基于集團(tuán)管控模式的辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)實踐

吳曉峰，屈建，彭靖龍，曹永彬，車玉平

（1萊蕪鋼鐵集團(tuán)有限公司自動化部，山東萊蕪271104；2濟(jì)鋼集團(tuán)有限公司自動化部，山東濟(jì)南250101）

基于集團(tuán)管控模式的辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)實踐

吳曉峰1，屈建1，彭靖龍1，曹永彬2，車玉平1

（1萊蕪鋼鐵集團(tuán)有限公司自動化部，山東萊蕪271104；2濟(jì)鋼集團(tuán)有限公司自動化部，山東濟(jì)南250101）

通過分析山鋼集團(tuán)各主要生產(chǎn)經(jīng)營單位辦公自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀，結(jié)合集團(tuán)管控模式和辦公業(yè)務(wù)需求，采用HA、SOA、SSO等技術(shù)，成功開發(fā)了地址簿共享，為集團(tuán)公司戰(zhàn)略管控目標(biāo)的實現(xiàn)打造了一個集信息交互、知識管理為一體的協(xié)同辦公平臺。

戰(zhàn)略管控；辦公自動化；地址簿共享

1 前言

隨著山鋼集團(tuán)“四個中心”的成立和集團(tuán)管控一體化進(jìn)程的加快，需要集團(tuán)公司各部門之間快捷、高效的業(yè)務(wù)協(xié)同。借助現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建統(tǒng)一、集成的協(xié)同辦公平臺，實現(xiàn)異地人員在同一平臺上辦公，是大型集團(tuán)快速實現(xiàn)集團(tuán)管控目標(biāo)的有效途徑和必然選擇。因此，梳理山鋼集團(tuán)信息流轉(zhuǎn)流程，整合子公司現(xiàn)有辦公自動化系統(tǒng)，構(gòu)建山鋼集團(tuán)統(tǒng)一的辦公自動化系統(tǒng)，打造一個數(shù)據(jù)共享、信息交流的平臺是非常必要的。

2 山鋼集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)分析

2.1 系統(tǒng)現(xiàn)狀

目前，山鋼集團(tuán)主要子公司辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和使用情況：濟(jì)鋼、萊鋼使用了慧點的Indi.office；金嶺礦業(yè)、張鋼使用了用友的A6；其他單位未使用OA系統(tǒng)。濟(jì)鋼和萊鋼的辦公系統(tǒng)互相獨(dú)立，地址簿不能共享，郵件和公文不能互傳；Indi.office和A6互不兼容。

2.2 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

1）基于統(tǒng)一的架構(gòu)建立面向企業(yè)管理人員的協(xié)同工作平臺，實現(xiàn)安全有效的公文和各種項目的流轉(zhuǎn)、審批和監(jiān)控，實現(xiàn)文檔管理一體化，應(yīng)用平臺將覆蓋集團(tuán)總部和各子公司的核心管理層。

2）在統(tǒng)一平臺和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，充分考慮并適應(yīng)各成員企業(yè)自身的特點和業(yè)務(wù)特色，建立與各成員企業(yè)管理及業(yè)務(wù)特色相匹配的辦公系統(tǒng)，滿足各個企業(yè)的個性化需求和分級授權(quán)管理。

3）建立信息交換和發(fā)布平臺，實現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部各單位之間電子公文的安全分發(fā)和企業(yè)信息的快速發(fā)布，實現(xiàn)集團(tuán)管控。利用最新的技術(shù)逐步實現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)與集團(tuán)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源整合，建立集團(tuán)內(nèi)部便捷統(tǒng)一的大辦公平臺，實現(xiàn)營銷、物流等業(yè)務(wù)報表的傳遞，提高山鋼集團(tuán)間文件、信息傳遞效率，加強(qiáng)集團(tuán)內(nèi)部文件跟蹤與反饋管理，提高集團(tuán)管控及文件和報表傳遞的安全性、及時性。

