醫(yī)院檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

柏麗娜

（哈爾濱市第一?？漆t(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著社會的進(jìn)步和醫(yī)院的發(fā)展，檔案資料在醫(yī)院管理工作中的地位越來越重要。醫(yī)院在日常工作過程中不斷形成了各 門類和載體的檔案，內(nèi)容橫括了醫(yī)療、科研、管理、基建、榮譽(yù)、聲像等 個(gè)領(lǐng)域，涉及各個(gè)部門，甚至每個(gè)醫(yī)務(wù)人員(人事檔案、醫(yī)德檔案)、每個(gè)患者(病史檔案)，是最豐富的信息源頭，作為原始記錄和憑證，是醫(yī)院寶貴的財(cái)富。對醫(yī)院未來的發(fā)展和管理層的決策具有重要的考證價(jià)值。

1 新形勢下檔案管理工作的變革

現(xiàn)代信息社會日新月異，人們對各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值檔案信息的需求量越來越[1]。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的進(jìn)行和醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用日漸顯著[2]，醫(yī)院檔案的利用越來越頻繁和迫切，傳統(tǒng)的管理理論、管理模式和工作方式已越來越不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，檔案管理工作為適應(yīng)時(shí)代的需要發(fā)生了很大的變化。在當(dāng)今社會，檔案管理工作的變革在某種意義上就是強(qiáng)化利用職能。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、碼相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備收集檔案信息，并進(jìn)行加工、整理，建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，做到一方收集，多方享用。完成從被動(dòng)的少部分人上門查詢到主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，只有 樣醫(yī)院檔案管理工作才能在挑戰(zhàn)和沖擊中抓住歷史發(fā)展的機(jī)遇，適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求[1]。因此，盡快完善醫(yī)院檔案管理信息化的重要性不言而喻。

2 檔案信息利用手工管理存在的缺陷

在我國由于歷史和現(xiàn)實(shí)的多種原因及檔案材料的特殊性，檔案工作形成了封閉型、半封閉型的管理模式。管理意識，設(shè)備和技術(shù)方法比較落后，基本處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作狀況，檔案管理和利用水平較低。醫(yī)院檔案資料的收集、整理、立卷、裝訂都靠手工操作，不僅程序繁瑣，手工勞動(dòng)量又大。在建立檔案檢索工具上，費(fèi)時(shí)費(fèi)力進(jìn)行人工編制[3]，查詢利用檔案資料時(shí)要靠對檔案材料、索引目錄的熟悉程度人工翻閱檢索，花費(fèi)大量的時(shí)間還可能漏查或信息不全、不及時(shí)，效率低下，不利于檔案信息的整理、編研、利用。解決上述問題的唯一辦法，就是不斷 新管理意識，改革管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，從手工勞動(dòng)中解脫出來，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。

隨著醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展，檔案作為醫(yī)院發(fā)展軌跡的真實(shí)寫照，在日常工作中收集的廣度、深度不斷擴(kuò)展，不同載體的檔案數(shù)量急速增加，這些檔案記載著醫(yī)院業(yè)務(wù)活動(dòng)中的點(diǎn)滴經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對今后的醫(yī)學(xué)科研、教學(xué)以及醫(yī)院管理，基建維修和改造、設(shè)備維護(hù)，職稱考評都有著重要的參考作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式阻礙了檔案工作的發(fā)展。如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，以滿足醫(yī)院檔案信息的利用需求，建立一個(gè)高效、科學(xué)、完整的檔案管理體系[4]是醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)務(wù)之急需要完成的工作。所以，突破工作思路，用信息技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備儲藏檔案資料，編制檢索工具，方便利用者檢索利用是醫(yī)院檔案管理工作的需要，也是醫(yī)院信息化發(fā)展的需要。

3 樹立檔案實(shí)體與檔案信息分開管理的理念

3.1 檔案實(shí)體是檔案信息的基礎(chǔ)

具有重要的查考價(jià)值和舉證作用，而檔案的信息化管理是在實(shí)體基礎(chǔ)上的再加工，結(jié)合醫(yī)院各項(xiàng)工作的需要對檔案資料的再開發(fā)，再利用。在信息化管理環(huán)境下，檔案實(shí)體與信息分開管理是當(dāng)今檔案管理工作的顯著特點(diǎn)和一大進(jìn)步，為檔案工作的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)[3]。

3.2 醫(yī)院檔案信息主要來自職能部門

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)在醫(yī)院工作中已經(jīng)普及，醫(yī)院的黨務(wù)工作、行政管理、醫(yī)學(xué)研究、醫(yī)療服務(wù)、合同協(xié)議，甚至基建圖紙都可用計(jì)算機(jī)來處理，這些電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)傳遞至檔案管理部門，通過檔案管理軟件，檔案管理人員對這些檔案資料進(jìn)行整理分類，索引維護(hù)，反饋至醫(yī)院信息平臺，以微機(jī)檢索為媒介實(shí)行資源共享。此時(shí)各職能部門可根據(jù)不同的需要利用檢索工具自由組合查詢檔案信息資料，充分開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院各項(xiàng)工作發(fā)展提供服務(wù)。

4 檔案信息化管理需關(guān)注的問題

因?yàn)闄n案資料的特殊性，相關(guān)資料涉及行政、黨務(wù)、科研等保密性，所以檔案信息數(shù)字化處理的過程中，主要需解決檔案信息的安全問題。如檔案信息利用的權(quán)限限制，設(shè)置密碼、防火墻等。另外檔案信息作為文件參照、舉證材料等還需要解決電子檔案信息的認(rèn)證要求。同時(shí)醫(yī)院檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)也至關(guān)重要，需要一批熟練掌握信息技術(shù)、檔案管理技術(shù)、醫(yī)院管理技術(shù)的復(fù)合型人才從事這項(xiàng)工作。

在科技發(fā)達(dá)，不斷變革發(fā)展的社會環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作也在不斷地發(fā)展。醫(yī)院檔案工作信息化管理的最終目的，就是花最少的時(shí)間，最少的精力，最大限度的利用檔案資料，為醫(yī)院在當(dāng)今醫(yī)改形勢下的發(fā)展提供有用的信息和決策的依據(jù)。

[1]何萍.醫(yī)院檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考.寧波檔案學(xué)會,2007,12.

[2]鄧影.淺談醫(yī)院檔案信息化管理.福建電腦,2005:7.

[3]華佳蕓.對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的思考.中醫(yī)藥管理雜志,2007,15(7):527-528.

[4]林軍.淺談醫(yī)院檔案的管理和利用.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2008,23:150.