電子文件原始性保護(hù)的基本措施

周 燕

（鹽城師范學(xué)院 江蘇 鹽城 224000）

隨著信息化的發(fā)展，電子文件已經(jīng)以其無可爭議的生命力成為人類社會(huì)記錄信息、傳達(dá)信息、留存信息的重要工具。但是由于電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成的，這就造成了其內(nèi)容與載體的可分離性，使得電子文件極易被篡改、復(fù)制。這嚴(yán)重影響了電子文件的原始性。因此，為了能夠更好的利用電子文件信息，筆者從可行措施等方面研究保證電子文件的原始性問題。

一、電子文件原始性認(rèn)定的作用

“原始記錄性”是檔案的本質(zhì)特性之一，是檔案區(qū)別于其他事物尤其是相鄰事物的獨(dú)一無二的本質(zhì)規(guī)定性所在。檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)，它可以成為查考、研究和處理問題的依憑，認(rèn)定法律權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任的證據(jù)，以及政治斗爭、外交斗爭和教育人民的工具。這就是檔案的憑證作用。檔案是事實(shí)、知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的記錄，它記錄了歷史活動(dòng)的事實(shí)和經(jīng)過，也記錄了人們在各種活動(dòng)中的思維過程，它能提供人們互有聯(lián)系的、系統(tǒng)的、廣泛的情報(bào)。這就是檔案的情報(bào)作用。原始性是檔案具有憑證作用或情報(bào)作用的基礎(chǔ)。沒有了原始性，一切就無從談起。

電子文件也是一樣，它同樣擁有憑證作用和情報(bào)作用。電子文件的憑證作用除了體現(xiàn)在滿足正式的法律程序需要外，還體現(xiàn)在行政管理等方面，如需要該文件能證明某些行為是否曾經(jīng)發(fā)生，是否有過某個(gè)決定等。電子文件的情報(bào)價(jià)值可以為社會(huì)上更多的人提供更長期、反復(fù)的利用活動(dòng)。對電子文件來說，原始性認(rèn)定顯得更為重要。如果無法認(rèn)定電子文件的原始性，就無法保證電子文件的完整性和真實(shí)性，電子文件的證據(jù)價(jià)值和法律效力便無從談起，真正意義上的辦公自動(dòng)化和文檔一體化就不可能實(shí)現(xiàn)。

二、影響電子文件原始性的因素

影響電子文件的原始性主要有兩方面的威脅：一是電子文件的易更改性。電子文件在形成和使用過程中，如果不采取控制措施，極易不留痕跡的被改動(dòng)信息。二是電子文件信息的軟硬件依賴性。由于軟件平臺(tái)的不斷升級(jí)，若要保證電子文件信息的可讀性，必須對文件進(jìn)行適時(shí)遷移，以適應(yīng)新的計(jì)算機(jī)技術(shù)。而遷移過程會(huì)造成某些信息的變化或丟失，影響其原始性。具體而言，影響其原始性的因素主要有以下幾個(gè)方面：

（一）內(nèi)容與載體的可分離性造成文件內(nèi)容的易變性

紙質(zhì)文件一旦形成，其內(nèi)容的原始性就完全依附在載體的原始性上，內(nèi)容和載體實(shí)現(xiàn)了有機(jī)結(jié)合，任何一方發(fā)生變化，文件自身的原始性就不復(fù)存在。而電子文件由于形成的特點(diǎn)和形式，其內(nèi)容與載體是可分離的，使電子文件具有可控性和可變性，即通過計(jì)算機(jī)可以對文件內(nèi)容隨時(shí)進(jìn)行自動(dòng)整理、檢查、分類、組合、修改、拷貝、復(fù)印或銷毀。如,電腦“黑客”與病毒的存在、用戶根據(jù)自己的需要對信息的取舍以及工作人員技術(shù)操作失誤引起的文件信息損壞、更改等。并且這種更改在磁盤和可識(shí)讀的計(jì)算機(jī)屏幕上看不出任何破綻。這種易修改且不留痕跡的特性對電子文件內(nèi)容的原始性構(gòu)成了極大的威脅。直接影響到電子檔案的原始性。

