摘要：隨著辦公自動(dòng)化和檔案管理信息化的普及，越來(lái)越多的學(xué)者將目光投向高校文檔一體化管理的研究。本文對(duì)近五年來(lái)高校文檔一體化研究的幾個(gè)主要問(wèn)題進(jìn)行了論述，主要包括文檔一體化的理論基礎(chǔ)，高校實(shí)行文檔一體化管理存在的問(wèn)題，必要性、可行性，以及高校實(shí)行文檔一體化管理的對(duì)策和措施等。
　　關(guān)鍵詞：高?！∥臋n一體化　研究　綜述
　　中圖分類號(hào)：G250　文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A　文章編號(hào)：1672-3791(2012)01(b)-0245-02
　　隨著高校校園網(wǎng)的普及以及現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件，傳統(tǒng)的文書以及檔案管理模式已不能適應(yīng)新形勢(shì)下的客觀需要，越來(lái)越多的學(xué)者開(kāi)始將目光投向高校文檔一體化管理模式的研究。文檔一體化是在信息時(shí)代背景下提出的一種新型管理模式，是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，將公文處理與文件歸檔有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，對(duì)文件從生成、辦理到歸檔進(jìn)行全過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)公文處理、文書立卷、檔案保管的一體化。
　　筆者在網(wǎng)上對(duì)近五年來(lái)研究高校文檔一體化的相關(guān)文章進(jìn)行了搜索，首先在中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)中，選擇時(shí)間為2005到2011年，并以題名為“文檔一體化”及“高?！边M(jìn)行邏輯與檢索，得到檢索結(jié)果21篇。在萬(wàn)方數(shù)據(jù)庫(kù)中以同樣方式查得35篇。對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行整理，剔除重復(fù)文章以及與主題關(guān)系不密切者，共得到文章30篇?，F(xiàn)將相關(guān)內(nèi)容綜述如下。
　　1　文檔一體化的理論基礎(chǔ)
　　1.1　文件生命周期理論
　　文件生命周期理論最早是由歐美檔案學(xué)者提出的，即指文件從形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程，具有連續(xù)性、一致性，文件與檔案是分處于文件生命周期的不同階段的同源一體的事物。張勇在《基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校文檔一體化管理初探》中指出；“這一理論以普遍聯(lián)系和運(yùn)動(dòng)發(fā)展的眼光來(lái)審視文件從現(xiàn)行機(jī)關(guān)產(chǎn)生直到進(jìn)入檔案館轉(zhuǎn)化為檔案的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程。其基本內(nèi)容是：文件形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程；文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程由于文件價(jià)值形態(tài)的變化劃分為若干階段；文件在不同階段與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間存在內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系”。王燕在《高校實(shí)施文檔一體化管理的理論與實(shí)踐》中說(shuō)到：“吳寶康先生曾經(jīng)指出，文件生命周期理論傳入我國(guó)的意義，在于它使我們的文件與檔案管理一體化的理論觀點(diǎn)具有更為堅(jiān)實(shí)的理論依據(jù)，可以說(shuō)，文檔一體化首先要解決的問(wèn)題就是對(duì)這樣一個(gè)過(guò)程進(jìn)行規(guī)劃、控制，而文件生命周期理論正好為這種過(guò)程控制提供了理論指導(dǎo)”
　　1.2　法規(guī)依據(jù)
　　林瑋在《高校文檔一體化管理體系芻議》中認(rèn)為，文檔一體化的法規(guī)依據(jù)主要來(lái)源于以下法規(guī)：(1)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。國(guó)務(wù)院頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定“公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀”。(2)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》?！陡叩葘W(xué)校檔案工作規(guī)范》規(guī)定，黨政文件材料的歸檔工作應(yīng)實(shí)行“三納入”、“四同步”?！叭{入”即納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；“四同步”即在對(duì)學(xué)校工作進(jìn)行布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，這就意味著黨、政、群機(jī)關(guān)文書處理部門是文書立卷歸檔的當(dāng)然機(jī)構(gòu)。
　　1.3　文件連續(xù)體理論
　　文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動(dòng)的整體性，也可以作為文檔一體化的理論基礎(chǔ)。王燕在《高校實(shí)施文檔一體化管理的理論與實(shí)踐》中認(rèn)為：“文件連續(xù)體理論在為文檔一體化提供理論基礎(chǔ)方面與文件生命周期理論提供的是相同的東西，即是文件運(yùn)動(dòng)的連續(xù)性”。
