高校數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀、問題與發(fā)展

李翠萍

（河南大學(xué) 遠(yuǎn)程與繼續(xù)教育學(xué)院，河南 開封 475000）

高校數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀、問題與發(fā)展

李翠萍

（河南大學(xué) 遠(yuǎn)程與繼續(xù)教育學(xué)院，河南 開封 475000）

高校數(shù)字檔案館是高校信息化的必然趨勢。高校數(shù)字檔案館建設(shè)近年來取得了可喜的進(jìn)展，但也存在著不容忽視的問題。我們要采取得力措施將高校數(shù)字檔案館建設(shè)推進(jìn)到新的水平。

高校數(shù)字檔案館建設(shè) 現(xiàn)狀 存在問題 提升策略

高校數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

一、高校檔案數(shù)字化是高校信息化建設(shè)的必然趨勢

數(shù)字檔案館是順應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體等技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案館，代表著檔案館未來的發(fā)展趨勢，也是信息時(shí)代檔案服務(wù)創(chuàng)新、拓展社會服務(wù)功能的必由之路。建設(shè)數(shù)字檔案館，有利于提高檔案館的工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，這些優(yōu)勢是傳統(tǒng)檔案館望塵莫及的。高校數(shù)字檔案館的功能主要表現(xiàn)在以下方面：（1）維系“學(xué)校記憶”，傳承大學(xué)精神。高校檔案館可以利用館藏資源通過建設(shè)校史館、開辦各種陳列展覽、舉辦專題報(bào)告會、編寫各種出版物來再現(xiàn)學(xué)校歷史記憶、展現(xiàn)學(xué)校歷史底蘊(yùn)與人文精神。（2）服務(wù)教學(xué)科研。高校檔案館館藏中的學(xué)生成績、學(xué)生論文、教師課件、科研項(xiàng)目等檔案都從不同方面為學(xué)校教學(xué)科研發(fā)展提供了可借鑒的歷史材料。（3）利用檔案原件，提供憑證依據(jù)。社會公眾對高校檔案原件憑證性價(jià)值的追求集中表現(xiàn)為對學(xué)校畢業(yè)生相關(guān)信息的真實(shí)性核準(zhǔn)。在高校檔案館對外服務(wù)中，利用檔案原件為畢業(yè)生本人補(bǔ)辦有關(guān)證件、為用人單位核實(shí)有關(guān)畢業(yè)生信息的準(zhǔn)確性成為其中的主要部分。

二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀

早在20世紀(jì)90年代，南京大學(xué)檔案館就開始進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的研究和開發(fā)，并且進(jìn)行了合理的規(guī)劃，在以后的建設(shè)中圍繞建設(shè)目標(biāo)，一步一個(gè)腳印地向前發(fā)展，至今，已完成了“‘南大之星’多媒體檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)（6.0版）”、“南京大學(xué)教授成果管理系統(tǒng)”、“南京大學(xué)研究生論文電子版上傳與管理系統(tǒng)”、“南京大學(xué)畢業(yè)生電子和學(xué)位電子照片管理系統(tǒng)”等的開發(fā)和運(yùn)行，搭建起了數(shù)字檔案館檔案信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的網(wǎng)上收集、開發(fā)和利用。上海交通大學(xué)數(shù)字檔案館系統(tǒng)運(yùn)用多種先進(jìn)技術(shù)，整合各類檔案信息資源，建立了集成式的數(shù)字檔案業(yè)務(wù)工作平臺，通過檔案門戶網(wǎng)站和校史博物館網(wǎng)站向校外用戶提供了全方位、一門式的數(shù)字檔案信息服務(wù)。浙江大學(xué)近年來努力推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，建立和開放檔案網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，在全校范圍內(nèi)全面實(shí)施電子文件遠(yuǎn)程歸檔。重慶大學(xué)數(shù)字檔案館從2006年3月開始建設(shè)，歷時(shí)三年半，至2009年9月建成。該數(shù)字檔案館將檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密結(jié)合，有效地實(shí)現(xiàn)了館室一體化、文檔一體化、館庫管理智能化的數(shù)字檔案館整體建設(shè)模式，建立了檔案信息資源服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)了全校范圍內(nèi)檔案信息資源的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享。復(fù)旦大學(xué)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)鏈接，在全校各部門之間實(shí)現(xiàn)了資源共享，各立卷單位的發(fā)文在辦公自動化系統(tǒng)上登記后，可在檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫中自動生成，不必再重復(fù)錄入，同時(shí)他們還使用了條形碼技術(shù)進(jìn)行庫房盤點(diǎn)和檔案的查借閱登記。復(fù)旦大學(xué)檔案館配合百年校慶工作將珍貴檔案、歷史照片摘選出來，完成了數(shù)字化的工作。綜合來看，到目前為止，高校數(shù)字檔案館主要發(fā)揮了三個(gè)方面的作用：一是介紹、宣傳檔案館的基本狀況和利用方法；二是介紹各個(gè)學(xué)校的基本狀況；三是提供數(shù)字查詢。

