監(jiān)理單位文件規(guī)范化管理工作實(shí)踐

龔長海

（中國水利水電建設(shè)工程咨詢西北公司，陜西 西安 710065）

0 引 言

中國水利水電建設(shè)工程咨詢西北公司白蓮河監(jiān)理中心承擔(dān)白蓮河抽水蓄能電站籌建期工程、主體土建工程、機(jī)電及金結(jié)安裝工程、工程設(shè)計(jì)等全部監(jiān)理任務(wù)，大小合同50余個(gè)。由于標(biāo)段多，工程監(jiān)理信息管理難度大，必須依據(jù)合同和水電監(jiān)理規(guī)范要求，認(rèn)真做好文件資料規(guī)范化管理工作。

工程信息是監(jiān)理單位履行監(jiān)理職責(zé)和監(jiān)理工作的重要產(chǎn)品，也是監(jiān)理單位管理水平、工作水平和監(jiān)理形象的重要體現(xiàn)。監(jiān)理單位工程信息形成的監(jiān)理檔案是工程建設(shè)工作的重要組成部分。監(jiān)理單位不僅應(yīng)隨施工進(jìn)度及時(shí)全面、準(zhǔn)確地采集工程信息，為工程建設(shè)服務(wù)，還應(yīng)力求做到工程信息的規(guī)范化，為監(jiān)理文件資料整理和歸檔工作打好基礎(chǔ)。

《水電水利工程施工監(jiān)理規(guī)范》的工程信息管理的依據(jù)，其內(nèi)容包括工程信息的管理、監(jiān)理文件的管理、工程文件的傳遞與受理以及監(jiān)理檔案資料管理的全過程。本文對白蓮河抽水蓄能電站監(jiān)理中心文件資料規(guī)范化工作的主要內(nèi)容進(jìn)行了論述。

1 文件、資料的準(zhǔn)備工作

監(jiān)理單位進(jìn)場后，應(yīng)立即著手進(jìn)行文件、資料的準(zhǔn)備工作，以便和業(yè)主單位、施工單位及時(shí)進(jìn)行信息溝通，文件傳遞，并為實(shí)施監(jiān)理工作做好準(zhǔn)備。

1.1 文件編號與分類

文件編號與分類需根據(jù)監(jiān)理的標(biāo)段多少和標(biāo)段大小情況而定。白蓮河抽水蓄能電站監(jiān)理中心文件編號及分類為3大類：第一類為發(fā)送所有 （或有關(guān)）參建單位的，編號為西監(jiān)綜 （20××）×號、西監(jiān)安（20××） ×號、 西監(jiān)紀(jì) （20××） ×號。 第二類為分別發(fā)送主體標(biāo)段的 （土建4個(gè)、機(jī)電1個(gè)），編號分別為西監(jiān)×標(biāo)計(jì) （20××） ×號、 西監(jiān)×標(biāo)技 （20××） ×號、 西監(jiān)×標(biāo)經(jīng) （20××）×號、 西監(jiān)×標(biāo)質(zhì) （20××）×號。第三類為分別發(fā)送主體小標(biāo)段 （金結(jié)）和零星項(xiàng)目標(biāo)段的，該電站小合同達(dá)幾十個(gè)，但文件較少，編號不再分類，編流水號，為西監(jiān) （施工合同號）（20××）×號。以上分類需文字說明分類包括的內(nèi)容、范圍，以正式文件發(fā)各參建單位，監(jiān)理人員和文檔人員應(yīng)按此規(guī)定正確分類編文號。同時(shí)，要求施工單位將文件編號和分類報(bào)業(yè)主和監(jiān)理單位。

1.2 制定首批常用表格

監(jiān)理常用表格較多，可隨著工作開展，根據(jù)規(guī)程規(guī)范要求分批制定，逐步完善。首批制定開展工作必須的表格，主要包括發(fā)文文頭、發(fā)文底稿、收文處理單、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)封面等。發(fā)文文頭、發(fā)文底稿、收文處理單等格式，應(yīng)遵守國家及有關(guān)部門發(fā)布的格式。監(jiān)理日志 （巡視、旁站）應(yīng)按監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行必要修改，分別裝訂成冊。另外，還要確定各類會議紀(jì)要格式。

1.3 指導(dǎo)施工單位制定常用表格

常用表格主要有見證、簽證、驗(yàn)收、變更立項(xiàng)、材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)、測量成果報(bào)審、計(jì)量、支付等。要求施工單位常用表格按最新規(guī)程規(guī)范規(guī)定的格式和內(nèi)容，各施工單位的表格應(yīng)統(tǒng)一，可由施工單位提供初表，各方溝通確定；也可由監(jiān)理提供，并將溝通確定的格式發(fā)施工單位使用。

