馬立芝

（安新供電有限責(zé)任公司，保定 071600）

淺議信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電力營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制

馬立芝

（安新供電有限責(zé)任公司，保定 071600）

0 引言

隨著供電企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)的建立與使用,各類(lèi)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制是否健全、風(fēng)險(xiǎn)是否得到有效控制已成為大家關(guān)注的重要課題。

近年來(lái)供電企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)管理上線運(yùn)行的重要信息系統(tǒng)有計(jì)量管理系統(tǒng)、抄表系統(tǒng)、電費(fèi)回收系統(tǒng)、95598呼叫系統(tǒng)等。這些信息系統(tǒng)的建立與運(yùn)用能解決人工難以及時(shí)處理大量信息數(shù)據(jù)、難以及時(shí)進(jìn)行復(fù)雜運(yùn)算分析的難題,利用信息系統(tǒng)可以將人工處理的程序、模型預(yù)先設(shè)計(jì)好,幫助企業(yè)高效率地管理營(yíng)運(yùn)過(guò)程,幫助企業(yè)及時(shí)獲取并提煉重要的信息。但這些系統(tǒng)是否安全、是否符合內(nèi)控要求,信息數(shù)據(jù)是否完整準(zhǔn)確,卻是企業(yè)一直忽視的問(wèn)題。因此,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電力營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)部控制是非常必要的,通過(guò)內(nèi)部控制可以獲悉系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn),堵塞系統(tǒng)漏洞,切實(shí)發(fā)揮信息系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展決策方面的支撐作用。

1 電力營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)及內(nèi)部控制概述

電力營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)是企業(yè)整體內(nèi)部控制的有機(jī)組成部分,是企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果的體現(xiàn)。營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)重要職能部門(mén),其職能是反映企業(yè)一定時(shí)點(diǎn)業(yè)務(wù)狀況和一定時(shí)期經(jīng)營(yíng)成果的體現(xiàn),并保證企業(yè)各項(xiàng)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)信息準(zhǔn)確、及時(shí)。營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)提供的營(yíng)銷(xiāo)數(shù)據(jù)信息是企業(yè)高層管理人員把握企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的主要途徑,沒(méi)有營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)提供的信息,企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)控制將無(wú)從下手。因此,營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)是企業(yè)整體內(nèi)部控制必不可缺的組成部分。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下?tīng)I(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的改變

2.1 歷史核算監(jiān)督控制轉(zhuǎn)化為適時(shí)內(nèi)部營(yíng)銷(xiāo)控制

電力營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)將電能產(chǎn)品作為生活必需品提供給全社會(huì),解決電能的生產(chǎn)與消費(fèi)之間存在的各種矛盾。企業(yè)也把對(duì)電量電費(fèi)的核算做為焦點(diǎn),進(jìn)行監(jiān)督控制。新形勢(shì)下,電力營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)關(guān)注觀念革新,即要把企業(yè)的核算過(guò)程監(jiān)控作為切入點(diǎn),建立和完善核算制度,以企業(yè)最終經(jīng)營(yíng)成果作為內(nèi)部控制的依據(jù)。新的營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制觀念中最關(guān)鍵的是要規(guī)避傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)模式下企業(yè)核算制度的缺陷,真正建立客觀真實(shí)地反映企業(yè)在新經(jīng)濟(jì)模式下的核算指標(biāo)體系。在傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)模式下多為單純的抄收數(shù)據(jù),而對(duì)影響核算指標(biāo)的業(yè)擴(kuò)、計(jì)量等相關(guān)數(shù)據(jù)反映的很不充分;但在新經(jīng)濟(jì)模式下,影響電力企業(yè)經(jīng)營(yíng)績(jī)效的不只是抄核收,還要嚴(yán)格控制計(jì)量信息的準(zhǔn)確率和業(yè)務(wù)流程的及時(shí)傳遞。

2.2 營(yíng)銷(xiāo)信息流作為重要的營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制內(nèi)容

