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      充分利用檔案信息資源 更好地為經(jīng)濟建設服務

      2011-12-20 03:49:24周瑩
      城市建設理論研究 2011年23期
      關鍵詞:編研檔案資料利用

      周瑩

      主題詞:檔案資源 利用 服務經(jīng)濟

      摘要:信息時代,檔案資源在為經(jīng)濟建設服務、政府決策提供科學依據(jù)已越來越被人們所認識到,作為檔案工作者要更新觀念,順應社會發(fā)展,做好檔案管理工作,為經(jīng)濟建設服務

      信息時代,檔案作為社會實踐活動的真實記錄,是一種寶貴的信息資源。在現(xiàn)階段經(jīng)濟建設飛速發(fā)展,檔案工作應適時調(diào)整方向,適應經(jīng)濟體制變革的要求,主動參與到經(jīng)濟建設中去,不斷改進工作的方式,開闊工作視野,調(diào)整工作內(nèi)容,充分利用檔案信息資源,通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸,使檔案資源合理配置與有效的開發(fā)利用,實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。更好地為經(jīng)濟建設服務。

      一、更新觀念,牢固樹立為經(jīng)濟建設服務的思想

      一是要把“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?。檔案管理者不能僅僅局限于對檔案資料的整理和保管,而是要側重于對檔案信息資源的發(fā)掘,要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識和檔案使用的效率意識,我們應當意識到,收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。從中提取有價值的信息并通過現(xiàn)代化信息手段和渠道,使其為經(jīng)濟建設服務。逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

      二是要深入挖掘、突出重點,提供決策依據(jù)。必須在充實館藏內(nèi)容,提高館藏質(zhì)量的基礎上,有目的、有重點、有計劃地采集用戶所需要的檔案資源,并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成,使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化,及時、準確、高效地為用戶提供服務。要通過對檔案資料的整理和深入分析,找出與經(jīng)濟和社會發(fā)展方向相對應的規(guī)律性,為提供決策做依據(jù),使檔案資源真正成為促進經(jīng)濟和社會事業(yè)發(fā)展的參數(shù)。

      三是要轉(zhuǎn)變作風變被動為主動。要改變傳統(tǒng)的“等客上門,你查我找”的被動服務方式,積極走向社會了解市場需求,主動提供服務。在工作中,要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性;要重視和加強對檔案利用者的研究,不僅研究當前的利用者,還要研究潛在的利用者,不僅研究利用者當前的需要,還要研究利用者潛在的需求,以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙,以利用者的需求和潛在需求來加強檔案的創(chuàng)新服務。

      加強檔案基礎工作,為開發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)

      造前提條件

      檔案的基礎工作包括收集、整理、鑒定、保管,編研、統(tǒng)計等環(huán)節(jié).收集是檔案工作的前提,整理、分類、鑒定、保管是實質(zhì)性工作.檢索是利用的拐杖與向?qū)?,編研是利用的手段和方式.檔案基礎工作是開發(fā)利用檔案信息的前提和必要條件,基礎工作做不好,開發(fā)利用工作也很難取得成效,過去由于在檔案基礎工作方面存在著館藏檔案不合理、檢索工具單一、編研工作薄弱等問題,在很大程度上影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。因而,要更好地開發(fā)利用檔案資源,為經(jīng)濟建設服務,就必須做好檔案的基礎工作,特別要在以下幾個環(huán)節(jié)上加大工作力度。

      一要加大收集力度。把國家和社會具有保存價值的檔案資料接收入館,實行集中統(tǒng)一管理,為檔案的收集、整理工作奠定基礎。明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標準及要求,及時修訂和完善各種檔案的整理細則、保管期限等,以確保館藏檔案更加豐富、具有特色。同時,要擴大檔案征集范圍,主動向社會征集有價值的檔案。要圍繞經(jīng)濟建設,注重科技資料、新經(jīng)濟領域檔案資料的收集,做到齊全完整,改善館藏資料結構,豐富館藏量。達到為利用者提供完整服務的目的。

      二要加強檔案現(xiàn)代化管理,提高科學管理水平。實現(xiàn)檔案資源信息化、檔案保護現(xiàn)代化、檔案管理手段現(xiàn)代化、檔案管理標準化。在資料的形成過程中,要同有關部門密切協(xié)作,嚴把材料制作質(zhì)量關,做到資料的規(guī)范化、標準化,在資料的保管上要采取相應的保護措施,確保其安全完整,不丟失、不損壞,并及時做好檔案的鑒定和解密工作,按要求適時開放。

