淺談建設工程簽證管理

潘 晨，李曉東，鄭苦苦

(1．成都軍區(qū)空軍工程造價管理辦公室，四川成都610041;2．解放軍78509部隊，四川成都611731;3．中國航空港建設第九工程總隊，四川成都610041)

由于建設工程投資規(guī)模大，建設周期長、設備材料型號規(guī)格多、價格變化快，工程合同不可能對整個施工期間出現(xiàn)的情況作出完整的預見和約定;在實施過程中，由于主客觀條件的變化，如建設方資金原因、建設的功能要求發(fā)生變化等，都會給整個施工過程帶來不確定因素，產(chǎn)生各種工程變更。工程簽證以書面的形式記錄了施工現(xiàn)場發(fā)生的特殊費用，是承發(fā)包雙方對工程變更部分的確認，其直接關系到建設方和施工方的切身利益。由于工程簽證不包含在施工合同和圖紙中，具有臨時性、無規(guī)律性、內(nèi)容復雜性等特點，導致施工現(xiàn)場簽證價款在工程造價中所占比重不斷增加，成為工程結算超預算的原因之一。因此，加強施工過程中的簽證管理，是施工階段投資控制的重點，也是影響工程總投資的關鍵因素之一。

1 工程簽證的含義

工程簽證是指工程發(fā)承包雙方在履行施工承包合同過程中，按照合同約定或經(jīng)協(xié)商一致，對施工過程中發(fā)生的各種費用(施工過程發(fā)生的與設計圖紙、施工方案、預算項目或工程量不相符，需要調(diào)整工程造價的)、工期順延、經(jīng)濟索賠等所達成的意思表示一致的補充協(xié)議，是項目最終結算時增減工程造價的憑據(jù)，也是建設工程全過程造價管理的主要組成部分。

2 工程簽證目前存在的主要問題

作為駐現(xiàn)場的造價人員，經(jīng)常感覺到現(xiàn)場簽證的處理是工程施工中最容易引起爭議的部分。筆者接觸的工程簽證，或多或少存在問題。產(chǎn)生問題的原因一方面由于建筑市場的不規(guī)范，另一方面是參加建設的各方(包括建設單位、監(jiān)理、施工單位)不夠重視?？偟膩碚f有以下幾個方面的問題。

(1)缺乏及時性。一方面有的現(xiàn)場簽證人員責任心不強，口頭答應而不當時辦理，另一方面施工方不按時申報簽證，致使雙方無法及時對工程現(xiàn)場實際發(fā)生的情況進行準確測量、描述與辦理簽證手續(xù)，而事后靠追記補辦，甚至于在結算審核過程中還在補辦簽證手續(xù)。這樣就極有可能導致現(xiàn)場發(fā)生的具體情況回憶不清，數(shù)據(jù)不準，補寫的簽證單與實際發(fā)生的不符，引起不必要的糾紛。

(2)簽證單內(nèi)容不規(guī)范。簽證單中的資料記載不詳，含糊不清，措辭模棱兩可，計算費用的依據(jù)不足，無法計算應發(fā)生的費用。

(3)未經(jīng)核實隨意簽證?，F(xiàn)場簽證人員不重視簽證，缺乏造價控制意識，未經(jīng)核實就隨意簽證。簽證一般由施工單位填寫，建設方不認真核實就簽字，對不應該簽證的項目進行了簽證，如工程內(nèi)容重復交叉的簽證;未經(jīng)設計人員同意而隨意提高用料要求的簽證;已包括在定額費用中的簽證等等，從而導致因簽證內(nèi)容與實際不符而造成的經(jīng)濟損失。

(4)有一些施工單位不清楚哪些費用需要簽證，缺少簽證意識，又不按照規(guī)定程序進行簽證，導致最終簽證無效。一般情況下，現(xiàn)場簽證需要建設、監(jiān)理、施工單位三方共同簽字才能生效，缺少任何一方都屬于不規(guī)范的簽證，不能作為結算和索賠的依據(jù)。

(5)存在惡意的虛假簽證。這是在現(xiàn)場簽證工作中存在著的不正之風，導致產(chǎn)生以少簽多，高估冒算，弄虛作假等情況。

3 工程簽證的管理

3.1 發(fā)生工程簽證的依據(jù)

施工合同，建設單位的書面通知書，工程設計變更單，建設單位確認的會議紀要，現(xiàn)場簽證的報審書是簽證依據(jù)。

3.2 工程簽證的原則

(1)真實性:以合同為依據(jù)，以現(xiàn)場發(fā)生為事實，以施工方實際已發(fā)生的工程量為準。

(2)全面性:簽證申請中所涉及到的簽證原因、簽證內(nèi)容、簽證數(shù)值計算以及相應的證據(jù)資料要充分、齊全。

(3)及時性:所有的簽證資料必須及時收集、整理、歸檔，施工單位確保在規(guī)定的時間內(nèi)提交建設方，監(jiān)理單位和建設單位;必須在規(guī)定的時間內(nèi)按程序進行現(xiàn)場確認、審核。如屬隱蔽工程，必須在其覆蓋之前簽字確認。