營(yíng)銷(xiāo)信息為企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制提供了直接的輸入變量,它的每一個(gè)環(huán)節(jié)都是一個(gè)控制的過(guò)程。傳統(tǒng)的內(nèi)部營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)容針對(duì)不同職能建立了獨(dú)立的子系統(tǒng),有業(yè)擴(kuò)報(bào)裝控制、計(jì)量管理控制、核算控制。面對(duì)新經(jīng)濟(jì)環(huán)境,作為重要信息集成系統(tǒng)的營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)有著獨(dú)一無(wú)二的重要地位,為了適應(yīng)信息社會(huì)特有的管理組織模式,營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)部控制應(yīng)打破各職能部門(mén)的界限,以營(yíng)銷(xiāo)信息為核心來(lái)設(shè)計(jì)整合模式,融合各子系統(tǒng)的信息孤島,最后形成以營(yíng)銷(xiāo)信息控制系統(tǒng)為核心的企業(yè)級(jí)內(nèi)部控制系統(tǒng)。

2.3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制架構(gòu)

1)營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)部控制方式有所改變。

工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)部控制方式是高層控制低層,一層控制一層。而在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代,由于網(wǎng)絡(luò)可以及時(shí)傳遞各種信息,而許多知識(shí)和重要信息主要分散在企業(yè)的基層。因此,企業(yè)內(nèi)部由最基層建立起的營(yíng)銷(xiāo)控制小組,將是實(shí)行自我控制最佳的控制方式。

2)營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)部控制的范圍有所擴(kuò)展。

傳統(tǒng)工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)部控制側(cè)重于內(nèi)部管理。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展,營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)可以和客戶或其他行業(yè)進(jìn)行資源共享。過(guò)去的過(guò)界現(xiàn)象逐漸消失,營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)部控制的范圍不再局限于內(nèi)部,完全可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入其它合作伙伴的信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的宏觀化和一體化。

3)營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)部控制程序由順序化向并行化發(fā)展。

在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代,由于網(wǎng)絡(luò)和普遍采用的視窗工作方式,這樣內(nèi)部控制可以由順序化向并行化發(fā)展。通過(guò)這種方式可以使?fàn)I銷(xiāo)業(yè)擴(kuò)、計(jì)量、核算、抄表、收費(fèi)人員并肩工作,共同控制營(yíng)銷(xiāo)各節(jié)點(diǎn)。

4)營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)部控制關(guān)系由命令與控制向集中與協(xié)調(diào)轉(zhuǎn)變。

在工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,企業(yè)內(nèi)部等級(jí)非常明顯,工作先按過(guò)程分解,然后通過(guò)命令和控制再將其進(jìn)行連接,指令往往來(lái)自企業(yè)上層。在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代,企業(yè)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以很方便地使內(nèi)部人員之間及與外部人員之間平等,動(dòng)態(tài)地進(jìn)行協(xié)作和溝通。企業(yè)中每一個(gè)人都是網(wǎng)絡(luò)中的知識(shí)貢獻(xiàn)者,都可以成為企業(yè)控制網(wǎng)絡(luò)上的決策點(diǎn)或節(jié)點(diǎn),都可以盡可能地做出自己最大的貢獻(xiàn)。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下?tīng)I(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的重建

3.1 重新調(diào)整內(nèi)部控制中的內(nèi)在關(guān)系

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突破了信息傳遞和信息處理的瓶頸,管理的幅度增大,層次減少,金字塔型的組織結(jié)構(gòu)逐漸趨于扁平,隱藏在這一表征后面的實(shí)質(zhì)是從根本上對(duì)組織的人員和職能之間的關(guān)系的重新界定。網(wǎng)絡(luò)使得內(nèi)、外部人員平等地進(jìn)行動(dòng)態(tài)協(xié)調(diào)和溝通,企業(yè)中的每一個(gè)人都可以成為網(wǎng)絡(luò)上控制的一個(gè)決策點(diǎn)或節(jié)點(diǎn),內(nèi)部控制由命令與控制向集中與協(xié)調(diào)轉(zhuǎn)變。它需要營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)能為網(wǎng)絡(luò)結(jié)點(diǎn)上的企業(yè)信息使用人員平等提供他們所需的營(yíng)銷(xiāo)信息,通過(guò)建立“層次順序”流暢的“意見(jiàn)溝通”管理,有效的“協(xié)調(diào)”與“合作”體系,提供良好的規(guī)劃、執(zhí)行、控制和監(jiān)督活動(dòng)的框架,使企業(yè)員工能及時(shí)掌握企業(yè)的營(yíng)運(yùn)狀況,實(shí)時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)過(guò)程控制和經(jīng)營(yíng)決策工作。

3.2 建立健全的營(yíng)銷(xiāo)組織結(jié)構(gòu)

