文/郝迎春·一拖（洛陽）福萊格車身有限公司

用好五張表，會議效率提高30％

文/郝迎春·一拖（洛陽）福萊格車身有限公司

議時限、嚴格控制參加人員、嚴格進行會議跟蹤等三個方面入手，實施精簡；支撐會議體系，應(yīng)遵循必要性原則，與階段性工作相結(jié)合，有必要則開，無必要則可不開，能整合的可以進行整合。

重新梳理后的會議體系，例會由18個減為13個，減少38％；會議時間每月將壓縮28.6％，會議成本減少36.4％。

第三張表：周會議計劃表

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，提高效率，必須從周密的計劃開始。每周五上午下班前，各會議召集部門向辦公室報下周會議計劃，辦公室匯總后，經(jīng)公司經(jīng)理辦公會批準，在內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布，周會議計劃表上不僅明示會議名稱、計劃實施時間、參加人員、召集部門、主持人等內(nèi)容，還明確會議記錄人和會議觀察員，便于各崗位安排一周工作。

在編制周會議計劃時，如各部門上報的會議時間總和超過有效工作時間的30％，辦公室則提出預(yù)警，可以與召集部門協(xié)商取消或推遲召開。

辦公室每周會對會議計劃完成情況進行通報，如會議超時或計劃外會議均會被記錄，以便促進會議按計劃召開。

第四張表：會議效果評估表

在福萊格公司的會議體系中，有一個很重要的角色，就是會議觀察員。每個會議要安排兩名會議觀察員，主要的職責是觀察會議是否按規(guī)定的程序、時間進行，對會議效果進行評估，對如何改進會議提出建議。

會議開始前，主持人的開場白應(yīng)按照標準話術(shù)，如規(guī)定會議時間并分配每個人的發(fā)言時間，指定會議記錄人和觀察員等，主持人對發(fā)言時間超時的及時提醒或打斷，保證會議在規(guī)定時間內(nèi)完成。

會后，會議觀察員填寫《會議效果評估表》，辦公室會在會議計劃完成情況報告中將會議觀察員反饋的問題進行明示，以便提醒召集部門進行改進。

會議效果評估表也將成為定期評審會議效果的輸入資料，對于不必要的例會，可以通過定期評審予以取消。

第五張表：工作項目完成情況反饋表

開會本身不是目的，通過會議解決問題才是目的。因此，引導(dǎo)員工養(yǎng)成自動自發(fā)執(zhí)行會議決議并及時復(fù)命的習慣，是會議管理的一個重要環(huán)節(jié)。

因此，無論員工本人是否參加會議，凡會議紀要上要求完成的工作項目，員工在項目節(jié)點前24小時內(nèi)填寫《工作項目完成情況反饋表》至會議召集部門和主管領(lǐng)導(dǎo)進行主動復(fù)命，如遇項目障礙，則在發(fā)現(xiàn)項目無法順利進行的4小時內(nèi)進行反饋，以便迅速決策。

會議管理是公司各項管理中的一個環(huán)節(jié)，也是往往被忽視的環(huán)節(jié)，實實在在提高會議效率，才能真正推動管理效率的提高，從而形成“效率文化”。