河南省信息工程大學(xué)測繪學(xué)院 李 晉

圖書編目業(yè)務(wù)外包研究

河南省信息工程大學(xué)測繪學(xué)院 李 晉

圖書編目業(yè)務(wù)外包最早起源于20世紀(jì)七八十年代的美國、日本等國圖書館，是圖書館業(yè)務(wù)外包的重要組成部分。我國在20世紀(jì)90年代引進圖書編目業(yè)務(wù)外包概念，近十年圖書編目業(yè)務(wù)外包理論與實踐日趨成熟，無論是圖書供應(yīng)商還是圖書館，對編目業(yè)務(wù)外包都給予了高度關(guān)注，編目外包業(yè)務(wù)彰顯巨大市場潛力。

一、編目業(yè)務(wù)外包類型及產(chǎn)生原因

1. 編目業(yè)務(wù)外包的類型。編目業(yè)務(wù)外包是指圖書館編目部門把原來完全由自己從事的編目流程外包給書商來完成。目前，國內(nèi)常把編目業(yè)務(wù)外包分為部分外包和全部外包兩種類型。

部分外包是圖書館把圖書編目流程中的一個或幾個環(huán)節(jié)交給書商完成，其余環(huán)節(jié)由本館工作人員完成。全部外包是圖書館把整個編目流程全部外包給書商完成，自己只做一些數(shù)據(jù)核對和書目數(shù)據(jù)庫維護工作。

2. 編目業(yè)務(wù)外包產(chǎn)生的原因。

（1）文獻購置經(jīng)費大幅增加。近年隨著我國經(jīng)濟持續(xù)增長，圖書館文獻購置經(jīng)費也呈現(xiàn)較快增長趨勢。特別是高校圖書館，為了迎接高校本科教學(xué)工作水平評估，紛紛加大購書經(jīng)費投入。文獻購置經(jīng)費的大幅增加，使得圖書館短時間內(nèi)進書量暴增，直接造成圖書館編目人員捉襟見肘。

（2）專業(yè)技術(shù)人員匱乏。目前圖書館普遍存在專業(yè)編目人員匱乏的狀況，有些圖書館甚至沒有專業(yè)編目人員。尤其近年大量民辦大學(xué)和專升本院校紛紛興起，這些院校大多先天條件不足，無論硬件還是軟件，均離高等教育要求甚遠，這些院校圖書館也大多人員少、專業(yè)水平不高、沒有能力快速有效地分編大量新書。

（3）書商自身發(fā)展需要。當(dāng)前，書商間的競爭日益加劇，傳統(tǒng)業(yè)務(wù)已經(jīng)很難滿足自身發(fā)展需求。多數(shù)書商更新觀念，轉(zhuǎn)變角色，從圖書館角度出發(fā)，分析圖書館工作中面臨的困境，根據(jù)圖書館實際需求，拓展新業(yè)務(wù)。書商推出的圖書編目外包業(yè)務(wù)應(yīng)勢而生，既幫助圖書館解決實際困難，同時也滿足了自身發(fā)展需求。

二、編目業(yè)務(wù)外包優(yōu)點與可行性分析

1. 編目業(yè)務(wù)外包優(yōu)點。

（1）經(jīng)濟實惠、節(jié)約成本。據(jù)統(tǒng)計，圖書館單獨編目，從CALIS編目中心套錄每種圖書需0.3元，計算上人工費、校對修改數(shù)據(jù)費等費用，分編每種圖書合計需要15~20元，而委托書商編目則是免費的。相對于自編圖書所消耗的人力、物力、財力，編目業(yè)務(wù)外包經(jīng)濟實惠，節(jié)約成本。

