季偉

摘要：OA辦公系統(tǒng)（Office Automation），又稱辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。是目前在企業(yè)和事業(yè)單位相繼開(kāi)發(fā)使用的一項(xiàng)實(shí)用性技術(shù)，極大的提高了職工的工作效率，并節(jié)約了大量的人工和物資成本。本論文以作者基于ASP和SQLServer的OA辦公系統(tǒng)，對(duì)設(shè)計(jì)過(guò)程進(jìn)行簡(jiǎn)要的說(shuō)明與敘述。

關(guān)鍵詞：OA；辦公自動(dòng)化；動(dòng)態(tài)的概念

中圖分類號(hào)：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2012)15-3746-02

The Development and Design of Office Automation systems

JI Wei

(No.2 Middle School of Qinhuangdao, Qinhuangdao 066004, China)

Abstract: OA system (Office Automation), also called Office Automation system. The moment on the enterprise and institutions have de veloped the use of a practical technology, greatly enhancing the workers working efficiency, and saves a lot of artificial and material cost. In this paper the author based on ASP and SQLServer OA system of, the design process and briefly described.

Key word: OA; office automation; the concept of dynamic

1 OA辦公系統(tǒng)概念

OA辦公系統(tǒng)（Office Automation），又稱辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。但是對(duì)于OA辦公系統(tǒng)，并沒(méi)有任何一個(gè)權(quán)威部門能夠給出一個(gè)全面、準(zhǔn)確的定義。因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)是與計(jì)算機(jī)編程和網(wǎng)絡(luò)通信相結(jié)合的一門學(xué)科，隨著計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的飛速發(fā)展，OA辦公系統(tǒng)也隨之不斷更新?lián)Q代，任何時(shí)刻給出的任何定義都是已經(jīng)或者很快過(guò)時(shí)的，因此，OA辦公系統(tǒng)可以籠統(tǒng)的看作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念。

OA辦公系統(tǒng)是應(yīng)企事業(yè)單位對(duì)無(wú)紙化辦公需求的一種集中體現(xiàn)。把過(guò)去日常工作中的文件流轉(zhuǎn)、事務(wù)申報(bào)等等事項(xiàng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)，員工不必拿著厚厚的打印材料去不同的部門申報(bào)、蓋章。

OA應(yīng)用軟件經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務(wù)，逐步擴(kuò)大延伸到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)環(huán)節(jié)，成為組織運(yùn)營(yíng)信息化的一個(gè)重要組織部分。同時(shí)市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的快速變化，使得辦公應(yīng)用軟件應(yīng)具有更高更多的內(nèi)涵，客戶將更關(guān)注如何方便、快捷地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各級(jí)組織、各部門以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協(xié)作工作平臺(tái)。

2 OA辦公系統(tǒng)需求分析

此次OA辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是應(yīng)某管道公司委托設(shè)計(jì)，，構(gòu)建面向內(nèi)部的企業(yè)門戶，初步實(shí)現(xiàn)了員工訪問(wèn)企業(yè)信息和應(yīng)用的統(tǒng)一入口。通過(guò)企業(yè)門戶建設(shè)，整合企業(yè)內(nèi)部信息資源，實(shí)現(xiàn)處級(jí)、站級(jí)的橫向信息共享和統(tǒng)一訪問(wèn)，為員工訪問(wèn)企業(yè)信息和應(yīng)用提供統(tǒng)一入口，使其成為一個(gè)企業(yè)知識(shí)共享的中心，提高企業(yè)對(duì)信息和應(yīng)用的利用能力；建立企業(yè)安全認(rèn)證體系，實(shí)現(xiàn)安全認(rèn)證及統(tǒng)一身份管理等；通過(guò)OA升級(jí)和改造，優(yōu)化完善OA系統(tǒng)各項(xiàng)功能，充分滿足廣大員工日常辦公、協(xié)作交流的需要。

主要完成如下功能：

1）系統(tǒng)管理：包括部門管理、用戶管理、權(quán)限管理、日志管理、數(shù)據(jù)備份等功能。

2）隱患跟蹤：分為站級(jí)隱患、處級(jí)隱患、觀察項(xiàng)、上報(bào)明年計(jì)劃項(xiàng)。按期完成隱患進(jìn)行隱患整改、隱患審核、隱患評(píng)估等功能；未按期完成隱患小信封提醒。

3）公文流轉(zhuǎn)：包括發(fā)文、收文、公文傳閱等功能。

4）車輛管理：實(shí)現(xiàn)車輛統(tǒng)一調(diào)度功能。

5）施工計(jì)劃管理：實(shí)現(xiàn)對(duì)施工計(jì)劃的統(tǒng)一管理功能。

6）物資管理：實(shí)現(xiàn)站場(chǎng)、科室物資集中管理功能。

鑒于論文篇幅，本文僅簡(jiǎn)要介紹系統(tǒng)管理模塊和施工計(jì)劃管理模塊的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