整個信息化建設(shè)的過程將具有前瞻性和先進(jìn)性，建設(shè)的系統(tǒng)要做到安全、規(guī)范、開放、靈活及可擴(kuò)展。

2.3 系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容

1）組建專網(wǎng)。組建山鋼集團(tuán)同濟(jì)鋼、萊鋼、張鋼、萊蕪礦業(yè)、魯南礦業(yè)、金嶺礦業(yè)、鋼城礦業(yè)7個子公司的辦公系統(tǒng)專用網(wǎng)絡(luò)；其他單位和外出人員辦公采用VPN接入；同時，為了保證數(shù)據(jù)的傳輸安全，加密辦公系統(tǒng)相關(guān)的數(shù)據(jù)。

2）系統(tǒng)選型?？紤]到Indi.office已在濟(jì)鋼、萊鋼等企業(yè)應(yīng)用，選用慧點公司的Indi.office。對濟(jì)鋼、萊鋼OA系統(tǒng)在保留原有功能的基礎(chǔ)上進(jìn)行升級和整合；礦業(yè)公司組成單位金嶺鐵礦、鋼城礦業(yè)、魯南礦業(yè)、萊蕪鐵礦掛靠到礦業(yè)公司的OA系統(tǒng)；其他下屬子公司、分支機(jī)構(gòu)等單位均使用總部OA系統(tǒng)。

3）濟(jì)鋼和萊鋼的升級改造。對濟(jì)鋼和萊鋼的OA系統(tǒng)升級改造，實現(xiàn)萊鋼、濟(jì)鋼服務(wù)器和集團(tuán)總部服務(wù)器的相互認(rèn)證，做到數(shù)據(jù)同步、地址簿共享、郵件互發(fā)、公文相互審批和傳閱，達(dá)到信息共享的目的。同時修改地址簿結(jié)構(gòu)，解決領(lǐng)導(dǎo)的跨單位兼職和多地辦公問題。通過一系列的整合，將原來各自獨(dú)立的系統(tǒng)，整合成統(tǒng)一的、適合山鋼集團(tuán)戰(zhàn)略管控模式的集團(tuán)型辦公自動化系統(tǒng)。

3 辦公自動化系統(tǒng)的技術(shù)實現(xiàn)

系統(tǒng)采用目前主流辦公自動化系統(tǒng)IBM Lotus Domino/Notes作支撐平臺進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)，充分考慮相應(yīng)的安全策略，保證公文在存儲、流轉(zhuǎn)和傳輸過程的安全和保密。

3.1硬件架構(gòu)

根據(jù)目前山鋼集團(tuán)辦公系統(tǒng)的情況，系統(tǒng)分為OA應(yīng)用服務(wù)器與郵件服務(wù)器，配置2個4C、8G的Power6刀片AIX小型機(jī)服務(wù)器，通過部署磁盤整列使用HA實現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和郵件系統(tǒng)的失效轉(zhuǎn)移；金嶺鐵礦部署在獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)中，因用戶數(shù)較少，把OA應(yīng)用服務(wù)器與郵件服務(wù)器合二為一作為總部系統(tǒng)的子系統(tǒng)；2套系統(tǒng)通過專線互相通信。辦公系統(tǒng)硬件架構(gòu)見圖1。

圖1 山鋼集團(tuán)辦公系統(tǒng)硬件架構(gòu)

3.2 軟件架構(gòu)

整個山鋼集團(tuán)的辦公自動化系統(tǒng)是以山鋼集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)為基礎(chǔ)，將目前的濟(jì)鋼、萊鋼的系統(tǒng)做互聯(lián)互通，實現(xiàn)關(guān)鍵業(yè)務(wù)和重要崗位業(yè)務(wù)公文的上傳下達(dá)、郵件互通等。在山鋼集團(tuán)OA基礎(chǔ)上，部署金嶺鐵礦的辦公子應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)山鋼集團(tuán)與下屬企業(yè)的集成，最終搭建成為一個統(tǒng)一的辦公管理平臺。自動化系統(tǒng)軟件結(jié)構(gòu)見圖2。

圖2 山鋼辦公自動化系統(tǒng)軟件結(jié)構(gòu)

3.3 軟件功能

1）郵件管理。電子郵件系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)中最基本的模塊，也是其他業(yè)務(wù)模塊的基礎(chǔ)。除員工通過郵件交流外，系統(tǒng)中的其他模塊如公文流轉(zhuǎn)、會議管理等也要通過電子郵件系統(tǒng)來發(fā)送通知。

