郭錦榆

(福州大學(xué)，福建 福州 350108)

高校二級學(xué)院科研秘書工作探微*

郭錦榆

(福州大學(xué)，福建 福州 350108)

高校二級學(xué)院科研秘書不僅是聯(lián)系學(xué)校科技處的重要紐帶，更是溝通學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和其他教職工的潤滑劑，發(fā)揮著承上啟下，舉足輕重的作用。本文通過分析二級學(xué)院科研秘書的工作職責(zé)及特點(diǎn)，提出其所應(yīng)具備的素質(zhì)，并就如何提升科研秘書工作能力的途徑進(jìn)行深入探討。

科研秘書;科研管理;二級學(xué)院管理

在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的時(shí)代，高?？蒲泄ぷ髟谖覈茖W(xué)技術(shù)研究工作中占據(jù)了重要地位。國家中長期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要(2006－2020年)指出:大學(xué)是我國培養(yǎng)高層次創(chuàng)新人才的重要基地，是我國基礎(chǔ)研究和高技術(shù)領(lǐng)域原始創(chuàng)新的主力軍之一，是解決國民經(jīng)濟(jì)重大科學(xué)問題、實(shí)現(xiàn)技術(shù)轉(zhuǎn)移、成果轉(zhuǎn)化的生力軍。很多高校都積極推進(jìn)校、院二級科研管理機(jī)制，進(jìn)一步深化內(nèi)部管理科研管理機(jī)制體制改革，優(yōu)化科研資源配置，提高科研質(zhì)量以及科研管理效率，以便建設(shè)高水平研究性大學(xué)。在這種管理機(jī)制下，高校二級學(xué)院科研秘書不僅是聯(lián)系學(xué)?？萍继幍闹匾~帶，更是溝通學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和其他教職工的潤滑劑，發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此，準(zhǔn)確理解二級學(xué)院科研秘書的工作職責(zé)及特點(diǎn)，積極探討提升自身工作能力的途徑，具有重要的理論意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

一、科研秘書的工作職責(zé)

二級學(xué)院科研秘書作為高?？蒲泄芾黻?duì)伍中的基層群體，其職責(zé)一方面是輔助領(lǐng)導(dǎo)并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)安排，做好對科研人員和科研項(xiàng)目的管理;另一方面是積極主動為科研工作創(chuàng)造條件，協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，及時(shí)報(bào)告協(xié)調(diào)情況和協(xié)調(diào)內(nèi)容［1］。具體來說，可分為以下四個(gè)方面:

1.日常工作

(1)組織學(xué)院各類科研項(xiàng)目的申報(bào)工作。實(shí)時(shí)關(guān)注和了解學(xué)?？蒲刑幱嘘P(guān)各類科研計(jì)劃項(xiàng)目申報(bào)事宜的通知，通知相關(guān)教師，提供有關(guān)申報(bào)所需的指導(dǎo)性材料，并積極協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)組織和協(xié)調(diào)各類科研項(xiàng)目申報(bào)工作。

(2)協(xié)助做好立項(xiàng)項(xiàng)目的組織實(shí)施和管理工作。熟練掌握和運(yùn)行各科技項(xiàng)目計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和申報(bào)軟件。建立各類立項(xiàng)項(xiàng)目的技術(shù)檔案，做好技術(shù)檔案資料的管理工作。

(3)適時(shí)督促、檢查項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行情況，對于執(zhí)行和進(jìn)展異常的項(xiàng)目，要及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

(4)及時(shí)督促到期科研項(xiàng)目的結(jié)題工作，并現(xiàn)場查看項(xiàng)目完成情況，審查項(xiàng)目是否符合結(jié)題條件。對于申請延期的項(xiàng)目，要督促項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)聯(lián)絡(luò)各級項(xiàng)目管理部門在規(guī)定期限內(nèi)辦理延期手續(xù)。