　　1.4　法國(guó)檔案學(xué)者G·諾加雷提出的前端控制思想，以及加拿大學(xué)者特里庫(kù)克提出的電子文件后保管模式
　　前端控制思想主張?jiān)陔娮游募脑O(shè)計(jì)階段即文件形成前就對(duì)文件進(jìn)行干預(yù)。電子文件后保管模式則強(qiáng)調(diào)檔案管理應(yīng)由檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向形成過(guò)程，進(jìn)而轉(zhuǎn)向過(guò)程背后具體的舉措、規(guī)劃、職能方式等背景信息，以便揭示文件形成的來(lái)龍去脈，確保檔案的憑證價(jià)值。
　　2　高校實(shí)行文檔一體化管理存在的問(wèn)題
　　2.1　文檔分離
　　目前，大多數(shù)高校的文件工作與檔案工作都是分開(kāi)的，都分別設(shè)立了辦公室與檔案館(室)兩個(gè)職能部門各自開(kāi)展工作(也有少部分高校檔案館(室)是隸屬于辦公室的，但在實(shí)際工作中，兩者也基本是各司其職，缺少協(xié)作)，此外，文書部門和檔案部門也沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的管理機(jī)制，導(dǎo)致一份文件在其生命周期中要經(jīng)過(guò)多次登記，多次整理，造成了很多不必要的重復(fù)勞動(dòng)。
　　2.2　文檔工作者思想觀念落后
　　文書工作人員和檔案工作人員一直習(xí)慣于各自為政的工作模式，要么對(duì)文檔一體化缺乏足夠的理解，不能充分認(rèn)識(shí)到文檔一體化是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新事物，要么就缺乏使用信息設(shè)備的技能，又不愿下功夫鉆研，安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取，再加上陳舊的觀念很難在短時(shí)間之內(nèi)有所改變，所以一直不敢突破原有的文書管理和檔案管理模式。
　　2.3　經(jīng)濟(jì)條件的限制
　　要進(jìn)行文檔一體化管理，就需要面臨購(gòu)買現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備以及文檔一體化管理軟件等需要資金支持的問(wèn)題，
　　而文檔一體化管理往往又很難引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，因而文檔一體化管理很大程度上受到資金問(wèn)題的制約。
　　2.4　缺乏復(fù)合型的人才
　　在高校文檔一體化管理的過(guò)程中，需要一定的信息技術(shù)人才如：軟件開(kāi)發(fā)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、信息加工人員等。而傳統(tǒng)的文檔管理人員大多只對(duì)自身業(yè)務(wù)領(lǐng)域比較熟悉，在文檔一體化管理過(guò)程中就會(huì)面臨很多無(wú)法應(yīng)付的問(wèn)題，致使高校文檔一體化管理缺乏既掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，又兼?zhèn)湮臋n管理知識(shí)的復(fù)合型人才。
　　3　高校實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的必要性
　　3.1　高校實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理是文書工作和檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)
　　從高校開(kāi)始產(chǎn)生到現(xiàn)在，文件與檔案的數(shù)量都在持續(xù)增加。尤其是進(jìn)入現(xiàn)代化社會(huì)后，不僅隨著事務(wù)性工作的增多產(chǎn)生了越來(lái)越多的文件，而且人們也越來(lái)越認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，更加注意檔案的積累，導(dǎo)致檔案的數(shù)量飛速增加，給檔案管理工作帶來(lái)非常大的困難。文檔一體化管理使得文書工作和檔案工作都更加快捷方便，它具有存儲(chǔ)量大、運(yùn)用靈活、節(jié)省時(shí)間、快速檢索等特點(diǎn)，其優(yōu)勢(shì)正日益顯現(xiàn)出來(lái)，成為文書工作和檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
　　3.2　高校實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理可提高工作效率，實(shí)現(xiàn)資源共享
　　在傳統(tǒng)的文書工作和檔案工作中，兩者分別有不同的工作標(biāo)準(zhǔn)以及不同的操作規(guī)范，造成了歸檔過(guò)程中許多不必要的重復(fù)勞動(dòng)。文檔一體化管理把文件管理和檔案管理看做是一個(gè)相互聯(lián)系的、統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，對(duì)兩者采取統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，不僅保證了檔案的質(zhì)量，還簡(jiǎn)化了繁瑣的工作程序，減少了不必要的人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，真正實(shí)現(xiàn)文書和檔案信息的資源共享。
　　3.3　高校實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，可提高文書工作人員和檔案工作人員的工作質(zhì)量
　　首先，文檔一體化管理可以減少文書工作人員和檔案工作人員由于各自為政所做的重復(fù)勞動(dòng)，其次，為了適應(yīng)文檔一體化管理的需要，文書工作人員及檔案工作人員需要及時(shí)更新并充實(shí)他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，并在此過(guò)程中不斷提高自身的工作質(zhì)量。
