學校檔案管理與保密工作中存在的問題與對策

峻嶺

摘 要:學校的檔案管理和保密工作是一項極為主要且不可小視的任務,然而現(xiàn)今許多學校在進行檔案的管理和保密工作時都起不到一定的重視,所以經(jīng)常導致一些學校檔案外泄或是被人盜用的事件,而本文主要針對于學校的檔案管理與保密工作,還有在網(wǎng)絡環(huán)境中對檔案的管理與保密工作展開進一步的分析。

關鍵詞:學校檔案管理檔案保密問題與對策

中圖分類號:G25 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)07(C)-0200-01

學校檔案、教職員工和學員的檔案以及學校的發(fā)展歷史與一些相關的重要教學備案和事件的議定有著密切的關聯(lián),而這些事項也都是學校重要密保的工作內(nèi)容,倘若發(fā)生外泄事件的話,將會給學校以及學校的各個群體帶來嚴重的結(jié)果。尤其是在現(xiàn)今高科技發(fā)達的時候,電子化檔案越加的普及了,這在便利了檔案的保密與管理工作的同時更加大了其保密與管理的難度,所以在這樣的情況下,如何有效地做好學校檔案管理及保密工作成為了現(xiàn)今學校的一大難題。

1 學校檔案管理與保密工作中存在的問題

1.1 對檔案管理與保密工作的重視度不夠

當前,有一些學校因為覺得檔案管理與保密工作是一件無所謂的,可有可無的事,所以在進行檔案管理與保密工作時忽略了其重要性,再加上一些校園領導及教職人員的要求偏低,從而使得這些學校原本該有所保留的珍貴資料與檔案消失殆盡,進而導致了一些退休職工及畢業(yè)學生的聯(lián)系方式無從查起、試卷外泄、教學秩序雜亂無章,以至給學校的日常工作帶來嚴重的行政困難。

1.2 新興的網(wǎng)絡管理模式給檔案管理與保密工作帶來的嚴格挑戰(zhàn)

在現(xiàn)代社會中,以計算機網(wǎng)絡為管理模式已然成為了一種新興的、快捷的管理模式,然而它在給予工作人員方便的同時也帶來了不小的安全隱患。比如計算機的主機和打印機等在工作后都會留下記錄,懂得這方面知識的人員很容易便能將相關的信息還原,從而使得相關的檔案文件被間接盜竊;再比如像U盤和移動硬盤這類可以進行異地移動的儲存設備,由于它們的內(nèi)存相對較大,儲存量豐富,所以在進行大量文件檔案的轉(zhuǎn)移時很容易因失密而丟失文件;在進行一些教學類軟件下載時,有些軟件可能存在危險系數(shù)高的電腦病毒,在運行時很可能會對已存的檔案及資料產(chǎn)生嚴重的破壞或丟失,嚴重時甚至可能被人竊取,所以說在見階段中,在做好學校檔案管理與保密工作時還應在計算機方面著重下手。

1.3 工作人員對于檔案管理與保密工作的認知與專業(yè)性不到位

由于一些學校對于檔案管理與保密工作的重視度不夠,所以對于相關的工作人員的專業(yè)性及業(yè)務能力沒有給予一定的注意,從而導致這些工作人員的工作能力與就業(yè)素質(zhì)落后于時代的腳步,不能更好地運用計算機進行檔案管理與保密工作;同時,因為學校對于檔案管理與保密工作的不重視,導致這方面的工作人員的工作積極性偏低,再加上這些學校對于相關工作人員的使用性不當,進而導致了檔案管理與保密工作不能正常運行。

2 加強學校檔案管理與保密工作的對策

2.1 加強工作人員對計算機的操作能力與熟知度

計算機的普及與廣泛應用在給學校的檔案管理與保密工作帶來便捷的同時也給學校帶來了嚴峻的挑戰(zhàn),所以相關工作人員在享受計算機帶來的便捷性同時更要給予自己更高的業(yè)務能力及計算機應用能力,同時學校也應該加大對相關工作人員的計算機再教育,只有這樣才能做到更有效的檔案管理與密保工作。

