高校圖書館檔案管理淺論

劉陽

湖北民族學(xué)院圖書館，湖北恩施 445000

高校圖書館檔案管理淺論

劉陽

湖北民族學(xué)院圖書館，湖北恩施 445000

分析高校圖書館檔案管理的內(nèi)容，結(jié)合目前高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀提出改善圖書館檔案管理的對(duì)策。

高校圖書館;檔案管理;內(nèi)容;現(xiàn)狀;對(duì)策

圖書館檔案管理是圖書館日常工作的重要組成部分，是圖書館管理水平的具體反映。隨著高校圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展，圖書館檔案管理工作得到了高度重視，檔案管理質(zhì)量明顯提高。但是，目前高校圖書館檔案管理仍然存在著許多問題和不足。

1 高校圖書館檔案管理的內(nèi)容

高校圖書館檔案是客觀真實(shí)地記載著圖書館各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡,驗(yàn)證著圖書館歷年實(shí)踐工作的成果,是圖書館工作全面、系統(tǒng)、綜合的記錄,是圖書館歷史發(fā)展的見證,因此高校圖書館必須依據(jù)本校檔案管理規(guī)范開展好檔案工作。

高校圖書館的檔案主要是指圖書館管理工作、業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的文件資料、電子文檔等。具體表現(xiàn)為以下三個(gè)方面：一是管理過程中產(chǎn)生的文件材料，主要是指上級(jí)機(jī)關(guān)以及院校主管部門和學(xué)校針對(duì)圖書館工作下發(fā)的文件材料；圖書館向上級(jí)機(jī)關(guān)及院校主管部門、學(xué)校提交的各種文件材料；圖書館在日常管理工作中產(chǎn)生的文件材料。二是業(yè)務(wù)工作活動(dòng)中產(chǎn)生的文件資料，主要包括圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的條例、細(xì)則、辦法、規(guī)章制度和重要文件資料；館藏建設(shè)規(guī)劃；各類文獻(xiàn)資源及電子資源采購(gòu)、征訂計(jì)劃；服務(wù)工作中的用戶檔案；文獻(xiàn)利用、館際交流等形成的各種檔案資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；年度計(jì)劃、總結(jié)、工作報(bào)告等。三是圖書館科學(xué)研究過程中產(chǎn)生的文件材料，主要包括圖書館主辦或承辦的學(xué)術(shù)活動(dòng)所形成的文件材料；本館工作人員承擔(dān)的各級(jí)各類科研項(xiàng)目申報(bào)、結(jié)題、鑒定結(jié)果材料；本館工作人員公開出版的論著樣本和公開發(fā)表的論文樣本；館內(nèi)成員撰寫和編制的供本館參考使用的調(diào)研報(bào)告；專題性文摘和專題性索引等。

2 高校圖書館檔案管理的現(xiàn)狀

隨著高校質(zhì)量工程建設(shè)的強(qiáng)化和科研水平的提高，高校圖書館的服務(wù)范圍得到了前所未有拓展，服務(wù)質(zhì)量要求更高，圖書館檔案管理工作雖取得較大改善,但在長(zhǎng)期工作實(shí)踐中,高校圖書館的檔案建設(shè)和管理工作都處于落后和被動(dòng)狀態(tài)，究其根源,主要存在于以下方面:一是檔案意識(shí)薄弱，認(rèn)識(shí)不到位。圖書館領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案管理重視不夠，認(rèn)識(shí)不到位，甚至疏于過問；圖書館專兼職檔案人員檔案意識(shí)薄弱，不能正確對(duì)待檔案重要性，缺乏檔案收集、整理、歸類和保管意識(shí)；圖書館的其他業(yè)務(wù)人員檔案意識(shí)薄弱，認(rèn)為事不關(guān)己。二是專兼職人員對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉、操作欠規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理混亂無序。圖書館專兼職檔案人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)高校檔案實(shí)體分類細(xì)則、歸檔規(guī)范一無所知，加之館內(nèi)沒有具體的管理制度和存檔要求，因此，使得檔案歸檔不及時(shí)、檔案材料不全面，缺乏統(tǒng)一管理，各自為政地隨意分類，隨意存放，檔案外在表現(xiàn)形式上混亂無序。三是圖書館檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于圖書館自動(dòng)化、數(shù)字化管理步伐。目前，很多高校圖書館都實(shí)現(xiàn)館藏文獻(xiàn)資源服務(wù)自動(dòng)化，而其檔案管理仍沿襲傳統(tǒng)檔案管理模式，管理方式遠(yuǎn)落后于圖書館文獻(xiàn)資源管理，自身的檔案文獻(xiàn)管理和利用手段沒有與圖書文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化同步。四是學(xué)校綜合檔案部門對(duì)各二級(jí)單位檔案建設(shè)和管理缺位，沒有嚴(yán)格的考評(píng)指標(biāo)體系和要求，對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作指導(dǎo)不力，導(dǎo)致各二級(jí)單位檔案管理混亂。