　　4　高校實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的可行性
　　4.1　技術(shù)上的充分支持
　　信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為電子文件從產(chǎn)生、維護(hù)、管理到歸檔、利用實(shí)行文檔一體化管理提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐。從文件設(shè)計(jì)、產(chǎn)生開(kāi)始，就利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，并完成接收、處理過(guò)程記錄、發(fā)放登記、歸檔錄入、檢索利用、借閱歸還登記等文檔管理的全過(guò)程，同時(shí)文件、檔案都在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中處理完成，實(shí)現(xiàn)紙張載體電子化，并輔助干掃描儀、微縮技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、光盤等，使得信息得以長(zhǎng)期保存，大大縮短文件傳送處理的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，使得文件管理和檔案管理作為一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)工程得以實(shí)現(xiàn)。
　　4.2　高校的人才培訓(xùn)優(yōu)勢(shì)有利于文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)
　　傳統(tǒng)的文書工作人員和檔案管理人員分別只熟悉自己份內(nèi)的工作，并且缺乏相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)。實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理需要對(duì)文書工作人員和檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而高校在人才培訓(xùn)方面具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，首先，高校有一大批各個(gè)專業(yè)的專家學(xué)者，其次，在培訓(xùn)設(shè)備方面，高校擁有從硬件到軟件的全套培訓(xùn)設(shè)備。因此高校比較容易培養(yǎng)出一批能勝任文檔一體化管理的高素質(zhì)干部職工隊(duì)伍，推動(dòng)我國(guó)檔案的事業(yè)向前發(fā)展。
　　5　高校實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的對(duì)策和措施
　　從目前的情況來(lái)看，高校實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理還有一定的距離，還需要多做努力，并且根據(jù)現(xiàn)在的情況采取行之有效的對(duì)策和措施。
　　重慶大學(xué)鄭善學(xué)認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面來(lái)采取措施：(1)進(jìn)一步加強(qiáng)電子文件歸檔管理的前端控制；(2)進(jìn)一步弄清文檔一體化的業(yè)務(wù)流程；(3)進(jìn)一步明確文檔一體化系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)；(4)積極探索文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)方案。
　　北京建筑工程學(xué)院王燕提出從以下幾個(gè)方面來(lái)采取措施：(1)加強(qiáng)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；(2)建立文檔一體化管理的組織機(jī)構(gòu)；(3)建立統(tǒng)一的文檔一體化管理業(yè)務(wù)規(guī)范；(4)加強(qiáng)文檔一體化軟件的統(tǒng)籌規(guī)劃；(5)加快辦公自動(dòng)化進(jìn)程。
　　重慶交通大學(xué)陳國(guó)容認(rèn)為：(1)建立電子文件歸檔管理制度；(2)檔案部門主動(dòng)提前介入；(3)全面把握文檔一體化的業(yè)務(wù)流程；(4)明確文檔一體化系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)。
　　山東大學(xué)王玉平認(rèn)為：(1)學(xué)校加大投資，盡快建立0A辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫銜接；(2)選擇功能齊全、易操作、安全可靠、性能穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)；(3)加強(qiáng)專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)及現(xiàn)代化操作技能的培訓(xùn)。
　　從總體來(lái)看，高校文檔一體化已得到許多專家學(xué)者的認(rèn)同，而且一些高等院校如云南大學(xué)等已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行文檔一體化的實(shí)踐并取得了一定的成果，但是我國(guó)文件和檔案長(zhǎng)期分離、信息技術(shù)水平落后等諸多原因?qū)е铝藢⒗碚撀鋵?shí)到實(shí)踐上會(huì)受到許多限制，進(jìn)程緩慢。這要求我們要結(jié)合我國(guó)高校的實(shí)際情況，盡快解決存在的問(wèn)題，為文檔一體化管理在高校順利實(shí)施鋪平道路，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)