（2）彌補不足、促進轉(zhuǎn)變。圖書館文獻編目，既有技術(shù)含量高的分類、標(biāo)引等工作，又有簡單繁瑣的貼磁條、蓋章等工作，消耗了圖書館有限的人力資源。編目業(yè)務(wù)外包有效克服了專業(yè)分編人員少的困難，彌補自身智力資源的不足，同時減少工作人員簡單重復(fù)勞動，節(jié)約人力資源。節(jié)省下的人力資源可充實到讀者服務(wù)、參考咨詢等服務(wù)一線，使得圖書館能集中精力提高服務(wù)質(zhì)量和水平，促進圖書館服務(wù)理念更新和職能轉(zhuǎn)變，加快圖書館轉(zhuǎn)型。

（3）縮短周期、提高效率。編目業(yè)務(wù)外包縮短了圖書從采購到上架的周期，減少了新書與讀者見面時間，既滿足了讀者對文獻資源時效性的需求，又提高了新書利用率。以我館為例，外包前一批圖書從采購到上架一般需要1.5個月，外包后此周期時間縮短到1個月，同時每年加工入藏圖書數(shù)量也大幅提升，工作效率提高。

2. 編目業(yè)務(wù)外包可行性分析。編目業(yè)務(wù)外包是圖書館觀念更新、管理創(chuàng)新及編目工作社會化等因素共同作用的結(jié)果，它同時滿足了圖書館和書商兩方面的需求，有其產(chǎn)生、發(fā)展的基礎(chǔ)。

從圖書館角度出發(fā)，編目業(yè)務(wù)外包有效解決了圖書館面臨的諸多矛盾，如編目成本與效益的矛盾，文獻數(shù)量、類型的增加與編目人員匱乏的矛盾，文獻時效性與編目滯后的矛盾等。

從書商角度出發(fā)，與圖書館相比，在編目業(yè)務(wù)上，書商有自己的獨特優(yōu)勢，這些優(yōu)勢如下。

（1）時間優(yōu)勢。書商可以在第一時間對圖書進行編目加工，相比傳統(tǒng)把書運到圖書館后再分編，省略了編目流程中的多個環(huán)節(jié)，減少了圖書積壓時間，縮短了圖書從采購到流通的周期。

（2）效率優(yōu)勢。書商實行公司化運作管理模式，有嚴(yán)格運作機制和管理制度，注重工作效率，始終把利益與效率掛鉤，這種運作模式在圖書館是很難實現(xiàn)的。

（3）成本優(yōu)勢。圖書分編只是書商圖書訂購業(yè)務(wù)的一項配套業(yè)務(wù)，書商可以同時為多家用戶服務(wù)，下載一條數(shù)據(jù)可為多家用戶使用，再配合自身科學(xué)合理的工作流程，相比圖書館自編圖書，成本大大降低。

（4）制度靈活。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，書商有著靈活的用工制度，可根據(jù)業(yè)務(wù)量多少，適時調(diào)整人員數(shù)量，實施“按需配置”。

書商的諸多優(yōu)勢是圖書館所不具有的。圖書館作為事業(yè)單位，除了正常分編工作，還要兼顧其他基礎(chǔ)業(yè)務(wù)部門的工作，在人員安排上不能顧此失彼。在有限的人力資源基礎(chǔ)上，按時按質(zhì)按量完成日常分編工作存在一定困難。因此，綜合考慮圖書館實際需要和書商自身優(yōu)勢，編目業(yè)務(wù)外包有了立足之本。

三、編目業(yè)務(wù)外包存在的問題

編目業(yè)務(wù)外包因其優(yōu)點突出而迅速發(fā)展壯大，為多數(shù)圖書館所利用。但在實際運用過程我們發(fā)現(xiàn)其問題還很多，很多規(guī)范、流程還有待于進一步完善。在實際工作中發(fā)現(xiàn)的問題如下。

1. 編目人員專業(yè)水平問題。圖書館編目人員經(jīng)過長時間的業(yè)務(wù)實踐和對新技術(shù)、知識的不斷學(xué)習(xí)，大都能熟練掌握編目技術(shù)，熟悉本館藏書體系和特色。但書商的編目人員良莠不齊，且穩(wěn)定性差，加之書商不愿在人員專業(yè)技能培訓(xùn)上花費過多精力，因此專業(yè)技術(shù)人員少，業(yè)務(wù)技能水平不高，很多工作人員沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)就匆匆上崗，造成編目質(zhì)量差、錯誤率高。

