試論新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新

■張鑫

事業(yè)單位檔案管理制度的改革宗旨不僅應有利于管理，更應著眼于保護個人的權利，特別要明確檔案當事人對自己的檔案享有權利。新形勢下的檔案管理體系由多個主體管理，多方面內(nèi)容構成，這樣就可以相互制約，有利于保障員工利益，同時減輕了事業(yè)單位人力資源上的負擔。文章主要探討新形勢下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新。

事業(yè)單位的檔案是包含很多方面的，這些方面對于人才的選拔、考核、以及單位其他工作都是有很大的幫助的，工作人員通過查看檔案可以及時的得到相關的信息，以便及時的去做下一步工作。事業(yè)單位必須要及時的解決檔案管理中的相關問題，跟上時代發(fā)展的要求，最終朝著更好的方向發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案工作的重視程度不夠。有些單位認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只會應付了事，而不知道檔案是寶貴的歷史文化財富，檔案工作是黨和國家的一項重要事業(yè)。特別是一些單位領導往往容易忽視檔案管理工作，未把檔案管理工作納入到議事日程，導致檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設服務。

2.檔案管理人員工作態(tài)度不好。一個事業(yè)單位發(fā)展的好壞，很大程度取決于該單位的工作人員對工作持有的態(tài)度，檔案管理的工作人員也是如此，很多事業(yè)單位的檔案管理人員在工作的過程中抱著應付的態(tài)度，不能及時的更新檔案、清理檔案室的衛(wèi)生，缺少責任心，也缺少相應的耐心去發(fā)現(xiàn)問題，抱著這樣的態(tài)度工作，對事業(yè)單位的發(fā)展是有很大的負面影響的。

3.檔案更新不及時。大多數(shù)事業(yè)單位的檔案都不能及時的更新，或者是更新速度緩慢，時代在變化，科技在發(fā)展，一切的一切都在變化，這就要求檔案跟上時代發(fā)展的步伐，而不是長時間停留在一個階段。

二、事業(yè)單位檔案制度建設的原則

1.規(guī)范化與靈活化。行政事業(yè)單位檔案工作制度的制定要按照國家標準來進行。但這并不是說所有行政事業(yè)單位的檔案工作制度都是一成不變的，行政事業(yè)單位因規(guī)模不同工作特點的差異，其管理方式與制度規(guī)范自然不能強求一律。檔案部門應依靠自身特點建立一套符合本單位實際的規(guī)章制度體系。

2.明確職責。在制度的制定過程中，要把“職責”這一部分調(diào)整到崗位標準中，明確職責范圍及權限。在明確責任的同時，應注意保護工作人員的合法權益。建立行政事業(yè)單位檔案工作制度必須把明確職責與保護權益放到同等重要的地位。

3.動態(tài)與靜態(tài)結合。制度并不是永不變化的。隨著時代的發(fā)展，行政事業(yè)單位的各項制度當然也要隨之改變。檔案部門應積極學習一些先進的檔案管理辦法，并結合自身情況，不斷完善現(xiàn)有的檔案工作制度。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

1.提高認識，明確檔案管理人員的職責。加大檔案宣傳力度是搞好檔案工作的基本前提，而健全的機構和機制是落實檔案工作的組織保證。我們不僅要通過經(jīng)常學習與宣傳檔案法律、法規(guī)和有關管理規(guī)定，提高各級領導和廣大干部職工的檔案意識，還應當在各立檔單位內(nèi)成立綜合檔案室，確定檔案分管領導、檔案室主任和檔案人員，明確各自職責，并根據(jù)內(nèi)設機構情況配備兼職檔案人員，形成檔案管理網(wǎng)絡，提高檔案管理工作的效率。

2.增強和提高其綜合服務素質(zhì)。做好檔案工作關鍵在于人。因此，穩(wěn)定檔案人員，提高檔案合素質(zhì)是檔案工作擺脫困境的重要保障。因為檔案工作是一項專業(yè)性的工作，具有很強的實踐性性，沒有豐富的實踐工作經(jīng)驗，是很難真正達到檔案管理工作，達到檔案收集、管理的規(guī)范要求。所以我們要做的工作就是不僅要確保單位檔案人對穩(wěn)定，還要幫助檔案管理人員更新知識結構，提高綜合素質(zhì)。一方面要加強職業(yè)道德，樹立正確的職業(yè)道德觀念，樹立為社會發(fā)展服務的思想；另一方面掌握信息技術，既要加強專業(yè)知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，并且還要加強計算機知識及人事檔案管理軟件知識的學習，掌握現(xiàn)代信息管理技術，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。

3.檔案管理電子化?，F(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。檔案管理設備落后，必然影響一個公司的發(fā)展，也體現(xiàn)了該公司落后于整個時代，所以事業(yè)單位應當引進先進的設備來管理檔案。電子檔案的使用是新時代檔案管理必經(jīng)的一個步驟，每個事業(yè)單位的檔案管理工作都應當努力朝著此方向發(fā)展，這樣才能使檔案更好的服務于自己。

結論

綜上所述，只有采取各種有針對性的措施及時解決事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，加強對檔案管理工作的認識，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立一個科學的現(xiàn)代檔案管理體系，才能不斷保證檔案管理工作走上科學化和規(guī)范化的道路，從而促進檔案現(xiàn)代化的管理進程。

[1]楊軍.高校人事檔案管理策略分析[J].黑龍江檔案,2010.

[2]白桂芝.試論行政事業(yè)單位檔案管理思路創(chuàng)新[J].蘭臺世界,2010（12）.