3系統(tǒng)管理模塊

部門管理：

編輯單位基本信息；

對(duì)本單位的部門進(jìn)行管理，可增加或刪除部門。當(dāng)刪除部門，該部門下的員工被作為“自由人”，可編入其他部門；

部門可進(jìn)行分級(jí)，即可包含子部門；

部門中可設(shè)定職務(wù)。

用戶管理：

新建、刪除用戶，為用戶選定部門及職務(wù)；支持用戶工作調(diào)動(dòng)；支持用戶身兼多職；

用戶密碼初始化，密碼可修改。

權(quán)限管理：

系統(tǒng)默認(rèn)權(quán)限為初始設(shè)定，管理員可進(jìn)行修改；

可針對(duì)某一用戶進(jìn)行權(quán)限的調(diào)整。

日志管理：

任何用戶對(duì)系統(tǒng)的操作（包括添加、修改、刪除等操作）均會(huì)被記錄下來(lái)，供管理員查看；

可按時(shí)間順序查看日志；

可分類查看日志；

數(shù)據(jù)備份：

數(shù)據(jù)備份功能可實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份，保證數(shù)據(jù)的安全。當(dāng)系統(tǒng)維護(hù)出現(xiàn)故障時(shí)，系統(tǒng)管理員可將系統(tǒng)恢復(fù)到最近備份數(shù)據(jù)當(dāng)天的記錄（數(shù)據(jù)自動(dòng)備份的周期盡量短，最早的數(shù)據(jù)自行刪除）。

自動(dòng)備份功能，用戶自定義備份日期和時(shí)間并指定備份路徑，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將數(shù)據(jù)備份至指定驅(qū)動(dòng)器；手工備份功能，用戶可不定期的進(jìn)行手工備份，可“一鍵備份”數(shù)據(jù)。

4施工計(jì)劃管理：

施工計(jì)劃分為周計(jì)劃和月計(jì)劃兩種。該功能可實(shí)現(xiàn)施工作業(yè)計(jì)劃的匯總：

1）各二級(jí)單位及各專業(yè)的工程師每周四12點(diǎn)前上報(bào)下周施工計(jì)劃，超過(guò)12點(diǎn)，系統(tǒng)關(guān)閉。系統(tǒng)小信封每周三自動(dòng)提醒（各站指定用戶），填寫提交完成后，填寫人不得修改，需向施工管理員申請(qǐng)。內(nèi)容包括作業(yè)內(nèi)容、作業(yè)性質(zhì)、是否影響供氣、開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、聯(lián)系電話等。

2）施工管理員可對(duì)所有的施工作業(yè)計(jì)劃進(jìn)行查看、修改，隨時(shí)檢查完成情況，并歸檔。超出結(jié)束時(shí)間的，系統(tǒng)自動(dòng)在“變更原因”中修改為延期，管理員需重新填寫“作業(yè)所需時(shí)間”（開(kāi)始時(shí)間不變，結(jié)束時(shí)間順延）。每周四12點(diǎn)后，小信封提醒審核。

3）對(duì)在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)未完成的各項(xiàng)內(nèi)容，各站及各專業(yè)要重新填寫作業(yè)所需時(shí)間、計(jì)劃開(kāi)始時(shí)間、計(jì)劃結(jié)束時(shí)間，并在備注欄內(nèi)注明延期；計(jì)劃管理員在確認(rèn)無(wú)誤后，提交河北輸氣管理處周施工作業(yè)計(jì)劃。生產(chǎn)科計(jì)劃管理員（設(shè)備專業(yè)工程師）施工計(jì)劃管理員審核各專業(yè)及站場(chǎng)上報(bào)的周施工作業(yè)計(jì)劃；

4）審核提交后，系統(tǒng)歸檔關(guān)閉，自動(dòng)生成表格，確定保存位置，同時(shí)將自動(dòng)生成表格轉(zhuǎn)發(fā)到公司指定工程師（郭民），且小信封提醒將該表轉(zhuǎn)發(fā)成功。各站、管道科、生產(chǎn)科各專業(yè)工程師填寫施工作業(yè)計(jì)劃提交后，可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)保存（以便今后查詢），保存期一年，其它（綜合表格、自動(dòng)生成表格）保存期同為一年。

5結(jié)論

OA發(fā)展到現(xiàn)在，其內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，從最初的文檔管理發(fā)展成為企業(yè)的信息化中心平臺(tái)，可以說(shuō)是完成了從一個(gè)士兵到將軍的轉(zhuǎn)變。目前對(duì)傳統(tǒng)OA需求呼聲最高的還是，希望能把OA擴(kuò)展到手機(jī)上，公司管理者隨時(shí)可以看到待審批事件。當(dāng)然，這個(gè)轉(zhuǎn)變從理念上說(shuō)已經(jīng)完成，但從應(yīng)用上來(lái)說(shuō)還剛剛開(kāi)始，我們可以肯定的說(shuō)，OA平臺(tái)化的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。

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