2. 圖書加工質(zhì)量問題。書商一般實行計件制工作模式，圖書加工人員往往只追求高速度、多數(shù)量，忽略了圖書加工質(zhì)量，如書標(biāo)、條碼粘貼不牢、不按要求貼，書標(biāo)位置不一，館藏章蓋錯位置，磁條不隱蔽等問題常有發(fā)生。

3. 多家書商協(xié)調(diào)問題。目前，多數(shù)圖書館合作書商都不止一家，每家書商都有自己的運作模式和工作流程，雖然圖書館的編目要求相同，但由于缺乏及時有效溝通，還是經(jīng)常出現(xiàn)同種圖書重復(fù)購置，書標(biāo)、磁條、館藏章等位置不一，財產(chǎn)號重復(fù)，MARC編目字段選擇不一等問題，給圖書館后期驗收、入藏、上架等環(huán)節(jié)帶來困擾。

4. 編目數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。

（1）數(shù)據(jù)交換困難。書商和用戶使用的編目系統(tǒng)不盡相同，編目數(shù)據(jù)在不同編目系統(tǒng)中導(dǎo)入導(dǎo)出時常出現(xiàn)編目字段對應(yīng)錯誤，造成部分著錄項目丟失。更嚴(yán)重的是一些數(shù)據(jù)在相互編目系統(tǒng)中無法讀取，數(shù)據(jù)交換無從談起。

（2）數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。書商的編目數(shù)據(jù)大多套錄CALIS聯(lián)機編目中心的，而聯(lián)機編目數(shù)據(jù)又出自不同成員館，各館由于文獻的不確定性和處理文獻時的主觀性，造成數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。各館編目數(shù)據(jù)往往著錄格式、著錄字段選擇、著錄詳簡程度都不相同，書商由于缺乏足夠的時間和缺少專業(yè)編目人員加以甄選，往往只是提供一條數(shù)據(jù)了事。即使校驗人員發(fā)現(xiàn)問題，也常會出于人力、成本等因素考慮蒙混過關(guān)，把標(biāo)準(zhǔn)控制包袱扔給用戶。

（3）分類主題標(biāo)引不準(zhǔn)確。書商經(jīng)過專門培訓(xùn)的分類主題標(biāo)引人員很少，不少人員根本沒有分類主題標(biāo)引概念，只是一味照抄CIP在版編目的分類主題標(biāo)引，或照搬相似和近似文獻的標(biāo)引，缺乏對文獻本身的分析。分類標(biāo)引中經(jīng)常出現(xiàn)歸類錯誤或上下位類混淆現(xiàn)象，特別是一些專業(yè)特色的分類要求經(jīng)常得不到體現(xiàn)。如我館要求《遙感技術(shù)基礎(chǔ)》歸類到測繪學(xué)，分類號取P23，而書商不考慮用戶需求照搬CIP在版編目，分類為TP7。主題標(biāo)引中經(jīng)常正式詞和非正式詞混用，或望文生義隨意摘取標(biāo)題詞作為主題詞。如《遙感圖像處理與應(yīng)用》一書，書商選取主題詞為“遙感—圖像”，正確主題詞為“遙感圖像—圖像處理”。

