動化的實現(xiàn)要求高校秘書人員必須具備相應(yīng)的素質(zhì)與技能。魯迅先生教育我們，面對新事物要具備先占有、后挑選的“拿來主義”態(tài)度。辦公自動化系統(tǒng)這一新事物，辦公室秘書也要“拿來主義”。如在發(fā)文流程的設(shè)計中，秘書不僅要熟練掌握標(biāo)準(zhǔn)化的公文格式，更要掌握計算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用辦公自動化軟件，同時在使用辦公自動化系統(tǒng)使用過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題、改造問題，與技術(shù)開發(fā)人員共同向高級應(yīng)用技巧系統(tǒng)開發(fā)方面發(fā)展，從而不斷改善辦公自動化系統(tǒng)在發(fā)文系統(tǒng)設(shè)計、運作方式、運行流程，使辦公自動化系統(tǒng)能滿足標(biāo)準(zhǔn)化公文的更高要求。

2.3 秉承傳統(tǒng)秘書工作的踏實作風(fēng)

新時期，高校秘書工作面臨著四個轉(zhuǎn)變：從偏重于簡單辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策；從單純收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榧仁瞻l(fā)傳遞又綜合處理信息；從單憑經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)管理；從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。這需要秘書深入基層，深入一線，聽取廣大師生意見，掌握第一手材料，并科學(xué)有效地建立辦公自動化條件下的秘書工作規(guī)范，嚴(yán)格規(guī)范秘書工作制度和程序，逐漸把傳統(tǒng)的工作環(huán)節(jié)和先進(jìn)的自動化手段相結(jié)合，真正提高工作效率。如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié)，即使在辦公自動化環(huán)境下仍要堅持規(guī)范處理，使辦公自動化與傳統(tǒng)秘書工作有效結(jié)合。

2.4 增強(qiáng)安全防范意識，做好保密工作

保密工作是高校秘書工作的重要組成部分，保守國家秘密是秘書人員肩負(fù)的職責(zé)和義務(wù)。所以，高校秘書人員應(yīng)增強(qiáng)保密意識，培養(yǎng)嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，積極參加有關(guān)保密思想和保密手段的教育培訓(xùn)活動，增強(qiáng)安全防范意識，而且要熟練掌握、運用各種辦公自動化設(shè)備，了解辦公自動化設(shè)備方面竊密與反竊密的情況，切實提高做好辦公自動化中保密工作的自覺性和技術(shù)水平。其次，可以從制度上對辦公自動化系統(tǒng)的安全起到保護(hù)作用，制定系統(tǒng)安全目標(biāo)和具體的管理制度，如對辦公自動化系統(tǒng)及其信息劃分密級，執(zhí)行有關(guān)的訪問限制；機(jī)密信息不得在系統(tǒng)里進(jìn)行加工、存儲和傳遞；對重要的數(shù)據(jù)和文件要定時、及時備份。

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[2]趙金.如何加強(qiáng)高校秘書工作的辦公自動化[J].中小企業(yè)管理與科技，2009，（12）：259.

[3]陶艷紅.我國高校辦公自動化現(xiàn)狀分析及對策研究[D].武漢：華中農(nóng)業(yè)大學(xué)，2004.

[4]伍錦姑.論秘書工作的新特點[J].經(jīng)濟(jì)師，2007，（5）：264.

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［責(zé)任編輯：黃素華］

Effect of O ffice Automation in Universities and Colleges on Secretarial W ork

CHEN Bao-ya
（Zhejiang Business Technology Institute，Ningbo 315012，China）

Standardized management is the guarantee for efficiency and quality of office service.Administration Office in Universities should upgrade concept，emphasize responsibility and quality，take effective measures，establish efficient standardized mechanism of management of operation and pay attention to small details to ensure sustainable development.

office automation;secretarial work;negative effect

G647文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1671-9565（2010）02-077-03

2010-04-18

陳寶亞（1978-），女，浙江寧波人，浙江工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師，主要從事行政管理學(xué)方面研究。