淺談改善檔案利用工作的幾點(diǎn)對(duì)策

王麗春

（黑龍江省八五四農(nóng)場(chǎng) 158403）

淺談改善檔案利用工作的幾點(diǎn)對(duì)策

王麗春

（黑龍江省八五四農(nóng)場(chǎng) 158403）

檔案是一種資源，需要人們主動(dòng)地去開發(fā)和利用。在當(dāng)前改革開放的歷史時(shí)期，如何使檔案利用工作在農(nóng)場(chǎng)的各項(xiàng)事業(yè)中發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，是擺在檔案工作者面前的一項(xiàng)重要課題。

一、檔案利用工作中存在的問(wèn)題

（一）室藏檔案門類單一，結(jié)構(gòu)不合理。農(nóng)場(chǎng)綜合檔案室長(zhǎng)期以來(lái)，保存的絕大多數(shù)是文書檔案和會(huì)計(jì)檔案，近幾年來(lái)，隨著農(nóng)場(chǎng)小城鎮(zhèn)建設(shè)速度的不斷加快，科技檔案數(shù)量雖然有所增加，但主要是為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的，適應(yīng)不了經(jīng)濟(jì)建設(shè)飛速發(fā)展的需要。而要適應(yīng)為農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的需要，首先必須豐富室藏，特別是一些有關(guān)經(jīng)濟(jì)的、科學(xué)技術(shù)的、地方特色的諸多方面不同載體的檔案材料。

（二）宣傳力度不夠，造成社會(huì)檔案意識(shí)淡薄。檔案作為一種信息資源，本身具有潛在的價(jià)值，只有通過(guò)利用才能被挖掘出來(lái)。然而，檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，社會(huì)知名度比較低，至今社會(huì)上還有一些人對(duì)檔案的作用存有模糊認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的利用工作缺乏了解，人們的檔案意識(shí)還很淡薄，檔案工作的重要性還沒(méi)有被人們所認(rèn)識(shí)。這說(shuō)明我們對(duì)檔案的宣傳還沒(méi)有跟上當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的需要，沒(méi)有很好地服務(wù)于農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心。

（三）提供利用檔案處于被動(dòng)狀態(tài)。目前，機(jī)關(guān)檔案的利用只局限于單純地接待查閱，查什么提供什么，基本上處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)。

二、改善檔案利用工作的幾點(diǎn)對(duì)策

（一）大力豐富室藏是做好檔案利用工作的前提和基礎(chǔ)。一是改變檔案室室藏結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)檔案收集工作。這就要求我們檔案工作者要在傳統(tǒng)的接收和征集方式的基礎(chǔ)上，多方面地收集各種門類和載體的檔案，以此來(lái)增加信息存貯量，使檔案成為數(shù)量充足、質(zhì)量?jī)?yōu)化、層次分明、結(jié)構(gòu)合理的檔案信息中心。二是處理好資料與檔案的關(guān)系。豐富室藏以檔案為主的同時(shí)，也要注意及時(shí)地收集與檔案有關(guān)的，能較好地滿足黨政工作需要的政治、經(jīng)濟(jì)、文化類檔案資料，尤其是各類數(shù)據(jù)性、資料性強(qiáng)的內(nèi)部資料匯編等，以彌補(bǔ)檔案材料不全和檔案內(nèi)容不詳?shù)娜毕?。同時(shí)，加強(qiáng)具有農(nóng)場(chǎng)特色的名人檔案、名優(yōu)產(chǎn)品檔案、聲像檔案的收集工作，形成具有農(nóng)場(chǎng)特色的室藏體系，為開展檔案利用工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）加大檔案宣傳力度，提高社會(huì)檔案意識(shí)。一是利用廣播電視、板報(bào)等宣傳工具，宣傳檔案工作信息。二是通過(guò)開辟檔案宣傳櫥窗，舉辦檔案效益展覽，宣傳利用檔案創(chuàng)效益的典型事例以及利用檔案收到的效益和沒(méi)有重視檔案工作受到影響的實(shí)例進(jìn)行宣傳，提高人們重視檔案工作，積極查閱利用檔案的主動(dòng)意識(shí)。

（三）變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要充分發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案的作用，必須變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。一是征詢利用者對(duì)檔案信息資源的需求和意見，變被動(dòng)為主動(dòng)。如：通過(guò)到機(jī)關(guān)各部門調(diào)查各階段的中心工作和重點(diǎn)工作，分析工作計(jì)劃等方式，預(yù)測(cè)可能要提出的需求內(nèi)容，做好提供利用的準(zhǔn)備。二是分析統(tǒng)計(jì)資料，摸清利用工作規(guī)律。2010年，我們根據(jù)農(nóng)場(chǎng)在“抓城提檔、工業(yè)提速、農(nóng)業(yè)提質(zhì)、民生提效”四項(xiàng)工程中所確定的工作重點(diǎn)，把那些在農(nóng)場(chǎng)“四項(xiàng)工程”建設(shè)中將產(chǎn)生作用的檔案資料主動(dòng)提供給利用者，抓住重點(diǎn)，兼顧一般，有針對(duì)性地提供有效服務(wù)，使檔案的潛在經(jīng)濟(jì)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的利用價(jià)值，收到了良好的效果。

（四）注重收集分析利用效果。利用者到檔案室查閱檔案的目的，就是從中了解檔案問(wèn)題、解決問(wèn)題，這就是所說(shuō)的利用效果。利用效果是對(duì)檔案利用成效的最直接、最具體的反映。近幾年，我們?cè)趯?duì)檔案利用效果的收集上做到了積極、主動(dòng)，每次查閱完檔案以后，利用者都要填寫《檔案利用效果》表。我們與每一位利用者都建立起聯(lián)系，隨時(shí)了解利用效果。對(duì)那些典型的，沒(méi)有反饋回來(lái)的利用信息，我們都采取抓住線索、跟蹤調(diào)查的方式，千方百計(jì)地獲取反饋信息。同時(shí)，對(duì)利用者填寫的利用效果，我們按其重要程度、效果大小、作用如何、分門別類匯編成冊(cè)。近幾年來(lái)，我們根據(jù)農(nóng)場(chǎng)檔案利用的需要，先后編制了《檔案提供利用實(shí)例效果匯編》、《2002—2010年干部任免職情況匯編》、《各類人員獎(jiǎng)勵(lì)》等。并在此基礎(chǔ)上分析研究，通過(guò)小效益看到大作用，通過(guò)直接效益發(fā)現(xiàn)間接效益，探尋利用工作規(guī)律，發(fā)現(xiàn)利用工作中存在的問(wèn)題，以利于我們?cè)诮窈蟮睦霉ぷ髦锌朔蛔?，最大程度地發(fā)揮檔案價(jià)值，提高工作效益。