按照公司要求對(duì)營(yíng)銷(xiāo)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求,營(yíng)銷(xiāo)管理分為客戶檔案管理、業(yè)擴(kuò)報(bào)裝管理、計(jì)量管理、電量電費(fèi)管理、抄表管理等。組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的實(shí)際規(guī)模,符合企業(yè)總體經(jīng)營(yíng)目標(biāo),并且按精簡(jiǎn)、合理的原則對(duì)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置,并進(jìn)行成本效益分析。

3.3 建立新型的風(fēng)險(xiǎn)控制體系

為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要相應(yīng)的內(nèi)部控制制度創(chuàng)新作保證。因此借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),利用信息資源,及時(shí)的將業(yè)擴(kuò)、計(jì)量、核算各節(jié)點(diǎn)信息進(jìn)行收集和整理,通過(guò)計(jì)算機(jī)的多模型模擬,進(jìn)行篩選、匯總、分析。及時(shí)調(diào)控經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),完善運(yùn)營(yíng)決策,是一個(gè)越來(lái)越被重視的領(lǐng)域。建立營(yíng)銷(xiāo)信息的內(nèi)部控制,不能不考慮其賴以生存的環(huán)境及企業(yè)內(nèi)外部各種風(fēng)險(xiǎn)因素。在信息高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,信息的傳遞、處理和反饋的速度都大大加快了,由此導(dǎo)致企業(yè)會(huì)常常同時(shí)改變業(yè)務(wù)和信息過(guò)程。在這個(gè)改變過(guò)程中,不能再盲目地采用傳統(tǒng)的控制政策和程序,而必須重新評(píng)價(jià)它,以適應(yīng)新業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

3.4 營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與建設(shè)

為了規(guī)范縣供電企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)管理信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和流程,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的規(guī)范性、實(shí)用性、先進(jìn)性等基本功能,按照省市電力公司企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、建設(shè)要求,安新供電公司于2008年12月開(kāi)始籌備搭建營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)一體化平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)了營(yíng)銷(xiāo)管理信息系統(tǒng)從業(yè)擴(kuò)報(bào)裝、電能計(jì)量、客戶檔案到電費(fèi)核算的完整的流程化的閉環(huán)管理,對(duì)于電費(fèi)核算也實(shí)現(xiàn)了抄核收完全分離。

1)程序設(shè)計(jì)必須健全數(shù)據(jù)核對(duì)環(huán)節(jié)

營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)能提高企業(yè)管理效率,提升企業(yè)服務(wù)水平,提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)應(yīng)變能力,但這一切是建立在信息系統(tǒng)能提供完整、真實(shí)、準(zhǔn)確數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的。如果數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)信息系統(tǒng)的一系列加工處理,其中發(fā)生了部分溢出、丟失或變異,那么信息系統(tǒng)會(huì)輸出錯(cuò)誤的數(shù)據(jù),經(jīng)營(yíng)管理者依靠錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)肯定不會(huì)得出正確的結(jié)論。因此信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確是首先要保證的。如何保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確呢,一般情況下采用在重要數(shù)據(jù)輸入前和處理輸出后進(jìn)行總量比對(duì)、結(jié)構(gòu)比對(duì)、邏輯驗(yàn)證等方法驗(yàn)證數(shù)據(jù)是否完整準(zhǔn)確。

2)系統(tǒng)建設(shè)必須考慮數(shù)據(jù)安全存放

一般情況下數(shù)據(jù)是否安全主要考慮兩個(gè)方面,一是數(shù)據(jù)庫(kù)是否安全,能否防止非法訪問(wèn),如果發(fā)生有非法訪問(wèn),或是發(fā)生惡意修改、篡改數(shù)據(jù)情況的,系統(tǒng)是否會(huì)留下記錄,能否及時(shí)告警。另外一方面是數(shù)據(jù)存放介質(zhì)是否可靠,有無(wú)備份,重要數(shù)據(jù)是否異地存放,防止自然災(zāi)害對(duì)數(shù)據(jù)安全的危害。

