外部特征不規(guī)范對論文收錄的影響及改進措施——以某大學論文為例

張 勤，蔣純國

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外部特征不規(guī)范對論文收錄的影響及改進措施——以某大學論文為例

張 勤，蔣純國

(上海理工大學圖書館，上海 200093)

用文獻計量學的方法，通過Web of Science檢索對2006—2009年期間SCI收錄某大學論文的外部特征著錄規(guī)范性情況進行綜合統(tǒng)計；對照SCI的論文統(tǒng)計規(guī)則，實證分析投稿過程中在論文外部特征著錄規(guī)范方面的不足所產(chǎn)生的負面影響，以引起廣大科研工作者重視；為提高國際論文的收錄及檢索效率提出建議。

SCI收錄；國際論文；外部特征；著錄規(guī)范；SCI統(tǒng)計規(guī)則；規(guī)范化建議

一、研究背景

(一)期刊論文外部特征

文獻的特征包括文獻的外部特征和內(nèi)部特征。外部特征是指文獻上顯而易見的、一般不反映文獻實質(zhì)意義的那些特征，如書名(刊名、篇名)、著者和各種符號(專利號、標準號)等。內(nèi)部特征是指文獻實質(zhì)意義的特征，如主題詞和分類號等。期刊論文的外部特征包括：論文的外部特征、刊登該論文期刊的外部特征。論文的外部特征有論文題名、作者、第一作者的工作單位或聯(lián)系方式等；刊登該文期刊的外部特征有期刊刊名、年、卷、期、該論文在當期期刊上的起止頁碼及ISSN(國際標準期刊號)等。通常，文獻的外部特征也是檢索和獲取該文獻的主要途徑之一，只有正確著錄才有利于文獻的檢索與利用。

(二) SCI簡介

SCI(Science Citation Index科學引文索引)是由原美國科學情報研究所(現(xiàn)湯姆森科技信息集團，簡稱湯姆森科技)編輯出版的世界著名的期刊檢索工具，于1961年創(chuàng)刊，現(xiàn)為雙月刊。它們與該研究所編輯出版的“社會科學引文索引”(Social Sciences Citation Index，簡稱SSCI)、“藝術與人文引文索引”(Arts & Humanities Citation Index，簡稱A&HCI)和“會議論文引文索引”（Conference Proceedings Citation Indexes：即原ISI Proceedings數(shù)據(jù)庫，簡稱CPCI，分為自然科學版“CPCI-S”和人文社會科學版“CPCI-SSH”）共同組成了一個國際范圍的大型綜合性文獻檢索系統(tǒng)。目前，這些引文索引不僅有印刷版、光盤版和聯(lián)機數(shù)據(jù)庫版，而且發(fā)展了網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫版，可以在Web of Science上實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合，提供多種在線服務。

(三) SCI的論文統(tǒng)計規(guī)則

每年，中國科技信息研究所(簡稱中信所)會公布全國高校三大檢索工具收錄科技論文的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，其檢索規(guī)則如下。

規(guī)則Ⅰ 數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品限定在SCI-E，而不是全部WOS或WOK。

就SCI而言，涉及三個層面的概念：Web of Knowledge(WOK)、Web of Science(WOS)、SCI-E。其中WOK是一個檢索平臺，或者說是解決方案，包括很多不同的數(shù)據(jù)庫和其他資源，比如WOS、Derwent、Medline、JCR、ESI等等；WOS是一個數(shù)據(jù)庫集合，包含了SCI、SSCI、CPCI等等數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品；SCI是一個數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品。因為每個單位購買的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品不同，所以大家在WOK平臺下看到的數(shù)據(jù)庫不完全一致。在檢索的時候要注意不是選擇所有數(shù)據(jù)庫，而是僅僅限定在SCI-E這一個數(shù)據(jù)庫中檢索。

