充分利用檔案信息資源 更好地為經(jīng)濟建設服務

周瑩

主題詞：檔案資源 利用 服務經(jīng)濟

摘要：信息時代，檔案資源在為經(jīng)濟建設服務、政府決策提供科學依據(jù)已越來越被人們所認識到，作為檔案工作者要更新觀念，順應社會發(fā)展，做好檔案管理工作，為經(jīng)濟建設服務

信息時代，檔案作為社會實踐活動的真實記錄，是一種寶貴的信息資源。在現(xiàn)階段經(jīng)濟建設飛速發(fā)展，檔案工作應適時調(diào)整方向，適應經(jīng)濟體制變革的要求，主動參與到經(jīng)濟建設中去，不斷改進工作的方式，開闊工作視野，調(diào)整工作內(nèi)容，充分利用檔案信息資源，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸，使檔案資源合理配置與有效的開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。更好地為經(jīng)濟建設服務。

一、更新觀念，牢固樹立為經(jīng)濟建設服務的思想

一是要把“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?。檔案管理者不能僅僅局限于對檔案資料的整理和保管，而是要側重于對檔案信息資源的發(fā)掘，要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識和檔案使用的效率意識，我們應當意識到，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。從中提取有價值的信息并通過現(xiàn)代化信息手段和渠道，使其為經(jīng)濟建設服務。逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

二是要深入挖掘、突出重點，提供決策依據(jù)。必須在充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量的基礎上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶所需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。要通過對檔案資料的整理和深入分析，找出與經(jīng)濟和社會發(fā)展方向相對應的規(guī)律性，為提供決策做依據(jù)，使檔案資源真正成為促進經(jīng)濟和社會事業(yè)發(fā)展的參數(shù)。

三是要轉(zhuǎn)變作風變被動為主動。要改變傳統(tǒng)的“等客上門，你查我找”的被動服務方式，積極走向社會了解市場需求，主動提供服務。在工作中，要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性；要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案的創(chuàng)新服務。

加強檔案基礎工作，為開發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)

造前提條件

檔案的基礎工作包括收集、整理、鑒定、保管，編研、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)．收集是檔案工作的前提，整理、分類、鑒定、保管是實質(zhì)性工作．檢索是利用的拐杖與向?qū)?，編研是利用的手段和方式．檔案基礎工作是開發(fā)利用檔案信息的前提和必要條件，基礎工作做不好，開發(fā)利用工作也很難取得成效，過去由于在檔案基礎工作方面存在著館藏檔案不合理、檢索工具單一、編研工作薄弱等問題，在很大程度上影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。因而，要更好地開發(fā)利用檔案資源，為經(jīng)濟建設服務，就必須做好檔案的基礎工作，特別要在以下幾個環(huán)節(jié)上加大工作力度。

一要加大收集力度。把國家和社會具有保存價值的檔案資料接收入館，實行集中統(tǒng)一管理，為檔案的收集、整理工作奠定基礎。明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標準及要求，及時修訂和完善各種檔案的整理細則、保管期限等，以確保館藏檔案更加豐富、具有特色。同時，要擴大檔案征集范圍，主動向社會征集有價值的檔案。要圍繞經(jīng)濟建設，注重科技資料、新經(jīng)濟領域檔案資料的收集，做到齊全完整，改善館藏資料結構，豐富館藏量。達到為利用者提供完整服務的目的。

二要加強檔案現(xiàn)代化管理，提高科學管理水平。實現(xiàn)檔案資源信息化、檔案保護現(xiàn)代化、檔案管理手段現(xiàn)代化、檔案管理標準化。在資料的形成過程中，要同有關部門密切協(xié)作，嚴把材料制作質(zhì)量關，做到資料的規(guī)范化、標準化，在資料的保管上要采取相應的保護措施，確保其安全完整，不丟失、不損壞，并及時做好檔案的鑒定和解密工作，按要求適時開放。

三要完善檢索系統(tǒng)。檔案檢索工具在檔案管理中具有橋梁作用、交流作用和管理作用，各種檢索工具，是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必要手段。檔案檢索系統(tǒng)是記錄、報道和查找檔案的工具。利用者借助檢索工具便可以較為迅速準確地獲取所需檔案。使用它才可以打開檔案信息寶庫之門，滿足特定的需求。我們要緊緊圍繞經(jīng)濟建設這個中心，根據(jù)不同需要，編制不同的檢索工具，力求檢索工具多樣化，保證從不同角度檢索，不斷提高查全率、查準率和和快速查閱率，以適應利用工作的需要。

