企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)初探

劉傳鴻

企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)，是企業(yè)進行信息化管理的重要系統(tǒng)之一。隨著信息畫時代的到來，企業(yè)的發(fā)展伴隨著要處理的信息量也逐步增多，如何管理好企業(yè)內部員工的信息，成為企業(yè)管理的一個重大問題。在這種情況下，開發(fā)一個企業(yè)的人事檔案管理系統(tǒng)就顯得非常重要。對于大中型企業(yè)來說，利用計算機支持企業(yè)高效率完成勞動人事管理的日常事務，是適應現代企業(yè)制度要求、推動企業(yè)勞動人事管理走向科學化、規(guī)范化的必要條件。

如今世面上存在的相關管理系統(tǒng)很多，但是，對于企業(yè)或者事業(yè)單位的人事管理系統(tǒng)來說，可能并不是十分實用。它們大多數功能過于復雜，對管理人員技術要求太高，難于方便的進行使用和管理，對某一個具體的企并不是十分適用。因此，對于一個特定的信息管理上的企業(yè)應用，開發(fā)一個方便快捷的系統(tǒng)就顯得非常重要。

該系統(tǒng)開發(fā)的目標就是在于實現一個功能實用、操作方便，簡單明了的人事管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)用來協(xié)助企業(yè)科學并且高效地進行人事管理，它從科學的人力資源管理角度出發(fā)，從企業(yè)的人力資源規(guī)劃開始，對企業(yè)人事方面的各種信息進行科學的處理。該系統(tǒng)記錄的數據可以包括招聘信息、崗位描述、培訓資訊、績效評估、個人信息、請假記錄、工資發(fā)放、加班情況等各種與企業(yè)人事有關的信息。以上所有信息最終都可以存儲到一個統(tǒng)一的數據庫中，將企業(yè)的所有員工的所有相關信息統(tǒng)一的進行管理。

在使用的技術方面，企業(yè)人事管理系統(tǒng)相關數據的操作使用的是一種關系型數據庫，它是通過現代企業(yè)人事管理的狀況的分析及估計，從而開發(fā)的一種集企業(yè)人士分類、瀏覽、錄入、修改、查詢、刪除、添加、統(tǒng)計、分析、制表、安全、新用戶的設置及密碼修改等功能模塊于一體的管理軟件，有強大的數據處理能力及良好兼容性，以及方便、快捷、實用、美觀界面設計，使其成為企業(yè)人事管理的有利工具。

關于需要使用的數據庫產品，由于考慮到方便易用，常見的商業(yè)上的產品例如DB2，Oracle，SQL Server等都過于復雜，不太適合一般的企業(yè)使用。對于本系統(tǒng)，比較適合的方案是使用Microsoft公司的Office系列產品中的Access數據庫，它具有廣泛的實用性，方便的開發(fā)管理，可視化的集成開發(fā)環(huán)境和強大的可擴展性等顯著優(yōu)勢。Access是一個既可以只用來存放數據的數據庫，也可以作為一個客戶端開發(fā)工具來進行數據庫應用系統(tǒng)開發(fā)，同時既可以開發(fā)方便易用的小型軟件，也可以用來開發(fā)大型的應用系統(tǒng)，具有眾多的優(yōu)點，因此為該系統(tǒng)選用Access數據庫是不二之選。

在具體使用的開發(fā)工具上，作為數據庫系統(tǒng)的開發(fā)，Visual Basic對該系統(tǒng)來說是一個非常理想選擇。從任何標準來說，VB都是世界上使用人數最多的語言，通過幾年的發(fā)展，它已成為一種專業(yè)化的開發(fā)語言和環(huán)境。用戶可用Visual Basic快速創(chuàng)建Windows程序，現在還可以編寫企業(yè)水平的客戶端程序及強大的數據庫應用程序。由于Visual Basic與Access同屬于Microsoft公司的產品，因此兩者的兼容性會比較有保障，相互之間的操作應該可以達到比較好的集成度。

正式開發(fā)管理信息系統(tǒng)之前進行適當的調研是非常必要的，因為調研是明確用戶的需求，以根據調查結果進行可行性分析，確認系統(tǒng)的開發(fā)是否可行的重要依據。系統(tǒng)開發(fā)前必要對現行系統(tǒng)進行詳細的調查，明確最終用戶的需求，保證開發(fā)的新系統(tǒng)的功能與用戶的要求相吻合，避免耗費大量的人力、物力、財力，新系統(tǒng)的開發(fā)卻失敗的悲劇發(fā)生。本系統(tǒng)的最終用戶都是企業(yè)人事管理相關的人員，相對比較集中，比較容易調研。

調研完成后，應該對該系統(tǒng)進行可行性分析，主要包括新系統(tǒng)目標可行性分析，社會可行性分析，技術可行性分析，經濟可行性分析，管理可行性分析等?？傊鶕约阂呀浾莆盏乃邢嚓P信息，進行合理的可行性分析并給出報告，確定該項目是否具備開發(fā)的必要。只有確定本系統(tǒng)在技術上完全可行，在實際中也確實需要后，這才能正是決定開發(fā)此系統(tǒng)。通過確定了系統(tǒng)開發(fā)的可行性后，系統(tǒng)正式進入開發(fā)階段。

軟件工程的開發(fā)是從需求分析開始的，在此之前，應該還有一個“搜集需求”的過程，這在上一步的系統(tǒng)調研中做到，顯然需求的搜集與需求的理解和表達是很重要的幾個步驟，合理的需求分析直接決定了系統(tǒng)開發(fā)的成功與否。這需要通過對現行系統(tǒng)的詳細調研，主要是從系統(tǒng)的角度理解用戶的需要，確定新系統(tǒng)的綜合要求，并提出這些需求的實現條件以及需求應達到的標準，也就是確定新系統(tǒng)要做什么，做到什么程度。需求分析大致要包括功能需求，性能需求，環(huán)境需求，未來需求等。對于本系統(tǒng)的功能來說，主要包括管理員功能，人事主管功能，檔案管理功能，工資管理功能和會計員功能，分別針對不同的用戶實現不同的操作。

在確定了用戶的需求后，就可以開始對該系統(tǒng)做概要設計和詳細設計，這里由于設計到具體的數據和用戶的操作，因此可以根據需求分析的結果來確定數據流程圖和系統(tǒng)操作流程圖，方便開發(fā)時理解具體的功能，提高開發(fā)的效率。數據庫設計時，對于具體的表的設計要確保數據庫的規(guī)范性和完整性兩大重要的技術要求，這里主要包括職工信息，請假信息和工資信息3張主要的表。在界面設計時，要充分考慮到企業(yè)普通用戶的需求，做到簡潔明了而且對用戶友好，使用起來要十分方便。

開發(fā)的過程中要按照要求進行單元測試和集成測試，在最終產品完成后，要參照需求分析的要求進行用戶接受度測試。該系統(tǒng)的最終用戶主要為企業(yè)的人事管理人員，其中不同的用戶擁有不同的操作權限，因此在做用戶接受度測試時要注意從不同用戶的最終使用角度出發(fā)，設計各種可能的測試用例，覆蓋常見的功能，以滿足各個用戶的不同需要。