規(guī)則Ⅱ 目前數(shù)據(jù)庫的版本是擴展版SCI-E。

SCI數(shù)據(jù)庫有很多介質(zhì)的版本，從最早的印刷版開始，到后來的光盤版(SCI-CDE)，再到后來的擴展版或稱網(wǎng)絡版(SCI-E)。2000年以前的論文統(tǒng)計數(shù)據(jù)是來源于光盤版，2000年以后的統(tǒng)計數(shù)據(jù)則來源于擴展版。兩者的區(qū)別主要是收錄文獻數(shù)量的差別。光盤版大約3000多種，擴展版大約8000多種。整體上看，擴展版覆蓋了光盤版的大部分內(nèi)容。需要注意的是，二者實際上是分開加工的兩個不同的數(shù)據(jù)庫，并不是嚴格意義上的包含關系，并非光盤版收錄了，擴展版就一定收錄。

規(guī)則Ⅲ 檢索時間用入庫年度作為標準。

SCI-E的檢索入口有兩個時間的選項，一個是出版年，另一個是入庫時間。出版年就是指文章發(fā)表的年份，入庫時間是指論文被SCI-E數(shù)據(jù)庫收錄的時間。為了保證統(tǒng)計工作的連續(xù)性，每篇論文不會被遺漏，也不會被重復統(tǒng)計，SCI論文統(tǒng)計的時間界定采用入庫時間，即收錄時間。

規(guī)則Ⅳ 論文單位要著錄“中國”，統(tǒng)計中歸屬于第一作者的第一個單位。

首先，論文的作者單位在著錄時一定要出現(xiàn)“中國”字樣，否則不可能計入中國論文的統(tǒng)計。其次，一篇論文可能有很多作者，一個作者可能著錄幾個單位，論文在統(tǒng)計中計入第一個作者的第一個單位。有的時候論文的第一作者單位和通訊作者單位不同，出于各種原因，在SCI-E下載的數(shù)據(jù)里，往往會把通訊作者的單位提前到第一個，即論文在統(tǒng)計中記入通訊作者的第一個單位。

規(guī)則Ⅴ 只有四類文獻計入統(tǒng)計：Article、Review、Letter、Editorial Material。

SCI對于期刊的選擇比較嚴格，但被選入后的期刊上的各種類型的文獻都將被收錄進數(shù)據(jù)庫。其中既包括學術論著這一類的文獻，也包括更正、會議文獻等其他信息。因此，SCI只選擇內(nèi)容詳盡、敘述完整、著錄項目齊全的文獻類型進行各單位論文數(shù)的統(tǒng)計。這些文獻類型是Article、Review、Letter和Editorial Material，其他類型的文獻則不計。

二、研究意義

(一)提高被收錄的幾率

美國科學情報研究所(ISI)編輯部每年都要評審近2000種新期刊，充實和調(diào)整SCI收錄的期刊種數(shù)。被評估的期刊中僅10％～12％被選用，退回率達88％；此外，ISI數(shù)據(jù)庫中的現(xiàn)有期刊也在不斷篩選更新，每年尚有150～200種已入選的期刊被中途淘汰。因此，期刊論文的質(zhì)量對于期刊來說顯得尤為重要，每一篇論文的優(yōu)缺點代表了期刊的整體水平，也是影響該期刊收錄的因素之一。

近年來SCI收錄的期刊數(shù)每年略有增加，如2006—2009年SCI分別收錄了6166、6426、6620、7387種期刊。大約在每年的6月20日，ISI會公布上一年度SCI收錄的期刊名單。

作者向SCI源期刊投稿時應注意：查找與自己稿件的專業(yè)方向相吻合的期刊，再根據(jù)這些期刊的影響因子(IF)選擇適合自己稿件水平的期刊；盡量選擇用英文撰寫論文；重視參考文獻的引用；注重論文格式的標準化及所在單位英文譯名的標準和統(tǒng)一，以期提高論文被收錄的幾率。

(二)提高被引的幾率

SCI引用情況分析是評價基礎性研究領域科研成果的一種比較客觀的、定量的指標之一。被科學界同行廣泛認可的原創(chuàng)性研究成果，其發(fā)表的論文被引次數(shù)高，這也是原創(chuàng)性研究特點所決定的。一方面，目前我國的原創(chuàng)性研究成果相對較少，這就要求科研管理決策機構(gòu)和基金資助部門要大力提倡和鼓勵開展原創(chuàng)性研究工作，加大在本土培養(yǎng)有創(chuàng)新能力人才的力度。另一方面，現(xiàn)有的原創(chuàng)性成果論文要保證其在基本出版標準、編輯內(nèi)容等方面的準確性、規(guī)范性，才容易被人通過各種不同途徑檢索得到并加以引用，從而體現(xiàn)該原創(chuàng)性成果在學術上的相關性，橫向上的對應性，縱向上的繼承性。

