基層館藏檔案數(shù)字化工作之理性思考

周昌平（鹽城師范學(xué)院，江蘇鹽城，224000）

基層館藏檔案數(shù)字化工作之理性思考

周昌平（鹽城師范學(xué)院，江蘇鹽城，224000）

檔案學(xué)術(shù)界對(duì)數(shù)字化工作的探討方興未艾之際，數(shù)字化工作對(duì)于基層檔案工作來(lái)說(shuō)卻仿佛“忽如一夜春風(fēng)來(lái)”，各級(jí)基層檔案館轟轟烈烈開(kāi)始對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，提出構(gòu)建數(shù)字檔案館的藍(lán)圖。在此背景下，深入地了解基層檔案數(shù)字化工作中存在的問(wèn)題及面臨的困境，并給出符合基層檔案工作實(shí)踐的指導(dǎo)，顯得尤為必要。

一、基層檔案數(shù)字化工作的困境

基層檔案工作數(shù)字化最大問(wèn)題就是缺乏科學(xué)的目標(biāo)定位，對(duì)檔案數(shù)字化需要達(dá)到的目標(biāo)既沒(méi)有清晰的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的論證，導(dǎo)致在數(shù)字化工作中，缺乏系統(tǒng)性和長(zhǎng)遠(yuǎn)性；組織形式單一，數(shù)字化工作單純地依賴(lài)于檔案部門(mén)自身，導(dǎo)致數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，效率低下。另外在數(shù)字化實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的具體技術(shù)問(wèn)題，諸如范圍的確定、數(shù)字化的格式、保存載體的選擇等，也影響了檔案數(shù)字化的正常開(kāi)展。

二、檔案數(shù)字化的目標(biāo)定位

數(shù)字化能否成功，合理的目標(biāo)定位至關(guān)重要。對(duì)于以紙質(zhì)檔案為主體的檔案館來(lái)說(shuō)，它的數(shù)字化絕不是簡(jiǎn)單紙張載體的掃描，而是應(yīng)著力于追求把檔案的內(nèi)容數(shù)字化并使之與多種有效的檢索、處理工具完美結(jié)合，將其轉(zhuǎn)化存貯在硬盤(pán)、光盤(pán)等載體上，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)高效的共享，為社會(huì)和用戶(hù)提供知識(shí)寶庫(kù)和卓有成效的研究手段，這應(yīng)是檔案數(shù)字化的直接目標(biāo)之所在。另一方面，對(duì)于當(dāng)前電子文件與紙質(zhì)檔案雙軌制共存的檔案管理現(xiàn)實(shí)來(lái)說(shuō)，在維護(hù)電子檔案原始性和憑證性的基礎(chǔ)上，逐步將正在歸檔和即將歸檔的電子文件全部妥帖、安全地納入到數(shù)字檔案館之中，則是檔案數(shù)字化的另一個(gè)目標(biāo)。

三、檔案數(shù)字化開(kāi)展的組織形式

當(dāng)前數(shù)字化工作開(kāi)展的組織形式主要有兩種，一種是檔案館利用自身的硬、軟件獨(dú)立開(kāi)展數(shù)字化工作，另一種是采用外包的形式交由專(zhuān)門(mén)的信息化公司來(lái)完成數(shù)字化工作。應(yīng)該說(shuō)，兩種組織形式各有特點(diǎn)，檔案館獨(dú)立完成數(shù)字化工作，因?yàn)閷?shí)施者具有檔案專(zhuān)業(yè)的素養(yǎng)，了解熟悉本部門(mén)的檔案工作，在檔案數(shù)字化范圍的確定、內(nèi)容的選擇以及對(duì)檔案的安全保密方面具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，但缺點(diǎn)是在信息化技術(shù)和力量方面的缺失，容易導(dǎo)致數(shù)字化進(jìn)程緩慢，數(shù)字化質(zhì)量不高。外包的形式最大優(yōu)點(diǎn)是數(shù)字化的速度快，成效明顯，缺點(diǎn)是由于缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案知識(shí)，數(shù)字化中檔案的個(gè)性化不足，而且存在檔案失密的危險(xiǎn)。鑒于兩種組織形式的優(yōu)劣，筆者認(rèn)為國(guó)家各級(jí)檔案主管部門(mén)應(yīng)該在檔案數(shù)字化工作中承擔(dān)更為積極的主導(dǎo)作用，檔案館的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，資金的來(lái)源主要還是國(guó)家財(cái)政，由于國(guó)家投資的資金比較緊張而且比較分散，所以數(shù)字化檔案館作為國(guó)家基礎(chǔ)信息設(shè)施，國(guó)家在投資建設(shè)時(shí)應(yīng)改變這種分散支持各個(gè)項(xiàng)目的方式，將資助的重點(diǎn)轉(zhuǎn)為支持全國(guó)性的數(shù)字檔案館的建設(shè)項(xiàng)目和數(shù)字檔案館的技術(shù)研究之上。通過(guò)國(guó)家投資引導(dǎo)全國(guó)的數(shù)字檔案館建設(shè)向建設(shè)統(tǒng)一的數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，通過(guò)對(duì)相關(guān)技術(shù)項(xiàng)目的招標(biāo)，推動(dòng)我國(guó)數(shù)字檔案館技術(shù)的迅速發(fā)展和數(shù)字檔案館技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及早形成。在此背景下，國(guó)家各級(jí)檔案主管部門(mén)嘗試成立統(tǒng)一的國(guó)家性、地域性檔案數(shù)字化中心有償為廣大基層檔案館（室）完成檔案數(shù)字化工作，這樣既可保證檔案數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，同時(shí)也能發(fā)揮兩種組織形式的優(yōu)點(diǎn)。