(4)準確性:用詞簡潔準確，條理清楚，邏輯性強，簽證值的計算要符合合同約定。合同中未約定選用的計算方法，必須采用常規(guī)的方法。

(5)規(guī)范性:必須按照規(guī)定的編制要求、工作流程、時效限定進行工程簽證。否則不予審核或視為無效。

(6)權限性:建設方對現(xiàn)場簽證管理實行嚴格的權限規(guī)定，不在權限范圍之內(nèi)的簽字一律無效。

3.3 簽證單撰寫的要素

(1)簽證事實發(fā)生、完成時間及簽證單提交的日期、編號;

(2)簽證的依據(jù)和原因，包括法律法規(guī)、合同條款、工程指令、變更函件、各類確認函等作為附件;

(3)簽證事實及完成情況簡述;

(4)要求簽認的相關事宜，包括工程量、工期、費用，闡明簽證部位、材料名稱、規(guī)格、做法、數(shù)量、工程量計算式等。

3.4 進行工程簽證的程序

進行工程簽證的程序要求主要可歸納為:深入現(xiàn)場，精心計量，準確及時，規(guī)范全面，分級管理，嚴密審查。

(1)施工單位必須在簽證事實發(fā)生后的有效時間內(nèi)(按各建設單位的規(guī)定)向監(jiān)理和建設單位提出辦理現(xiàn)場簽證的申請，由監(jiān)理、建設單位進行現(xiàn)場確認。如需要現(xiàn)場測量收方的簽證，還要向監(jiān)理和建設方提交現(xiàn)場計量申請。

(2)建設單位現(xiàn)場簽證人員和專業(yè)監(jiān)理工程師在接到計量申請后，首先審查其完整性。審查合格后，當日內(nèi)到現(xiàn)場和施工單位現(xiàn)場負責人一起對工程變化情況進行調(diào)查，審核現(xiàn)場簽證內(nèi)容，按實際計量，填寫收方計量單。收方計量單必須由施工單位現(xiàn)場負責人、建設單位簽證人員和專業(yè)監(jiān)理工程師三方共同簽字。隱蔽工程簽證必須在隱蔽前完成驗收手續(xù)和工作量確認。

(3)施工單位根據(jù)確認的工程量編制預算，然后按規(guī)定的統(tǒng)一格式填寫《現(xiàn)場工程簽證單》，一式四份，在規(guī)定時間內(nèi)向監(jiān)理單位報送。簽證資料必須齊全才能上報，其內(nèi)容主要包括:簽證單、書面指令、圖紙、設計變更單、收方計量單、認價單、原始憑據(jù)、工程量計算書、預算書、簽證報價、現(xiàn)場照片等。所有資料應有相關人員簽字、部門或單位蓋章及簽字日期。

(4)所有簽證必須由專業(yè)監(jiān)理工程師核實簽證格式、內(nèi)容、資料、簽署的完整性及工程量，在規(guī)定日期內(nèi)完成審定，并上報總監(jiān)理工程師進一步復核?？偙O(jiān)理工程師簽署意見后交由建設單位造價管理部門進行全面審核，并按照合同約定的結算方法審核簽證金額。上述審核人員均應簽署姓名、日期及審定內(nèi)容與意見。不管對簽證內(nèi)容和金額的審核結果是否與施工單位上報情況一致，審核人員都必須將各自復核的結果在《現(xiàn)場工程簽證單》內(nèi)重新明確詳細描述，而不能僅僅只填“屬實”、“同意”等。在辦理施工單位報送的現(xiàn)場簽證時，要特別關注簽證是否合理，如發(fā)現(xiàn)不合理簽證，須做好記錄，說明不予簽證的原因，并完成正常的審批程序，存檔備案。不予簽證的情況如:重復的簽證、未按規(guī)定時間上報的簽證、屬于施工單位工作失誤造成的現(xiàn)場簽證、工作內(nèi)容已包括在合同中的簽證、在工程招標過程中一般已經(jīng)確定的工程取費標準等。

(5)造價管理部門審核完成之后，依金額大小，根據(jù)建設單位制定的簽證審批權限，對簽證進行審批。

(6)審批通過后即告生效，簽證單匯總到造價管理組，蓋章后，存檔一份，其余三份由建設單位財務管理部門、監(jiān)理單位、施工單位存檔，作為工程結算的依據(jù)。

4 幾點措施建議

在工程造價全過程管理中，現(xiàn)場工程簽證不可避免，各種主客觀因素導致現(xiàn)場簽證出現(xiàn)漏洞。因此，必須加強現(xiàn)場簽證管理，把現(xiàn)場簽證費用降低到最低限度，使建設方的每一項投資發(fā)揮最大效益。我認為要從提高素質(zhì)，健全制度，源頭控制等幾方面進行努力，來切實做好工程簽證這項工作，有以下幾方面的建議:

4.1 提高現(xiàn)場簽證人員的責任心和業(yè)務水平

簽證工作是一項政策性、技術性、經(jīng)濟性很強的工作，各方應委派具有相應專業(yè)知識的人員進行管理。要想把現(xiàn)場簽證工作做好，現(xiàn)場簽證人員必須加強職業(yè)道德教育，建立自律懲戒措施，具有良好的思想品質(zhì)和高尚的職業(yè)道德，并不斷提高自身的業(yè)務素質(zhì)。既熟悉現(xiàn)場情況又熟悉合同及工程建設的相關法律、法規(guī)的內(nèi)容，并具備預算定額的基本知識。

4.2 建立完善的管理制度和運行機制

4.2.1 建立工程簽證每月統(tǒng)計匯報制度

建設單位造價管理部門每月定時將本月已通過審批確認簽證單匯總統(tǒng)計的結果上報建設單位主(總)管，或組織工程例會進行匯報，通過必要的審核，從而在第一時間發(fā)現(xiàn)問題，進而采取有效的補救措施。

4.2.2 必須明確簽證的權限

對單張簽證涉及費用大小的權力限制:建設方應限制工程簽證相關人員權限，根據(jù)簽證費用的大小，建立不同層次的簽認和審批制度。如涉及金額較小的內(nèi)容應由建設單位造價管理部門和財務監(jiān)督部門共同簽字認可;對超過規(guī)定限額的內(nèi)容應由工程總管來確認或建設單位召開專題會議，形成會議紀要，簽署補充合同的形式予以確定。

對涉及簽證內(nèi)容的專業(yè)權限:建立專業(yè)分工的簽認制度，如:有關水電專業(yè)內(nèi)容的工程簽證必須得到現(xiàn)場水電專業(yè)監(jiān)理工程師的審核簽署。

4.2.3 嚴格執(zhí)行簽證內(nèi)容審核制度

現(xiàn)場簽證單上每一個字、每一個字母、每一個數(shù)據(jù)都必須正確，有時只是一字之差，引起的造價就相差幾倍以上，所以內(nèi)容應實事求是，數(shù)據(jù)準確，必須和實際相符，并不得超出應簽證的范圍。如:對于材料簽證，就應將材料名稱、規(guī)格、品種、質(zhì)量、數(shù)量、產(chǎn)地、單價、供料方式、時間、地點等表述清楚。這就要求建設方建立明確的審核制度，做到簽證形式合法、內(nèi)容實事求是，手續(xù)資料齊備，程序符合規(guī)定，保證簽證內(nèi)容與現(xiàn)場實際已發(fā)生情況相符合，不該簽的堅決不簽，維護簽證的嚴肅性。

4.2.4 建立健全現(xiàn)場簽證建檔制度

工程簽證應及時簽辦并編號歸檔，編號必須連續(xù)，嚴禁補辦增編。對于一些重大的現(xiàn)場變化，還應及時拍照或錄像，以保存第一手原始資料?，F(xiàn)場簽證必須有各方主體(建設方、監(jiān)理、施工方等)代表簽字，同時簽證單由幾方建設主體各保留一份。在審計時，統(tǒng)一由建設單位加蓋“送審資料”章，避免在審核過程中，各方根據(jù)自己的需要自行補交簽證單。

4.3 從源頭控制，減少工程簽證

4.3.1 嚴格控制設計變更

設計變更是保證施工質(zhì)量，完善工程設計，糾正設計錯誤以及滿足現(xiàn)場條件變化而進行的設計修改工作，設計文件一經(jīng)審查通過，任何單位和個人不得隨意更改。設計變更是引起簽證最大的源頭，工程開工前必須嚴格進行圖紙會審，將施工圖上的問題提前解決，盡量減少施工中的設計變更，一般情況下不允許設計變更，除非不變更會影響項目的正常運行。由于項目建設條件的改變或施工實際需要而更改原設計，必須經(jīng)過深入的調(diào)查研究并充分論證，并遵守項目合同中的全部規(guī)定，對必須發(fā)生的涉及費用增減的設計變更必須經(jīng)設計單位、建設方代表、監(jiān)理單位總工程師共同簽章認可方為有效。

4.3.2 在制訂合同時就明確工程簽證方面的內(nèi)容

工程簽證方面的內(nèi)容在甲乙雙方訂立工程合同專用條款中必須制訂得詳細周到且具可操作性。工程簽證的范圍、由誰簽字、通過什么程序，簽證的規(guī)范格式，加蓋公章等，這些問題都應當在工程合同中加以明確。合同雙方當事人必須對行使簽證權利的人員進行必要的授權及簽證權力限制。針對目前在工程結算時大量產(chǎn)生的補簽證問題，可以通過設立合同條款來防范補簽證的發(fā)生。

總之，在工程建設中，只有重視并加強現(xiàn)場簽證的管理，提高現(xiàn)場簽證的質(zhì)量，充分發(fā)揮建設方在投資控制方面的作用，明確規(guī)范建設方、施工方和監(jiān)理方的職責，建立完善的工程簽證管理制度，使工程簽證得到控制，從而有效地控制施工階段的工程造價。

［1］ 葉華章，任宏．探索中國建設工程造價管理新模式［J］．工程造價管理，2001

［2］ 林镥海，建設工程施工合同司法解釋操作指南，［M］法律出版社，2006