(三)提高被統(tǒng)計的幾率

每年中信所都會公布全國高校三大檢索工具收錄科技論文的統(tǒng)計數(shù)據(jù)并加以排名。有很多單位在科研評價中使用中信所的論文統(tǒng)計結(jié)果，是出于對中信所多年來論文統(tǒng)計結(jié)果科學性和權(quán)威性的認可。但是當所在單位公布統(tǒng)計結(jié)果以后，有的研究人員發(fā)現(xiàn)自己檢索到了某篇論文，而統(tǒng)計結(jié)果里沒有。在一些單位的科研評價體系中，論文有否被SCI收錄與個人利益密切相關，因此出現(xiàn)質(zhì)疑就需要安排很多時間和人力逐篇進行復檢和回復。而復檢的結(jié)果不是統(tǒng)計錯誤和漏檢，而是由于研究人員的論文不符合SCI的論文統(tǒng)計規(guī)則，才會出現(xiàn)檢索結(jié)果的不一致。

因此，注重國際論文格式的標準化及所在單位英文譯名的規(guī)范和統(tǒng)一，減少錯誤信息，對于提高各個高校乃至整個國家的收入論文統(tǒng)計數(shù)，都將起到正面和積極的作用。

三、當前不規(guī)范現(xiàn)狀與實證分析

周英智在“科技期刊作者單位英文譯名存在問題及建議”中探討了科技期刊論文中，作者單位英文譯名常見的問題有：1)單位地址及名稱不全；2)作者單位譯名不一致；3)字母大小寫不規(guī)范。并對產(chǎn)生的原因進行了分析，提出過操作建議。為具體了解與分析當前教師與科研人員國際論文外部特征的著錄規(guī)范遵循情況，筆者通過Web of Science檢索，窮盡其檢索策略，對某大學2006—2009年被SCI收錄的論文進行了統(tǒng)計，并在參考該大學科技處每年公布的校內(nèi)科研工作匯編資料的基礎上，得到了該大學學術論文在2006—2009年間被SCI收錄的實際論文數(shù)量的結(jié)果。將上述檢索結(jié)果與中信所的論文統(tǒng)計結(jié)果逐年地進行了對比，出現(xiàn)了檢索結(jié)果的不一致，詳見表1。

表1 2006—2009年SCI收錄某大學論文數(shù)對比

Tab.1 Comparison of the number of papers for SCI included a university from 2006 to 2009 篇

結(jié)果顯示，在2006—2009年期間，該大學共有25篇(占6.8%)SCI收錄論文沒有出現(xiàn)在中信所的論文統(tǒng)計結(jié)果中。為了查明原因，筆者分離出這25篇未計入文獻，逐篇檢索Web of Science分析其外部特征著錄信息，發(fā)現(xiàn)其第一作者的第一單位著錄不規(guī)范，使其不符合SCI的論文統(tǒng)計規(guī)則。分析原因如下。

(1)第一作者的第一單位項目著錄不規(guī)范，不符合SCI的論文統(tǒng)計規(guī)則Ⅴ。

25篇未計入文獻中有11篇文獻為第一作者的第一單位名稱著錄不規(guī)范，即著錄的某大學英文譯名不規(guī)范；有4篇文獻郵政編碼信息錯誤；有1篇文獻沒有第一作者的第一單位信息。筆者在校對原文后發(fā)現(xiàn)，4篇論文的原始文獻中沒有郵政編碼信息，1篇論文的原始文獻中沒有單位信息。因此，筆者推測：不規(guī)范的單位英文譯名被ISI誤認為其他高校，錯誤的郵編是因著錄需要而后添加的，論文或許也被統(tǒng)計進了其他高校。