四、基層檔案數(shù)字化加工過(guò)程中需注意的問(wèn)題

館藏檔案數(shù)字化不是館藏檔案的簡(jiǎn)單掃描，而是館藏公共信息資源的整合。因此，在具體加工過(guò)程中，以下問(wèn)題需要解決：

1.檔案數(shù)字化對(duì)象的確定

當(dāng)前，在館藏檔案數(shù)字化對(duì)象確定的原則中，首先是應(yīng)遵循尊重“高齡”檔案的原則，面對(duì)保護(hù)任務(wù)日益艱巨的“高齡”檔案，在數(shù)字化對(duì)象確定時(shí)凡屬于高齡檔案在不損壞其原貌的前提下，必須首先納入數(shù)字化的對(duì)象范圍，這類(lèi)檔案數(shù)字化保護(hù)的意義要甚于開(kāi)發(fā)、利用。二是開(kāi)放性原則，即紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國(guó)家檔案開(kāi)放的有關(guān)規(guī)定，積極做好檔案開(kāi)放的鑒別、檔案的解密、降密等工作。對(duì)凡屬于能夠公開(kāi)的檔案，一定要積極進(jìn)行數(shù)字化，方便社會(huì)利用。三是價(jià)值性原則，即屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。第四，效益性原則，確定用戶(hù)的常規(guī)性的需求為館藏檔案數(shù)字化范圍，亦應(yīng)成為數(shù)字化對(duì)象確定的原則，正如加拿大讓·斯蒂芬·比奇在《加拿大圖書(shū)和檔案館的數(shù)字化策略和框架》一文中所指出的“政府或檔案部門(mén)就要充分地了解用戶(hù)的需求，尤其是網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)的需求，從而制定哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案不需要數(shù)字化，而不是盲目地將檔案全部數(shù)字化，造成數(shù)字化工作成本的浪費(fèi)?！?/p>

2.檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制

館藏檔案數(shù)字化是檔案信息資源的集成化、有序化和利用的便利化，其目標(biāo)是促進(jìn)信息資源的共享利用。而質(zhì)量控制是為了達(dá)到規(guī)定的質(zhì)量要求而開(kāi)展的一系列的質(zhì)量管理活動(dòng)，即通過(guò)建立健全有關(guān)質(zhì)量控制機(jī)制，規(guī)范數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，將館藏檔案數(shù)字化的質(zhì)量要求落實(shí)到各個(gè)工作環(huán)節(jié)，其重點(diǎn)是確保數(shù)字化內(nèi)容的可用性、數(shù)字化圖像的品質(zhì)和目錄與全文關(guān)聯(lián)檢索的有效性。數(shù)字化加工過(guò)程中的質(zhì)量控制，具體可從以下兩個(gè)方面加以實(shí)施：一是前端控制，主要是對(duì)檔案數(shù)字化的范圍、用戶(hù)需求傾向性、數(shù)字化方式等進(jìn)行廣泛調(diào)研和仔細(xì)論證，在此基礎(chǔ)上確定數(shù)字化的目標(biāo)、規(guī)范數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，制定數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案的著錄項(xiàng)目、標(biāo)引格式、掃描色彩模式、分辨率、圖象儲(chǔ)存格式、數(shù)據(jù)庫(kù)的模式、目錄與圖象的鏈接技術(shù)等等，保證不同時(shí)間和不同人員數(shù)字化處理的規(guī)范性和一致性，從數(shù)字化的源頭進(jìn)行有效控制。二是過(guò)程控制，數(shù)字化需要各個(gè)環(huán)節(jié)的相互配合。質(zhì)量控制貫穿于前期的案卷目錄的標(biāo)引、著錄，中期的全文掃描以及后期的網(wǎng)絡(luò)共享。當(dāng)前大多數(shù)基層檔案館藏?cái)?shù)字化工作停留在完成掃描工作的階段，對(duì)每個(gè)階段需要完成的配套工作了解甚少，關(guān)注甚少，實(shí)踐中就會(huì)形成整個(gè)檔案數(shù)字化工作的流程混亂，質(zhì)量無(wú)法得到保證。因此，過(guò)程控制應(yīng)緊扣整個(gè)檔案數(shù)字化工作的目標(biāo)和每個(gè)環(huán)節(jié)的階段性目標(biāo)，將目標(biāo)管理細(xì)化到檔案數(shù)字化工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)和過(guò)程之中，杜絕盲目的和上下脫節(jié)的檔案數(shù)字化工作。

