詹斌 邱偉藝

摘要：中央電大開發(fā)的“廣播電視大學(xué)教務(wù)管理信息系統(tǒng)”推出以來，為基層電大提供了統(tǒng)一的、科學(xué)的教務(wù)管理支持應(yīng)用平臺(tái)；然而由于軟件開發(fā)落后于實(shí)際需求的特點(diǎn)，基層電大教學(xué)管理人員進(jìn)行考場(chǎng)編排管理仍需利用EXCEL等輔助軟件，傳統(tǒng)的操作方法存在工作效率低等問題。該文總結(jié)了利用EXCEL開發(fā)電大考務(wù)信息管理軟件，提高電大考務(wù)工作效率的一些做法。

關(guān)鍵詞：EXCEL；VBA；數(shù)據(jù)處理；考務(wù)信息管理；考場(chǎng)編排

中圖分類號(hào)：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2012)23-5620-04

教學(xué)質(zhì)量是電大生存的生命線，考務(wù)管理工作則是電大教學(xué)質(zhì)量保障體系的重要組成部分，關(guān)系到開放教育工作的可持續(xù)發(fā)展。近年來，惠東電大在訂卷、考場(chǎng)編排方面，利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢技術(shù)和電子表格、編程技術(shù)，使用上級(jí)電大所提供的考試安排信息、及本校所擁有的開課信息、重修重考數(shù)據(jù)，采用流程化操作的方法，利用EXCEL辦公軟件開發(fā)考場(chǎng)編排輔助軟件，準(zhǔn)確、方便、快捷地完成訂卷和考場(chǎng)編排工作，通過該軟件輔助考務(wù)信息管理，實(shí)現(xiàn)了考務(wù)信息的準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性，為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)?，F(xiàn)在將此軟件的設(shè)計(jì)背景及設(shè)計(jì)思想、主要特點(diǎn)在下文中加以討論。

1基層電大考務(wù)信息管理工作中的存在問題

目前,各級(jí)電大統(tǒng)一使用中央電大開發(fā)的“廣播電視大學(xué)教務(wù)管理信息系統(tǒng)JWGLNET”(以下簡(jiǎn)稱“教務(wù)管理系統(tǒng)”) ,“教務(wù)管理系統(tǒng)”具有很強(qiáng)的考試工作管理功能,可以實(shí)現(xiàn)考試定義、考點(diǎn)管理、報(bào)考管理、考場(chǎng)編排等多項(xiàng)功能，我們?cè)陔姶罂紕?wù)管理過程中，發(fā)現(xiàn)教務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生考場(chǎng)編號(hào)是隨機(jī)的，而具體的考室號(hào)是固定的，“教務(wù)管理系統(tǒng)”中的邏輯考場(chǎng)號(hào)與學(xué)校管理中的物理教室編號(hào)是無法對(duì)應(yīng)的[1]。

廣播電視大學(xué)開設(shè)的專業(yè)多，各專業(yè)的課程也很多，概括起來就是考生人數(shù)多、考生類別多、考場(chǎng)多、考試科目多[1]。為了方便學(xué)員查詢，考務(wù)管理機(jī)構(gòu)仍須為每一場(chǎng)的考試指定好具體的考室號(hào)，并整理出考場(chǎng)安排總表，這樣才能方便考生考試和監(jiān)考人員組織考試，這里面包含了正考課程和重修重考課程，考務(wù)管理人員必須思路清晰，周密安排，精心組織，才能使信息傳遞順暢，保證考試管理系統(tǒng)的高效、有序運(yùn)行[2]。編制考場(chǎng)安排總表的工作往往要耗費(fèi)考務(wù)管理人員的大量時(shí)間和精力。由于不少教務(wù)管理人員同時(shí)還兼任電大輔導(dǎo)教師，從教師的專業(yè)發(fā)展角度來看，由于教務(wù)工作量大，大大分散了從事教學(xué)工作的精力，不利于教師的專業(yè)發(fā)展。

2突破傳統(tǒng)思維研發(fā)考務(wù)軟件

針對(duì)以上考務(wù)管理存在的問題，經(jīng)過分析研究，發(fā)現(xiàn)應(yīng)用EXCEL軟件中的數(shù)據(jù)庫(kù)查詢功能和VBA程序設(shè)計(jì)功能，可整合出一套考務(wù)數(shù)據(jù)處理及考場(chǎng)安排總表制作的計(jì)算機(jī)輔助管理方法，形成實(shí)用的考務(wù)軟件。

