水文檔案信息電子化研究

劉 偉，吳志敏，劉曉玲

（1.吉林省水文水資源局白城分局，吉林 白城 137000；2.吉林省畜牧業(yè)學(xué)校，吉林 白城 137000）

1 現(xiàn)狀

1）水文檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，各自開發(fā)的軟件不能互用，缺少一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)。由于信息不能互調(diào)，就不能及時利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，因而制約了檔案信息電子化的進程。

2）在水文檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上，形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。水文檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了水文檔案信息工作電子化。

4）檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從水文系統(tǒng)檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用。

2 發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

3 水文檔案信息電子化的益處

1）可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室），對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2）水文檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。

3）水文檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，既擴大了社會影響，又拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

4）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

5）水文檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求。

4 實現(xiàn)水文檔案信息電子化需解決的問題

1）解決好水文檔案電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失。

2）要掌握先進的數(shù)字化技術(shù)，選擇好建庫軟件，做好水文檔案的著錄和標(biāo)引工作，按照檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一著錄項目，統(tǒng)一著錄格式，統(tǒng)一檢索語言，規(guī)范制作數(shù)據(jù)，規(guī)范檢索標(biāo)識，提高檔案數(shù)據(jù)檢索的準(zhǔn)確性和完整性，使利用者可以迅速準(zhǔn)確、多途徑、多角度地對數(shù)據(jù)庫中的信息進行檢索。

3）要做好水文電子文件歸檔和管理工作，為信息資源開發(fā)奠定基礎(chǔ)。在收集歸檔中，要注意電子檔案的系統(tǒng)性、完整性、真實性和有效性。

4）要和歸檔人員密切配合，做到多渠道、全方位地收集各種水文電子文件材料。理順關(guān)系、分清各環(huán)節(jié)的職責(zé)范圍，并采取考核、檢查、監(jiān)控等措施防止電子文件分散在各個部門，杜絕“各自為政”的現(xiàn)象。