淺談如何加強中職學校的學籍檔案管理

李音

（萊陽衛(wèi)生學校，山東 萊陽 265200）

淺談如何加強中職學校的學籍檔案管理

李音

（萊陽衛(wèi)生學校，山東 萊陽 265200）

結(jié)合多年來學籍檔案管理工作的經(jīng)驗，對如何加強中職學校學籍檔案管理進行探討。

中職學校；學籍檔案；管理措施

1 加強中職學校學籍檔案管理的意義

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息[1]。

學校檔案是指學校在教學、科研、管理等活動中形成的對學生、學校和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

學籍檔案是學校檔案的重要組成部分，是學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，也是學生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)[2]，主要包括學生登記表、學籍卡、成績卡和獎懲文件等材料。加強中職學校學籍檔案管理，可以規(guī)范中職學生的日常行為和學校的教學秩序、促進良好學風的形成；學籍檔案也是用人單位挑選畢業(yè)生的重要參考依據(jù)，用人單位可以通過真實、準確的學籍檔案鑒別文憑真?zhèn)巍⑻暨x人才。學校也可以根據(jù)學籍檔案，向用人單位推薦優(yōu)秀學生，并及時到用人單位對畢業(yè)生的工作情況進行分析和總結(jié)，使學校的課程設(shè)置適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展的需求。因此學籍檔案是學校教學研究的重要資料，是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標志，對于推進中職學校的教學改革有著重要的意義。

2 中職學校學籍檔案管理存在的問題

目前，中職學校正面臨著重大改革，生源多樣化，辦學形式和專業(yè)設(shè)置變化很快，學籍檔案的內(nèi)容也呈現(xiàn)出復雜多樣的局面。在這樣的情況下，學籍檔案的管理出現(xiàn)了一些不容忽視的問題[3]。主要有以下4個方面。

2.1 硬件設(shè)施不達標

硬件設(shè)施是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。有的中職學校沒有設(shè)立專門的檔案室，有的學校的檔案室不具備保管檔案的防潮、防水、防光、防塵、防污染和防有害生物等基本條件，存在極大的安全隱患。

2.2 領(lǐng)導重視不夠

領(lǐng)導重視是做好任何工作的前提。但就目前的中職學校學籍檔案管理現(xiàn)狀來看，很多學校的領(lǐng)導對加強學籍檔案管理的重要性認識不足，對《檔案法》宣傳力度不夠，沒有為檔案管理工作人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，對管理人員的培養(yǎng)和教育抓得不嚴，沒有把檔案工作納入議事日程，沒有充分意識到檔案管理對學校教育教學的促進作用。

2.3 管理人員水平較低

有些中職學校的學籍檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身或者未接受過任何檔案管理方面的專業(yè)培訓，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識和基本技能。管理人員水平不高，不能有效地開展檔案工作，再加上領(lǐng)導不重視，沒有有效的激勵機制，管理人員缺乏工作熱情。以上原因很難使檔案管理工作走上規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化。

2.4 管理技術(shù)落后

有些中職學校的檔案管理主要采用傳統(tǒng)的手工操作方法，很多是紙質(zhì)檔案，管理效率低、保密性差、查找和維護困難。沒有把紙質(zhì)檔案與電子檔案有機融合在一起，沒有制訂一套適應(yīng)新形勢的信息化管理機制，造成檔案不全或檔案丟失等問題，給學籍檔案的有效管理造成了不便，也影響了中職學校教育事業(yè)的發(fā)展。

3 加強中職學校學籍檔案管理的主要途徑

3.1 加強領(lǐng)導，完善檔案管理機制

任何一項工作的開展，其結(jié)果的好壞，雖然受諸多因素的制約，但最重要的一點就是領(lǐng)導對這項工作重視的程度如何。學校要根據(jù)檔案室的采光、通風、溫濕度和電源等要求，專門建立標準化檔案室，購置檔案密集架和移動密集柜，配備電腦、打印機和復印機等硬件設(shè)施，成立以教務(wù)副校長為組長、教務(wù)處、學生科和保衛(wèi)科等部門負責人為副組長的檔案領(lǐng)導小組，定時組織有關(guān)人員認真學習《檔案法》，深入進行檔案知識的宣傳，規(guī)范檔案的分類，制訂嚴密并切實可行的考核管理制度和激勵機制，解決檔案管理工作中存在的各種實際問題，把檔案管理工作納入學校發(fā)展的整體發(fā)展規(guī)劃之中常抓不懈。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

《中華人民共和國檔案法》第二章第九條規(guī)定：檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。所以管理人員首先應(yīng)具備較高的政治思想素質(zhì)，堅持正確的政治方向，嚴格按規(guī)章制度辦事，遵紀守法，愛崗敬業(yè)、樂于奉獻，確保檔案的完整性、真實性和保密性；其次應(yīng)具備很強的業(yè)務(wù)能力，熟悉學生工作，掌握淵博的檔案理論知識、精通業(yè)務(wù)；最后還要具備終生學習的能力，檔案管理是一門綜合性學科，涉及的知識面較廣。信息化檔案管理所采用的先進技術(shù)和操作方法，又對檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求，所以管理人員要不斷學習理論知識，刻苦鉆研工作中出現(xiàn)的新情況和新問題，熟練運用先進技術(shù)設(shè)備，盡快成為檔案管理的行家里手，在平凡的工作崗位上為學校教育事業(yè)的發(fā)展做出積極的貢獻[4]。

3.3 加強檔案信息化建設(shè)

學籍檔案種類繁多，數(shù)量巨大。盡管電子檔案不能完全取代紙質(zhì)檔案，但如果檔案管理主要采用傳統(tǒng)的手工操作的方法，不僅需要大量空間，而且浪費大量的人力和物力。假若把兩者有機地結(jié)合起來，在可能的情況下盡量運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理，保存檔案的時間和空間受到的限制會很少。因為計算機存儲量大、檢索迅速、查閱方便、大大提高了檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。通過辦公自動化進行檔案信息交換，使學校各部門之間、學校與學校之間達到資源共享，這為教學和管理提供了極大的方便。為此學校應(yīng)購置計算機、傳真機、掃描儀、縮微機、復印機和專業(yè)的檔案管理軟件等設(shè)備，制訂一套科學的與信息化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機制，將檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)整合，并有針對性地引進信息化管理的專業(yè)人才，及時對檔案管理人員進行培訓，迅速提高管理人員的整體水平。

中職學校學籍檔案的管理是一項長期、艱苦而又細致的工作。在科學技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理人員要根據(jù)當前中職教育形勢的發(fā)展，探索出適合本校最佳的學籍檔案管理方法，最大限度地發(fā)揮學籍檔案為學生、教師和社會服務(wù)的作用，提高中職學校的教育質(zhì)量和管理水平。

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2006.

[2]張建平.高職院校學生檔案存在的問題及管理建議 [J].劍南文學，2011（8）:384.

[3]邵然群.淺談中職學校學籍檔案管理[J].中小企業(yè)管理與科技，2008（19）:200.

[4]李雨桐.學校檔案管理之我見[J].檔案人語，2011（3）：51.

G630

A

1671-1246（2012）16-0029-02