傅友雄（昆山市人大辦公室，江蘇昆山，215300）

可持續(xù)利用：地方人大檔案工作的目標(biāo)選擇

傅友雄（昆山市人大辦公室，江蘇昆山，215300）

地方人大檔案，是地方人大及其常委會(huì)工作和活動(dòng)的原始記錄，是地方國家權(quán)力機(jī)關(guān)建立和發(fā)展的歷史見證。人大檔案，擔(dān)負(fù)著為人代會(huì)、常委會(huì)、主任會(huì)議服務(wù)的重要責(zé)任，是國家檔案資源建設(shè)不可缺少的內(nèi)容。做好地方人大的檔案工作，對總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、借鑒歷史、規(guī)范服務(wù)、輔助決策，科學(xué)地推進(jìn)人大及其常委會(huì)的工作，具有重要意義。

一、切實(shí)重視，保障人大檔案工作有序開展

1.提高認(rèn)識(shí)，重視檔案地位。在新形勢下做好人大檔案工作，是人大工作規(guī)范化的需要，是保障人大代表依法履行職責(zé)的需要，也是進(jìn)一步推進(jìn)人大自身工作的需要。地方人大機(jī)關(guān)，應(yīng)把自身檔案工作列入常委會(huì)工作日程，專題學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，研究檔案工作。

2.落實(shí)投入，保障工作開展。要系統(tǒng)考慮人大機(jī)關(guān)檔案工作的自身特點(diǎn)，落實(shí)各項(xiàng)基礎(chǔ)投入，保障檔案工作的順利開展。檔案工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)、涉及面廣、細(xì)碎繁雜，因此應(yīng)配備專業(yè)人才專門負(fù)責(zé)。由于大多數(shù)檔案需要長期保存，因此要有符合條件的場所，便于保管和借閱。添置設(shè)備、編研整理、業(yè)務(wù)培訓(xùn)是檔案工作必不可少的支出，地方人大應(yīng)將檔案經(jīng)費(fèi)列入年度預(yù)算編制。

3.完善機(jī)制，創(chuàng)造良好環(huán)境。除了加強(qiáng)宣傳，提高人大機(jī)關(guān)同志對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，重點(diǎn)還要建立健全規(guī)范的、系統(tǒng)的、科學(xué)的檔案工作制度。制定包括組織機(jī)構(gòu)、文件材料的整理歸檔、檔案保管、鑒定銷毀、保密、利用、管理網(wǎng)絡(luò)成員崗位責(zé)任制等檔案工作制度，并印發(fā)到人大各專門委員會(huì)和辦公室各科室貫徹執(zhí)行。建立有效的管理考核和激勵(lì)機(jī)制，為人大檔案工作創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境。

4.強(qiáng)化管理，提高隊(duì)伍素質(zhì)。推進(jìn)人大的檔案工作，關(guān)鍵在于人才。隨著檔案工作自動(dòng)化和智能化程度不斷提高，對檔案工作人員的素質(zhì)要求也在提高。因此地方人大要結(jié)合形勢，抓好現(xiàn)有人才的培訓(xùn)。從目前地方人大機(jī)關(guān)的實(shí)際來看，檔案管理人員普遍年齡較大，對各類傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案比較熟悉，有較好的工作基礎(chǔ)，而熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)人員相對比較缺乏。地方人大應(yīng)逐步配備和引進(jìn)這方面的人才，從而提高專業(yè)化水平。

二、規(guī)范管理，維護(hù)人大檔案的完整與安全

1.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，同步推進(jìn)流程。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。文書處理工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。地方人大要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

