基于工作流程的制造企業(yè)信息管理系統(tǒng)

劉 杰

(西北工業(yè)大學機電學院，陜西 西安 710072)

0 前言

隨著信息技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的制造企業(yè)經營管理模式已不能滿足日益頻繁的工作業(yè)務對企業(yè)管理的要求。以系統(tǒng)工程思想、計算機通信技術為基礎，為制造企業(yè)管理和信息提供決策的企業(yè)信息管理系統(tǒng)應運而生，企業(yè)信息管理系統(tǒng)(Manager Information System，MIS)就是計算機網絡技術在企業(yè)管理中的應用［1-3］。

傳統(tǒng)的MIS企業(yè)信息管理系統(tǒng)，是按照工作層次的職能進行構建的，即系統(tǒng)中各個子系統(tǒng)之間是通過職能進行連接的，這種工作模式雖然能夠在一定程度上滿足企業(yè)的需求，使企業(yè)的管理人員從繁雜的管理工作中解放出來，提高工作效率和質量［4-5］。隨著制造行業(yè)的全球化發(fā)展，制造企業(yè)的業(yè)務模式向著多元化快速發(fā)展，但當企業(yè)中的業(yè)務由于客觀需要而發(fā)生頻繁改動時，傳統(tǒng)的MIS企業(yè)管理系統(tǒng)則不能根據業(yè)務需要適時作出調整，造成企業(yè)的管理不規(guī)范，無法實現(xiàn)信息化的企業(yè)管理。

針對傳統(tǒng)的MIS企業(yè)信息管理系統(tǒng)不支持頻繁業(yè)務改動的問題，文中提出一種基于工作流程的制造企業(yè)信息管理系統(tǒng)。通過建立各流程之間的聯(lián)系，將傳統(tǒng)的業(yè)務模型由按照工作層次的職能型轉變?yōu)榘凑展ぷ髁鞒痰墓芾硇?，從制造企業(yè)的業(yè)務流程角度統(tǒng)籌布置，實現(xiàn)企業(yè)的全方位管理，這樣就避免了企業(yè)業(yè)務頻繁變動造成管理不規(guī)范的問題，為企業(yè)業(yè)務的正常運行提供了一個統(tǒng)一、穩(wěn)定的環(huán)境。

1 企業(yè)信息管理中的工作流程技術

圖1 工作流程內容Fig.1 Content of workflow

企業(yè)信息管理系統(tǒng)中的企業(yè)可以看做是實體對象，實體對象和企業(yè)中時刻運行的業(yè)務執(zhí)行過程映射到企業(yè)信息管理系統(tǒng)中，即分別對應數(shù)據和業(yè)務流程。通過將數(shù)據和業(yè)務流程合理描述，就能將企業(yè)的所有業(yè)務、管理流程進行全面的反映。而在企業(yè)信息管理系統(tǒng)中，數(shù)據是隨時變化的，但是運轉中的業(yè)務流程具有一定的穩(wěn)定性，即使企業(yè)的業(yè)務發(fā)生變動，其業(yè)務流程仍然是一致的。因此，如果利用業(yè)務流程替代各工作層次的職能，對企業(yè)管理信息系統(tǒng)進行建模，就能克服傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)不支持頻繁工作重組的問題，實現(xiàn)企業(yè)管理的規(guī)范和統(tǒng)一。工作流程是能夠準確反映企業(yè)業(yè)務具體內容和流程的一種基于計算機技術的模型，通過在計算機環(huán)境下對工作流程的表示和執(zhí)行，就能構建出規(guī)范化的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務內容的集成和管理經營的自動化。工作流程所包含的內容，如圖1所示［6-7］。

因此，依據工作流程所構建企業(yè)信息管理系統(tǒng)模型，可以避免由于企業(yè)業(yè)務頻繁變動而帶來的企業(yè)信息管理不規(guī)范、信息無法及時反饋的問題。

2 基于工作流程的制造企業(yè)信息管理系統(tǒng)設計

傳統(tǒng)的MIS企業(yè)信息管理系統(tǒng)，由于采用工作層次的職能構建模型，無法支持企業(yè)的任務的頻繁更換，但隨著經濟全球化的發(fā)展，企業(yè)任務出現(xiàn)多元化，不可避免地存在重組問題，而傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)則無法保證企業(yè)信息化的規(guī)范。因此，提出用具有穩(wěn)定性的工作流程模型代替工作層次職能模型，構造企業(yè)信息管理系統(tǒng)，提供高質量的管理服務具有一定的現(xiàn)實意義。

2.1 制造企業(yè)信息管理系統(tǒng)的總體設計

制造企業(yè)信息管理系統(tǒng)在設計時需要遵循幾點原則:

(1)首要原則是符合制造企業(yè)運行需求的原則，這也是企業(yè)信息管理系統(tǒng)設計的重要原則。企業(yè)信息管理系統(tǒng)的設計要統(tǒng)籌制造企業(yè)所有管理及業(yè)務的需求，設計應滿足所有要求并盡量實現(xiàn)最優(yōu)化，始終將解決制造企業(yè)中的實際問題放在第一位;

