會計(jì)電算化的檔案管理

廣東科技學(xué)院 財(cái)經(jīng)系 侯茂松

會計(jì)電算化的檔案管理

廣東科技學(xué)院 財(cái)經(jīng)系 侯茂松

當(dāng)前我國會計(jì)電算化事業(yè)取得了長足的發(fā)展，會計(jì)檔案的管理形式也發(fā)生了重大變化，早已從傳統(tǒng)的手工管理過渡到以電子計(jì)算機(jī)為載體，以網(wǎng)絡(luò)為平臺的無紙化管理。因此，加快會計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)的電算化檔案管理人才，建立完善的電算化檔案管理制度已成為當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)工作的第一要?jiǎng)?wù)。本文從當(dāng)前會計(jì)電算化檔案的特點(diǎn)入手，初步探討了會計(jì)電算化管理工作的基本要求。

一、會計(jì)電算化檔案的特點(diǎn)

會計(jì)電算化會計(jì)檔案，不僅指存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)、文檔和程序，還包括計(jì)算機(jī)打印出來的各種書面形式的會計(jì)憑證、賬表。與傳統(tǒng)手工會計(jì)填制的會計(jì)檔案相比，會計(jì)電算化會計(jì)檔案有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

1.會計(jì)電算化檔案的范圍更廣泛。會計(jì)電算化檔案除了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)的會計(jì)資料外，還包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤、軟盤、光盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)。

2.存儲的安全性要求更高。由于會計(jì)電算化檔案只能存儲在硬盤、光盤、磁盤等磁性化的計(jì)算機(jī)存儲介質(zhì)上，大量的數(shù)據(jù)集中在小小的一塊存儲介質(zhì)上，一旦操作失識，硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，而且介質(zhì)的損害往往是不可修復(fù)的，這就增加了檔案保管的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于電子計(jì)算機(jī)本身所固有的道德網(wǎng)險(xiǎn)，如病毒的感染、黑客的攻擊等也給電算化檔案管理人才提出了更高的要求。

二、會計(jì)電算化的管理要求

1.注重電算化檔案管理方面的人才培養(yǎng)。會計(jì)電算化的實(shí)施人才是關(guān)鍵。與傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理相比，會計(jì)電算化系統(tǒng)對檔案管理人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了更高的要求，檔案管理人員不僅要熟悉會計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門方法、原理和業(yè)務(wù)技能，還必須具備電算化、網(wǎng)絡(luò)工程和信息系統(tǒng)知識，具備較高的計(jì)算機(jī)操作技能。例如，對會計(jì)軟件系統(tǒng)的操作與維護(hù)，對硬件的升級，網(wǎng)絡(luò)安全的保護(hù)，會計(jì)數(shù)據(jù)的備份與修復(fù)等都是電算化檔案管理人員所必須具備的基本技能。因此，單位在實(shí)行會計(jì)電算化之前一定要及時(shí)加強(qiáng)對相關(guān)崗位人員的培訓(xùn)，提高電算化會計(jì)檔案保管人員素質(zhì)，上崗人員必須具備會計(jì)電算化初級以上專業(yè)知識，取得財(cái)政部門核發(fā)的有關(guān)培訓(xùn)合格證書。

2.配有專用或主要用于會計(jì)核算工作的計(jì)算機(jī)。必要的硬件設(shè)備是會計(jì)電算化檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。企業(yè)必須配有專用或主要用于會計(jì)電算化檔案管理的計(jì)算機(jī)、USP及其他機(jī)房設(shè)備，以便檔案管理設(shè)備與其他崗位的設(shè)備獨(dú)立開來，最大限度地保證會計(jì)檔案的安全性和獨(dú)立性，充分發(fā)揮電算化檔案的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，從而有效地提高檔案的信息化管理水平。

3.健全和完善電算化檔案管理制度。要嚴(yán)格按照《會計(jì)法》和財(cái)政部制定的《會計(jì)電算化檔案管理辦法》，以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制，這是做好會計(jì)電算化檔案管理的保障。筆者認(rèn)為，目前企業(yè)可以從以下幾個(gè)方面來完善電算化會計(jì)檔案管理的各項(xiàng)制度：首先是存檔手續(xù)。主要是各種審批手續(xù)，如打印輸出的賬表，必須有會計(jì)主管、電算化主管的簽章才能存檔保管。其次，嚴(yán)格遵守安全保證措施。如備份軟件、光盤應(yīng)貼上標(biāo)簽，存放在安全、潔凈、防熱、防潮的場所。再次，嚴(yán)格遵守檔案的保密規(guī)定，如對任何偽造、非法涂改變更、故意銷毀數(shù)據(jù)文件、賬冊、軟盤等行為都要進(jìn)行相應(yīng)的處理。最后，對檔案管理員的職責(zé)與權(quán)限，檔案分類管理辦法，各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)等均要嚴(yán)格按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

4.專人負(fù)責(zé)制。實(shí)行會計(jì)電算化后的崗位設(shè)置也應(yīng)當(dāng)注意滿足內(nèi)部牽制制度的要求，如出納和記賬審核不能同時(shí)擔(dān)任會計(jì)電算化檔案檔案管理工作。對于中小企業(yè)，為了提高工作效率，節(jié)約人力，在彼此不發(fā)生崗位權(quán)限沖突的前提下，可以由其他職位兼任。

5.嚴(yán)格執(zhí)行安全保密措施。各種會計(jì)資料包括打印出來的會計(jì)資料以及存儲會計(jì)資料的軟盤、硬盤、計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的資料也應(yīng)履行相關(guān)手續(xù)，但原件原則上不得外借。對存檔的會計(jì)資料要檢查記賬憑證上錄入人員的簽名或蓋章、稽核人員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)當(dāng)由出納人員簽名和蓋章。要及時(shí)做好檔案備份工作，對存有會計(jì)信息的磁性介質(zhì)及其他質(zhì)，在未打印書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本，準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的存儲介質(zhì)中，最好是兩個(gè)不同的建筑物內(nèi)，并且要做好防磁、防火、防塵和防潮工作。對于采用存儲介質(zhì)的檔案，要定期進(jìn)行檢查復(fù)制，防止由于存儲介質(zhì)的損壞而使會計(jì)檔案丟失。對會計(jì)軟件的全套文檔資料以及會計(jì)軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。同時(shí)還要適當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。如安裝殺毒軟件并且定時(shí)升級，定時(shí)查殺病毒；構(gòu)建嚴(yán)密的防火墻體系，加強(qiáng)對黑客的防護(hù)；采取嚴(yán)格的訪問制，通過用戶身份的識別和驗(yàn)證，防止非法用戶進(jìn)入系統(tǒng)，通過授權(quán)和檢驗(yàn)，控制用戶對特定網(wǎng)絡(luò)資源訪問的深度和廣度，從而保證會計(jì)檔案的儲存安全。

三、結(jié)論

總之，會計(jì)電算化檔案管理是整個(gè)會計(jì)電算化系統(tǒng)的重要一環(huán)，企業(yè)要從確保會計(jì)信息安全和嚴(yán)守商業(yè)秘密的戰(zhàn)略高度，嚴(yán)格遵守會計(jì)法規(guī)和電算化管理規(guī)范，結(jié)合本企業(yè)自身電算化的運(yùn)行狀況，從電算化檔案的人才培養(yǎng)、制度建設(shè)、崗位職責(zé)等方面入手，不斷提高會計(jì)電算化的管理水平，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。

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