3 高校圖書館檔案管理策略

3.1 更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，樹立和增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)

檔案意識(shí)是檔案工作的思想基礎(chǔ)。搞好檔案工作，從領(lǐng)導(dǎo)到全體館員必須要更新觀念、提高認(rèn)識(shí)，樹立和增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)。首先，館領(lǐng)導(dǎo)要高度重視、關(guān)注和支持檔案工作，館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問、經(jīng)常檢查督促并參與檔案管理工作，不僅要隨時(shí)提供自身的工作檔案材料，更要在人力、物力、財(cái)力方面給予大力支持，要把檔案工作納入圖書館議事日程上；其次，圖書館檔案專兼職人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，強(qiáng)化自己的檔案意識(shí)，養(yǎng)成及時(shí)收集檔案材料，進(jìn)行整理、登記、歸檔的習(xí)慣；最后，圖書館全體館員都要積極參與到檔案建設(shè)工作中來，為圖書館檔案建設(shè)作出自己應(yīng)有努力。

3.2 建立和完善圖書館檔案管理規(guī)章制度、確定歸檔范圍，確保檔案齊全完整歸檔

根據(jù)高校檔案工作條例，結(jié)合學(xué)校圖書館工作的實(shí)際，制定和完善圖書館檔案收集、歸檔、保管、借閱利用和保密制度，確定檔案材料歸檔范圍、立卷歸檔流程，嚴(yán)格按照歸檔范圍和立卷流程進(jìn)行立卷歸檔，在立卷中嚴(yán)格執(zhí)行檔案著錄規(guī)則，案卷裝訂整齊美觀。建立檔案鑒定和檔案移交制度，完善檔案移交手續(xù)，確保有保存價(jià)值的文件以及其他有關(guān)材料不被遺失。各部門歸檔的案卷應(yīng)編制移交目錄，向圖書館專兼職人員移交，交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)；圖書館檔案管理人員要認(rèn)真履行檔案統(tǒng)計(jì)制度，做到心中有數(shù)。

3.3 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升檔案管理質(zhì)量

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定檔案工作質(zhì)量的優(yōu)劣，檔案工作不僅具有政策性、服務(wù)性、保密性，同時(shí)也是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)術(shù)性工作，需要檔案人員具備檔案專業(yè)業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)知識(shí)，這就要求檔案人員必須對(duì)檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)。只有通過專業(yè)性的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，牢固掌握檔案工作的基礎(chǔ)理論和基本技能后才能在檔案管理工作中進(jìn)行規(guī)范操作，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)。作為圖書館一員，對(duì)圖書館工作就較熟悉、熟練，因檔案學(xué)和圖書館學(xué)這兩個(gè)專業(yè)本身就很相近，有很多相同或互通之處，這也給圖書館檔案管理工作帶來了極大方便之處，但二者之間的許多不同之處，又要求圖書館檔案管理人員必須學(xué)習(xí)其專業(yè)知識(shí)和理論。只有在牢固掌握檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論和實(shí)踐操作技能后才能開展好檔案管理工作，才能使檔案工作真正規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，也只做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化后才能保證檔案質(zhì)量，這樣提升檔案管理質(zhì)量才有了堅(jiān)實(shí)的根基。

3.4 嚴(yán)格檔案考評(píng)管理，確保檔案管理工作的有序發(fā)展

在學(xué)校層面上，學(xué)校綜合檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)各二級(jí)單位檔案建設(shè)的管理，制定切實(shí)有效，可操作的檔案管理考評(píng)指標(biāo)體系，定期與不定期，定量與定性相結(jié)合地對(duì)各二單位進(jìn)行考核評(píng)估，同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)各二級(jí)單位檔案業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)工作力度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)工作技能；在圖書館層面上，結(jié)合本單位工作實(shí)際，制定相應(yīng)的考核、考評(píng)指標(biāo)對(duì)檔案工作及檔案管理人員進(jìn)行考評(píng)。通過開展嚴(yán)格的考評(píng)管理，以評(píng)促建、以評(píng)促管，確保檔案工作制度化、有序化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，使檔案充分發(fā)揮其價(jià)值作用，更好地服務(wù)于本單位各項(xiàng)工作。

[1]張芳.論高校圖書館檔案管理工作的特點(diǎn)[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì).2010；10:140-141

[2]王越等.圖書館檔案工作中的問題及其對(duì)策[J].黑龍江科技信息.2009；36：355

Analysis the contents of file management in university library and combine its current situation to put forward solutions to improve the file management in university library.

university library; file management; contents; current situation; solutions

Discussion on file management in university library

Liu Yang

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.11.105