從推進(jìn)無紙化辦公建設(shè)看實現(xiàn)辦公自動化的途徑和方法

河南省安鋼制氧廠 何鳳杰

從推進(jìn)無紙化辦公建設(shè)看實現(xiàn)辦公自動化的途徑和方法

河南省安鋼制氧廠 何鳳杰

無紙化辦公，顧名思義，就是改變傳統(tǒng)依靠紙質(zhì)方式傳遞信息的辦公方法，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，傳遞信息的現(xiàn)代辦公方式。無紙化辦公的實現(xiàn)，其意義不僅僅是改變了一種辦公模式，對于推進(jìn)整個辦公自動化管理方式的運作，從思想上改變員工的傳統(tǒng)觀念，進(jìn)而推進(jìn)企業(yè)的引新、用新、創(chuàng)新工作，都有著不可估量的作用。

加快無紙化辦公進(jìn)程，是技術(shù)進(jìn)步的必然結(jié)果，也是企業(yè)管理發(fā)展的必然要求。從目前一些企業(yè)和單位辦公管理方式的現(xiàn)狀來看，有的建立了自己的IT網(wǎng)站，實現(xiàn)了部分生產(chǎn)運行參數(shù)的遠(yuǎn)程監(jiān)測和管理數(shù)據(jù)的實時傳輸；有的建立了單位局域網(wǎng)，為內(nèi)部信息傳遞提供了平臺；有的改變文件載體方式，從發(fā)放紙質(zhì)文件到發(fā)布電子文件，跨出了改革文件管理方式的重要一步。但總體來看，大多數(shù)企業(yè)和單位還基本沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式。這與先進(jìn)單位應(yīng)用無紙化辦公管理的模式存在相當(dāng)大的差距，而且也是影響國內(nèi)無紙化辦公建設(shè)效果的關(guān)鍵因素。

辦公自動化，簡稱OA，是英文OFFICE AUTOMATION的縮寫。它是采用Internet/Intranet技術(shù)，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。顯然，辦公自動化的實現(xiàn)要求，比無紙化辦公要深刻得多，涉及的范圍要廣泛得多，其實現(xiàn)的難度也要大得多，而實現(xiàn)辦公自動化的重要性也遠(yuǎn)非推進(jìn)無紙化辦公所能替代。但是，作為辦公自動化實現(xiàn)內(nèi)容的一個方面，在推進(jìn)無紙化辦公進(jìn)程中遇到的問題和不足，對加快辦公自動化建設(shè)卻有著重要的借鑒作用。

辦公自動化是推動企業(yè)信息進(jìn)步與發(fā)展的直接有效的手段。那么，當(dāng)前實現(xiàn)辦公自動化的基本途徑在哪里？有效方法有哪些？把握的重點在何處？筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)著重抓住以下幾點。

一、明確目標(biāo)性，增強(qiáng)主動性，提高辦公自動化建設(shè)的主動意識

實現(xiàn)辦公自動化，必須要掌握開展此項工作的深刻意義，這對于明確目標(biāo)、主動工作有著重要作用。首先，實現(xiàn)辦公自動化是順應(yīng)社會信息化發(fā)展潮流的必然選擇。知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展腳步的不斷加快，推動了信息社會的全面建設(shè)，而信息化發(fā)展的潮流又反過來要求以流轉(zhuǎn)電子文件為主的辦公自動化建設(shè)進(jìn)程跟得上發(fā)展的要求。要適應(yīng)時代發(fā)展潮流，全面推進(jìn)辦公自動化建設(shè)勢在必行。其次，實現(xiàn)辦公自動化是提高工作效率、建設(shè)節(jié)約型企業(yè)的客觀要求。鋼鐵企業(yè)的競爭已經(jīng)從單純地依靠擴(kuò)大銷售競爭轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)內(nèi)部的成本競爭。當(dāng)前，集團(tuán)公司正在加大力度，深入實施內(nèi)部挖潛增效工作，因此，適時推進(jìn)辦公自動化建設(shè)是對挖潛增效工作的有力支持，也是提高辦公效率、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益增長的有效途徑。再次，實現(xiàn)辦公自動化將改變傳統(tǒng)辦公觀念。推進(jìn)辦公自動化，不僅是對我們思想觀念的一場革命，而且還是工作方式的一場革命，是對傳統(tǒng)辦公方式的一次重大變革。實現(xiàn)辦公自動化，就是要求我們運用現(xiàn)代辦公設(shè)施和工具，與使用了多少年的“文房四寶”說“拜拜”，這對我們的干部職工，特別是尚不熟悉辦公自動化理論知識和實踐知識的同志是一次重大挑戰(zhàn)。因此，我們要深刻認(rèn)識它的重要意義，進(jìn)一步明確目標(biāo)，增強(qiáng)辦公自動化建設(shè)的主動性。

