淺談人事檔案工作存在的問題與對策

王淑萍

（遼河油田公司機(jī)關(guān)黨委，遼寧 盤錦 124010）

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源。準(zhǔn)確、齊全、完整的人事檔案能歷史全面地記載一個人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等信息，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案對人才資源開發(fā)起著重要作用。但是當(dāng)前的人事檔案工作還存在著不少問題直接妨礙了其作用的發(fā)揮。現(xiàn)結(jié)合自身的工作實踐，淺談一下人事檔案工作中存在的問題:

一、人事檔案收集工作缺乏力度

一是收集歸檔工作制度不健全執(zhí)行不嚴(yán)格。少數(shù)管檔部門只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實施細(xì)則，內(nèi)容不具體、不全面。即使建立了制度也在不同程度上存在執(zhí)行不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集歸檔工作被動、不及時。這一問題在無專職人事檔案工作人員的單位中比較突出。二是收集歸檔的材料不全面、不準(zhǔn)確。雖然《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件中對人事檔案收集歸檔的范圍作了規(guī)定，但當(dāng)前的人事檔案材料在全面準(zhǔn)確地反映一個人的全貌方面還是欠缺的。首先有的單位一些材料還沒有收集上來或收集得不齊全，如干部的考核材料、支農(nóng)扶貧、派出國境人員的鑒定材料和反映人的能力水平的材料等多數(shù)為零散材料。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準(zhǔn)確。人事檔案是記載一個人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的材料它的內(nèi)容，應(yīng)該是真實、準(zhǔn)確的。而現(xiàn)在人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料都給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺多使用套話內(nèi)容形式相同不能準(zhǔn)確反映每個人的真實情況。

二、檔案材料填寫格式不規(guī)范，內(nèi)容不完整

在實際的人事檔案管理中我們發(fā)現(xiàn)，有的僅僅是參加了課程培訓(xùn)班、專業(yè)證書班，拿的是結(jié)業(yè)證。在填表時卻填成了大專、大本或研究生，魚目混珠，真假難辨。有的組織考核、考查、評鑒材料，不規(guī)范、不嚴(yán)格，只有優(yōu)點(diǎn)沒有缺點(diǎn)，對干部的評價不愿具體化、尖銳化、而是公式化、一般化、簡單化，不能真實的反映干部本人的實際情況。還有些檔案材料或是紙質(zhì)很差或是圓珠筆寫，字跡模糊；或是書寫頂格、頂邊等填寫格式不規(guī)范，不利于檔案的保存和利用。

三、人事材料的裝訂方法不夠靈活

三孔裝線的傳統(tǒng)方法使檔案材料易保管，不易散落，適用于檔案室內(nèi)查閱。但目前人事檔案的使用率逐漸提高，職工退休審核、終結(jié)勞動合同備案、晉升職務(wù)職稱都要借用檔案中的相關(guān)材料辦理手續(xù)，或復(fù)印或提供原件。頻繁的拆裝給材料的保管、保護(hù)造成一定影響。并且打孔給材料造成的損失也是不可彌補(bǔ)的，尤其目前人才流動頻繁，檔案轉(zhuǎn)移后很多單位要重新整理，各個單位打孔機(jī)的孔徑、孔距雖然差異微小，但多次打孔給材料造成的損壞也是不可避免的，探索采用裝訂夾的形式裝訂檔案勢必會減少這種缺憾，也提高了工作效率。

面對以上問題所采取的對策：

一、實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

二、創(chuàng)新人事檔案管理模式，把人事檔案的基礎(chǔ)做好，保證人事檔案材料收集齊全、真實、準(zhǔn)確、完整。實行信息化管理，提高人事檔案的利用率。采用現(xiàn)代化手段利用計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、攝像等設(shè)備和人事檔案管理軟件，采用科學(xué)的方法和技術(shù)來收集、整理、鑒別、裝訂、保管和利用管理人事檔案。人事檔案管理也要與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

三、改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，對人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但用起來既費(fèi)時又繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時，運(yùn)行人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計算機(jī)在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于人事檔案的保密和安全。

四、建立成熟的檔案隊伍，人事檔案管理隊伍的政治和業(yè)務(wù)水平的高低對提高人事管理水平，推動人事改革步伐有著極為重要的作用。人事檔案管理人員，除必須具備忠誠黨的事業(yè)，思想作風(fēng)正派，辦事公道等良好的職業(yè)道德外還必須具備一定的政治理論知識，現(xiàn)代化管理知識，計算機(jī)操作技能，人事管理知識和檔案業(yè)務(wù)知識。同時，要加強(qiáng)專業(yè)管理人員的培養(yǎng)。在數(shù)字化檔案管理實施進(jìn)程中，企業(yè)單位應(yīng)創(chuàng)造條件，讓檔案人員通過自學(xué)或進(jìn)修培訓(xùn)掌握從事檔案管理工作的基本知識和技能，或外出參觀學(xué)習(xí)督促檔案管理人員不斷提高自己的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)人事檔案現(xiàn)代化管理的需要。

[1]戴雪楓.新時期人事檔案工作的思考.浙江省科技信息研究院.【期刊】圖書館研究與工作.2008-09-15