2.2 加強校園網(wǎng)絡的安全防護措施

學校在享受計算機帶來的便捷服務的同時,也該重視起校園網(wǎng)絡防護的重要性,只有這樣才能保證檔案資料的不外泄、不被偷竊。而一般說來,在進行校園網(wǎng)絡防護時應該保證以下幾點,首先是網(wǎng)絡密保的管理,依次是計算機機房的管理、相關工作人員的管理、用戶經(jīng)營權的管理以及計算機操作流程的管理。只有做到按照以上幾點來進行計算機保密工作,才能從根源上防治學校檔案資料的外泄和丟失。

2.3 加強工作人員之間的配合工作

從某種程度上來說,學校的檔案管理與密保工作與工作人員之間的業(yè)務能力及配合能力有著不可忽視的關聯(lián),因為在進行檔案管理與密保工作時需要對檔案的信息給予一定的關注,同時密保工作中的許多環(huán)節(jié)都在檔案中有著明確的體現(xiàn),這就是說想要做好檔案管理與保密工作,首先需要加強學校在用人方面的組織能力,然后還要加強檔案管理員和保密人員的配合能力,二者只有在了解彼此負責的工作領域及相關內(nèi)容后才能做出合理且有效的分工,從而使得檔案管理與保密工作順利展開。

2.4 加強檔案管理與保密工作人員的隊伍建設

對于學校來說,有一支業(yè)務能力強,工作效率高的團隊是有效展開檔案管理與保密工作的關鍵。而在針對于這方面團隊中所存在的弊端,學校主要應從根源上做到團隊的保質(zhì)保量,只有擁有真才實學,業(yè)務水平高的團隊才能給予學校完善的檔案管理與保密工作;學校在進行工作人員分配時應學會善用人才,能懂得把握人才的宏觀分配,從整體上提高業(yè)務素質(zhì)和業(yè)務能力,同時還要以各種方式加強對相關隊伍的培訓及管理工作,以求不斷提高他們的辦事能力與辦事效率,從而更好地展開檔案管理與保密工作;增加學校對工作人員的分配能力,對于工作效率高、業(yè)績能力突出的工作人員給予一定的獎勵,從而提高工作人員的工作熱情與積極性,促進學校檔案管理與保密工作的順利進行。

2.5 創(chuàng)造良好的工作氣氛

不論是什么樣的工作都需要有著良好的工作氣氛,學校檔案管理與保密工作同樣如此。而學校若想要做到這一點,可以從宣傳和會議等方面入手,在學校大力宣傳檔案管理與保密工作的重要性,使學生和教師能夠從新認真對待此事;在教師群體間積極展開相關會議,讓眾多教職人員參與并積極配合到保密工作上來,從而使大家自覺地做到檔案材料的不亂放、及時送回原處、謹慎保管等,只有讓大家對檔案管理與保密工作有著深刻的認識與重視,才能最大限度地做好檔案管理與保密工作,而這也正是相關領導應該認識到的重要環(huán)節(jié)。

3 結(jié)語

隨著社會和教育事業(yè)的不斷發(fā)展,對于學校檔案的管理與保密工作要堅持并努力做到最大化、專業(yè)化和正規(guī)化,做到善用人才、懂得工作人員搭配的重要性,展開有效且專業(yè)化的校園網(wǎng)絡安全防護措施,及時總結(jié)對檔案管理中出現(xiàn)的問題的解決經(jīng)驗,吸取教訓,積極探索檔案管理中的有效措施,對保密工作做到密不透風,從而進一步推動且提高現(xiàn)代化學校檔案管理及保密工作。

參考文獻

[1] 于金華,王華.論檔案管理工作中的保密制度[J].中國檔案,2010.5.

[2] 楊紅,江慶.檔案管理中的保密工作[J].陜西檔案,2008.3.

[3] 姚蘇玉,網(wǎng)絡環(huán)境中文件、檔案的安全保密[J].陜西檔案,2004.4.