(5)積極組織科研人員做好成果鑒定、專利及各類科研獎(jiǎng)項(xiàng)的申請申報(bào)工作。

(6)負(fù)責(zé)學(xué)院教師科研工作量的統(tǒng)計(jì)與津貼核算工作，以及各類科技獎(jiǎng)勵(lì)津貼的核對發(fā)放工作。

(7)負(fù)責(zé)學(xué)院學(xué)科建設(shè)與科研工作的校內(nèi)外宣傳與報(bào)道。

2.文字工作

(1)協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)制定本學(xué)院科研工作發(fā)展規(guī)劃、各類科研相關(guān)工作的文件，規(guī)定與辦法。

(2)協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)制訂學(xué)院學(xué)科建設(shè)發(fā)展規(guī)劃、各類重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、學(xué)位點(diǎn)建設(shè)與申報(bào)工作。

(3)認(rèn)真做好年度工作總結(jié)報(bào)告和統(tǒng)計(jì)年鑒工作。

3.外聯(lián)工作

(1)協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)，做好各方面的聯(lián)絡(luò)工作，保障科研項(xiàng)目順利開展。

(2)協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)開展學(xué)術(shù)交流活動。

4.突發(fā)工作

完成科技處和院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

二、科研秘書的工作特點(diǎn)

1.復(fù)雜性

科研管理工作內(nèi)容繁多，涉及項(xiàng)目、成果、學(xué)術(shù)交流、考核獎(jiǎng)勵(lì)等。科研項(xiàng)目根據(jù)來源不同，可分為國家級項(xiàng)目管理、地方政府項(xiàng)目管理、校級項(xiàng)目管理和企事業(yè)單位委托項(xiàng)目管理;根據(jù)經(jīng)費(fèi)來源渠道不同，可分為縱向項(xiàng)目管理和橫向項(xiàng)目管理;根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展的不同階段，可分為項(xiàng)目申報(bào)管理、項(xiàng)目進(jìn)展管理、項(xiàng)目變更管理和項(xiàng)目結(jié)題管理。不同類型的項(xiàng)目其科研內(nèi)容、管理規(guī)定均有不同，因此其科研管理過程也不同，這決定了科研秘書工作的復(fù)雜性。

2.輔助性

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)既承擔(dān)行政工作，又承擔(dān)教學(xué)、科研任務(wù)，工作不可能做到面面俱到。這就要求科研秘書不僅要及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，還要積極主動深入基層調(diào)查了解，收集整理資料，提出預(yù)選方案，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，并及時(shí)督促、落實(shí)和反饋工作中的問題及基層反映情況，做到:不是領(lǐng)導(dǎo)，貼近領(lǐng)導(dǎo)，不在其位，參謀其政，不管也管，辦事超脫，沒有權(quán)利，輔助權(quán)利。

3.服務(wù)性

科研秘書作為基層管理人員，其主要任務(wù)是為一線科研人員提供科研服務(wù)，積極為他們提供科研政策解釋、質(zhì)疑，如查閱相關(guān)文件和資料，向有關(guān)部門咨詢相關(guān)政策;及時(shí)傳達(dá)各種項(xiàng)目申報(bào)、科研獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)等科研信息并協(xié)助做好項(xiàng)目申報(bào)工作;了解項(xiàng)目執(zhí)行中存在問題，及時(shí)協(xié)調(diào)各方面以便幫助科研人員解決問題;協(xié)助科研人員做好項(xiàng)目結(jié)題、資料提交工作。

4.保密性

科研秘書在日常工作中不僅要辦理相關(guān)工作文件，還要管理檔案，常常接觸大量的內(nèi)部信息和文件，而且參與科研人員的項(xiàng)目申報(bào)，涉及到科研項(xiàng)目的秘密成果等。這就要求科研秘書要嚴(yán)格遵守保密法紀(jì)，做好保密員的角色，嚴(yán)守國家秘密和個(gè)人隱私，對保密事項(xiàng)要做到能說的說，不能說的一字不吐［2］。