（二）載體的不穩(wěn)定性易造成文件載體的易損性

紙質(zhì)文件的載體不受溫濕度、磁場、振動(dòng)、病毒等因素的影響；而電子文件的載體主要是光盤、磁盤和磁帶，這些載體對環(huán)境的溫濕度、防磁性、抗震動(dòng)、抗病毒等條件要求很高，極易發(fā)生破碎、磁粉脫落、磁帶粘連，而且電子文件的介質(zhì)不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。也都直接威脅著電子文件的原始性。

（三）制作過程的虛擬性易造成文件內(nèi)容與形式的失真性

紙質(zhì)文件制作者必須制作一份或一批原件，才能把文件的內(nèi)容傳輸出去，以供傳閱、使用。電子文件的制作者是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，即從文件的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)化為虛擬態(tài)，網(wǎng)絡(luò)傳遞的僅是文件信息，利用者可以在不同的時(shí)間、不同的存儲(chǔ)載體上進(jìn)行拷貝、轉(zhuǎn)存、下載。但是文件在轉(zhuǎn)存、拷貝、下載過程中無法保證不被人為修改。這就嚴(yán)重威脅了電子文件的原始性。

（四）技術(shù)的不斷更新造成文件載體生存環(huán)境的局限性

紙質(zhì)文件一旦形成，其結(jié)構(gòu)、格式就保持在“初始”狀態(tài)。而電子文件的“生存環(huán)境”往往被不斷更新的電子計(jì)算機(jī)的技術(shù)環(huán)境所破壞，如果找不到適應(yīng)自己生存的環(huán)境，就有可能造成文件內(nèi)容無法再現(xiàn)，無法讀取。

（五）簽名技術(shù)不普及易造成文件的可質(zhì)疑性

紙質(zhì)文件從起草到成文，都有相應(yīng)的簽署手續(xù)或印章顯示在上面，保持了文件的原始“本色”。因此，紙質(zhì)文件借助簽署手續(xù)或印章顯示手段，可以很容易判別其真?zhèn)巍６娮游募炇鸺夹g(shù)目前在我國尚不成熟，更不普及，使借助印章或簽署的字跡來判別一份電子文件的原始性，還存在技術(shù)和管理上的難度。

除了上述客觀的環(huán)境因素外，破壞電子文件原始性的最大風(fēng)險(xiǎn)就是人們自身。而有些人由于有時(shí)受道德的缺失的影響，在自身利益的驅(qū)使下，對于電子文件的原始性構(gòu)成了強(qiáng)大的威脅。偷竊與篡改的技術(shù)手段也在發(fā)展，那么保護(hù)的技術(shù)就更進(jìn)一步，這兩者間的博弈總是不斷的在進(jìn)行著。因此，提高人們的電子信息道德和法律素質(zhì)是十分必要的，特別是對于電子文件的保護(hù)意識(shí)是十分必要的。

三、保護(hù)電子文件原始性措施

借助現(xiàn)代化的高新技術(shù)和實(shí)踐中不斷積累的經(jīng)驗(yàn)，通過對電子文件原始性的確認(rèn)，規(guī)范電子文件的管理機(jī)制，建立信賴的電子文件管理系統(tǒng)，從完善法律制度和健全法制意識(shí)方面制定有效的措施，以確保電子文件的原始性。具體可用的措施有：

（一）原始性的確認(rèn)

當(dāng)前有三類方法可以對電子文件的原始性進(jìn)行鑒別：

1.行政授權(quán)確認(rèn)

確認(rèn)電子文件的原始性可以采取行政手段，由權(quán)威機(jī)構(gòu)授權(quán)確認(rèn)與公布，如提供電子文件的拷貝的同時(shí)提供相關(guān)的證書或者證明，以確保其拷貝的原始文件是真實(shí)的。

2.由相關(guān)的證據(jù)證實(shí)

電子文件的原始性還可以通過相關(guān)的證據(jù)提供旁證加以證實(shí)，如通過文件所附的元數(shù)據(jù)或是系統(tǒng)對該文件的審計(jì)跟蹤記錄等進(jìn)行證明，而元數(shù)據(jù)和審計(jì)跟蹤記錄可以通過查閱系統(tǒng)中關(guān)于電子文件管理元數(shù)據(jù)信息，來對其原始性進(jìn)行證實(shí)。

3.技術(shù)論證

隨著I T技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)有一些技術(shù)方法，如公共密鑰體系、數(shù)字簽名、數(shù)字證書和數(shù)字水印等，可以用于電子文件原始性的技術(shù)論證和技術(shù)鑒定。管理人員可以使用這些技術(shù)方法為用戶提供可被驗(yàn)證真實(shí)與完整的電子文件拷貝。