以上情況反映出部分國際論文著錄項目的不規(guī)范、不齊全，不符合SCI的論文統(tǒng)計規(guī)則Ⅴ，故這部分論文未被統(tǒng)計計入。

(2)論文在統(tǒng)計中進入了通訊作者的第一單位。

25篇未被統(tǒng)計文獻中有14篇文獻，它的第一作者單位和通訊作者單位不同。按照SCI的論文統(tǒng)計規(guī)則Ⅳ，這時候在SCI-E下載的數(shù)據(jù)里，往往會把通訊作者的單位提前到第一個，即論文在統(tǒng)計中進入了通訊作者的第一單位。故也未被統(tǒng)計計入(見表2)。

表2 25篇未被統(tǒng)計文獻的原因分布

Tab.2 Reasons of 25 papers not in statistics 篇

為總體了解該大學的國際論文在外部特征著錄方面的規(guī)范遵循情況，筆者還對2006—2009年間中信所提供的該大學被SCI統(tǒng)計計入的論文進行了外部特征著錄分析。結(jié)果是：被統(tǒng)計計入的340篇論文中共有17篇文獻的第一作者單位著錄項目不完整(沒有郵政編碼)、有4篇文獻出現(xiàn)了錯誤郵編信息、有3篇文獻出現(xiàn)了作者署名格式錯誤。

綜合以上兩部分共計365篇SCI論文的統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)該大學國際論文的外部特征著錄不規(guī)范問題確實存在，且具有一定比例，主要體現(xiàn)在第一作者單位英文譯名的規(guī)范性、完整性以及著者署名的正確性等方面。在除去通訊作者計入第一單位的14篇文獻外的351篇論文當中，出現(xiàn)不規(guī)范英文譯名的論文達11篇(3%)、單位信息不完整的論文17篇(5%)、著錄出現(xiàn)錯誤的論文7篇(2%)。

四、國際論文外部特征的著錄規(guī)范化建議

我國加入WTO后，科技期刊在國際學術合作與學術交流中的作用日趨明顯，英文版科技文獻是國際交流的最好方式。因此，國際論文的編排與著錄必須符合國際化、規(guī)范化、標準化的要求。針對當前我國高校國際論文中存在的問題，提出如下幾點規(guī)范化建議。

(一)作者單位英文譯名要規(guī)范

作者單位英文譯名在整篇論文中所占篇幅很少，其作用也往往不被人重視，但它對科研單位的學術地位和國際論文的編排質(zhì)量卻有重要的影響。為了全面提高國際論文的質(zhì)量，使之在國際交流中更好地發(fā)揮作用，必須做好國際論文中作者單位英文譯名的規(guī)范化工作。筆者建議做好以下幾方面的工作。

1. 提高對本單位英文譯名規(guī)范化重要性的認識

科研論文往往是一個單位科研水平的重要反映，科研論文被國際檢索工具收錄也是衡量一個單位科研水平的重要標志之一。作者單位英文譯名不規(guī)范容易給國外讀者造成誤解。為此，作者單位一定要重視英文名稱在國際交流與合作中的作用，將正確使用本單位的英文名稱作為一件嚴肅的事情來對待；單位在合并或成立新機構(gòu)時，在確定中文名稱的同時也應確定其英文名稱；作者單位應要求其職工投稿時使用統(tǒng)一的單位英文譯名，并做好相應的審核工作。

2. 作者撰稿時應正確使用所在單位的英文譯名

有的作者在投稿時，往往僅憑自己的理解或者參考別人的用法將單位的中文名稱翻譯成英文，從而導致同一個單位有多種譯名，甚至出現(xiàn)同一個作者在撰寫不同的論文時也使用不同英文名稱的現(xiàn)象。因此，每個作者都必須以嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，正確使用所在單位統(tǒng)一的英文譯名，避免隨意性。

3. 制定作者單位英文譯名的編排格式

科技期刊要擁有更多的國外讀者，編排上必須與國際標準接軌。國外的每種科技期刊在編排作者單位名稱及所在地址時都有相對固定的格式。當然，編排格式也不盡一致，但總的來說，大多數(shù)期刊列出了較為詳細的作者單位，有的甚至標注了所在單位的街道名稱及門牌號碼。因此，國內(nèi)科技期刊編輯部門在編寫征稿簡則時應對作者單位英文名稱的格式有統(tǒng)一、詳細的要求，讓作者共知共用。