5.重復(fù)性

科研秘書的許多工作都是日常重復(fù)性工作。如每天上班都得查看學(xué)校通知，然后將科研信息短信或郵件通知給相關(guān)教師;撰寫工作計(jì)劃、總結(jié)等等。

三、科研秘書的素質(zhì)要求

1.過硬的政治素質(zhì)

過硬的政治素質(zhì)是科研秘書工作的本質(zhì)要求?？蒲忻貢鳛轭I(lǐng)導(dǎo)的助手，肩負(fù)著上傳下達(dá)的職責(zé)，其政治方向、政治立場、政治紀(jì)律、政治敏銳性不僅影響學(xué)院的方針政策，還影響學(xué)院的形象和威信。只有擁有豐富的馬列主義理論，才能夠在工作中做到理論聯(lián)系實(shí)際，才能夠在工作中不斷進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)［3］?？蒲忻貢朴趶恼紊戏治鰡栴}，自覺從先進(jìn)世界觀的角度把握事物的本質(zhì)和發(fā)展方向，通過正確的途徑和方法解決工作中遇到的問題。

2.優(yōu)秀的精神素質(zhì)

優(yōu)秀的精神素質(zhì)是科研秘書工作的基本前提。科研秘書的日常工作往往比較繁雜和瑣碎，且所做的工作也大都是默默無聞。因此，要?jiǎng)偃芜@項(xiàng)工作必須具備優(yōu)秀的精神素質(zhì)。一是樂于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神。科研工作大都具有很強(qiáng)的時(shí)間性，如項(xiàng)目申報(bào)、結(jié)題等工作必須在一定時(shí)間內(nèi)完成，這就需要科研秘書在工作中保持清醒的頭腦，按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)做好每一項(xiàng)工作，甚至需要加時(shí)加班，趕工完成。二是開拓進(jìn)取的創(chuàng)新精神?？蒲忻貢仨毎搭I(lǐng)導(dǎo)的意圖辦事，但不意味著只是普通的“傳話筒”，要積極主動思考問題，勇于創(chuàng)新、善于靈活應(yīng)對，根據(jù)不同的形勢、任務(wù)、要求的新變化，大膽改革創(chuàng)新。三是協(xié)同合作的團(tuán)隊(duì)精神?？蒲忻貢切姓k公室的成員之一，應(yīng)該從學(xué)校、學(xué)院的整體工作出發(fā)，以高度的責(zé)任心、團(tuán)結(jié)合作的工作態(tài)度，齊心協(xié)力完成各項(xiàng)工作。

3.良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)

良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是科研秘書工作的重要保證。在很多人觀念中，科研秘書不過是跑跑腿，傳達(dá)信息，做些不起眼的小事，任何人都能擔(dān)當(dāng)這項(xiàng)工作。其實(shí)不然，科研秘書不但要具備秘書必備的業(yè)務(wù)能力，如較強(qiáng)的文字處理能力、語言表達(dá)能力、檔案管理能力等;還必須具備本學(xué)科的專業(yè)知識。由于科研秘書的服務(wù)對象是學(xué)科領(lǐng)域中學(xué)歷層次高、知識范圍廣的科研人員，只有熟悉本學(xué)科甚至其他相關(guān)學(xué)科的科研情況以及本學(xué)科在國內(nèi)外所處的水平、地位以及今后發(fā)展方向，才能夠與科研人員深入溝通，了解他們的工作狀況，對科研中出現(xiàn)的問題做出正確判斷和有效處理;才能夠在起草相關(guān)的科研工作文件時(shí)游刃有余，使領(lǐng)導(dǎo)和教師滿意［4］。

四、科研秘書素質(zhì)的提升途徑

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)