1.4 工程項(xiàng)目劃分

一旦工程開工，就面臨工序或單元工程現(xiàn)場簽證、驗(yàn)收工作，涉及到施工部位所屬的單元工程、分部工程和單位工程。因此，工程項(xiàng)目劃分工作最好在開工之前完成，以便從一開始現(xiàn)場資料就有序進(jìn)行，為資料的收集、分類、整理、工程量清理及驗(yàn)收創(chuàng)造良好的條件。

（1）目前，水電行業(yè)工程項(xiàng)目劃分尚未查到相關(guān)更新的規(guī)程規(guī)范，SL 176—2007《水利水電工程施工質(zhì)量檢驗(yàn)與評定規(guī)程》的工程項(xiàng)目劃分規(guī)定：“由項(xiàng)目法人組織監(jiān)理、設(shè)計(jì)及施工等單位進(jìn)行工程項(xiàng)目劃分，并確定主要單位工程、主要分部工程、重要隱蔽單元工程和關(guān)鍵部位單元工程”。白蓮河工程業(yè)主委托監(jiān)理中心組織各方進(jìn)行劃分，按照 “水利水電樞紐工程項(xiàng)目劃分表”提出初稿，組織各方討論確定后，以正式文件發(fā)各參建單位執(zhí)行。

（2）在工程項(xiàng)目劃分中，應(yīng)按照規(guī)程中規(guī)定的項(xiàng)目劃分原則和程序，認(rèn)真研究工程量清單分組情況，對單位工程、分部工程進(jìn)行劃分，重點(diǎn)是分部工程如何劃分。除發(fā)電廠房規(guī)定主機(jī)段 （土建、機(jī)組安裝）每臺機(jī)組為一個(gè)分部工程外，其他分部工程可根據(jù)分組工程量情況，由1組或多組工程量合并為一個(gè)分部工程，盡量不要將分組的工程量拆開，以免給今后的工程量清理造成困難。

（3）在滿足工程項(xiàng)目劃分表和劃分原則的情況下，單位工程、分部工程數(shù)量應(yīng)盡量控制，數(shù)量越多，驗(yàn)收的工作量越大。

（4）按照DL/T 5113—2005《水電水利基本建設(shè)工程單元工程質(zhì)量等級評定標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，進(jìn)行單元工程劃分。

2 規(guī)范監(jiān)理文件

監(jiān)理文件分為體系文件、定期文件、不定期文件和過程文件。從內(nèi)容上可分為綜合管理文件、進(jìn)度控制文件、質(zhì)量控制文件、投資控制文件、安全控制文件和監(jiān)理協(xié)調(diào)文件等。體系文件主要有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、各種管理制度、質(zhì)量管理體系、安全管理體系等。定期文件主要有周報(bào)、月報(bào)、年報(bào)，周、月協(xié)調(diào)例會紀(jì)要等。不定期文件主要有專題監(jiān)理報(bào)告、階段性監(jiān)理報(bào)告、質(zhì)量安全檢查巡視監(jiān)理自檢報(bào)告等。過程文件主要有技術(shù)、質(zhì)量、安全、進(jìn)度、造價(jià) （變更）等批復(fù)或?qū)彶槲募ｎ}會議紀(jì)要、設(shè)計(jì)交底會議紀(jì)要、施工驗(yàn)收及評定文件等。

體系文件和不定期文件應(yīng)按照規(guī)程、規(guī)范有關(guān)要求內(nèi)容及業(yè)主要求，組織監(jiān)理人員認(rèn)真編寫，按時(shí)報(bào)送。以下重點(diǎn)對定期文件和過程文件規(guī)范化做法進(jìn)行簡述。

2.1 定期文件

監(jiān)理周報(bào)是監(jiān)理定期報(bào)告月報(bào)、年報(bào)的基礎(chǔ)，監(jiān)理規(guī)范尚無統(tǒng)一規(guī)定。我中心按4部分內(nèi)容編寫，并盡可能與月報(bào)的主要內(nèi)容互相銜接，以便在編寫月報(bào)中使用。

（1）工程進(jìn)度。工程施工情況、工程形象進(jìn)度示意圖。

（2）工程質(zhì)量。施工質(zhì)量概況、試驗(yàn)檢測情況統(tǒng)計(jì)、驗(yàn)收情況統(tǒng)計(jì)、現(xiàn)場檢查發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。

（3）監(jiān)理工作。監(jiān)理工作統(tǒng)計(jì)、下周監(jiān)理工作計(jì)劃。

（4）需業(yè)主解決的問題及建議按統(tǒng)一的格式，按期編寫報(bào)送。

安全周報(bào)是否另行編寫需按業(yè)主要求，如需另行編寫，可按月報(bào)中安全生產(chǎn)和文明施工主要內(nèi)容，并統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，按期報(bào)送。