2.1利用EXCEL進(jìn)行考務(wù)數(shù)據(jù)處理

數(shù)據(jù)庫(kù)查詢，又稱DBQ (data basequery)，在EXCEL電子表格軟件中也有數(shù)據(jù)庫(kù)查詢功能，使用Microsoft Query查詢向?qū)?，可以連接到外部數(shù)據(jù)源，從那些外部數(shù)據(jù)源選擇數(shù)據(jù)，將該數(shù)據(jù)導(dǎo)入到工作表中，如圖1。[3]

利用EXCEL查詢向?qū)е?，將中央電大的考試?jì)劃表和本校的開課計(jì)劃表，通過卷號(hào)信息進(jìn)行連接，即可獲得我們需要的數(shù)據(jù)，即包含有考試日期、考試時(shí)間的本?？紙?chǎng)安排/訂卷數(shù)據(jù)。步驟如下：

1）在EXCEL中將開課計(jì)劃表及考試計(jì)劃表另存為dbase 4(dbf)格式的數(shù)據(jù)表。

2）利用EXCEL查詢向?qū)烧伎颇康目紙?chǎng)安排、訂卷信息表。

首先，調(diào)用“數(shù)據(jù)”菜單的“新建數(shù)據(jù)庫(kù)查詢”命令。

圖2導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)-新建數(shù)據(jù)庫(kù)查詢

在彈出的對(duì)話框中選擇數(shù)據(jù)源：

圖3選擇數(shù)據(jù)源

在選擇列對(duì)話框中，選擇建立查詢所需的數(shù)據(jù)，如考試計(jì)劃表中的所有列及開課計(jì)劃表的班代碼、班名稱、人數(shù)、卷號(hào)（用來與考試計(jì)劃表關(guān)聯(lián)）。

圖4選擇列

然后，出現(xiàn)下圖對(duì)話框，點(diǎn)擊“確定”。

圖5對(duì)話框

出現(xiàn)下圖，即查詢?cè)O(shè)計(jì)窗口。

圖6查詢?cè)O(shè)計(jì)器

這時(shí)，數(shù)據(jù)顯示共有80958條，而實(shí)際本校并無這么多的數(shù)據(jù)，還需要將兩表用關(guān)鍵詞關(guān)聯(lián)起來，如下圖，現(xiàn)在，顯示查詢的結(jié)果只有110條記錄。

接著，按照考試日期、時(shí)間、卷號(hào)、班代碼排序，最后，將查詢的結(jié)果以數(shù)據(jù)方式返回到EXCEL中。

2.2利用EXCEL生成考場(chǎng)安排總表

要快速地生成考試安排總表，首先我們要了解一下什么是VBA編程技術(shù)。VBA是Ofice系列軟件的內(nèi)置編程語言，VBA的語法同VB類似，但比VB增加了很多特有的函數(shù)和對(duì)象，這些函數(shù)、對(duì)象是專門提供給用戶使用的。當(dāng)以Excel作為二次開發(fā)平臺(tái)時(shí)，VBA編寫的應(yīng)用程序可以訪問所有的Excel功能。[4]

下面以一個(gè)例子說明VBA編程技術(shù)在考務(wù)管理中的應(yīng)用，特別是在提高EXCEL操作的速度上具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。例如，經(jīng)過上述數(shù)據(jù)庫(kù)查詢，返回EXCEL中的數(shù)據(jù)，即詳細(xì)的考場(chǎng)安排數(shù)據(jù)，如何將其改為考場(chǎng)安排總表呢？如圖9所示，我們發(fā)現(xiàn)，報(bào)考數(shù)據(jù)中有些行人數(shù)超過30人，受目前課室大小的限制，需要按30人一批作為一間試室。我們需要用VBA編制一個(gè)小程序，將人數(shù)超過30人的班級(jí)，例如第一行，52人，自動(dòng)在下方插入一行，然后按照30人、22人劃分為兩個(gè)試室。效果如圖10。

編寫的EXCEL VBA程序如下：

Public Sub tianchong()

Dim i As Integer

Dim m As Integer

Dim renshu As Integer

Dim n As Integer

Dim j As Integer

For i = 2 To 1000

If Cells(i, 1) = "" Then

Exit Sub

End If

For m = 1 To 10

If Cells(1, m) = "人數(shù)" Then

renshu = Cells(i, m).Value

Exit For

End If

Next m

n = -Int(-renshu / 30)