4. 編輯工作中應注意作者單位英文譯名的規(guī)范化

作者單位英文譯名很少涉及晦澀的語法及生僻的詞句，只需稍加留意即可發(fā)現(xiàn)其中的問題。因此，請編輯在加工中注意作者單位英文譯名是否規(guī)范，把好作者單位英譯名編排規(guī)范化這一關。

(二)作者單位署名要完整規(guī)范

作者單位署名要完整，一般應包括：單位全稱、詳細地址、郵政編碼和國別等信息。特別要注意的是：1)國際論文的單位名稱中一定要出現(xiàn)“中國”字樣，否則不可能計入中國論文的統(tǒng)計；2)論文中的單位名稱要規(guī)范和統(tǒng)一，要注意著錄信息的完整性，不能缺失、更不應該有錯誤。

(三)通訊作者署名的建議

由于學校與學校間、國家與國家之間的合作與交流，每年都有很多的合作科研和合作論文產(chǎn)生，一篇論文可能有多個作者，一個作者可能著錄幾個單位。通常，一篇論文只能被統(tǒng)計一次，如果一篇論文由多人合著，SCI在論文統(tǒng)計中計入的是第一個作者的第一個單位。

通訊作者往往是整個課題總的負責人，承擔課題的經(jīng)費、設計、文章的審閱和把關。他也是文章和研究材料的聯(lián)系人，擔負著文章可靠性的責任。一般情況并不是要求所有的論文都一定要寫通訊作者。通訊作者多數(shù)情況和第一作者是同一個人，只有在通訊作者與第一作者不一致的時候，或者當論文屬于某課題、某重大項目的重要內(nèi)容之一，而論文作者又不是課題總負責人時，就有必要標注通訊作者。因此，如果課題的立項、具體研究和撰寫論文主要由第一作者完成，則第一作者應不要隨便將其他人作為通訊作者。

出于各種原因，論文的第一作者單位和通訊作者單位有可能不同，這時候第一作者可以提供論文原件的首頁(印刷版期刊上的論文的第一頁，可以看出刊名、題目、第一作者和單位著錄等信息)作為修改的依據(jù)，并積極向本單位科研管理部門反映情況，以取得他們的幫助。很多單位的做法是，科研管理部門每年將類似情況收集在一起，于當年SCI收錄結(jié)果發(fā)布之前統(tǒng)一集中提交給中信所。該所在核實后會在最后統(tǒng)計中進行修正。需要注意的是信息提交的時間，例如2010年收錄的論文只在2011年的8月份以前修正，過了這個時間，統(tǒng)計結(jié)果已公布，也就不再修改了。

五、結(jié)束語

綜合以上統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，高校教師國際論文投稿過程中在論文外部特征著錄規(guī)范化方面存在著不足，主要體現(xiàn)在作者單位英文譯名的不規(guī)范。希望借本研究成果的發(fā)表，能提醒廣大高?？蒲姓撐牡淖髡?，充分了解SCI對收錄論文的外部特征、特別是著錄的要求情況以及所存在的問題。這些在平時并不被高校教師所重視的因素，已經(jīng)嚴重影響到國際知名檢索工具的統(tǒng)計結(jié)果。因此，注重國際論文格式的標準化及所在單位英文譯名的規(guī)范和統(tǒng)一，減少錯誤信息，對于提高各個高校乃至整個國家被國際有關統(tǒng)計機構(gòu)收錄論文的統(tǒng)計數(shù)量，將起到正面和積極的作用。

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The Effects of Irregularities of External Characteristics on Paper Collection and Measures for Improvement—Taking a University’s Papers as an Example

Zhang Qin, Jiang Chunguo

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The normality of external characteristics of university teachers’ international papers recorded by SCI during 2006－2009 will be counted by Web of Science Search with bibliometrics methods. Guided by the paper statistic rules of SCI papers, an empirical study is done on the negative effect of deficient external characteristics of papers on their recording and retrieval, thereby alerting scientific researchers to this problem. We expect to improve efficiency of paper recording and retrieval.

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G252.7

A

1009-895X(2011)04-0309-05

2011-06-03

張 勤(1966-)，女，圖書館館員。研究方向：圖書館學。E-mail: zq@usst.edu.cn