2）公文管理。主要分為發(fā)文管理和收文管理。發(fā)文管理實現(xiàn)內(nèi)部管理公文和業(yè)務(wù)的公文流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)從擬稿到紅頭文件下發(fā)的一個完整流程的控制；收文管理是對上級來文的處理，完成上級來文的審閱和辦理，流程有來文登記、辦公室擬辦、文書辦理、領(lǐng)導(dǎo)批閱、部門辦理、來文轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔等。對收文和發(fā)文的整個流程可全程進(jìn)行跟蹤。

3）業(yè)務(wù)辦公。業(yè)務(wù)辦公主要處理企業(yè)和部門辦公事務(wù)，包括會議管理、車輛管理、工作安排、辦公用品管理、圖書管理、出差管理、網(wǎng)上報修等。

4）業(yè)務(wù)報表。業(yè)務(wù)報表系統(tǒng)實現(xiàn)了產(chǎn)量產(chǎn)值月報、技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)月報及綜合信息月報等報表的建設(shè)。全面利用分散的數(shù)據(jù)，生成各類報表，并對大量報表進(jìn)行分類管理和數(shù)據(jù)匯總，匯總后的數(shù)據(jù)通過圖形展示，大大提高相關(guān)報表展示的直觀性。

5）系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理模塊提供數(shù)據(jù)庫和用戶管理功能，對系統(tǒng)內(nèi)所有角色及其權(quán)限進(jìn)行設(shè)置和維護(hù)。根據(jù)各個不同的工作流程要求，分配相應(yīng)的用戶權(quán)限，使用戶能夠自行定義和更改公文管理和會議管理的工作流程。

3.4 安全策略

1）專線加密。山鋼集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)服務(wù)器與山鋼集團(tuán)各所屬企業(yè)辦公自動化服務(wù)器和用戶的連接，通過專線和VPN技術(shù)，實現(xiàn)了異地的安全網(wǎng)絡(luò)傳輸加密，保障了數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩⒖煽俊?/p>

2）郵件追查功能。為防止惡意郵件及垃圾郵件的泛濫，造成不良影響及給郵件系統(tǒng)帶來不穩(wěn)定因素，系統(tǒng)具有郵件追查功能，利用該功能可追查到郵件的發(fā)送人及計算機(jī)的IP地址信息，確定到真實的發(fā)件人，為問題的處理提供了技術(shù)保障。

3）公文管理。為防止公文隨意發(fā)送，系統(tǒng)對其發(fā)文的范圍進(jìn)行了控制。各業(yè)務(wù)部門在發(fā)文時只可選擇規(guī)定范圍內(nèi)的部門，提高了辦公效率，避免了隨意發(fā)文的現(xiàn)象，還減輕了服務(wù)器的壓力。

4）痕跡保留功能。公文在系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)審批過程中，各部門相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)都會涉及到批改公文，而公文在批改的過程中如果能記錄下所有人員的批改痕跡，則對領(lǐng)導(dǎo)決策會起到有利的輔助作用。痕跡會在人員批改過程中自動保留，并記錄下痕跡的生成時間及操作人姓名。對于不同人員批改的痕跡，系統(tǒng)會以不同的顏色進(jìn)行區(qū)分。在最終發(fā)文時，系統(tǒng)會對痕跡進(jìn)行清理，并保留在痕跡稿中歸檔保存。

4 系統(tǒng)技術(shù)特點

4.1 HA（雙機(jī)集群）

辦公自動化服務(wù)器與郵件服務(wù)器采用HA技術(shù)能夠?qū)崟r監(jiān)控運(yùn)行狀態(tài)，借助負(fù)載均衡和故障切換技術(shù)構(gòu)建高可用系統(tǒng)平臺，當(dāng)一臺服務(wù)器出現(xiàn)問題不能正常為用戶提供服務(wù)時，HA系統(tǒng)會將該服務(wù)器的相關(guān)服務(wù)程序自動切換到另一臺服務(wù)器上，繼續(xù)為用戶提供服務(wù)。系統(tǒng)所有的數(shù)據(jù)都存儲在磁盤陣列上，最大限度地保證了數(shù)據(jù)的安全。