（4）數(shù)據(jù)著錄不規(guī)范。數(shù)據(jù)著錄不規(guī)范和錯誤率高是書商數(shù)據(jù)著錄面臨的最大問題，數(shù)據(jù)著錄過程中經(jīng)常出現(xiàn)下列錯誤：著錄過于簡單，字段缺漏嚴(yán)重。書商為達到多快省的目的，在著錄上盡可能簡略，而工作人員為追求高工作量，忽視著錄質(zhì)量。編目人員由于缺乏專業(yè)知識，不了解MARC字段每個字符代表的含義，字段著錄混淆，錯誤率修改率高。多卷書、連續(xù)出版物的集中著錄與分散著錄不規(guī)范。已有集中著錄的數(shù)據(jù)再做分散著錄的數(shù)據(jù)，該做集中著錄的數(shù)據(jù)卻做了多條分散著錄的數(shù)據(jù)。同類書排架號一致性差。如GIS實際應(yīng)用類圖書經(jīng)常沒有按用戶要求集中歸入測繪類，而是分散歸入不同類目上，忽略了分類的連續(xù)性、歸類合理性，特色圖書的排架一致性也得不到滿足。索書號一般是分類號加種次號、分類號加著者號、分類號加流水號和分類號加年代號等幾種形式，書商由于對各館索書號排架規(guī)則不熟悉，經(jīng)常給錯索書號或索書號重復(fù)。

四、編目業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制

編目業(yè)務(wù)外包優(yōu)勢明顯，但問題眾多，如何揚長避短，有效利用書商資源，是圖書館全體同仁需要思考解決的問題，下面就如何做好編目業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制談幾點淺見。

1. 甄選合適的書商。圖書館在選擇合作書商之前，要注重對其資質(zhì)的審查，選取一些資質(zhì)好、實力強的書商承擔(dān)外包業(yè)務(wù)。合作前，必須對書商的加工流程、技術(shù)力量、人員素質(zhì)和專業(yè)水平等條件做詳細了解，要實地查看、檢驗其業(yè)務(wù)能力。采用招標(biāo)的方式選擇書商，通過彼此間的比較、競爭選到相對好的書商。

2. 選擇合理外包形式。每個圖書館自身館情不同，可根據(jù)本館人員狀況、業(yè)務(wù)能力水平選擇全部外包、部分外包、異地外包和本地外包等不同形式。圖書館編目工作中既有查重、貼標(biāo)、蓋章、典藏等簡單輔助工作，又有分類主題標(biāo)引、MARC字段著錄、書目數(shù)據(jù)維護等復(fù)雜技術(shù)工作。圖書館可根據(jù)實際需要，把編目中的全部或幾個環(huán)節(jié)外包出去，充分協(xié)調(diào)利用好本館資源和書商資源。

3. 制訂詳細業(yè)務(wù)要求。無規(guī)矩不成方圓，在與書商合作時，要制訂詳細的業(yè)務(wù)要求。業(yè)務(wù)要求的內(nèi)容寫入合同中，以合同的形式約束書商加強自身編目質(zhì)量監(jiān)控，規(guī)范編目流程。

4. 加強過程監(jiān)控。對于本地外包方式即書商到圖書館內(nèi)加工文獻的方式，圖書館可派專業(yè)館員全程監(jiān)控書商編目流程，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。對于異地外包方式即書商在異地加工文獻，全部加工完成后再交由圖書館驗收，圖書館不能放松監(jiān)控，要不定期聯(lián)系書商，了解編目加工進展情況，隨機抽驗部分編目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率，遠程監(jiān)控書商編目加工流程。

5. 強化驗收環(huán)節(jié)。目前，多數(shù)圖書館采用異地外包方式加工圖書，這種方式從發(fā)出訂單到最終圖書驗收，圖書館都無法直接接觸到圖書，前文中提到的許多問題都是在驗收環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的，因此圖書館必須強化驗收環(huán)節(jié)工作，不能僅點點圖書數(shù)量，要制訂統(tǒng)一的驗收標(biāo)準(zhǔn)，按要求逐項查驗。同時做好編目加工問題的匯總與反饋工作，以避免類似問題重復(fù)出現(xiàn)。

五、結(jié)論

近幾年編目業(yè)務(wù)外包之所以能迅猛發(fā)展，是因為一方面這種模式能解決圖書館實際困難，另一方面書商從這種模式中獲取了更多利益，編目業(yè)務(wù)外包實為雙贏。雖然在實際運作過程中還存在諸多問題，但相信經(jīng)過圖書館與書商的共同努力解決，前景是樂觀的。