If n > 1 Then

Rows(i + 1).Select

For j = 1 To n - 1

Selection.Insert Shift:=xlDown

Next j

Range("A" & i & ":J" & i + n - 1).Select

Selection.FillDown

Selection.Font.Bold = True

For j = i To i + n - 1

If j < i + n - 1 Then

Cells(j, m) = 30

Else

If renshu Mod 30 <> 0 Then

Cells(j, m) = renshu Mod 30

Else Cells(j, m) = 30

End If

End If

Next j

End If

Next i En

d Sub

3系統(tǒng)特點(diǎn)及應(yīng)用效果

既然這是一套考務(wù)輔助管理軟件，其中自然少不了具體的操作流程。主要的操作流程可分為三步，第一步，將中央電大及省電大所下發(fā)的考試計(jì)劃，起初是EXCEL文檔，但不是規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)，在EXCEL中將其整理成記錄單的形式，然后根據(jù)所需進(jìn)行的下一步處理，轉(zhuǎn)存成DBF數(shù)據(jù)表格式。第二步，利用前述數(shù)據(jù)庫(kù)查詢技術(shù)，根據(jù)本校所有正考及補(bǔ)考的數(shù)據(jù)，利用卷號(hào)連接查詢的方法，生成所有考試科目的數(shù)據(jù)（包含了考試日期和時(shí)間信息、卷號(hào)、課程名稱、班級(jí)名稱、人數(shù)等信息），用于訂卷；第三步，在EXCEL中，利用VBA編程技術(shù)，高效地進(jìn)行處理，提高工作效率，生成考場(chǎng)安排數(shù)據(jù)（比如，同一班級(jí)，按每室30人劃分不同考室，并自動(dòng)填寫起止學(xué)號(hào)等）。

圖10主要操作流程

該考務(wù)軟件的特點(diǎn)及應(yīng)用效果如下：

1）系統(tǒng)特點(diǎn)

該考務(wù)軟件主要以電子表格操作及數(shù)據(jù)庫(kù)查詢操作為主，對(duì)操作員要求是掌握EXCEL及會(huì)使用數(shù)據(jù)庫(kù)查詢功能。需要應(yīng)用的程序代碼的應(yīng)用嵌套在電子表格文檔中，只在需要時(shí)調(diào)用，因此只要按照操作流程來操作，就可確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在采用EXCEL整理訂卷數(shù)據(jù)及安排考場(chǎng)總表的基層電大教務(wù)管理部門，經(jīng)本人了解，多數(shù)還停留在初級(jí)的應(yīng)用層次，采用此方法不但可行，而且對(duì)提高基層電大教務(wù)管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也有一定的幫助。

2）應(yīng)用效果

利用該考務(wù)信息管理軟件，有效地利用了上級(jí)電大所下發(fā)的資源，同時(shí)又利用了本校的重修重考報(bào)考系統(tǒng)所生成的數(shù)據(jù)，為教務(wù)部門及時(shí)上報(bào)訂卷信息，快速安排考場(chǎng)提供了信息技術(shù)支持服務(wù)，提高了工作效率和工作準(zhǔn)確度。并且最終可以將考場(chǎng)安排情況上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，可以分班分科目準(zhǔn)確打印，使各班考生、各班主任及教師可以選擇專業(yè)或課程準(zhǔn)確打印。

參考文獻(xiàn)：

[1]黎輝,王杰,陳亮.電大考務(wù)管理信息化的研究與應(yīng)用[J].新疆廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2006(4).

[2]張志方.以控制論的觀點(diǎn)探討市級(jí)電大考務(wù)管理[J].內(nèi)江科技,2007(2).

[3]佚名.關(guān)于使用Microsoft Query檢索外部數(shù)據(jù)[EB/OL].微軟中國(guó)官網(wǎng)，http://office.microsoft.com/zh-cn/excel-help/HP005274751. aspx.

[4]吳敬兵,潘偉峰.基于VBA的EXCEL二次開發(fā)應(yīng)用研究[J].湖北教育學(xué)院學(xué)報(bào),2007，(2).

[5]李政,梁海英,李昊.VBA應(yīng)用基礎(chǔ)與實(shí)例教程[M].北京:國(guó)防工業(yè)出版社,2005.