4.2 多服務(wù)器認(rèn)證

通過SSO技術(shù)，構(gòu)建多臺服務(wù)器交叉認(rèn)證，實現(xiàn)了集團(tuán)總部、濟(jì)鋼、萊鋼和金嶺等辦公自動化系統(tǒng)相互認(rèn)證。通過地址簿共享，按照山鋼集團(tuán)的戰(zhàn)略管控要求和組織機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀，設(shè)計了覆蓋整個山鋼集團(tuán)的組織架構(gòu)目錄樹，實現(xiàn)了公文在全集團(tuán)范圍內(nèi)的自動轉(zhuǎn)發(fā)。同時，系統(tǒng)具有跨服務(wù)器的公文跟蹤功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對集團(tuán)公司下發(fā)的文件進(jìn)行監(jiān)控，查看文件的實時辦理狀態(tài)。

4.3 企業(yè)運(yùn)營數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析

采用潤乾報表系統(tǒng)開發(fā)，基于html的OLAP在線分析，無縫嵌入到OA中。充分利用OA的用戶管理和權(quán)限控制，規(guī)范報表的填報任務(wù)逐級下發(fā)、數(shù)據(jù)逐級上報和數(shù)據(jù)的審核流程，并實現(xiàn)統(tǒng)一的界面風(fēng)格。利用API接口、動態(tài)庫表關(guān)聯(lián)、非線性報表模型等技術(shù)，實現(xiàn)了多源關(guān)聯(lián)、多維度變換、行列自由切換、圖表旋轉(zhuǎn)、Excel導(dǎo)出、PDF導(dǎo)出等功能。設(shè)計開發(fā)產(chǎn)量產(chǎn)值月報、技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)月報及綜合信息月報等多種報表，并進(jìn)行企業(yè)運(yùn)營數(shù)據(jù)的分類、匯總、分析和展示。

4.4 基于SOA架構(gòu)的接口模塊設(shè)計

SOA（Service-Oriented Architecture）是面向服務(wù)的架構(gòu)。利用SOA的設(shè)計模式，分用戶接口層、應(yīng)用邏輯層、物理數(shù)據(jù)層開發(fā)各接口服務(wù)模塊，實現(xiàn)快速、高效、標(biāo)準(zhǔn)化集成移動辦公、短信通信、報表數(shù)據(jù)分析等應(yīng)用，提高系統(tǒng)的可維護(hù)性和集成性。

4.5 短信提醒

為進(jìn)一步提高公文辦理的效率，系統(tǒng)實現(xiàn)了辦公短信的實時提醒功能，以防辦公人員延誤公文的處理。利用移動和聯(lián)通的短信平臺，借助Web Service技術(shù)，自主開發(fā)系統(tǒng)接口，實現(xiàn)了辦公自動化系統(tǒng)與移動和聯(lián)通短信平臺的無縫集成。系統(tǒng)具有收發(fā)文提醒、短信群發(fā)、回信自動處理、流量統(tǒng)計等功能。

5 結(jié)束語

山鋼集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)的建成和投運(yùn)，為山鋼集團(tuán)提供了一個清晰的組織結(jié)構(gòu)圖；建成了一個集信息交流、知識管理為一體的企業(yè)文化平臺；使得內(nèi)部的信息交流與共享更為便利，大大縮短了信息傳遞的周期，提高了企業(yè)管理水平和辦公效率。

Research and Development of Office Automation Based on Group Control

WU Xiao-feng1,QU Jian1,PENG Jing-long1,CAO Yong-bin2,CHE Yu-ping1
（1 The Automation Department of Laiwu Iron and Steel Group Corporation,Laiwu 271104,China；2 The Automation Department of Jinan Iron and Steel Group Corporation,Jinan 250101,China）

Through analysis OA’s current status of Shandong Iron and Steel Group’s main production and operation company, combining with group control mode and business requirements,adopting HA,SOA and SSO techniques,address book sharing were successfully developed,and a co-operation office platform integrated information exchange and knowledge manage were constructed for the purpose of the group strategy control.

strategy control;office automation;address book sharing

TP393.2

A

1004-4620（2010）03-0061-03

2010-03-13

吳曉峰，男，1962年生，1983年畢業(yè)于華東冶金學(xué)院自動化專業(yè)?，F(xiàn)為萊鋼自動化部副主任，研究員，從事信息化、自動化的設(shè)計、開發(fā)、管理工作。