二、鞏固學(xué)習(xí)性，增強(qiáng)實踐性，提高辦公自動化建設(shè)的技術(shù)含量

辦公自動化，20世紀(jì)70年代中期發(fā)源于美國，80年代在日本得到長足發(fā)展，并顯示出強(qiáng)大生命力。我國在經(jīng)歷了“六五”、“七五”和“八五”15年的長期學(xué)習(xí)消化后，到“九五”期間基本具備了條件并有序發(fā)展起來。相對于傳統(tǒng)辦公模式，許多單位和員工對它還存在著或多或少的疑問。無紙化辦公建設(shè)還可以營造良好的辦公氛圍，不但提升了辦公的效率，而且對于提高辦公質(zhì)量也具有積極的促進(jìn)意義。要迅速地把這項工作開展起來，一方面，需要進(jìn)一步加強(qiáng)辦公自動化宣傳，普及辦公自動化知識，增強(qiáng)人們對辦公自動化的了解和認(rèn)識。另一方面，要認(rèn)真學(xué)習(xí)這方面的專業(yè)知識，促進(jìn)理論聯(lián)系實際，促進(jìn)辦公自動化建設(shè)。要在學(xué)習(xí)行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、人機(jī)工程學(xué)等相關(guān)理論上下工夫，要在學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)處理、文字處理、語音處理、圖形與圖像處理、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、決策支持技術(shù)等方面下工夫，要在實踐數(shù)據(jù)管理、信息傳遞、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用等方面下工夫，不斷推進(jìn)辦公自動化建設(shè)和應(yīng)用的技術(shù)含量。同時，隨著現(xiàn)代辦公技術(shù)的不斷發(fā)展，無紙化辦公建設(shè)是否達(dá)到理想的效果，也客觀展現(xiàn)了國內(nèi)現(xiàn)階段辦公技術(shù)研究的狀況，及其未來發(fā)展趨勢。

三、突出實用性，把握漸進(jìn)性，提高辦公自動化建設(shè)的實際效果

辦公自動化的建設(shè)和發(fā)展，要始終把握其實用性和漸進(jìn)性，尤其是在鋼鐵行業(yè)這種傳統(tǒng)管理方式長期占據(jù)主導(dǎo)地位的企業(yè)里，不注重其實用性和漸進(jìn)性，就無法保證其成功和有效。突出實用性，是為了使辦公自動化的建設(shè)符合需要，為我所用，切實與我們現(xiàn)行的管理工作融合到一起，不至于與管理工作脫節(jié)或無助于推動管理工作。突出實用性，就是要求在推進(jìn)辦公自動化的進(jìn)程中時刻注意把握漸進(jìn)性，要根據(jù)基礎(chǔ)條件和人員素質(zhì)，確定辦公自動化推進(jìn)的進(jìn)度，例如準(zhǔn)備工作應(yīng)當(dāng)做些什么，專人操作、專機(jī)聯(lián)網(wǎng)、專網(wǎng)傳輸?shù)牟僮鞒绦蚝腿藛T培訓(xùn)怎么做，紙質(zhì)和專網(wǎng)傳輸文件信息的“雙軌”運行時間表怎樣確定等，這些問題都應(yīng)當(dāng)妥善地解決好，切不可盲目冒進(jìn)、脫離實際。

四、體現(xiàn)科學(xué)性，瞄準(zhǔn)先進(jìn)性，提高辦公自動化建設(shè)的科技水平

辦公自動化，在國外已長足發(fā)展，國內(nèi)也正方興未艾。但對于一些部門和行業(yè)，尤其是一些較為落后的傳統(tǒng)行業(yè)里，它還是新興事物，甚至是正在摸索或剛剛起步。在我國今后的辦公環(huán)境建設(shè)中，但要逐漸形成符合實際情況的管理模式，而且要實現(xiàn)辦公室中軟、硬件環(huán)境及相關(guān)配套設(shè)施的全面引進(jìn)和應(yīng)用。面對現(xiàn)代辦公室先進(jìn)的管理模式，從一開始起步，我們就應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)科學(xué)性，瞄準(zhǔn)先進(jìn)性，站在更高的起點上來完成這項工作。這就要求我們緊緊抓住辦公自動化的科學(xué)含義，正確把握開展這項工作的實質(zhì)內(nèi)容，嚴(yán)格按照展開的基本步驟有序進(jìn)行，從初步設(shè)計到硬件支持，從軟件開發(fā)到系統(tǒng)運行，最終形成完善的自動化辦公系統(tǒng)，每一階段都要做到科學(xué)有效、精益求精。這也就要求我們要時刻瞄準(zhǔn)先進(jìn)性的標(biāo)準(zhǔn)，既要具體運行環(huán)節(jié)指標(biāo)先進(jìn)，又要整體運行過程性能先進(jìn)；既要使系統(tǒng)功能滿足事務(wù)處理、協(xié)助管理的需要，又要切實提高防范干擾破壞的可靠性和安全性；既要在每一個階段體現(xiàn)工作的科學(xué)性，又要時刻瞄準(zhǔn)辦公自動化技術(shù)發(fā)展的先進(jìn)性，真正將辦公自動化的建設(shè)建立在科學(xué)和先進(jìn)的基礎(chǔ)之上，實現(xiàn)其運行的安全、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、高效。