（二）規(guī)范的管理機(jī)制

由上可見，技術(shù)方法并不適用于文件保存期間的原始性論證。保存在檔案館或是檔案室的電子文件原始性與完整性的確認(rèn)還是應(yīng)由嚴(yán)格的管理機(jī)制為其屬性的非改變做出證明。主要是：

1.維護(hù)電子文件的完整性

電子文件的原始性和完整性是密切相關(guān)的。在考慮電子文件的原始性的過程中，不能忽視其完整性。在電子文件管理系統(tǒng)中，其完整的信息一般是通過設(shè)計(jì)階段預(yù)設(shè)在電子文件系統(tǒng)中的，作為一個(gè)持續(xù)的動(dòng)態(tài)過程自始至終伴隨著整個(gè)電子文件的生命周期，這樣才能保證電子文件具有原始性。因此，電子文件的完整性為原始性提供了基礎(chǔ)和保障。

2.對人的行為進(jìn)行規(guī)范與監(jiān)督

人是破壞電子文件原始性的最難預(yù)防因素，因此嚴(yán)格控制人的行為，對人與文件的相互作用進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)督，是防患于未然的管理舉措。

（三）建立有效的電子文件管理系統(tǒng)

機(jī)構(gòu)應(yīng)制定相關(guān)政策和措施，為電子文件管理系統(tǒng)的可信賴性提供約束與規(guī)范。一個(gè)可信賴的電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具有嚴(yán)格的規(guī)則：應(yīng)對文件的創(chuàng)建、維護(hù)以及使用進(jìn)行控制，以確保文件管理系統(tǒng)中文件的原始性；應(yīng)能夠識(shí)別文件的核心信息，包括文件創(chuàng)建者姓名、收件人姓名以及保管者姓名；應(yīng)能夠識(shí)別與文件相關(guān)的各種行為或事件等。

（四）從法律上維護(hù)電子文件的原始性

法律是保障電子文件原始性和可靠性的最有利的武器。因而必須制定嚴(yán)格的法律來打擊那些破壞、損毀和盜竊電子文件的行為，增強(qiáng)人們的法制意識(shí)，規(guī)范人們的行為，為電子文件創(chuàng)造一個(gè)法治、文明的利用環(huán)境?？梢圆扇。?/p>

1.用法律的形式明確電子文件的法律效力，使電子文件的原始性和可靠性有可靠的制度約束。

2.明確檔案館在電子文件管理中的地位，賦予檔案館轉(zhuǎn)化電子文件為電子檔案的職能，使維護(hù)電子檔案的原始性和可靠性成為檔案館法定的責(zé)任和義務(wù)。

（五）加強(qiáng)社會(huì)法制意識(shí)

對于電子文件原始性的保護(hù)，是社會(huì)每一個(gè)成員的責(zé)任。只有大家都加強(qiáng)了文件法制保護(hù)意識(shí)，那么電子文件的原始性、可靠性才可以有效的得到保障。因此，不僅是從法律上要加強(qiáng)對電子文件的保護(hù)，更要從社會(huì)道德意識(shí)上來加強(qiáng)對電子文件的保護(hù)。可以進(jìn)行專門的主題展覽，利用社會(huì)媒體加強(qiáng)對合法利用文件的宣傳，可以進(jìn)行一些街頭的宣傳活動(dòng)，拉近市民與電子文件法律知識(shí)的距離。更可以配合學(xué)校教育，將對電子文件、電子檔案的保護(hù)意識(shí)抓起。通過這些措施，可以有效的提高保護(hù)電子文件的意識(shí)，從社會(huì)法制和社會(huì)道德意識(shí)層面上來提高對電子文件原始性的保障。

綜上所述，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件有著相當(dāng)大的優(yōu)越性。在使用上，電子文件存儲(chǔ)方便、利用快捷、節(jié)省空間；在成本上，電子文件的成本相對比較低廉。這使得電子文件在辦公領(lǐng)域和檔案管理中，甚至是在整個(gè)社會(huì)生活中占據(jù)了一席之地。并且借著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件更將成為未來社會(huì)文件主導(dǎo)形態(tài)之一。因此，鑒于電子文件巨大的利用價(jià)值，對于其原始性的保障也越發(fā)重要和迫切。