3.檔案數(shù)字化工作的常態(tài)化管理

檔案數(shù)字化工作是一個(gè)長(zhǎng)期的、基礎(chǔ)性的工作，基層檔案數(shù)字化工作貴在堅(jiān)持常態(tài)化管理，即對(duì)確定的檔案數(shù)字化的方向和目標(biāo)不動(dòng)搖，對(duì)檔案數(shù)字化過(guò)程中可能出現(xiàn)的挫折和困難不退縮，做到持之以恒。檔案數(shù)字化工作不僅僅是將某個(gè)時(shí)期檔案的數(shù)字化，而是面向過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)檔案的數(shù)字化工作，所以堅(jiān)持常態(tài)化管理意義重大。堅(jiān)持常態(tài)化管理，首先應(yīng)建立常態(tài)化有效運(yùn)行的機(jī)制。將檔案數(shù)字化工作從制度上納入到整個(gè)檔案管理工作的流程之中，明確其為檔案歸檔的必需工作環(huán)節(jié)，將數(shù)字化工作開(kāi)展的水平高低，作為檔案部門(mén)評(píng)優(yōu)升級(jí)的重要衡量指標(biāo)，讓基層檔案工作者明白數(shù)字化工作的重要性和必要性，從制度上消除檔案數(shù)字化工作的跟風(fēng)現(xiàn)象和隨意現(xiàn)象。其次，切實(shí)提高基層檔案工作者的數(shù)字化技能，儲(chǔ)備優(yōu)秀人才。要實(shí)現(xiàn)今后檔案數(shù)字化的常態(tài)化管理，檔案工作者的能力和素質(zhì)是關(guān)鍵。傳統(tǒng)的檔案管理的方式在面向未來(lái)的數(shù)字化檔案工作中必須要進(jìn)行自我的揚(yáng)棄和提高，以未來(lái)數(shù)字化的視角和信息化、知識(shí)社會(huì)的管理方式才能真正推動(dòng)檔案數(shù)字化工作的不斷向前發(fā)展。最后，對(duì)于檔案數(shù)字化工作成為常態(tài)化管理還需要在檔案人員的編制和經(jīng)費(fèi)上予以重新的核定和預(yù)算，傳統(tǒng)的檔案編制只以檔案的案卷數(shù)量來(lái)進(jìn)行核定顯然無(wú)法保障已成為檔案工作重要內(nèi)容、耗費(fèi)大量人力與財(cái)力的數(shù)字化工作。

4.檔案“后數(shù)字化”時(shí)代的管理工作

隨著數(shù)碼視訊技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)已經(jīng)初步進(jìn)入后數(shù)字化時(shí)代，后數(shù)字化時(shí)代的開(kāi)啟是以數(shù)字化的基本完成和數(shù)字技術(shù)的大量應(yīng)用為標(biāo)志。在這個(gè)時(shí)代，人們從對(duì)周邊數(shù)字化環(huán)境的適應(yīng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)檎瓶?，開(kāi)始享受數(shù)字化帶來(lái)的方便快捷的新生活。

檔案的數(shù)字化不是整個(gè)檔案數(shù)字化管理工作的一個(gè)終點(diǎn)，而是一個(gè)起點(diǎn)，在數(shù)字化主體內(nèi)容基本完成后，檔案工作的重點(diǎn)應(yīng)轉(zhuǎn)為面向?qū)n案信息資源和知識(shí)的揭示、開(kāi)發(fā)、管理和提供富有時(shí)代氣息的服務(wù)上來(lái)，使傳統(tǒng)的檔案工作以更加積極的姿態(tài)迎接后數(shù)字時(shí)代的挑戰(zhàn)。檔案工作如何與網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)、數(shù)字電視等新媒體和視訊技術(shù)更加緊密結(jié)合，不斷切合廣大人民需求的信息服務(wù)，檔案工作者任重而道遠(yuǎn)。

［1］王文娟.視訊時(shí)代：感受“數(shù)字”的力量［J］.中關(guān)村，2008（09）.

［2］肖琬蓉.信息資源數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量控制研究［J］.圖書(shū)與情報(bào)，2010（05）.