      三要完善檢索系統(tǒng)。檔案檢索工具在檔案管理中具有橋梁作用、交流作用和管理作用,各種檢索工具,是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必要手段。檔案檢索系統(tǒng)是記錄、報道和查找檔案的工具。利用者借助檢索工具便可以較為迅速準確地獲取所需檔案。使用它才可以打開檔案信息寶庫之門,滿足特定的需求。我們要緊緊圍繞經(jīng)濟建設這個中心,根據(jù)不同需要,編制不同的檢索工具,力求檢索工具多樣化,保證從不同角度檢索,不斷提高查全率、查準率和和快速查閱率,以適應利用工作的需要。

      四要加大編研工作力度。檔案編研工作是將館內(nèi)靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為動態(tài)的、可供利用的信息資源的加工制作過程。檔案編研的選題只有貼近政府的工作中心,貼近人民群眾,才能有效地為經(jīng)濟建設、社會發(fā)展服務,讓檔案編研成果滿足社會各界及人民群眾的需要,是檔案編研工作的出發(fā)點和歸縮。因此在編研題材上,要根據(jù)經(jīng)濟建設和社會各方面的需求,力爭豐富多樣。特別是對經(jīng)濟領域、科技領域的檔案資料,要深入研究,多編輯一些綜合性或?qū)n}性的史料匯集,從而使分散的檔案資料系統(tǒng)化、條理化,提高為經(jīng)濟建設服務的層次。

      三、及時了解社會需求,做好檔案利用信息預測

      隨著經(jīng)濟建設的飛速發(fā)展,人民群眾的民主意識和法制意識逐步增強,人們對檔案信息的利用需求不斷發(fā)生變化,,這就要求檔案工作者必須走向社會深入實際,加強調(diào)查研究,及時掌握人們對檔案信息的利用需求,并根據(jù)形勢的發(fā)展,對未來社會的檔案信息需求做出預測,這是做好檔案開發(fā)利用的超前性工作,通過預測,詳細了解和掌握每個時期的中心任務及社會各行各業(yè)對檔案信息的需求,通過分析研究,區(qū)分主次,掌握輕重緩急,有計劃、有針對性地安排好檔案資源的開發(fā)利用工作。

      要做好檔案信息的需求預測工作,首先要求檔案工作者必須樹立主動服務思想,變守門待客為上門服務,主動征求信息需求者的意見,了解社會對檔案信息的需求動向。其次要求檔案工作者必須樹立深入實際的工作作風,積極深入經(jīng)濟建設第一線,準確把握經(jīng)濟發(fā)展的趨勢,并通過對這種趨勢的研究分析,了解經(jīng)濟發(fā)展過程中對檔案信息的需求動向。再次,要求檔案工作者根據(jù)社會對檔案信息的需求動向,有的放矢的收集整理和編研各方面的檔案資料,為經(jīng)濟建設提供全方位的服務。

      依據(jù)信息反饋,提高檔案信息資源開發(fā)利用水平

      檔案利用效果的信息反饋,是了解和掌握檔案社會價值的客觀依據(jù),也是做好檔案信息利用與開發(fā)的重要前提。收集、整理檔案利用效果信息,是檔案信息資源為經(jīng)濟建設服務的重要組成部分,檔案信息資源的開發(fā)利用效果如何,檔案部門所提供的信息滿足需求者的程度高低,檔案部門對經(jīng)濟建設提供服務的好壞,利用者對檔案部門有何意見和要求等,這些都是檔案信息資源的開發(fā)利用所必須了解和掌握的,也是檔案部門及時了解社會對檔案信息的需求,分析掌握檔案信息利用動態(tài),不斷改進與加強檔案信息服務工作及時了解社會對檔案信息的需求。檔案人員要不斷拓寬知識領域,學習哲學、經(jīng)濟、法律、歷史和現(xiàn)代科技等相關知識及反映當代世界政治、經(jīng)濟、文化新發(fā)展的各種新知識、新技能,同時要學會運用現(xiàn)代化工具和手段進行檔案管理,提高工作效率和經(jīng)濟效益。通過信息反饋使檔案部門了解在檔案信息資源的利用上,哪些方面是做得好的或比較好的,哪些方面還做得不夠,從而有針對性的改進工作,提高水平和服務質(zhì)量,同時,通過信息反饋,進一步了解利用者的利用和新的要求,進一步掌握檔案信息需求的變化和發(fā)展趨勢,以便更好地收集、整理和研究新的檔案資料,為利用者儲備更準確、更系統(tǒng)、更科學的信息資源。同時還要加大對利用者的宣傳教育力度,提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性,積極配合檔案部門做好這一工作,讓檔案信息資源的開發(fā)利用取得最大的社會效益和經(jīng)濟效益。

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