2.界定范圍，科學(xué)收集整理。結(jié)合地方人大機(jī)關(guān)的特點(diǎn)，縣級(jí)人大常委會(huì)機(jī)關(guān)的歸檔文件材料主要有以下四類：一是上一級(jí)人大常委會(huì)召開的重要會(huì)議的主要文件材料，須貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件，給本機(jī)關(guān)的答復(fù)、批示等；二是本機(jī)關(guān)形成的文件材料，包括：人代會(huì)、常委會(huì)會(huì)議、主任會(huì)議及人大工作會(huì)議的材料，人大代表的議案、意見和建議，人大機(jī)關(guān)黨組、常委會(huì)、辦公室、各委室在活動(dòng)中形成的文件材料，機(jī)關(guān)支部的活動(dòng)材料，人事、財(cái)務(wù)方面的重要材料，重要的群眾來信來訪記錄、調(diào)查處理報(bào)告，本機(jī)關(guān)的請示與上一級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件、下一級(jí)機(jī)關(guān)的請示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件等；三是同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料，主要指同級(jí)機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)之間聯(lián)系協(xié)商工作的重要來往文件，同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要執(zhí)行的文件；四是下一級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，主要指下一級(jí)人大報(bào)送的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料等。

3.提高質(zhì)量，確保安全完整。檔案是歷史事件的原始記錄，是一種寶貴的社會(huì)資源和財(cái)富，是現(xiàn)實(shí)的一面鏡子。在堅(jiān)持以本單位文件為主歸檔的原則下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在做好常委會(huì)會(huì)議、主任會(huì)議、黨組會(huì)議、換屆選舉、述職評議等一些重要活動(dòng)傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔外，還要相應(yīng)地做好對音像、圖片等資料的電子歸檔工作。對于一些不宜公開的國家秘密和工作秘密，要嚴(yán)格按照保密法律法規(guī)的要求，采取相應(yīng)的措施，確保涉密檔案的安全與完整。

三、持續(xù)利用，服務(wù)人大及其常委會(huì)的工作

1.定期復(fù)查，跟蹤完善歸檔。檔案工作，是一個(gè)持續(xù)的、循序漸進(jìn)的過程。需要在日常工作中，不斷地查漏補(bǔ)缺，不斷地更新完善。每年在結(jié)束歸檔工作后，要完成立卷說明、歸檔工作小結(jié)和各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，更新全宗目錄。檔案到了規(guī)定的保管期限，地方人大機(jī)關(guān)要定期組織檔案鑒定，確定其是移交進(jìn)館、登記銷毀還是延長保管期限。

2.與時(shí)俱進(jìn)，提高利用水平。檔案的價(jià)值和作用要靠利用工作去實(shí)現(xiàn)，人大常委會(huì)的各類公告、決議、通報(bào)、重大決定、人事任免、換屆選舉等工作都離不開對檔案的利用。地方人大的檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，依靠科技進(jìn)步，安裝檔案管理軟件，對接地方OA辦公系統(tǒng)與電子文件歸檔系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人大檔案工作的數(shù)字化管理，提高檢索和利用效率。

3.持續(xù)開發(fā)，注重實(shí)效服務(wù)。以人為本是科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)所在，地方人大的檔案工作要注重實(shí)效，為人大及其常委會(huì)的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。地方人大檔案部門應(yīng)始終注重檔案利用信息的反饋工作，及時(shí)了解常委會(huì)工作動(dòng)向和需求，結(jié)合人大工作實(shí)際，有目的、有計(jì)劃地編研一些有參考價(jià)值、實(shí)用價(jià)值的歷年人代會(huì)材料匯編、歷年發(fā)文匯編、議案建議辦理匯編、換屆選舉資料匯編等。進(jìn)一步拓寬檔案實(shí)際利用渠道，從而使更多的人了解檔案、熟悉檔案、利用檔案，更廣泛地發(fā)揮人大檔案的實(shí)際利用效益。

［1］李國良：《地方人大檔案工作論要》，《人大建設(shè)》，2005年第9期。

［2］楊紅梅：《認(rèn)清檔案工作現(xiàn)狀，注重利用實(shí)際效益》，《黨史博采》，2009年第1期。

［3］李淑萍：《檔案工作發(fā)展對策的思考》，《檔案管理》，2009年第4期。

［4］萬素美：《對現(xiàn)代檔案管理工作的分析》，《科技資訊》，2009年第24期。