監(jiān)理月報(bào)是監(jiān)理定期報(bào)告的重點(diǎn)，將監(jiān)理規(guī)范中工程監(jiān)理月報(bào)的10項(xiàng)內(nèi)容逐項(xiàng)細(xì)化并做必要補(bǔ)充（如大事記、工程照片、生產(chǎn)月天氣情況等），要盡可能與周報(bào)、年報(bào)的主要內(nèi)容互相銜接，形成月報(bào)編寫大綱，每月按照統(tǒng)一的月報(bào)內(nèi)容和格式進(jìn)行編寫，以便做到以監(jiān)理周報(bào)和安全周報(bào)為基礎(chǔ)，加上月報(bào)要求的上述內(nèi)容，按時(shí)報(bào)送。

監(jiān)理年報(bào)以月報(bào)為基礎(chǔ)，在監(jiān)理機(jī)構(gòu)運(yùn)行中增加監(jiān)理人員的廉潔責(zé)任制、主要設(shè)備 （辦公、試驗(yàn)、檢測、車輛等）配備、監(jiān)理工作中存在的問題與改進(jìn)措施等內(nèi)容，匯編年報(bào)，在次年1月底前后報(bào)送。

監(jiān)理協(xié)調(diào)會議紀(jì)要包括周生產(chǎn)例會紀(jì)要、周安全例會紀(jì)要、月進(jìn)度例會紀(jì)要、月質(zhì)量例會紀(jì)要、生產(chǎn)或技術(shù)專題會議紀(jì)要以及設(shè)計(jì)交底會議紀(jì)要等。6種會議紀(jì)要統(tǒng)一格式，文頭統(tǒng)一為 “監(jiān)理協(xié)調(diào)會議紀(jì)要。”周生產(chǎn)例會紀(jì)要、周安全例會紀(jì)要分別按20××年1～52期排列。月進(jìn)度例會紀(jì)要、月質(zhì)量例會紀(jì)要分別按20××年1～12期排列。生產(chǎn)或技術(shù)專題會議紀(jì)要和設(shè)計(jì)交底會議紀(jì)要標(biāo)題應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示討論研究的問題，按會議時(shí)間前后順序，統(tǒng)一以西監(jiān)紀(jì) （2×××）×號排列。

2.2 過程文件

（1）施工進(jìn)度、計(jì)劃文件。進(jìn)場通知、開工令、施工組織設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度計(jì)劃及調(diào)整計(jì)劃等批復(fù)。

（2）施工措施文件。施工方案及計(jì)劃、施工措施變更以及新技術(shù)、新材料應(yīng)用等批復(fù)。

（3）施工質(zhì)量文件。施工單位質(zhì)量保證體系、測量基準(zhǔn)的提供及施工控制網(wǎng)審批、復(fù)核，試驗(yàn)檢測、配合比、缺陷處理等批復(fù)，施工驗(yàn)收及評定、質(zhì)量檢查等。

（4）合同文件。進(jìn)度款支付確認(rèn)，變更單價(jià)、費(fèi)用、暫列費(fèi)用、安措補(bǔ)助費(fèi)用審查、回復(fù)文件，索賠處理審核等。

（5）安全文件。安全與文明施工、施工單位安全保證體系審批、安全隱患整改、防汛度汛措施、專題安全措施審批、特種作業(yè)人員資質(zhì)檢查與審核、安全檢查以及安全事故調(diào)查、處理等。

上述各類文件格式應(yīng)統(tǒng)一，表述明確，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簡明扼要，用語規(guī)范。

3 其他方面

（1）變更、新增、窩工及合同中暫列費(fèi)用，安全補(bǔ)助措施費(fèi)用等工程量簽證，除現(xiàn)場監(jiān)理工程師簽證外，還需部門負(fù)責(zé)人復(fù)核簽字方可有效。

（2）在機(jī)電安裝過程中，由于設(shè)備缺陷原因，易造成設(shè)備供應(yīng)廠家與安裝單位相互推諉，增大了監(jiān)理協(xié)調(diào)難度。為明確雙方責(zé)任，制定了 《設(shè)備缺陷／不合格材料報(bào)告單》和 《設(shè)備缺陷／不合格材料報(bào)處理過程記錄單》。對設(shè)備缺陷、不合格材料問題，安裝單位及時(shí)辦理報(bào)告單。廠家、監(jiān)理、業(yè)主單位確認(rèn)后，廠家提出經(jīng)業(yè)主同意的處理方案，由廠家或委托安裝單位進(jìn)行處理，并辦理處理過程記錄單，形成閉環(huán)管理。

（3）統(tǒng)一規(guī)范各參建單位名稱的簡稱。各種文件和會議紀(jì)要，除有明確要求必須使用全稱外，單位名稱一律使用簡稱。

（4）各種監(jiān)理文件、會議紀(jì)要，除統(tǒng)一同類文件的格式外，在編排、字體、字號、行間距等方面，要盡可能統(tǒng)一。