三、高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題

目前，很多高校雖然設(shè)有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識，對本部門的檔案疏于管理。經(jīng)費(fèi)的短缺成為高校數(shù)字檔案館建設(shè)的瓶頸。沒有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)支持，數(shù)字檔案館建設(shè)必須的硬件設(shè)施沒有保障，該工作只能是紙上談兵。高校檔案館網(wǎng)站信息內(nèi)容更新周期長，時(shí)效性差。一些文件形成者對檔案移交歸檔認(rèn)識不足。很多有價(jià)值的檔案不能及時(shí)歸檔，在個(gè)人手中積壓、滯留。檔案信息安全問題也應(yīng)該給予高度重視。網(wǎng)絡(luò)信息安全最主要的敵人就是計(jì)算機(jī)病毒，數(shù)字檔案館在目前的技術(shù)條件下，很難抵御計(jì)算機(jī)病毒的侵襲。黑客的侵襲也是數(shù)字檔案館的最大威脅。檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平不夠。目前高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)中廣泛存在的待遇低、工作累等原因所造成的檔案工作人員學(xué)歷層次低、男女工作人員比例失調(diào)、工作積極性差等，不利于高校檔案工作發(fā)展。高校檔案種類較多，但利用類目比較單一；檔案利用主體為校內(nèi)部門、教職工及學(xué)生，社會人員較少；檔案利用手段以傳統(tǒng)方式為主，利用現(xiàn)代技術(shù)手段獲取遠(yuǎn)程檔案信息服務(wù)較少。

四、高校數(shù)字檔案館建設(shè)提升的策略

充分認(rèn)識檔案工作在高等學(xué)校中的地位和作用。高校數(shù)字檔案館建設(shè)是 《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》提出的教育信息化的重要組成部分，是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，是高校持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。各高校要把高校檔案館（室）建設(shè)作為學(xué)?；窘ㄔO(shè)的一件大事切實(shí)抓好。檔案工作是高校全局工作的重要組成部分，是高校改革與發(fā)展不能缺少的重要管理工作，在高校人才培養(yǎng)、知識貢獻(xiàn)和傳承文明等方面發(fā)揮著不可替代的作用。

完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施的完備是進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的前提條件。根據(jù)數(shù)字檔案館的功能需要，基礎(chǔ)硬件主要包括：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案系統(tǒng)管理軟件、服務(wù)器、檔案加丁設(shè)備、存儲設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備、攝像機(jī)、掃捕儀、光盤記錄設(shè)備等。另外，還要建立一個(gè)滿足檔案信息化功能需求、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要的綜合管理系統(tǒng)平臺和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架。高校檔案數(shù)字化工程是需要耗費(fèi)一定人力、物力、財(cái)力的。2008年8月20日教育部以第27號令的公文形式發(fā)布了新修改的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，指出:“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃?！痹诘谌藯l中強(qiáng)調(diào)：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行?！?/p>

檔案信息資源建設(shè)是數(shù)字檔案館的生命，也是立館之本、強(qiáng)館之基，更是活館之源。高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年都產(chǎn)生大量的數(shù)字文檔。這些文檔涉及教學(xué)、科研、行政等方面，需要進(jìn)行整合后才能統(tǒng)一管理。首先，整合校內(nèi)信息資源。整合學(xué)校各部門產(chǎn)生的信息資源，通過對校內(nèi)機(jī)關(guān)、院系、黨群、后勤等部門的信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)查分析，確定具有歸檔價(jià)值的信息。通過前端控制和全程管理，對其產(chǎn)生、使用、失效等過程進(jìn)行有效管理，發(fā)揮工作上的主動性和前瞻性。對于各部門使用的辦公軟件、媒體編輯工具產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化文件，也應(yīng)該要求各部門定期通過網(wǎng)絡(luò)或者光盤載體的方式移交到檔案館。其次，要優(yōu)化館藏目錄，館藏檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵在于數(shù)字化后檔案的社會價(jià)值與經(jīng)濟(jì)效益的體現(xiàn)。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、磁帶等數(shù)據(jù)，要有選擇、分步驟地實(shí)行數(shù)字化。

檔案貴在于活，重在于用。高校檔案利用工作是指高校檔案工作者以檔案信息為服務(wù)前提，以檔案利用者為服務(wù)對象，以滿足高校教學(xué)、科研、黨政管理和社會各方面需求為目的，通過多種途徑、形式、渠道和方法傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的過程。高校檔案館作為高校育人資源的重要組成部份，應(yīng)該通過開展多種適合高校學(xué)生和青少年特點(diǎn)的宣傳教育活動，增強(qiáng)高校檔案館的開放度和公益性，充分發(fā)揮其文化功能和教育功能。

人員素質(zhì)的提升。在技術(shù)方面，檔案人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，在加強(qiáng)檔案館學(xué)、情報(bào)學(xué)專業(yè)知識學(xué)習(xí)的同時(shí)，還必須加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識的學(xué)習(xí)，并不斷提高英語水平，完善自己的知識結(jié)構(gòu)。高校既要把好檔案人員選拔任用關(guān),面向校內(nèi)外招聘錄用相關(guān)信息人才,又要建立完善的培訓(xùn)制度,采取在職培訓(xùn)進(jìn)修、攻讀學(xué)位、脫產(chǎn)進(jìn)修、學(xué)術(shù)研討及參觀考察等方式,對現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行培養(yǎng)和提高水平,使他們的知識結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展需要。

要建立和完善檔案信息安全管理體制，各高校檔案館（室）人員就要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。非公開檔案信息一律不得上外網(wǎng)，檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)要切實(shí)與一切外網(wǎng)實(shí)行物理隔離。要認(rèn)真采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和系統(tǒng)的安全。

［1］朱金風(fēng).對高校數(shù)字檔案館建設(shè)的思考［J］.蘭臺世界，2006，（3）.

［2］蘇梅.論高校數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢及對策研究［J］.文教資料，2009，（15）.

［3］曾憲言.關(guān)于高校數(shù)字檔案館建設(shè)問題的思考［J］.南陽師范學(xué)院學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），2010，（7）.

2010年度河南省檔案局科技項(xiàng)目計(jì)劃“高校數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀與發(fā)展研究”（2010-X-57）的階段性成果。