談檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)原則

□李 巖

檔案文件的著錄數(shù)據(jù)形成檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案的計(jì)算機(jī)管理。檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)來源于傳統(tǒng)載體檔案文件的數(shù)字化掃描和電子文件的歸檔。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不但是檔案文件存儲(chǔ)的方式，也是其檢索利用的基礎(chǔ)。

一、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的價(jià)值

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建成之后，可以提高檢索效率，提高查全率，保護(hù)檔案原件。

1、檢索時(shí)間縮短，接待利用效率提高

以學(xué)籍檔案為例，在檔案數(shù)字化之前，只能經(jīng)過“案卷目錄檢索一到庫(kù)房調(diào)取檔案一復(fù)印”的程序，平均用時(shí)約15分鐘。而檔案數(shù)字化之后，由于檢索速度快，檢索結(jié)果指向性強(qiáng)，可直接打印檢索出的掃描圖片，用時(shí)僅需幾秒鐘，檢索速度明顯加快，接待利用效率大幅提高。

2、檔案調(diào)卷量明顯下降，查全率上升

由于計(jì)算機(jī)檢索可進(jìn)行模糊查詢，這樣就避免了利用者由于提供信息不準(zhǔn)而導(dǎo)致調(diào)卷量大的現(xiàn)象，經(jīng)過數(shù)字化后的檔案，計(jì)算機(jī)可以通過字段匹配，一次檢索出分布在多個(gè)全宗內(nèi)的相關(guān)信息內(nèi)容，大大提高了檔案的查全率。

3、利用全文數(shù)據(jù)，檔案原件得到最大保護(hù)

因?yàn)闄n案實(shí)體的調(diào)閱、復(fù)印都不可避免地對(duì)檔案本身造成損害，影響了檔案壽命。在檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建成之后，檔案利用無須調(diào)閱檔案實(shí)體，不但能夠提高服務(wù)效率，而且還有效地保護(hù)了檔案原件，杜絕了檔案原件被損害、涂改等現(xiàn)象的發(fā)生，節(jié)省了檔案利用的監(jiān)控成本。

二、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)原則

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，不但關(guān)系到檔案館資源的檢索利用，也關(guān)系到數(shù)字檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化利用和交換共享。因此，在建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)遵循以下幾個(gè)原則。

1、標(biāo)準(zhǔn)化

為了保證檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存與共享利用的需要，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合一定的技術(shù)與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)包括數(shù)據(jù)庫(kù)操作系統(tǒng)的選擇、安全標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等。應(yīng)保證數(shù)據(jù)庫(kù)接口的通用性，將文本、圖形、圖像、音頻、視頻采用國(guó)際通用的格式進(jìn)行歸檔轉(zhuǎn)換。在選擇數(shù)字文件格式時(shí)，應(yīng)盡可能選擇與軟硬件平臺(tái)相對(duì)獨(dú)立的文件格式。

2、科學(xué)性

檔案館的檔案文件數(shù)量巨大，種類繁多。在經(jīng)費(fèi)有限的條件下，檔案館在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的立項(xiàng)、進(jìn)度安排、管理等問題上應(yīng)做到科學(xué)決策。應(yīng)首先對(duì)以往檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案用戶的身份和所占比例以及所查閱檔案的種類和使用頻率等情況，據(jù)此來確定將要建設(shè)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的種類。

3、安全性

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，需要保證檔案信息的安全性。對(duì)于不同密級(jí)、不同開放程度的檔案，應(yīng)當(dāng)分別建庫(kù)，要特別審查數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目承包商的資質(zhì)。還應(yīng)通過防火墻的設(shè)置和防病毒軟件的安裝增加數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全性。

4、服務(wù)性

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)本著最大限度地為用戶提供服務(wù)的原則來建立。對(duì)于文藝團(tuán)體的檔案管理而言，由于它收藏有大量文藝工作者的檔案，因而更應(yīng)注重檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的服務(wù)功能。比如，近年來許多省市致力于建立藝術(shù)檔案館，就是因?yàn)檫@些檔案的利用率高，可以最大限度地為社會(huì)公眾提供服務(wù)。

三、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的要求

我國(guó)檔案管理軟件的數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)具備對(duì)各類檔案目錄及原文信息進(jìn)行管理的功能，主要包括：數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、儲(chǔ)存、修改、刪除等內(nèi)容

數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的選擇應(yīng)充分考慮用戶所需的數(shù)據(jù)容量；數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)符合檢索優(yōu)先的原則，能夠以DBF文件格式或通過XM L文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，并具備安全、合理、靈活等特性。數(shù)據(jù)項(xiàng)的設(shè)置應(yīng)符合《檔案著錄規(guī)則》。系統(tǒng)應(yīng)提供鍵盤錄入、文件掃描和直接接收電子文件等多種檔案數(shù)據(jù)輸人方式。具有文檔一體化功能的檔案管理軟件，應(yīng)能保證系統(tǒng)內(nèi)文件處理部分錄入的數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的格式完全一致，并能根據(jù)歸檔標(biāo)識(shí)實(shí)現(xiàn)歸檔文件的有效遷移。

這樣，檔案館人員可以通過瀏覽器，在經(jīng)過系統(tǒng)用戶密碼、權(quán)限認(rèn)證后，就可以根據(jù)具體情況在本地或者遠(yuǎn)程對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行瀏覽、增加、修改、刪除等數(shù)據(jù)維護(hù)工作。由于數(shù)據(jù)維護(hù)采用標(biāo)準(zhǔn)的瀏覽器界面，因此界面友好、操作簡(jiǎn)單，非常便于使用。

可見，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心部分,數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的好壞直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗。檔案信息化建設(shè)要嚴(yán)格遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,其數(shù)據(jù)庫(kù)則更要以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)。