(2)系統(tǒng)簡單、易運行的原則。系統(tǒng)設計務必簡單，便于管理者操作，這樣能夠大大提高企業(yè)信息管理系統(tǒng)的工作效率及工作質量，實時滿足管理者對企業(yè)管理的要求;

(3)系統(tǒng)設計模塊化，便于集成的原則。系統(tǒng)設計要盡量集成，這樣既能優(yōu)化工作、使系統(tǒng)具有良好的擴展性和復用性，又能降低系統(tǒng)構建成本、追求企業(yè)的最大經濟利益。

制造企業(yè)信息管理系統(tǒng)主要包括以下幾個部分:工作流程定義、工作流程引擎、工作流程管理器、數(shù)據庫、用戶界面等。具體的企業(yè)管理系統(tǒng)框圖如圖2所示。

圖2 企業(yè)信息管理系統(tǒng)框圖Fig.2 Block diagram of information management system for enterprises

2.2 制造企業(yè)信息管理系統(tǒng)的詳細設計

在標準化系統(tǒng)建立的初始階段，企業(yè)將初始版本的電子文件錄入該系統(tǒng)中，然后將細化的具體工作任務對應到相應文件下，最后再將每個任務的執(zhí)行過程形成相應的工作表單。該部分可以為用戶一次性完成主要表單的設計和導入。在系統(tǒng)使用過程中，該模塊允許用戶根據需要隨時進行現(xiàn)有表單的修改和維護，甚至補充加入新表單。

流程設置權限模塊將表單中各控件分別定義在不同的流程步驟中，其中針對每個流程都會包括很多控件，這些控件可以是文本輸入控件、網絡控件以及復選框控件這三種類型控件的任意組合。同時，系統(tǒng)可以對每一步流程都制定一個負責崗位，并指定簽名控件用以記錄同一崗位中的實際填寫人員。該技術可以限定該表單適用的部門范圍，使得生產操作員只需處理本車間適用的表單，簡化了工作環(huán)境。

新表單生成模塊可以為用戶提供一整套工具，這些工具可以更加靈活地定義和修改表單，也可以獨立出來單獨使用。但是這樣的設計的結果就需要產生表單定義文件來定義新表單的生成。而表單導入模塊則可以將表單定義文件中的數(shù)據導入到數(shù)據庫對應表中。

工作流程運轉子模塊是保證企業(yè)的日常工作流程能夠順利進行、信息能快速反饋的重要部分。企業(yè)員工登錄后，可以選擇需要處理的工作啟動相應流程，也可以在流轉處理列表中處理系統(tǒng)自動流轉過來且由他所負責表單的相應部分。該員工可以打開表單、處理其中對應部分，然后提交到下一流程。當有新流轉過來的表單時，該模塊中的自動提示功能可以對該員工進行畫面或語音提示，以提高流轉處理的速度。

依據工作結構，表中首先定義的流轉權限，以控制每一位企業(yè)員工可以查看和監(jiān)控的表單，并且可以獲得每一個表單的流轉狀況。需要時，能夠發(fā)出催辦信息的請求，并發(fā)出要求加快流轉速度，此項功能還可用于中止已失效表單的流程轉向，及時處理工作表單流轉中可能出現(xiàn)的各種情況，以保障流轉過程順利進行。流程查詢與統(tǒng)計部分按流轉狀態(tài)、表單類型、啟動時間、申報人員等不同條件對工作表單進行查詢和統(tǒng)計，形成各類統(tǒng)計分析報表，并以此為基礎對標準化管理系統(tǒng)不斷進行調整和完善。

企業(yè)系統(tǒng)管理模塊主要用于定義管理系統(tǒng)中的員工、崗位、部門以及系統(tǒng)權限等一些基本的信息資源。企業(yè)部門的定義是企業(yè)組織上的分類，又是為工作表單流轉所提供的約束條件，能夠使員工所需處理的工作列表界面得到進一步簡化，以此來提高企業(yè)管理工作效率。

企業(yè)崗位信息設置的目的是使流程的定義具備相對的靈活性。流程權限分配可以通過崗位進行，每個員工可以有多個崗位，其最終的實際權限為這些崗位權限的并集，這與員工實際的工作情形相符。系統(tǒng)權限與流程權限不同，系統(tǒng)權限用于對每個崗位可使用的系統(tǒng)界面和模塊功能加以授權和限制。

3 結束語

傳統(tǒng)的企業(yè)管理信息系統(tǒng)的業(yè)務模型是按照工作層次建立的職能型模型，但隨著制造企業(yè)的高速發(fā)展和企業(yè)間的合作日益增強，制造企業(yè)的業(yè)務變動日漸頻繁。而傳統(tǒng)的制造企業(yè)管理信息系統(tǒng)不能支持頻繁的業(yè)務重組，造成企業(yè)管理不能適時地規(guī)范化、信息化，嚴重阻礙了企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。文中提出了一種針對制造企業(yè)的、基于工作流程的企業(yè)信息管理系統(tǒng)。工作流管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)企業(yè)信息系統(tǒng)相比有很多優(yōu)勢，降低了員工的勞動強度，提高了企業(yè)經營效率，使管理者可以集中精力處理對企業(yè)的發(fā)展更為重要的核心業(yè)務。

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