四要加大編研工作力度。檔案編研工作是將館內(nèi)靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為動態(tài)的、可供利用的信息資源的加工制作過程。檔案編研的選題只有貼近政府的工作中心，貼近人民群眾，才能有效地為經(jīng)濟建設、社會發(fā)展服務，讓檔案編研成果滿足社會各界及人民群眾的需要，是檔案編研工作的出發(fā)點和歸縮。因此在編研題材上，要根據(jù)經(jīng)濟建設和社會各方面的需求，力爭豐富多樣。特別是對經(jīng)濟領域、科技領域的檔案資料，要深入研究，多編輯一些綜合性或?qū)ｎ}性的史料匯集，從而使分散的檔案資料系統(tǒng)化、條理化，提高為經(jīng)濟建設服務的層次。

三、及時了解社會需求，做好檔案利用信息預測

隨著經(jīng)濟建設的飛速發(fā)展，人民群眾的民主意識和法制意識逐步增強，人們對檔案信息的利用需求不斷發(fā)生變化，，這就要求檔案工作者必須走向社會深入實際，加強調(diào)查研究，及時掌握人們對檔案信息的利用需求，并根據(jù)形勢的發(fā)展，對未來社會的檔案信息需求做出預測，這是做好檔案開發(fā)利用的超前性工作，通過預測，詳細了解和掌握每個時期的中心任務及社會各行各業(yè)對檔案信息的需求，通過分析研究，區(qū)分主次，掌握輕重緩急，有計劃、有針對性地安排好檔案資源的開發(fā)利用工作。

要做好檔案信息的需求預測工作，首先要求檔案工作者必須樹立主動服務思想，變守門待客為上門服務，主動征求信息需求者的意見，了解社會對檔案信息的需求動向。其次要求檔案工作者必須樹立深入實際的工作作風，積極深入經(jīng)濟建設第一線，準確把握經(jīng)濟發(fā)展的趨勢，并通過對這種趨勢的研究分析，了解經(jīng)濟發(fā)展過程中對檔案信息的需求動向。再次，要求檔案工作者根據(jù)社會對檔案信息的需求動向，有的放矢的收集整理和編研各方面的檔案資料，為經(jīng)濟建設提供全方位的服務。

依據(jù)信息反饋，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平

檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案社會價值的客觀依據(jù)，也是做好檔案信息利用與開發(fā)的重要前提。收集、整理檔案利用效果信息，是檔案信息資源為經(jīng)濟建設服務的重要組成部分，檔案信息資源的開發(fā)利用效果如何，檔案部門所提供的信息滿足需求者的程度高低，檔案部門對經(jīng)濟建設提供服務的好壞，利用者對檔案部門有何意見和要求等，這些都是檔案信息資源的開發(fā)利用所必須了解和掌握的，也是檔案部門及時了解社會對檔案信息的需求，分析掌握檔案信息利用動態(tài)，不斷改進與加強檔案信息服務工作及時了解社會對檔案信息的需求。檔案人員要不斷拓寬知識領域，學習哲學、經(jīng)濟、法律、歷史和現(xiàn)代科技等相關知識及反映當代世界政治、經(jīng)濟、文化新發(fā)展的各種新知識、新技能，同時要學會運用現(xiàn)代化工具和手段進行檔案管理，提高工作效率和經(jīng)濟效益。通過信息反饋使檔案部門了解在檔案信息資源的利用上，哪些方面是做得好的或比較好的，哪些方面還做得不夠，從而有針對性的改進工作，提高水平和服務質(zhì)量，同時，通過信息反饋，進一步了解利用者的利用和新的要求，進一步掌握檔案信息需求的變化和發(fā)展趨勢，以便更好地收集、整理和研究新的檔案資料，為利用者儲備更準確、更系統(tǒng)、更科學的信息資源。同時還要加大對利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性，積極配合檔案部門做好這一工作，讓檔案信息資源的開發(fā)利用取得最大的社會效益和經(jīng)濟效益。