3)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)要考慮涉密策略

信息系統(tǒng)必須建立用戶身份的驗(yàn)證機(jī)制,對(duì)信息系統(tǒng)的訪問(wèn)必須使用用戶名和密碼,而且每個(gè)用戶帳號(hào)被授予唯一的用戶。同時(shí)要制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拿艽a政策,并根據(jù)密碼政策在系統(tǒng)固化相應(yīng)的設(shè)置,以避免用戶使用安全級(jí)別低的密碼。公司密碼政策具體包括:用戶密碼長(zhǎng)度不得低于8位,密碼編碼規(guī)則采用數(shù)字+字母(或其它符號(hào))的方式,并定期更換,防止口令被盜;系統(tǒng)與其他的接口程序之間均采用中間表訪問(wèn)方式,重新建立帳號(hào)按需分配權(quán)限,超級(jí)管理員帳號(hào)由公司統(tǒng)一人員專(zhuān)門(mén)保管。

4 系統(tǒng)運(yùn)維要嚴(yán)格遵守內(nèi)控規(guī)定

4.1 用戶賬號(hào)變更嚴(yán)格履行審批手續(xù)

對(duì)營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)的用戶創(chuàng)建和授權(quán)必須通過(guò)信息系統(tǒng)主管部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后,方可由系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中創(chuàng)建用戶帳號(hào),以避免未經(jīng)授權(quán)帳號(hào)及權(quán)限的創(chuàng)建或修改。在員工工作調(diào)動(dòng)或離職等工作職能發(fā)生變化時(shí),由人力資源部或用戶所在部門(mén)及時(shí)正式書(shū)面通知系統(tǒng)維護(hù)部門(mén),由系統(tǒng)管理員更新或刪除其相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。

4.2 重要操作要嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核、審批制度

對(duì)營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)的重要操作如涉及數(shù)據(jù)增加、修改、變更等要堅(jiān)持復(fù)核、審批制度,即一人操作、一人復(fù)核再加上主管審批,防止誤操作。在大家都熟悉的核算系統(tǒng)中電量電費(fèi)必須要經(jīng)過(guò)復(fù)核才能入帳,這也是遵循內(nèi)控規(guī)定的重要體現(xiàn)。以業(yè)擴(kuò)報(bào)裝管理系統(tǒng)為列,業(yè)擴(kuò)報(bào)裝必須設(shè)置專(zhuān)人審批流程,專(zhuān)人負(fù)責(zé)審批過(guò)程。客服受理人員接受客戶申請(qǐng)后,將信息錄入操作系統(tǒng)并提交,經(jīng)勘查、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、審核歸檔等各環(huán)節(jié)需要層層把關(guān),逐級(jí)審批,最后轉(zhuǎn)入用電抄核收工作流程。

4.3 系統(tǒng)操作要有完善的記錄

一般信息系統(tǒng)本身會(huì)具有記錄的功能,將維護(hù)人員的維護(hù)操作全部記錄下來(lái),生成專(zhuān)門(mén)的維護(hù)日志,供主管定期審閱。但對(duì)于在程序開(kāi)發(fā)時(shí)未提供完善的記錄功能的個(gè)別信息系統(tǒng),在操作過(guò)程中就必須要求系統(tǒng)操作人員作好手工記錄,記錄的內(nèi)容包括操作員姓名、操作指令、依據(jù)、時(shí)間、結(jié)果等信息。

[1]河北省縣級(jí)供電企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)管理信息系統(tǒng)功能規(guī)范.

[2]安新縣供電公司農(nóng)電管理系統(tǒng)概要設(shè)計(jì)報(bào)告.

[3]保定供電公司農(nóng)電工作部關(guān)于安新供電公司應(yīng)用的生產(chǎn)營(yíng)銷(xiāo)管理系統(tǒng)的調(diào)研分析報(bào)告.

[4]胡方. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的內(nèi)部控制[J]. 經(jīng)濟(jì)管理, 2002.

Brief discussion on Internal control of electric power marketing information system under information network environment

MA Li-zhi

如何保證營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)處理流程規(guī)范，系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全完整準(zhǔn)確，內(nèi)控制度落到實(shí)處，本文從電力營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)部控制及信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下?tīng)I(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)等幾個(gè)方面論述了加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電力營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)控制度建設(shè)防范安全風(fēng)險(xiǎn)是非常必要的。

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；信息系統(tǒng)；電力營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)部控制

馬立芝(1972－),女,河北安新人,助理工程師,研究方向?yàn)殡娏I(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)與研究。

TP315

A

1009-0134(2011)1(上)-0193-03

10.3969/j.issn.1009-0134.2011.1(上).61

2010-11-19