電力科技檔案收集探討

邱超英

(云南電網(wǎng)公司，云南 昆明 650011)

1 電力科技檔案的特點(diǎn)

1)專業(yè)性:表現(xiàn)在形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)兩個(gè)方面。電力科技檔案形成于特定的專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，是相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的記錄和產(chǎn)物。集中反映了電力科技內(nèi)容及相關(guān)的科技方法和手段。

2)種類和類型的多樣性:電力科技檔案的種類最為繁多、類型最為復(fù)雜和最具多樣化。就種類而言，由于電力科技和生產(chǎn)活動(dòng)的多樣性，導(dǎo)致了電力科技檔案在種類上的多元化。如電力科學(xué)研究活動(dòng)產(chǎn)生了研究開發(fā)檔案;軟件開發(fā)活動(dòng)產(chǎn)生了軟件設(shè)計(jì)研制檔案;新技術(shù)、新成果的開發(fā)產(chǎn)生新的研究開發(fā)檔案。以類型而言，電力科技檔案是所有種類的檔案中類型最為豐富多樣的一種。電力科技檔案所記載的電力科技和生產(chǎn)活動(dòng)專業(yè)多樣、手段復(fù)雜，這就客觀地要求必須以文件材料類型的多樣性來適應(yīng)科技內(nèi)容和手段的多樣性，也就使得電力科技檔案材料不僅在種類方面，而且在類型方面呈現(xiàn)出多樣性的特點(diǎn)。

3)成套性:電力科技檔案的成套性特點(diǎn)是由電力科技和電力生產(chǎn)活動(dòng)的特點(diǎn)決定的，任何電力科技和生產(chǎn)活動(dòng)都是以一個(gè)獨(dú)立的電力項(xiàng)目或某一特有的現(xiàn)象為對(duì)象進(jìn)行的。

4)現(xiàn)實(shí)性:電力科技檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性。大部分文件材料歸檔以后基本上完成了現(xiàn)行功能，大都是用來進(jìn)行歷史查考，而電力科技檔案則不同，歸檔進(jìn)入檔案部門的大多數(shù)電力科技檔案材料，不僅沒有退出現(xiàn)行使用過程，相反正是它們發(fā)揮現(xiàn)行效用的活躍時(shí)期，而且將在較長的時(shí)期內(nèi)發(fā)揮效用。

2 電力科技檔案管理的現(xiàn)狀

1)對(duì)電力科技檔案認(rèn)識(shí)不足，對(duì)科技檔案的管理重視不夠。

2)缺乏科學(xué)的管理制度。由于一些單位沒有嚴(yán)密、科學(xué)的管理制度加以規(guī)范，造成科技項(xiàng)目研究過程和總結(jié)材料的收集不重視，致使檔案材料分散在各個(gè)科技項(xiàng)目研究小組中，形成文件材料收集不全、資料不完整、不集中。同樣，由于缺乏科學(xué)的管理制度，導(dǎo)致很多科技成果流失。

3)資料的收集不規(guī)范:電力科技檔案是科技項(xiàng)目研究全過程的真實(shí)記錄?？萍柬?xiàng)目歸檔必須包括科技項(xiàng)目建議書、科技項(xiàng)目預(yù) (決)算書、項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、工作總結(jié)、技術(shù)報(bào)告、驗(yàn)收證書等資料，但人們往往都忽視了項(xiàng)目前期、研究過程的資料收集和歸納，造成歸檔資料收集不規(guī)范，缺乏完整性。

4)缺少專業(yè)的管理人員:在電力企業(yè)中科技檔案主要來源于科技項(xiàng)目的研究，沒有設(shè)立專職的科技檔案管理人員，導(dǎo)致科技檔案管理混亂、沒有成套性，難以保證檔案的收集和整理的完整性。

5)缺乏學(xué)習(xí)與交流:電力科技檔案的收集和歸檔，一般由各自單位負(fù)責(zé)開展，且以收集本單位相關(guān)檔案為主。由于檔案的專業(yè)性和保密性特點(diǎn)等原因，科技檔案在使用范圍上有一定的限制，大多為本單位內(nèi)部使用，各單位間很少交流。

3 電力科技檔案收集改進(jìn)措施

1)高度重視檔案管理工作

應(yīng)認(rèn)真貫徹《檔案法》和公司 制定有關(guān)檔案管理工作規(guī)定的總體部署，進(jìn)一步完善提前介入、超前控制、跟蹤服務(wù)、監(jiān)督指導(dǎo)的全過程管理體系，優(yōu)化工作流程，加大考核力度，加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、檔案資源數(shù)字化、檔案利用信息化進(jìn)程。

2)啟動(dòng)檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才，將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入議事日程。使其具有運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。

3)建立、健全科技檔案工作的法規(guī)制度，科學(xué)地管理科技檔案，積極開發(fā)科技檔案信息資源，及時(shí)、有效地提供科技檔案為企業(yè)服務(wù);實(shí)行集中統(tǒng)一管理，有利于保護(hù)科技檔案，保守科技機(jī)密，有助于加強(qiáng)科技檔案工作;復(fù)用科技檔案，節(jié)約設(shè)計(jì)時(shí)間，提高經(jīng)濟(jì)效益;發(fā)揮科技檔案的依據(jù)憑證作用。

4)電力科技檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如科技項(xiàng)目越來越多，所形成的檔案數(shù)量越來越多，由于科技檔案是以項(xiàng)目為卷數(shù)，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、信息化，有效地解決新形式下出現(xiàn)的問題。

4 結(jié)束語

綜上所述，電力科技檔案收集的工作需要，加強(qiáng)其科學(xué)性和有效性:按制度接收科技文件歸檔。明確和疏通科技檔案收集渠道，定向定內(nèi)容進(jìn)行收集;研究形成規(guī)律，把握收集時(shí)機(jī)。實(shí)行多種方式結(jié)合，做好科技檔案收集工作。