羅曼·羅蘭說:“成年人慢慢被時(shí)代淘汰的最大原因不是年齡的增長，而是學(xué)習(xí)熱忱的減退。”面對日新月異的信息時(shí)代，科研秘書只有從看、聽、讀、練、寫上下工夫，不斷加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識，努力改進(jìn)工作方式方法，才不會被時(shí)代所淘汰。具體而言，就是多看別人的工作方式方法，深入分析、系統(tǒng)學(xué)習(xí)上級、平級、下級、年輕、年長的秘書的理論觀點(diǎn)、語言表達(dá)技巧等，通過了解他們的成長過程，揚(yáng)長避短，讓自己少走彎路;多聽別人的意見、建議和心得體會，從中借鑒成功的經(jīng)驗(yàn)，豐富工作閱歷，增長實(shí)踐才干;多讀國內(nèi)外有政治影響的理論、思想及講話，去粗取精，活學(xué)活用，增強(qiáng)認(rèn)識問題、分析問題和解決問題的能力;做到勤練腦、勤練身、勤動手、勤練口，通過嚴(yán)格的自我訓(xùn)練加強(qiáng)自身內(nèi)在素質(zhì);在看、聽、讀、練的基礎(chǔ)上，不斷總結(jié)實(shí)踐活動，形成思維上的靈活敏捷、認(rèn)識上的條塊結(jié)合、能力上的鞏固提高。

2.重視培訓(xùn)，提升工作能力

《詩經(jīng)》上提到:“他山之石，可以攻玉”。作為科研秘書，要不斷吸收外校、外單位科研管理中的精華，豐富自己，使自身的科研管理水平不斷提高。而培訓(xùn)則是提升科研秘書工作能力的重要途徑。學(xué)校應(yīng)采取多種途徑有計(jì)劃地開展崗位培訓(xùn)，對內(nèi)可舉辦項(xiàng)目申報(bào)、科研獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、專利申請等專業(yè)培訓(xùn)班，對外可提供進(jìn)修深造的機(jī)會與條件，參加由主管部門、行業(yè)協(xié)會等主辦的秘書短期培訓(xùn)，以此加強(qiáng)校內(nèi)、校際科研秘書之間的交流，開拓視野，增長知識，提升其工作能力。

3.完善制度，激發(fā)工作熱情

規(guī)章制度是衡量工作規(guī)范化、科學(xué)化的重要指標(biāo)之一，將直接影響科研秘書工作程序、質(zhì)量和效率。二級學(xué)院應(yīng)從工作職責(zé)、應(yīng)有權(quán)利及享受待遇等方面建立完整的規(guī)章制度，以發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、促進(jìn)學(xué)科發(fā)展為目的，以獎(jiǎng)優(yōu)罰劣為手段，建立一套促進(jìn)科技管理良性循環(huán)的激勵(lì)機(jī)制，最大限度地激發(fā)科研秘書的工作熱情，促使科研管理向著規(guī)范、科學(xué)、高效的方向發(fā)展。

總之，隨著社會的不斷進(jìn)步、高等教育的不斷發(fā)展，高校二級學(xué)院科研秘書將面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。這就需要科研秘書在充分認(rèn)識和正確定位的基礎(chǔ)上，有意識地提高自身素質(zhì)和工作能力。這樣才能為學(xué)校、學(xué)院的科學(xué)發(fā)展、跨越發(fā)展提供全面而優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

［1］蔣宇.淺談高校二級學(xué)院科研秘書的工作定位［J］.教育與人才，2011，(18):91 －92.

［2］張妍勤.論高校二級科研管理中科研秘書的素質(zhì)建設(shè)［J］.理論與當(dāng)代，2008，(5):44 －45.

［3］易麗麗，楊云芳，樓笑梅.高校二級學(xué)院科研秘書應(yīng)具備的素質(zhì)［J］.高教研究，2006，(10):30－31.

［4］藍(lán)蔚青.高校二級學(xué)院科研秘書管理方法工作探析［J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2010，(4):236 －237.

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